Peppol-Inbox in OrdoGrid: aankoopfacturen en creditnota's sorteren

Op het tabblad Inbox van de pagina Peppol in OrdoGrid komen de facturen en creditnota's van uw leveranciers binnen wanneer uw onderneming via Peppol ontvangt. Deze gids legt uit hoe u die Inbox als werkvoorraad afhandelt: elke rij lezen, elk document één uitkomst geven, opvolgen wat nog openstaat en de maand afsluiten.

Wilt u één factuur regel per regel controleren, stap voor stap een antwoord sturen en betalen, lees dan leveranciersfacturen via Peppol ontvangen, controleren en beantwoorden. Hoe u de ontvangst aanzet, leest u in Peppol instellen in OrdoGrid. De Peppol-pagina's zijn in elke interfacetaal in het Frans: we citeren de labels zoals op het scherm, met een vertaling tussen haakjes.

Wat in de Inbox terechtkomt, en wat niet

Wat de wet vereist. Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde en er voor btw geïdentificeerde btw-plichtige gestructureerde facturen kunnen ontvangen, zelf of via een dienstverlener (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek; toepassingsgebied en uitzonderingen in de Belgische e-facturatieverplichting). Voor aankopen binnen het toepassingsgebied is de gestructureerde factuur de enige wettelijke factuur. Een pdf-kopie is facultatief, en u mag een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (B2B-FAQ van de FOD Financiën, Q11 en Q12).

Wat OrdoGrid doet. OrdoGrid haalt ontvangen documenten automatisch op en klasseert elk document bij de OrdoGrid-onderneming waarvan de leverancier het Peppol-adres gebruikte (het elektronische adres van de klant in de factuur, normaal 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer). Een document waarvan het klantadres met geen enkele onderneming overeenkomt die in OrdoGrid ontvangt, verschijnt in geen enkele Inbox; de support van OrdoGrid kan het terugvinden. Klik op Actualiser (vernieuwen) om ze meteen op te halen.

Voor u sorteert: ontvangt de Inbox echt?

Een lege Inbox betekent niet dat niemand u een factuur stuurde. Lees eerst de banner boven de lijst en het tabblad Statut.

Met actieve ontvangst registreert OrdoGrid uw Peppol-ID: 0208: gevolgd door uw KBO-ondernemingsnummer van tien cijfers, zichtbaar in Statut onder Annuaire Peppol (Peppol-directory) → Identifiant Peppol. Wordt Access point de réception (toegangspunt voor ontvangst) getoond, dan staat daar Notre access point (ons toegangspunt) als OrdoGrid voor u ontvangt, anders Autre prestataire (andere dienstverlener). Opname in de directory is vrijwillig en kan achterlopen; controleer op lookup.peppol.org of leveranciers u kunnen bereiken.

Een rij en het documentpaneel lezen

Klik op een rij om ze te openen; ze wordt dan voor de hele onderneming als gelezen gemarkeerd. Informations toont de gestructureerde gegevens: beide partijen met hun btw-nummer, de datums, de Devise (munt), de regels en het Récapitulatif (totalen, met Acomptes en Montant à payer als er voorschotten betaald zijn). Een factuur met een openstaand bedrag krijgt ook een blok Paiement (betaling) met het IBAN van de leverancier, de mededeling en een QR Code SEPA. Toont het blok ‘Les informations bancaires du fournisseur ne sont pas disponibles’ (bankgegevens van de leverancier niet beschikbaar), neem het IBAN dan over uit de pdf van de leverancier of vraag het op, en controleer het vóór u betaalt. De knop PDF toont de kopie van de leverancier, XML downloadt de gestructureerde factuur en de paperclip toont de andere bijlagen. Réponses envoyées (verstuurde antwoorden) toont elk antwoord dat u voor dit document stuurde, met de code, de notitie, de datum en de verzendstatus.

Sorteren: één uitkomst per document

Creditnota's en negatieve facturen

In de lijst draagt een creditnota dezelfde badge Reçu en een positief bedrag: u ziet ze dus makkelijk voor een factuur aan. In het paneel heeft ze geen blok Paiement, en de pdf van de leverancier noemt ze creditnota en vermeldt de factuur die ze corrigeert. Heeft de leverancier geen pdf bijgevoegd, dan vermeldt de samenvattende pdf uit het downloadmenu van de rij (PDF) in de titel dat het om een creditnota gaat, en noemt de XML in de maandelijkse ZIP normaal de gecorrigeerde factuur. Peppol laat ook een negatieve factuur toe in plaats van een creditnota, en ontvangers moeten beide verwerken (BIS Billing, § 5.6): het bedrag staat dan met een minteken en ook daar ontbreekt het blok Paiement.

Een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, moet zelf gestructureerd zijn en via Peppol verstuurd worden, en u kunt ze niet weigeren omdat ze in gestructureerde vorm binnenkomt (specifieke FAQ, Q5 en Q23). Bent u het niet eens met de inhoud, bespreek dat dan met de leverancier. Spreek met hem ook af of hij u terugbetaalt of het bedrag verrekent met een latere factuur. De btw die u op het gecrediteerde deel aftrok, moet u terugstorten: uw accountant neemt ze op in rooster 63 van uw btw-aangifte.

Dubbels en facturen die ook per e-mail binnenkomen

Peppol kan niet zien of een factuur een dubbel is (specifieke FAQ, Q4). OrdoGrid bewaart elke Peppol-verzending als een rij en vergelijkt de factuurnummers van leveranciers niet: een factuur die twee keer verstuurd wordt, staat er twee keer in. Zoek vóór u betaalt naar dezelfde leverancier en hetzelfde nummer in de Inbox en in uw mailbox; boek en betaal de Peppol-versie één keer en bewaar een gemailde pdf als kopie. De Belgische Peppol-dienstverleners raden aan alleen via Peppol te versturen als de ontvanger daar ontvangt, dus u kunt leveranciers vragen geen extra e-mail meer te sturen (een aanbeveling, geen wettelijk verbod).

Een factuur voor een andere vennootschap

In een groep factureert een leverancier soms de verkeerde entiteit. De FOD Financiën is duidelijk: een factuur die niet voor u bestemd is, geeft geen recht op aftrek, mag niet geboekt worden en moet geweigerd worden, bijvoorbeeld met code RE (specifieke FAQ, Q28). De leverancier moet ze daarna corrigeren met een creditnota (Q29) en de factuur opnieuw uitreiken aan de juiste vennootschap. Die creditnota komt ook in uw Inbox: klasseer ze bij de geweigerde factuur. Elke OrdoGrid-onderneming heeft haar eigen Inbox, en één btw-nummer kan maar in één OrdoGrid-onderneming ontvangen.

Welke antwoordcode u stuurt

Invoice Response

Een Peppol-bericht van koper aan leverancier met een zakelijke beslissing over één ontvangen factuur of creditnota. Het staat los van de levering op het netwerk en van de betaling.

Wat de regels zeggen. In standaard Peppol BIS Billing is een koper niet verplicht een Invoice Response te sturen (Peppol BIS Invoice Response 3.2). RE en PD zijn definitief, en op AP mag alleen nog PD volgen. OrdoGrid blokkeert een latere code niet, dus respecteer die regels zelf. RE, CA en UQ vereisen een Code de raison (redencode) en een notitie.

Een antwoord annuleert niets in de boekhouding van de leverancier, en het bereikt de leverancier alleen als zijn software antwoorden verwerkt. Mail of bel daarom ook voor alles wat belangrijk is.

Openstaande dossiers opvolgen zonder goedkeuringsflow

Laat elk document dat nog openstaat ongelezen, zodat de lijst toont wat nog werk vraagt. De laatste code die u stuurde, ziet u onder Réponses envoyées wanneer u het document opent. Houd in uw maandnota een korte lijst van openstaande dossiers bij (leverancier, nummer, gestuurde code, datum).

De routine: dagelijks, wekelijks, op het einde van de maand

Elke werkdag

1. Open Peppol → Inbox en controleer of de banner Mode : Envoi + réception toont. Klik op Actualiser.
2. Open de ongelezen rijen, de oudste eerst, en geef elke rij een uitkomst uit de sorteertabel.
3. Stuur de nodige antwoorden met Répondre.
4. Is een document nog niet afgehandeld wanneer u het sluit, klik dan op de enveloppe om het opnieuw als ongelezen te markeren.
5. Betaal goedgekeurde facturen vóór hun Échéance, via het blok Paiement of uw gebruikelijke betaalprocedure.

Elke week

1. Open de documenten die u ongelezen liet of als UQ, CA of RE noteerde, bekijk Réponses envoyées, volg de leverancier op en controleer of op elke RE een creditnota volgde.
2. Vergelijk de Inbox met de pdf-facturen die u per e-mail kreeg van leveranciers die nog niet op Peppol zitten, zodat niets twee keer geboekt wordt.

Op het einde van de maand

1. Vink in Inbox de rijen met een datum in de maand aan en klik op Downloaden. Uw browser bewaart een ZIP met de naam peppol_inbox_ plus de datum van vandaag (bijvoorbeeld peppol_inbox_2026-11-02.zip, niet de geëxporteerde maand), met een map xml/ (de gestructureerde facturen) en een map pdf/ (de pdf's van de leveranciers).
2. Schrijf een korte nota met de geweigerde documenten, de open vragen en welke creditnota welke factuur corrigeert. Uw antwoorden zitten niet in de ZIP.
3. Bewaar de ZIP en de nota in uw archief en bezorg ze aan uw accountant; zie overdracht aan uw accountant. Omvat uw formule Boekhouding, verantwoord dan ook elke bankbetaling met het ontvangen document onder Transacties.

Rekenvoorbeeld: Dubois & Fils in oktober 2026

Dubois & Fils SRL, een schrijnwerkerij in Luik (ondernemingsnummer 0745.123.415, Peppol-ID 0208:0745123415), ontvangt in OrdoGrid. De zustervennootschap Dubois Immo SRL (0761.234.521) is een aparte OrdoGrid-onderneming die daar ook ontvangt.

Op het einde van de maand downloadt Dubois & Fils de ZIP van oktober (vier XML-bestanden) en voegt een nota voor de accountant toe. De accountant boekt F2026-0412 met € 210,00 aftrekbare btw en NC-2026-0031 met € 21,00 terug te storten btw: de netto-aankoop bedraagt € 900,00 exclusief btw en € 189,00 btw, en de netto-uitgave € 1.210,00 − € 121,00 = € 1.089,00. Factuur 2026-0877 en de creditnota ervan worden als bewijs bewaard, maar niet geboekt of afgetrokken.

Welke bewijzen u bewaart

Wat de wet vereist. Bewaar ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); facturen die verband houden met de herziening van btw op onroerende goederen kunnen 15 of 25 jaar vereisen. Echtheid, integriteit en leesbaarheid moeten de hele periode gewaarborgd blijven. De FOD Financiën keurt geen archiveringssystemen goed en raadt sterk aan de oorspronkelijke XML te bewaren (FOD Financiën; details in facturen archiveren in België).

Wat OrdoGrid doet. Ontvangen documenten blijven in de Inbox met hun XML, bijlagen en uw antwoorden, maar OrdoGrid is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn.

Wat wij aanraden om elke maand te bewaren:

• de ZIP met de XML-bestanden en de pdf's van de leveranciers; voor een document zonder pdf voegt u de samenvattende pdf van OrdoGrid toe via het downloadmenu van de rij, als u een leesbare kopie wilt;
• uw maandnota met elk verstuurd antwoord (code, datum, reden), want antwoorden zitten niet in de ZIP;
• de e-mails met leveranciers over weigeringen, vragen en creditnota's;
• het betalingsbewijs van elke betaalde factuur.

Veelgestelde vragen

Waarom zegt de Inbox dat de ontvangst niet beschikbaar is?

De ontvangst is voor deze onderneming niet actief in OrdoGrid (Mode : Envoi seul). De melding verschijnt zowel wanneer een andere dienstverlener voor u ontvangt als wanneer niemand dat doet. Klik op Activer la réception: de pagina Réception Peppol toont welk geval geldt. Ontvangt een andere dienstverlener voor u, blijf die dan gebruiken of laat u uitschrijven voor u de ontvangst in OrdoGrid activeert.

Is de pdf de wettelijke factuur, of zijn dat de gestructureerde gegevens?

De gestructureerde gegevens die via Peppol binnenkomen. De pdf is een facultatieve kopie, en u mag een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (B2B-FAQ van de FOD Financiën, Q11 en Q12). Verschillen ze, vraag de leverancier dan de factuur te corrigeren.

Mijn leverancier stuurt nog pdf-facturen per e-mail. Wat doe ik?

Vraag hem via Peppol naar uw ondernemingsnummer te sturen. Zolang hij niet klaar is, mag u de pdf weigeren, maar aanvaardt u ze, dan behoudt u uw recht op aftrek (B2B-FAQ, Q7). Boek ze nooit een tweede keer als ze later ook via Peppol binnenkomt.

Hoe onderscheid ik een creditnota van een factuur in de Inbox?

De lijst toont beide met de badge Reçu en een positief bedrag. Open de rij: een creditnota heeft geen blok Paiement, en de pdf van de leverancier noemt ze creditnota en vermeldt de factuur die ze corrigeert. Zonder pdf van de leverancier vermeldt de samenvattende pdf uit het downloadmenu van de rij in de titel dat het om een creditnota gaat.

Kan ik een document uit de Inbox verwijderen?

Nee. Ontvangen documenten kunt u in OrdoGrid niet verwijderen. Weiger een document dat niet voor u bestemd is en bewaar het, met uw antwoord, als bewijs.

Is een document goedgekeurd als ik het als gelezen markeer?

Nee. Gelezen en ongelezen zijn alleen markeringen, gedeeld door de hele onderneming. OrdoGrid heeft geen goedkeuringsflow en geen aankoopdagboek; een AP-antwoord is facultatief en informeert de leverancier, niet uw accountant.