Voorschotfacturen in Belgische praktijk en Peppol
Wanneer u een Belgische voorschot- of depotfactuur uitgeeft, hoe u die afrekent op de eindfactuur, en hoe creditnota's werken zodra het voorschot al via Peppol is verzonden.
Bijgewerkt
- België
Eén taak: voorschotten als echte facturen behandelen
Een Belgische voorschot- / depotfactuur is een btw-factuur, geen hernoemde offerte. Ze opent een vordering, krijgt een nummer in uw factuurreeks, en (wanneer verplichting of koper dat eist) gaat als Peppol BIS Invoice. Een offerte als « voorschot » labelen zonder echte factuur laat beide partijen zonder proper btw-bewijs.
Documentrollen: Factuur, creditnota en offerte. Levenscyclus rond aanvaarding: Offerte naar factuur.
Wanneer een voorschot factureren
| Situatie | Voorschotfactuur uitgeven? | Notities |
|---|---|---|
| Depot verschuldigd bij aanvaarding / ondertekening | Ja | Contract of voorwaarden moeten bedrag of % vastleggen |
| Progressieve facturatie per getekende mijlpaal | Vaak een mijlpaalfactuur (zelfde discipline) | Lijnen afstemmen op de getekende mijlpaal, niet de volledige offerte |
| Cash ontvangen zonder factuur | Inhalen met een factuur | Een ontvangstbewijs alleen vervangt het btw-document niet |
| Pro forma / betalingsverzoek alleen | Nee | Pro forma is geen btw-factuur en geen Peppol Billing-document |
Btw-timing op voorschotten volgt Belgische regels voor uw regime (normaal, verlegging, enz.). Gebruik dezelfde categorie als voor de onderliggende prestatie; zie Belgische btw-regimes.
Wat een goede voorschotfactuur bevat
| Veld | Waarom |
|---|---|
| Eigen factuurnummer (gapvrije reeks) | Voorschotten verbruiken echte nummers; geen offertecodes |
| Duidelijke omschrijving (« Voorschot op … », project- / offerteref.) | AP koper en eindafrekening hebben een spoor nodig |
| Grondslag, btw (of AE / vrijgesteld naargelang), totaal | Zelfde kwaliteit als elke andere factuur |
| Partijen, btw-nummers, data | Checklist wettelijke vermeldingen |
Verstuur via Peppol wanneer gestructureerde B2B e-facturatie geldt; zie de verplichting 2026.
Afrekening op de eindfactuur
Bij oplevering (of de laatste mijlpaal) factureert de eindfactuur het resterende saldo. Ze mag niet stilzwijgend het volledige contract opnieuw factureren alsof er geen voorschotten waren.
| Patroon | Correct | Fout |
|---|---|---|
| Afrekening | Eindfactuur = totaal verschuldigd − reeds gefactureerde voorschotten (duidelijk getoond) | Eindfactuur voor 100 % met mondeling « negeer de voorschotten » |
| Referenties | Offerte / project + nummers eerdere voorschotfacturen | Geen link naar voorschotten die al op Peppol staan |
| Totalen | Open saldo = wat de koper nog verschuldigd is | Dubbeltelling van voorschotten in debiteuren |
Hoe u de aftrek toont (aparte negatieve afrekeningslijnen vs. netto resterende lijnen) moet consistent blijven tussen pdf en gestructureerde data, met coherente belastingcategorieën per bedrag.
Creditnota's en voorschotten
Zodra een voorschot op Peppol is verzonden, bewerkt u het niet. Verkeerd bedrag, geannuleerd project of te hoog voorschot: geef een gestructureerde creditnota met billing reference naar die voorschotfactuur, daarna desnoods een gecorrigeerd voorschot of aangepaste eindfactuur. Mechaniek: Creditnota's op Peppol.
| Gebeurtenis | Actie |
|---|---|
| Voorschot te hoog / project geannuleerd | Creditnota op het voorschot (volledig of gedeeltelijk) |
| Scopewijziging vóór einde | Crediteer / herfactureer voorschot als btw-grondslag wijzigt; anders alleen de eindfactuur aanpassen |
| Eindfactuur te hoog na voorschotten | Crediteer de eindfactuur; herschrijf de voorschotgeschiedenis niet |
- Voorschotfactuur
Formele btw-factuur voor een depot of termijn vóór (of tijdens) de volledige prestatie. Gebruikt de factuurreeks en, indien vereist, Peppol; verschilt van offerte of pro forma.