Voorschotfactuur in België: btw, termijn en eindfactuur

Betaalt een klant een voorschot voordat u levert en heeft een eerdere factuur de btw nog niet opeisbaar gemaakt, dan wordt de Belgische btw opeisbaar op het ontvangen bedrag, bij ontvangst. U reikt dan uiterlijk de 15de van de volgende maand een voorschotfactuur uit voor dat bedrag. Sinds 1 januari 2026 is die factuur een gestructureerde e-factuur, normaal via Peppol, als u in België gevestigd bent en de klant een btw-plichtige is die ook in België gevestigd is en zijn Belgisch btw-nummer meedeelt. De eindfactuur verwijst naar de voorschotfactuur en rekent alleen btw aan op wat nog niet gefactureerd is.

Deze gids is voor Belgische btw-plichtigen die om voorschotten vragen: de regels, de inhoud van de voorschotfactuur, de eindafrekening en de stappen in OrdoGrid. Facturatie per mijlpaal staat in Van offerte naar factuur, het corrigeren van een verzonden factuur in Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren.

Wanneer een voorschot de btw opeisbaar maakt en gefactureerd moet worden

Voorschotfactuur

Factuur voor geld dat u vraagt of ontvangt vóór de levering van de goederen of de voltooiing van de dienst. Het is een volwaardige btw-factuur in uw gewone factuurreeks, geen offerte, pro forma of betalingsverzoek (ook niet als dat document "voorschotnota" heet).

Wat de wet vereist

• Termijn. De factuur wordt uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag van de maand na die waarin de btw opeisbaar werd op de prijs of een deel ervan (koninklijk besluit nr. 1, art. 4, §1). Voorschot ontvangen op 10 maart: factuur uiterlijk 15 april.
• Betaaldatum. De factuur vermeldt de datum van de ontvangst als die verschilt van de uitreikingsdatum (art. 5, §1, 5°).
• Vroegere facturen. Elke factuur voor dezelfde handeling verwijst naar de vorige en mag de medecontractant geen btw aanrekenen die al eerder werd aangerekend (art. 5, §1, 11°).
• Zelfde btw-behandeling als de handeling. Het voorschot volgt het tarief, de verlegging, de vrijstelling of de vrijstellingsregeling van de handeling die het betaalt, volgens de regels die gelden wanneer de btw opeisbaar wordt. Er bestaat geen apart "voorschottarief". Uitzondering: een voorschot op een vrijgestelde intracommunautaire levering van goederen verplicht niet tot vroegere facturatie; die factuur moet uiterlijk de 15de van de maand na de levering uitgereikt worden (koninklijk besluit nr. 1, art. 4, §2).
• Formaat. Artikel 53, §2bis Btw-Wetboek noemt voorschotten uitdrukkelijk: van een in België gevestigde btw-plichtige aan een btw-plichtige klant die in België gevestigd is en zijn Belgisch btw-nummer meedeelt (of aan een btw-eenheid), is de voorschotfactuur een gestructureerde e-factuur, standaard Peppol BIS. Kan de klant die technisch niet ontvangen, dan reikt u de factuur toch uit in een andere vorm, bijvoorbeeld een pdf.
• Vrijgestelde handelingen. Handelingen vrijgesteld door artikel 44 Btw-Wetboek vallen buiten de factuurplicht en de e-facturatieplicht.

Wat wij aanraden

• Zet het bedrag of percentage van het voorschot en het factuurschema in de offerte of overeenkomst.
• Vraag het voorschot met een betalingsverzoek en factureer het zodra het betaald is. De factuur klopt dan met het werkelijk ontvangen bedrag, en haar datum ligt dicht bij het moment van opeisbaarheid.

Wat de voorschotfactuur moet vermelden

Een voorschotfactuur bevat alle vermeldingen van een volledige factuur; zie Verplichte vermeldingen op een factuur in België: checklist 2026. Deze gaan het vaakst mis:

Het voorschot verrekenen op de eindfactuur

De eindfactuur moet naar de voorschotfactuur verwijzen en mag haar btw niet opnieuw aanrekenen. Twee voorstellingen zijn correct; OrdoGrid ondersteunt er één.

Op Peppol

• Typecode. OrdoGrid verstuurt een voorschotfactuur als gewone factuur (380). Peppol BIS laat ook code 386 (voorschotfactuur; PEPPOL-EN16931-P0100) toe, maar België heeft geen nationale Peppol-regels die ze opleggen, en een ontvanger zonder aparte verwerking mag elk toegelaten factuurtype als 380 behandelen (Peppol BIS Billing 3.0, sectie 12).
• Betaaldatum en verwijzingen. De norm heeft velden voor een datum van opeisbaarheid die verschilt van de uitreikingsdatum (BT-72, of de regelperiode BT-134/BT-135; FAQ van de FOD Financiën, Q17). OrdoGrid gebruikt BT-72 alleen voor de datum van levering of dienst, ingevuld bij Datum levering / dienst (Date de livraison / prestation op Franstalige documenten), nooit voor een betaaldatum. Het vult geen regelperiode in en heeft geen veld voor het nummer van de voorschotfactuur op de eindfactuur: schrijf de betaaldatum en dat nummer in Notes, die als opmerking op documentniveau (BT-22) in de gestructureerde gegevens meegaan en op de pdf staan.
• Correcties. Een creditnota die een gestructureerde voorschotfactuur corrigeert, wordt in hetzelfde formaat uitgereikt en gaat dus ook via Peppol (FAQ, Q5).

Stap voor stap in OrdoGrid

OrdoGrid heeft geen apart type voorschotfactuur: een voorschotfactuur is een gewone factuur in de reeks F-. Documenten maken en betalingen registreren vraagt de rol eigenaar of beheerder.

1. Het voorschot vragen

1. Open Facturatie → Betalingen → Aanvragen (pagina Demandes de paiement) en klik op Nouvelle demande (nieuw verzoek).
2. Kies de klant en voeg één regel toe, bijvoorbeeld "Voorschot 30 % – webwinkel – offerte D-2026-0031": aantal 1, het voorschot exclusief btw in Prix Unitaire, het tarief van het werk in TVA.
3. Kies QR Code SEPA (gebruikt het IBAN uit Profil entreprise) of Lien de paiement (vereist Business en uw eigen Stripe-account).
4. Met Starter of Business klikt u op Envoyer en verstuurt u het per Email. Een betalingsverzoek is geen factuur en kan niet via Peppol.

2. Bij ontvangst van het geld: de voorschotfactuur maken

1. Controleer datum en bedrag op uw rekeninguittreksel en noteer de termijn: de 15de van de volgende maand.
2. Klik in Demandes de paiement op Facture in de rij van het verzoek (niet op Reçu: een ontvangstbewijs is geen Peppol-document). Eist de klant een bestelbon, dan vraagt Bon de commande requis eerst het nummer. OrdoGrid maakt een ontwerpfactuur met de klant, regels, notities en data van het verzoek.
3. Open het ontwerp en controleer (de labels hieronder zijn die van Franstalige documenten; ze volgen Profil entreprise → Langue des documents):
   • Date: het ontwerp neemt de datum van het verzoek over; zet ze op de dag waarop u de factuur uitreikt.
   • Notes: voeg "betaling ontvangen op …" met de datum toe; laat op de regel het bedrag overeenstemmen met wat u werkelijk ontving.
   • TVA en Options de TVA: dezelfde behandeling als het werk.
   • Documents et Références → Devis lié → Lier un devis (offerte koppelen), zodat de offerte bijhoudt wat nog te factureren is.
4. Klik op Enregistrer (opslaan). Het ontwerp en zijn nummer bestaan al sinds u op Facture klikte.

3. Verzenden en de betaling registreren

1. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). Ziet u Peppol — ignoré, volg dan Klant niet op Peppol: zo verstuurt u een geldige factuur.
2. In Peppol → Outbox betekent Traité afgeleverd via het netwerk, niet aanvaard of betaald.
3. Klik in het paneel Afrekening van de factuur op Betaling registreren: Bedrag, Methode, Tijdstip (UTC), Referentie, en vink "Ik bevestig dat dit bedrag al is ontvangen of terugbetaald." aan. De factuur toont Payée.

Zodra een factuur via Peppol verzonden is of een geregistreerde betaling heeft, liggen de bedragen vast; elke wijziging verloopt via een creditnota.

4. Het saldo factureren

1. Is het werk afgerond, factureer dan de rest uiterlijk de 15de van de volgende maand.
2. Klik in de lijst Devis op + (Créer une facture partielle) naast het nummer van de voorschotfactuur, in de kolom Facture van de offerte.
3. Vink in Articles à importer de regels aan, klik op Importer n article(s) en breng ze terug tot het saldo, met de voorschotfactuur in Notes. Werd het werk vóór de factuurdatum afgerond, vul die datum dan in bij Datum levering / dienst.
4. Zodra u de factuur opslaat, toont Devis lié naast de offerte (entièrement facturé) (volledig gefactureerd). Het resterende bedrag is inclusief btw, telt alle opgeslagen gekoppelde facturen mee, ontwerpen inbegrepen, en negeert creditnota's.
5. Verzend de factuur zoals in stap 3 en registreer de laatste betaling op deze factuur.

Gebruik nooit Convertir en facture op een offerte die al een voorschotfactuur heeft: dat factureert de hele offerte opnieuw.

Rekenvoorbeeld: een webwinkel van € 10.000 met 30 % voorschot

Studio Schelde BV, een webbureau in Gent, bouwt een webwinkel voor Brouwerij Lambrecht NV in Mechelen. Beide hebben een Belgisch btw-nummer, Brouwerij Lambrecht ontvangt via Peppol en het werk is belast aan 21 %.

De twee regels en de Notes, zoals ze op de facturen staan:

€ 630,00 plus € 1.470,00 is de € 2.100,00 btw op het hele werk: niets wordt dubbel aangerekend.

Wordt hetzelfde project per mijlpaal gefactureerd (30/40/30), dan volgen op de voorschotfactuur van € 3.630,00 een deelfactuur van € 4.000,00 + € 840,00 bij de goedkeuring van de testversie en een eindfactuur van € 3.000,00 + € 630,00 die naar beide vorige facturen verwijst. Het volledige verloop staat in Van offerte naar factuur.

Variant: werk in onroerende staat met verlegging van heffing

Renovaties Verhaegen BV in Aalst renoveert kantoren voor Immo De Smet NV, die periodieke btw-aangiften indient: de medecontractantregeling van artikel 20 is van toepassing. Contract van € 40.000,00 excl. btw, voorschot van 10 %; € 4.000,00 komt binnen op 3 september 2026, zonder btw.

• Voorschotfactuur F-2026-0101 van 7 september: € 4.000,00, zonder aangerekende btw. Kies Régime cocontractant in Options de TVA: OrdoGrid zet de regels op 0 %, toont btw € 0,00 en verstuurt categorie AE via Peppol.
• Op Nederlandstalige en Franstalige documenten drukt OrdoGrid zelf de volledige vermelding van artikel 20, §3, af en stuurt het die via Peppol mee als vrijstellingsreden (BT-120) en in de opmerking op documentniveau (BT-22); zie Medecontractant in de bouw. Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling: gebruik voor deze facturen Nederlands of Frans (een onderneming met zetel in het Nederlandse taalgebied moet de verplichte vermeldingen sowieso in het Nederlands opnemen).
• Immo De Smet geeft de btw aan in haar aangifte over de periode waarin september valt, de maand waarin ze opeisbaar werd. De eindfactuur factureert € 36.000,00 onder dezelfde regeling en vermeldt F-2026-0101.

Variant: het project wordt geannuleerd na het voorschot

Op 2 april annuleert Brouwerij Lambrecht en de partijen spreken een volledige terugbetaling af.

1. Selecteer in Factures F-2026-0042 en klik op Note de crédit. Creditnota NC-2026-0009 is vooraf ingevuld en gekoppeld: € 3.000,00 + € 630,00 = € 3.630,00.
2. Verzend ze via Peppol. F-2026-0042 toont Annulée en het paneel Afrekening toont Terug te betalen € 3.630,00.
3. Na de overschrijving op 7 april klikt u op Terugbetaling registreren op F-2026-0042.
4. U recupereert de € 630,00 in de btw-aangifte over de periode van de annulering. OrdoGrid voegt de teruggaafvermelding zelf toe, omdat de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft; vraag uw boekhouder of de wet ze hier vereist (zie de correctiegids).

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken om te bewaren

• De offerte of overeenkomst met de voorschotvoorwaarden, de aanvaarding en het betalingsverzoek.
• De regel op het rekeninguittreksel van elk voorschot: ze dateert de opeisbaarheid.
• Elke voorschotfactuur, eindfactuur en creditnota, als pdf en, voor Peppol, de XML uit Peppol → Outbox. Origineel document in het paneel Afrekening opent de pdf zoals uitgereikt.
• Het bewijs van elke terugbetaling.
• Bewaar facturen 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025). OrdoGrid archiveert wat het via Peppol verstuurt, maar is geen wettelijke archiveringsdienst: bewaar uw eigen kopieën.

Veelgestelde vragen

Moet ik een factuur uitreiken wanneer ik een voorschot ontvang?

Ja, voor een zakelijke klant: de btw wordt opeisbaar op het ontvangen bedrag en de voorschotfactuur moet uiterlijk de 15de van de volgende maand uitgereikt zijn. Voor een particulier is dat alleen verplicht voor de handelingen uit artikel 1 van koninklijk besluit nr. 1, zoals werk in onroerende staat.

Mag ik de voorschotfactuur versturen voordat de klant betaalt?

Ja. Een eerdere verplichte binnenlandse B2B-factuur kan de btw vóór betaling opeisbaar maken (Btw-Wetboek, art. 17 en 22bis). Bevestig het aangiftetijdvak en eventuele bijzondere regels met uw boekhouder.

Voorschotfactuur met of zonder btw?

Ze volgt de handeling waarvoor het voorschot betaald wordt: 21 % als het werk aan 21 % belast is, zonder btw met de voorgeschreven vermelding bij verlegging, vrijstelling of de vrijstellingsregeling. Het tarief is datgene dat geldt wanneer de btw opeisbaar wordt, waar van toepassing door een eerdere verplichte factuur.

Moet een voorschotfactuur via Peppol?

Ze moet een gestructureerde e-factuur zijn als u en de klant allebei in België gevestigd zijn en de klant zijn Belgisch btw-nummer meedeelt: de wet noemt voorschotten uitdrukkelijk. Peppol BIS via Peppol is de standaard; een ander formaat vraagt het akkoord van de klant, en kan de klant ze technisch niet ontvangen, dan reikt u de factuur toch uit in een andere vorm, bijvoorbeeld een pdf. Het betalingsverzoek daarvoor is geen factuur en gaat per e-mail.

Hoe verreken ik het voorschot op de eindfactuur in OrdoGrid?

Factureer alleen het saldo en vermeld de voorschotfactuur, haar datum en bedragen in Notes. OrdoGrid weigert negatieve regels, en Acomptes is hiervoor niet geschikt, omdat het het te betalen bedrag verlaagt maar niet de btw.

Volstaat een betalingsverzoek (voorschotnota) of een pro forma?

Nee, zolang het geen factuur is: wat telt is de inhoud en de nummering, niet de naam. Zonder factuur kan de klant geen btw aftrekken. Betaalt de klant op basis van zo'n stuk, dan reikt u toch uiterlijk de 15de van de volgende maand een voorschotfactuur uit.

Wat als het project na het voorschot wordt geannuleerd?

Crediteer de voorschotfactuur met een creditnota, via Peppol als de factuur daarlangs ging, betaal terug en registreer dat met Terugbetaling registreren. Vraag uw boekhouder of de teruggaafvermelding nodig is.