Peppol-inbox: leveranciersfacturen triëren
Hoe Belgische kopers gestructureerde leveranciersfacturen via Peppol ontvangen, de inbox triëren en documenten boekingsklaar maken zonder pdf over te typen.
Bijgewerkt
Eén taak: leveranciersfacturen boekingsklaar maken
Onder de Belgische e-facturatieverplichting komen binnenlandse B2B-facturen binnen als gestructureerde Peppol-documenten, niet als e-mail-pdf's. De inkomende inbox is waar die documenten landen nadat uw toegangspunt ze ontvangt. Uw werk: triëren, leverancier herkennen, blokkades wegwerken, daarna boeken of goedkeuren.
De XML is leidend. Een pdf-voorbeeld, indien aanwezig, is alleen een menselijke weergave. Zie pdf versus gestructureerde factuur.
Dagelijkse triage
- Levering bevestigen - Document zichtbaar met participant-ID afzender, factuurnummer, bedragen en tijdstempel.
- Leverancier matchen - Ondernemingsnummer schema
0208koppelen aan leveranciersstamgegevens. - Boekingsblokkades checken - Verkeerde entiteit, onbekende leverancier, dubbel nummer, ontbrekende btw-uitsplitsing, afwijking t.o.v. PO.
- Routeren of boeken - Goedkeuren, vasthouden, of afwijzen met een gestructureerd IMR-antwoord als uw proces dat gebruikt.
- Archiveren met audittrail - Peppol-leveringsmetadata bij het geboekte document bewaren.
| Inboxstatus | Betekenis | Volgende stap |
|---|---|---|
| Gematcht, proper | Leverancier bekend, geen dubbel, velden compleet | Boeken / naar goedkeuring |
| Niet gematcht | Afzender-ID niet gekoppeld | Leverancier aanmaken of corrigeren, opnieuw matchen |
| In wacht | Zakelijke vraag (prijs, aantal, PO) | Uitklaren; niet definitief boeken |
| Verweesd | Ontvangen op AP maar niet gekoppeld aan uw bedrijf/tenant | Admin-routering herstellen vóór normale triage |
Storingsmodi die boeking stilleggen
Stille lege inbox. Leveranciers kunnen niet leveren als u niet vindbaar bent. Controleer of Peppol-registratie ontvangst voor BIS Billing publiceert. Weinig verkeer wijst vaak op niet-gepubliceerde ontvangst, niet op « geen facturen ».
Verkeerde rechtspersoon. Multi-vennootschappen met slechte routing: document bereikt het netwerk maar landt in de verkeerde tenant. Behandel als verweesd tot KBO/BCE-nummers kloppen.
Dubbel onder nieuwe Peppol-ID. Zelfde leverancier, nieuw toegangspunt: lijkt « onbekend ». Match op btw-/ondernemingsnummer, niet op een oude endpointnaam.
Creditnota in de factuurwachtrij. Apart documenttype. Absoluut bedrag boeken zonder typecontrole keert posten om.
Pdf-eerst-gewoonte. Team wacht op een e-mail en negeert de gestructureerde inbox. Onder de verplichting is het Peppol-document leidend.
- Peppol-inkomende inbox
Ontvangstwachtrij waar via het toegangspunt geleverde leveranciersfacturen verschijnen voor matching, uitzonderingen en boeking.
FAQ
Wat is een Peppol-inkomende inbox?
De ontvangstwachtrij waar leveranciersfacturen landen voor matching, uitzonderingen en boeking.
Waarom is de inbox leeg?
Vaak is ontvangst niet gepubliceerd. Bevestig dat registratie BIS Billing-ontvangst aankondigt.
Is de PDF de factuur?
Nee. Het gestructureerde document is leidend. Een PDF is alleen een leesweergave.
Wat als het afzender-ID onbekend is?
Match op btw of ondernemingsnummer, maak of herstel de leverancier, en match opnieuw.
Hoe behandel ik een creditnota in de factuurwachtrij?
Als apart documenttype. Een absoluut bedrag boeken zonder het type te lezen keert de boeking om.