Een klantfactuur opvolgen tot ze betaald is

Een verstuurde factuur is nog geen betaalde factuur. Een klant kan het document ontvangen hebben, een betaling hebben aangekondigd of slechts een deel hebben overgemaakt. Controleer daarom de bestaande factuur, het werkelijk ontvangen bedrag en de afgesproken vervaldatum voordat u een betaling registreert of de klant opnieuw benadert.

Deze handleiding gaat over betalingen van uw klanten op uw verkoopfacturen. Uw eigen OrdoGrid-abonnement en de kosten die u daarvoor betaalt, zijn een andere administratie. Gebruik de afrekening van de juiste klantfactuur, niet uw abonnementsfacturering.

1. De juiste factuur en het actuele saldo openen

Open Factures en zoek op factuurnummer of klant. Controleer klantnaam, datum, bedrag en valuta. Open het opgeslagen document en bekijk Afrekening. De factuurdetails en de editor tonen de afrekening; via Bewerken opent u de editor als dat nodig is.

Bekijk vooral Openstaand. U ziet ook het factuurtotaal, vooruitbetalingen, betalingen, creditnota's, uitgevoerde terugbetalingen en het eventueel terug te betalen bedrag. De regel Betalingen (inclusief vooruitbetalingen) bevat de vooruitbetalingen al. Tel die twee regels niet opnieuw bij elkaar op.

Vergelijk het saldo met uw bewijsstukken. Een oude aanduiding “betaald” of een e-mail van de klant is geen vervanging voor bevestigd ontvangen geld. Ziet u een melding over historische betalingsbewijzen, laat die dan afstemmen voordat u ontbrekende bedragen op basis van een vermoeden invoert.

2. Een deelbetaling herkennen

Voorbeeld: factuur INV-2026-041 bedraagt 1.200 EUR, met vervaldatum 31 oktober. Op 20 oktober ontvangt u 400 EUR. Zonder creditnota's of terugbetalingen blijft na registratie 800 EUR openstaan. Vóór 31 oktober is dat een resterend saldo, geen achterstallig bedrag. U maakt daarvoor geen tweede factuur en verandert het oorspronkelijke factuurtotaal niet in 800 EUR.

Controleer of de 400 EUR al in de mutatiegeschiedenis staat. Als iemand anders de ontvangst registreerde, voegt u dezelfde betaling niet nogmaals toe. Vergelijk bedrag, datum, betaalmethode en referentie met het bank- of betalingsbewijs. Bij een betaling voor meerdere facturen moet eerst duidelijk zijn welk deel bij deze factuur hoort. Ontvangt u later de overige 800 EUR, registreer die als een afzonderlijke ontvangst.

3. Alleen ontvangen geld registreren

Een bevoegde gebruiker kiest Betaling registreren wanneer er een openstaand bedrag is. Controleer het voorgestelde bedrag: het kan het volledige saldo zijn, terwijl de klant slechts een deel betaalde. Vul in het voorbeeld 400 in, niet 1.200 of 800.

Kies de werkelijke betaalmethode en vul de datum, het tijdstip en een bruikbare referentie in. Het formulier noemt het tijdveld Tijdstip (UTC); gebruik het juiste UTC-tijdstip voor de ontvangst. Een referentie kan het bankkenmerk of uw korte verwijzing naar het bewijsstuk zijn.

Vink de bevestiging pas aan als het bedrag werkelijk ontvangen is. Bevestig de registratie en controleer daarna het nieuwe saldo en de Mutatiegeschiedenis. Ontbreekt de actie, controleer dan uw rechten en het actuele saldo. Probeer een ontbrekende bevoegdheid niet te omzeilen door de factuurstatus te wijzigen.

Deze handeling verstuurt geen betaalopdracht naar de bank. Ze legt een ontvangen bedrag vast. Een toezegging, een betaling die nog wordt verwerkt of een niet-bevestigde kaarttransactie wordt niet als ontvangen geld ingevoerd.

4. De klant met de juiste informatie opvolgen

Gebruik uw gebruikelijke agenda of werklijst om openstaande facturen te bekijken. Controleer eerst de afgesproken vervaldatum en recente ontvangsten. Zo vraagt u niet om een bedrag dat inmiddels betaald is.

Neem zo nodig zelf contact op via het afgesproken kanaal. Vermeld het oorspronkelijke factuurnummer, de vervaldatum en het gecontroleerde resterende bedrag. Vraag of er een ontbrekende referentie, een vraag over de prestaties of een betalingsplanning is. Leg een nieuwe afspraak vast in uw eigen opvolglijst; deze werkwijze veronderstelt geen automatische herinneringen.

Bijvoorbeeld: “Kunt u INV-2026-041, vervallen op 31 oktober, nakijken? Van het totaal van 1.200 EUR ontvingen we 400 EUR op 20 oktober. Er blijft 800 EUR open. Laat weten of u een referentie nodig hebt of wanneer we de betaling mogen verwachten.”

Voor Belgische bedrijven die via Peppol verzenden, kunt u in Peppol → Outbox de aflevering controleren. Netwerkaflevering bewijst geen betaling. Is het verzendresultaat onzeker, vraag eerst ondersteuning; stuur niet opnieuw enkel omdat het geld nog niet ontvangen is.

5. Fouten en terugbetalingen apart behandelen

Een verkeerd geregistreerde betaling wordt niet opgelost door de factuurprijs te wijzigen. Controleer de oorspronkelijke mutatie en vraag een bevoegde gebruiker of Betaling terugdraaien de juiste actie is. De geschiedenis blijft zichtbaar. Stem een nieuwe, juiste registratie af zodat het ontvangen bedrag niet dubbel wordt geteld.

Een creditnota corrigeert de vordering; een terugbetaling is geld dat werkelijk naar de klant is teruggestort. Gebruik Terugbetaling registreren alleen voor een bevestigde, reeds uitgevoerde terugbetaling. Die knop voert zelf geen bankoverschrijving uit. Bespreek inhoudelijke factuurcorrecties met uw boekhouder.

Via Origineel document bewaart u de oorspronkelijke factuur; Actueel overzicht geeft de huidige afrekening. Houd die twee bestanden herkenbaar uit elkaar. Voor een periodieke overdracht helpt de handleiding voor uw boekhouder.