Mercurius en B2G-facturatie: Belgische overheden correct factureren

Om een Belgische overheid te factureren (een gemeente, een OCMW, een gewest, een federale dienst) stuurt u een gestructureerde e-factuur via Peppol naar het ondernemingsnummer van die overheid, met vermelding van het bestelbonnummer dat ze u gaf. Mercurius, beheerd door de FOD BOSA (Beleid en Ondersteuning), is de postkamer van de overheid die de factuur aan de kant van de overheid ontvangt. U stuurt nooit "naar Mercurius", en u hebt geen Mercurius-account nodig als uw software via Peppol verstuurt.

Deze gids is bedoeld voor leveranciers van de overheid en hun accountants: wanneer de B2G-regel geldt, hoe u het Peppol-ID en de referentie van de overheid vindt, hoe u de factuur in OrdoGrid verstuurt en opvolgt, en hoe u een weigering rechtzet. De btw-verplichting tussen ondernemingen staat in de Belgische B2B-e-facturatieverplichting, bestelbonnummers voor alle klanten in het PO-nummer op de factuur.

B2G en B2B: twee regels op hetzelfde netwerk

In beide gevallen is het Peppol-ID van de ontvanger 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer. Vooral aan de overheid verkopen ontslaat u niet van de B2B-regel: sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde onderneming met een btw-nummer Peppol BIS-facturen kunnen uitreiken en ontvangen (art. 13quater koninklijk besluit nr. 1), bijvoorbeeld van haar eigen leveranciers. Wie de technische middelen mist, riskeert een boete van 1.500 euro, daarna 3.000 euro, daarna 5.000 euro (koninklijk besluit nr. 44). Een login op het Mercurius-portaal maakt u voor die facturen niet bereikbaar.

Wanneer een e-factuur aan een overheidskoper verplicht is

Wat de wet oplegt. Richtlijn 2014/55/EU verplicht aanbestedende overheden e-facturen te aanvaarden die de Europese norm EN 16931 volgen. België ging verder: art. 14/1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten verplicht leveranciers hun facturen elektronisch te sturen naar alle aanbestedende overheden: federale, gewestelijke en lokale. Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 legde de startdata per opdrachtwaarde en de vrijstelling van 3.000 euro excl. btw vast; het koninklijk besluit van 4 september 2023 stelde de laatste fase uit.

Een elektronische factuur is een gestructureerde factuur die de koper automatisch kan verwerken. De gids voor bedrijven van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest stelt dat een pdf-, Excel- of XML-bestand per e-mail er geen is en geweigerd mag worden.

Aanbestedende overheid

Een koper die onder de wetgeving inzake overheidsopdrachten valt (pouvoir adjudicateur in het Frans). Volgens de FAQ van de FOD BOSA controleert u dat in het openbare KBO-zoekscherm: staat onder de rubriek "Hoedanigheden" de vermelding "Aanbestedende overheid- Sinds [datum]", dan geldt de B2G-verplichting.

Wat Mercurius is, en wat niet

Mercurius

De centrale postkamer van de Belgische overheid voor e-facturatie en e-procurement, beheerd door de FOD BOSA. Ze ontvangt via Peppol facturen, creditnota's en bijlagen namens de aangesloten aanbestedende overheden, geeft ze door aan hun systemen en stuurt hun antwoorden terug.

Toegang tot het portaal. U meldt zich aan met uw eID of itsme. Wettelijke vertegenwoordigers die in de KBO geregistreerd zijn, krijgen automatisch toegang; ieder ander, zoals een facturatiemedewerker, moet eerst de rol "Facturatieverantwoordelijke" krijgen via de toepassing "Mijn eGov-rollenbeheer" (Mercurius-FAQ van de FOD BOSA). Een portaalaccount registreert u niet op Peppol.

Omdat u naar het eigen Peppol-ID van de overheid verstuurt, maakt het voor u niet uit of ze ontvangt via Mercurius, de opvolger ervan of een andere dienstverlener. Wat telt, is dat het ID geregistreerd is op het moment van verzenden.

Het Peppol-ID van de overheid vinden en de referentie die ze controleert

1. Bepaal de juiste juridische entiteit. Neem de naam op de bestelbon, niet de plaatsnaam: een gemeente en haar OCMW zijn aparte entiteiten met elk een eigen ondernemingsnummer. Noteer in het openbare KBO-zoekscherm het ondernemingsnummer van tien cijfers, de hoedanigheid "Aanbestedende overheid" en of er een actief btw-nummer is.
2. Controleer of ze via Peppol ontvangt. Geef 0208: gevolgd door de tien cijfers in op lookup.peppol.org, zoals de FOD Financiën aanbeveelt. Elke Belgische deelnemer moet minstens onder zijn ondernemingsnummer geregistreerd zijn: u hoeft dus geen "Peppol-ID" te vragen. Zie een Peppol-deelnemer opzoeken.
3. Vraag de referentie die de overheid controleert. Overheden koppelen facturen aan hun bestelbon; de FAQ van de FOD BOSA noemt een verkeerd bestelbonnummer als veelvoorkomende reden voor weigering. Is de bestelbon onduidelijk, vraag dan de aankoopdienst welk nummer u moet vermelden.

Peppol-regel PEPPOL-EN16931-R003 weigert elke factuur of creditnota zonder kopersreferentie of bestelreferentie. OrdoGrid vult de kopersreferentie altijd in, dus deze regel blokkeert u nooit. Eist een overheid haar bestelbonnummer in BT-13, dan kan OrdoGrid dat veld niet invullen: meld haar dat het in de kopersreferentie staat, of gebruik voor die koper het portaal.

Een B2G-factuur versturen vanuit OrdoGrid

OrdoGrid heeft geen Mercurius-specifieke functie: een overheidskoper die op Peppol geregistreerd is, is een ontvanger zoals elke andere. U hebt een onderneming met een BE-btw-nummer en een ondertekende Autorisation Peppol nodig; zie Peppol instellen in OrdoGrid.

1. Maak de klant aan. Open Klanten in de zijbalk (pagina Base Clients), klik op Ajouter un client (klant toevoegen), kies Assujetti à la TVA (btw-plichtige, het enige klanttype met een nummerveld) en typ het nummer in N° de TVA. De opzoeking vult naam en adres in vanuit Registre belge (BCE).
2. Maak het bestelbonnummer verplicht. Vink Exiger un bon de commande pour les factures (bestelbon verplicht voor facturen) aan. Format dans les notes (standaard PO: {input}) bepaalt hoe het nummer in de notities komt. Bewaar met Créer le client.
3. Maak de factuur op. Open Facturen (pagina Factures), klik op Nouvelle facture (nieuwe factuur), selecteer de klant en vul de regels in met Quantité, Prix Unitaire en TVA. Zet Échéance (vervaldatum) op de betalingstermijn uit de opdracht; standaard is dat 30 dagen.
4. Vul het bestelbonnummer in. Vul in de zijbalksectie Documents et Références het veld N° bon de commande in; zonder dit nummer bewaart OrdoGrid de factuur niet voor deze klant. Voeg de documenten toe die de opdracht vraagt, samen onder 2 MB en bij voorkeur in pdf, PNG, JPEG, CSV of XLSX, formaten die Peppol aanvaardt.
5. Verstuur via Peppol. Klik op Envoyer. Envoi électronique via Peppol (elektronisch verzenden via Peppol) is aangevinkt als de overheid op het netwerk gevonden wordt. Wij raden aan Email uit te vinken, tenzij de overheid om een kopie vroeg: het Belgische forum van Peppol-dienstverleners raadt af dezelfde factuur twee keer te sturen. Klik op Sauvegarder & Envoyer (bewaren en versturen). Details: uw eerste Peppol-factuur versturen.
6. Volg de aflevering op. Open Peppol → Outbox. Traité betekent afgeleverd op het netwerk; Vérifier (controleren) ververst de status van één document.

Zodra een factuur via Peppol verstuurd is, zijn de bedragen en regels ervan vergrendeld. Correcties verlopen via een creditnota.

Rekenvoorbeeld: meubilair voor een gemeente

Atelier Nord SRL uit Namen (ondernemingsnummer 0123.456.749) won een opdracht voor de levering van meubilair aan de Commune de Valdor (ondernemingsnummer 0987.654.394); beide zijn fictief. De opdracht werd in april 2026 bekendgemaakt met een geraamde waarde van 18.000 euro excl. btw, dus e-facturatie is verplicht. Op 2 oktober 2026 stuurt de gemeente bestelbon COM-2026-441; de levering volgt op 9 oktober.

Controles. De KBO toont "Aanbestedende overheid- Sinds [datum]" en een actief btw-nummer (niet elke overheid heeft er een; zie de bijzondere gevallen). Op lookup.peppol.org ontvangt 0208:0987654394 Peppol BIS-facturen en -creditnota's.

Factuur F-2026-0187 van 12 oktober 2026, vervaldag 11 november 2026:

Totaal incl. btw: 12.100,00 euro. N° bon de commande bevat COM-2026-441, zodat de XML het als kopersreferentie meestuurt en de notities "PO: COM-2026-441" vermelden. Atelier Nord vinkt Email uit, klikt op Sauvegarder & Envoyer, en dezelfde namiddag toont de Outbox de status Traité.

Correctie. Op 20 oktober meldt de gemeente één beschadigde stoel. Atelier Nord selecteert F-2026-0187 in Factures, klikt op Note de crédit (creditnota) en beperkt de regels tot één stoel:

Creditnota's hebben geen veld voor het bestelbonnummer, dus Atelier Nord zet "PO: COM-2026-441" in Notes. Omdat de creditnota Belgische btw terugbetaalt aan een klant met een btw-nummer, voegt OrdoGrid zelf de vermelding in de documenttaal toe, hier de Franstalige "T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite", op de pdf en in de XML; Atelier Nord controleert ze in Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld). Koninklijk besluit nr. 4 (art. 4, § 1) legt die vermelding op het exemplaar voor de klant op in de gevallen van art. 79 Btw-Wetboek, zodat de leverancier de btw terugkrijgt; een creditering als deze valt daar normaal onder, maar laat dat bevestigen door uw boekhouder (zie een factuur corrigeren of crediteren). De XML neemt die vermelding en de Notes op in de opmerking op documentniveau (BT-22), zodat het bestelbonnummer de overheid alleen als vrije tekst bereikt. De XML van de creditnota bevat als kopersreferentie het eigen nummer NC-2026-0009 (een creditnota heeft ook geen betalingsmededeling), en is alleen via de factuurreferentie naar F-2026-0187 gestructureerd aan de bestelling gekoppeld. Vraag de overheid vóór de eerste creditnota of ze dat aanvaardt. Openstaand: 12.100,00 − 193,60 = 11.906,40 euro (9.840,00 euro netto + 2.066,40 euro btw). Wanneer de gemeente op 6 november betaalt, registreert Atelier Nord 11.906,40 euro met Betaling registreren en staat de factuur op Payée (betaald). Atelier Nord bewaart beide documenten minstens tot 31 december 2033.

De factuur opvolgen: statussen in OrdoGrid en Mercurius

Factuurantwoorden komen bij de dienstverlener die uw Peppol-registratie beheert: met ontvangst geactiveerd in OrdoGrid verschijnen ze op de factuur; in de modus Envoi seul (alleen verzenden) gaan ze naar de dienstverlener die uw registratie beheert, en als er geen is, kunnen ze u niet bereiken (en voldoet u evenmin aan de B2B-ontvangstplicht).

Weigeringen en andere problemen

Volledige procedure: een geweigerde Peppol-factuur herstellen.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Overheid zonder btw-nummer. Niet-belastingplichtige openbare instellingen hebben er meestal geen, en de FOD BOSA vraagt dan om het btw-nummer van de koper weg te laten op de factuur. OrdoGrid heeft geen veld voor een ondernemingsnummer: het vindt de ontvanger via N° de TVA, drukt dat nummer af na "TVA:" op de pdf en verstuurt het als btw-identificatie van de koper. OrdoGrid kan dus geen conforme Peppol-factuur versturen naar een overheid zonder btw-nummer. Typ haar ondernemingsnummer niet met BE ervoor in N° de TVA: OrdoGrid zou het als btw-nummer van de koper versturen en afdrukken, een element dat juist moet worden weggelaten. Gebruik voor zo'n koper het Mercurius-portaal zolang het beschikbaar is, of een andere Peppol-tool die het 0208-id van de overheid zonder btw-nummer kan adresseren.

Kleine of oudere opdrachten. Buiten het toepassingsgebied van het besluit kunnen de opdrachtdocumenten e-facturen toch opleggen. Lees ze voor u een papieren of pdf-factuur stuurt.

Werken in onroerende staat. De verlegging van heffing in de bouw (art. 20 koninklijk besluit nr. 1) geldt alleen als de klant periodieke btw-aangiften indient; anders rekent u gewoon btw aan. Aanvaard een voorstel Régime cocontractant (medecontractantregeling) van OrdoGrid niet als de voorwaarden niet vervuld zijn; overleg met uw accountant.

Een andere identificatie. Sommige entiteiten gebruiken ook een GLN. OrdoGrid bereikt alleen de identificaties 0208 (ondernemingsnummer) of 9925 (BE-btw-nummer) die uit het nummer van de klant volgen. Vraag de overheid haar 0208-registratie te bevestigen, die de Belgische regels van elke deelnemer eisen.

Btw-plichtige overheid die aankoopt voor een belaste activiteit. Dan kan ook de B2B-regel gelden; de FOD Financiën publiceerde daarover geen specifiek standpunt, maar beide regels leiden tot dezelfde Peppol-factuur.

Creditnota's aan een overheid. Creditnota's in OrdoGrid hebben geen veld voor het bestelbonnummer en geen betalingsmededeling. Een bestelbonnummer dat u in Notes zet, bereikt de overheid op de pdf en in de opmerking op documentniveau (BT-22) van de XML, maar alleen als vrije tekst: de XML bevat als kopersreferentie het eigen nummer van de creditnota, en als factuurreferentie het nummer van de oorspronkelijke factuur. Vraag de overheid vóór uw eerste creditnota of dat volstaat om de creditnota aan de bestelling te koppelen.

Leveranciers zonder Belgisch btw-nummer. OrdoGrid verstuurt via Peppol alleen voor ondernemingen met een BE-btw-nummer. Het Mercurius-portaal vereist een inschrijving in de KBO en een aanmelding met een Belgische eID of itsme, dus een buitenlandse leverancier verstuurt via een Peppol-toegangspunt dat hem bedient (Mercurius-FAQ van de FOD BOSA).

Bewijzen om te bewaren

Bewaar facturen en creditnota's zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, hersteld door de wet van 18 december 2025). Mercurius is een postkamer, niet uw archief, en OrdoGrid geeft geen bewaargarantie: exporteer uw eigen kopieën. Zie facturen archiveren.

Veelgestelde vragen

Wat is het Mercurius-platform?

De centrale postkamer van de Belgische overheid, beheerd door de FOD BOSA. Ze ontvangt via Peppol e-facturen voor aanbestedende overheden en geeft ze door aan hun boekhoudsystemen. De huidige dienst stopt in december 2026 en verhuist naar een nieuw platform.

Heb ik een Mercurius-account nodig om een gemeente te factureren?

Nee, als uw software via Peppol verstuurt: u stuurt naar het ondernemingsnummer van de gemeente en Mercurius ontvangt aan haar kant. Een account is alleen nodig om facturen manueel in te voeren of hun status op te zoeken.

Is Mercurius mijn Peppol-toegangspunt?

Nee. Uw toegangspunt, dat u via uw facturatiesoftware gebruikt, verstuurt uw facturen; Mercurius ontvangt voor de overheden. Met een Mercurius-account kunt u geen facturen van uw eigen leveranciers ontvangen.

Volstaat een pdf per e-mail voor een overheidskoper?

Niet voor opdrachten onder de B2G-regel: een pdf is geen gestructureerde elektronische factuur en mag geweigerd worden. Voor opdrachten onder de vrijstelling volgt u de opdrachtdocumenten.

Hoe vind ik het Peppol-ID van een overheid?

Zoek haar ondernemingsnummer op in de KBO en geef 0208: gevolgd door de tien cijfers in op lookup.peppol.org. Controleer dat het om de entiteit op de bestelbon gaat, bijvoorbeeld het OCMW in plaats van de gemeente.

Waar vul ik het bestelbonnummer in OrdoGrid in?

In de zijbalk van de factuur, sectie Documents et Références, veld N° bon de commande, dat verschijnt zodra de klant een bestelbon vereist. OrdoGrid verstuurt het als kopersreferentie.

Mijn factuur staat op Traité, maar de overheid betaalde niet. Wat nu?

Traité betekent alleen afgeleverd. Kijk in het Mercurius-portaal als u toegang hebt, of neem contact op met de boekhouding van de overheid en vermeld factuurnummer en afleverdatum. Verstuur de factuur niet opnieuw.

Dekt factureren aan overheden via Peppol mijn B2B-plicht?

Alleen de verzendkant. Sinds 1 januari 2026 moet u ook gestructureerde facturen van uw Belgische leveranciers kunnen ontvangen: activeer ontvangst in OrdoGrid of laat ze bij een andere dienstverlener.