Belgische B2B-e-facturatieplicht 2026: wie moet verzenden en ontvangen

Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde onderneming haar Belgische zakelijke klanten een gestructureerde elektronische factuur uitreiken en moet ze er van haar Belgische leveranciers kunnen ontvangen. Het standaardformaat is Peppol BIS via het Peppol-netwerk. Voor die stromen is een pdf per e-mail niet langer de factuur.

Dit naslagartikel behandelt de wettelijke regel, wie eronder valt en wie niet, welke documenten meetellen en wat u doet als een tegenpartij niet kan ontvangen. Het kanaal per factuur staat in B2B of B2C in België, het statuut van de pdf in pdf of gestructureerde factuur in België en de boetes in boetes e-facturatie.

Wat de wet sinds 1 januari 2026 oplegt

Gestructureerde elektronische factuur

Een factuur die in een gestructureerde elektronische vorm wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen, zodat ze automatisch verwerkt kan worden (wet van 6 februari 2024). Een pdf, scan of Word-bestand is dat niet, ook niet ondertekend.

Wettelijke basis en tijdlijn

De regel volgt uit de wet van 6 februari 2024, het koninklijk besluit van 8 juli 2025 (formaat, capaciteit, boetes), het koninklijk besluit van 17 december 2025 (creditnota's, aftrek, afronding) en de wet van 10 februari 2026, toegelicht in circulaire 2026/C/43 van de FOD Financiën.

Moet deze factuur gestructureerd zijn? Vier vragen

Beantwoord ze per klant, niet één keer voor uw hele onderneming:

1. Bent u in België gevestigd en factureert u onder uw Belgische btw-nummer? Zo niet, dan geldt de Belgische verplichting niet voor u.
2. Is de klant een btw-plichtige gevestigd in België die zijn Belgische btw-nummer meedeelt, of een btw-eenheid? Een particulier, een buitenlandse onderneming of een niet-btw-plichtige instelling valt erbuiten.
3. Is de handeling vrijgesteld door artikel 44? Door art. 44 Btw-Wetboek vrijgestelde handelingen (bijvoorbeeld bepaalde medische, onderwijs- en sociale diensten) vallen erbuiten. Handelingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen zijn geen art. 44-vrijstellingen: die vallen eronder.
4. Gaat het om een factuur uitgereikt vanaf 1 januari 2026, inclusief een voorschotfactuur of een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert?

Vier keer ja: reik een gestructureerde factuur uit. Er is geen drempel voor bedrag of omzet: een factuur van € 40 aan een Belgische vennootschap valt er net zo goed onder als een van € 40.000.

Wie valt eronder en wie niet

Uw eigen statuut

Uw klant, als u eronder valt

Een onderneming die alleen aan particulieren verkoopt maar bij Belgische ondernemingen aankoopt, moet ook kunnen ontvangen.

Welke documenten eronder vallen

Details: FAQ van de FOD Financiën over specifieke vragen (Engelstalig).

Als een Belgische klant niet kan ontvangen

De terugvalregel (art. 53, § 2bis, zesde lid, toegepast sinds 1 januari 2026): als de ontvanger technisch niet kan ontvangen, zelf of via een provider, hoeft u geen gestructureerde factuur uit te reiken, maar moet u wel een gewone factuur uitreiken op papier of als pdf. Die is geldig en geeft recht op aftrek als ze volledig is. De klant blijft in overtreding van zijn eigen ontvangstplicht.

1. Controleer de klant op lookup.peppol.org, zoals de FOD Financiën aanraadt: 0208: gevolgd door zijn ondernemingsnummer van tien cijfers. Een resultaat toont dat hij kan ontvangen, niet of hij kan verzenden.
2. Geen resultaat: controleer het btw-nummer dat u hebt en vraag de klant welke provider voor hem ontvangt.
3. Nog steeds onbereikbaar: stuur een pdf per e-mail als de klant elektronische facturen aanvaardt, anders een papieren factuur.
4. Bewaar het bewijs van de controle en van uw bericht.
5. Zodra de klant kan ontvangen, stuurt u nieuwe facturen via Peppol. Stuur eerdere facturen nooit opnieuw gestructureerd.

Verwante gevallen:

• U bent zelf niet klaar. U riskeert de boete; de klant mag uw factuur weigeren; aanvaardt hij een factuur in een andere vorm, dan behoudt hij zijn recht op aftrek.
• De klant legt zijn portaal op. Dat kan niet zonder uw duidelijke schriftelijke toestemming (B2B-FAQ van de FOD Financiën, vraag 18).
• U spreekt een ander gestructureerd formaat af (bijvoorbeeld een EDI-koppeling): toegelaten als het voldoet aan EN 16931 en is afgesproken, bij voorkeur schriftelijk. U moet Peppol BIS wel kunnen blijven gebruiken. Een pdf is geen dergelijk formaat.

Meer: klant niet op Peppol.

Boetes, btw-aftrek en verkeerd geadresseerde facturen

• Boetes. Geen technische middelen om uit te reiken en te ontvangen: € 1.500 voor een eerste inbreuk, € 3.000 voor een tweede, € 5.000 voor elke volgende (bijlage bij koninklijk besluit nr. 44, afdeling 2, rubriek I, punt C). Een inbreuk telt pas als tweede als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete inbreuk wordt vastgesteld. Leverancier en klant kunnen allebei beboet worden, en de gewone facturatieboetes blijven gelden: boetes e-facturatie.
• Btw-aftrek. In principe op basis van de gestructureerde factuur, maar omdat de inhoud voorrang heeft op de vorm (substance over form), kan het ontbreken van het gestructureerde formaat beboet worden, zonder dat dit op zich de aftrek op basis van een volledige factuur wegneemt.
• Factuur die niet voor u bedoeld is. Boek ze niet en trek de btw niet af; weiger ze met een Invoice Response (status RE). Peppol detecteert geen dubbels: uw eigen controles moeten dat doen.

Fiscale stimulans: 120 % aftrek van e-facturatiekosten

Kleine vennootschappen en zelfstandige natuurlijke personen kunnen 120 % van hun kosten voor gestructureerde e-facturatie aftrekken voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 (art. 64ter Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992): abonnementen op facturatiesoftware, advies voor de implementatie en een apart gefactureerde e-facturatietoeslag, maar geen afschrijvingen. Uw boekhouder neemt dit op in de aangifte (FOD Financiën).

Verzenden en ontvangen met OrdoGrid

Wat OrdoGrid doet. OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden. Het verstuurt facturen en creditnota's via Peppol voor ondernemingen met een BE-btw-nummer, toetst elk bestand vóór verzending aan EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0, en kan u voor ontvangst registreren onder 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer, de identificatie die de FOD Financiën vereist.

Wat het niet beslist. Het zoekt uw klanten bij verzending op Peppol op basis van hun btw-nummer, maar controleert niet of ze in België gevestigd zijn. Het schakelt niet zelf over op e-mail, reikt geen facturen uit voor self-billing en boekt geen aankoopfacturen.

1. Vul in Profil entreprise (bedrijfsprofiel; alleen eigenaars en beheerders kunnen die pagina wijzigen) uw BE-btw-nummer in bij Numéro de TVA (Optionnel).
2. Open Peppol en onderteken de Autorisation Peppol (Peppol-machtiging): een getypte naam en een vinkje, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
3. Klik op de pagina Réception Peppol op Activer la réception (ontvangst activeren). Toont de pagina Déjà inscrit sur le réseau Peppol, dan ontvangt een andere provider voor u: kies Continuer en envoi seul (alleen verzenden), wat in orde is zolang die provider echt voor u ontvangt.
4. Klik voor elke factuur op Envoyer (verzenden): als de klant gevonden wordt, is Envoi électronique via Peppol (elektronisch verzenden via Peppol) aangevinkt. Het vakje Email is ook vooraf aangevinkt zodra de klant een e-mailadres heeft: vink het uit tenzij de klant om een pdf-kopie vroeg, want Belgische Peppol-providers raden dubbele verzending af. Klik daarna op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). Peppol — ignoré (Peppol — overgeslagen) met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (de klant is niet geregistreerd op het Peppol-netwerk) betekent: pas de terugvalregel toe. Laat in hetzelfde venster Email aangevinkt om de pdf te mailen als de klant elektronische facturen aanvaardt, of stuur een papieren factuur. Volledige stappen: eerste Peppol-factuur.
5. Ontvangen facturen komen in Peppol → Inbox. Répondre (antwoorden) stuurt een Invoice Response, bijvoorbeeld RE Rejetée met een redencode: leveranciersfacturen ontvangen.

Per documenttype kan maar één provider voor u ontvangen, en OrdoGrid ondersteunt geen migratiesleutels: uw vorige provider moet u eerst uitschrijven (Peppol instellen in OrdoGrid).

Rekenvoorbeeld: een week bij Atelier Nord BV

Atelier Nord BV, een schrijnwerkerij gevestigd in Anderlecht onder de normale btw-regeling, verwerkt in de week van 5 oktober 2026 vijf documenten, alle tegen 21 %. De twee verkopen aan ondernemingen zijn leveringen van goederen zonder plaatsing die België niet verlaten: Studio Berg haalt de maatwerkpanelen op in de werkplaats en de vitrinekasten van Lumen worden op een adres in België geleverd. Zou Atelier Nord ze plaatsen in het gebouw van een klant die periodieke btw-aangiften indient, dan zou dat onder de medecontractantregeling vallen (art. 20 koninklijk besluit nr. 1) en zou de factuur geen btw vermelden.

• Studio Berg BV is in België gevestigd: Atelier Nord vinkt Email uit, de factuur gaat alleen via Peppol en de Outbox toont Traité (aflevering via het netwerk, geen aanvaarding). Twee panelen zijn beschadigd: Atelier Nord selecteert F-2026-0142 in Factures (facturen) en klikt op Note de crédit (creditnota). Die corrigeert een gestructureerde factuur en gaat dus ook via Peppol. Studio Berg is nu € 4.840,00 − € 484,00 = € 4.356,00 verschuldigd.
• Mevrouw Claes is consument. Renovatiewerken aan haar woning vereisen een factuur (art. 1 koninklijk besluit nr. 1), maar geen gestructureerde; OrdoGrid toont Pas de numéro de TVA client (geen btw-nummer van de klant). Het tarief van 21 % houdt het voorbeeld eenvoudig: verlaagde tarieven voor werken aan woningen hangen af van voorwaarden die hier niet aan bod komen.
• Lumen SAS heeft een Belgisch btw-nummer, maar bevestigde schriftelijk dat ze geen zetel of vaste inrichting in België heeft: geen van beide partijen is gebonden. Ze is op Peppol geregistreerd onder haar Belgische ondernemingsnummer, wat als akkoord geldt; Atelier Nord stuurt de factuur daar dus toch naartoe.
• Houthandel Vermeulen BV moet gestructureerd factureren en Atelier Nord moet kunnen ontvangen: de factuur komt binnen in Peppol → Inbox en wordt vóór betaling vergeleken met de leverbon.

Controle: na de creditnota bedraagt de verkoop excl. btw € 9.100,00 en de btw van € 1.911,00 is daar precies 21 % van.

Veelgemaakte fouten

Bewijzen om te bewaren

Wat de wet oplegt. Bewaar uitgereikte en ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), langer voor sommige facturen die verband houden met onroerende goederen, en waarborg echtheid, integriteit en leesbaarheid: facturen archiveren.

Wat wij aanraden. Bewaar de originele XML van elke gestructureerde factuur, het opzoekresultaat en de briefwisseling met de klant bij elke terugvalfactuur, de schriftelijke bevestigingen over vestiging, elk akkoord over een ander formaat en een gedateerde schermafbeelding van Peppol → Statut.

Wat OrdoGrid doet. Het archiveert de exacte XML en pdf van elke Peppol-verzending. Download ze via de rij in de Outbox; voor ontvangen documenten selecteert u de rijen in Peppol → Inbox en downloadt u de ZIP met de mappen xml en pdf. OrdoGrid is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn: berg deze downloads op in uw eigen archief.

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie in België verplicht in 2026?

Ja, sinds 1 januari 2026, voor alle niet door art. 44 vrijgestelde handelingen tussen in België gevestigde ondernemingen: u reikt gestructureerde facturen uit en moet ze kunnen ontvangen. Facturen aan particulieren en grensoverschrijdende facturen vallen erbuiten.

Is Peppol zelf verplicht?

Peppol BIS via Peppol is het wettelijke standaardformaat. Een ander EN 16931-formaat vereist een akkoord, bij voorkeur schriftelijk, en u moet Peppol BIS toch kunnen gebruiken. Een pdf is geen dergelijk formaat.

Geldt de verplichting ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?

Ja. Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling reiken gestructureerde facturen uit aan hun Belgische zakelijke klanten, zonder btw en met de vermelding van de vrijstellingsregeling, en moeten kunnen ontvangen.

Mijn Belgische klant zit niet op Peppol. Mag ik een pdf sturen?

Ja, volgens de terugvalregel, als hij technisch niet kan ontvangen: een pdf als hij elektronische facturen aanvaardt, anders een papieren factuur. De zo uitgereikte factuur is geldig. Bewaar het bewijs van uw controle en stuur die factuur later niet opnieuw via Peppol.

Mag mijn klant mij zijn facturatieportaal opleggen?

Nee, niet zonder uw duidelijke schriftelijke toestemming. Gestructureerde facturen lopen in principe via Peppol.

Moeten creditnota's via Peppol?

Ja als ze een gestructureerde factuur corrigeren. Een creditnota van 2026 voor een pdf-factuur van 2025 heeft geen formaatvereiste.

Verlies ik mijn btw-aftrek als een leverancier mij een pdf stuurt?

Niet op zich: omdat de inhoud voorrang heeft op de vorm, blijft een volledige factuur aftrekbaar, maar de partij zonder middelen om te verzenden of te ontvangen riskeert een boete.

Moet ik factuurgegevens naar de belastingadministratie sturen?

Vandaag niet. Het federale regeerakkoord plant e-reporting voor 2028; een voorontwerp van wet dat de Ministerraad op 18 juli 2026 goedkeurde, is nog geen wet, en geen officiële tekst legt al een precieze startdatum vast.