Verplichte vermeldingen op een factuur in België: checklist 2026

De vermeldingen die een Belgische btw-factuur moet bevatten, staan in artikel 5, § 1, van koninklijk besluit nr. 1, het uitvoeringsbesluit van het Btw-Wetboek over facturatie; vennootschappen en verenigingen voegen de vermeldingen van artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen toe. Peppol verandert het kanaal, niet deze lijst. Een vervaldag, een IBAN, een gestructureerde mededeling of een bestelbonnummer maken het makkelijker om betaald te worden, maar geen enkele daarvan is een btw-vermelding.

Deze referentiepagina is bedoeld voor zaakvoerders, zelfstandigen, accountants en facturatieteams. Per vermelding geeft ze de rechtsgrond, het Peppol-veld waarin ze staat en het OrdoGrid-veld dat ze oplevert. De keuze van de btw-behandeling staat in Btw-regelingen op Belgische facturen, de nummering in Factuurnummering in België en het gestructureerde datamodel in EN 16931 en UBL.

Welke factuur moet u uitreiken?

Vereenvoudigde factuur

Factuur toegestaan door art. 13 van koninklijk besluit nr. 1, die alleen de datum en het nummer moet bevatten, de naam, het zeteladres en het btw-nummer van de leverancier, het btw-nummer van de klant (of anders zijn naam en volledig adres), de aard van de goederen of diensten en per tarief de maatstaf van heffing en het totale btw-bedrag. Een vereenvoudigde creditnota moet daarnaast specifiek naar de oorspronkelijke factuur verwijzen en de gewijzigde vermeldingen aangeven.

De volledige factuur, vermelding per vermelding

De punten verwijzen naar artikel 5, § 1, van koninklijk besluit nr. 1; de Peppol-termen zijn de EN 16931-bedrijfstermen van Peppol BIS Billing 3.0. De facturatieschermen van OrdoGrid zijn in elke interfacetaal in het Frans. De labels N°, Date en Échéance in de voorvertoning en de keuzes onder Options de TVA volgen de Langue des documents (documenttaal); dit artikel citeert ze voor Franstalige documenten.

Het btw-nummer van de klant is een algemene vermelding. Punt 3° vereist het op elke volledige factuur aan een voor btw geïdentificeerde klant, ook op een gewone binnenlandse factuur tegen 21%. Alleen op facturen aan klanten zonder btw-nummer, zoals particulieren, ontbreekt het. Sinds 19 september 2023 beginnen nieuwe ondernemingsnummers met 1 (BE1…). Zonder dit nummer verstuurt OrdoGrid niet via Peppol: het verzendvenster toont Peppol — ignoré met Pas de numéro de TVA client (geen btw-nummer klant).

Prijzen en munt. Een volledige factuur met alleen eenheidsprijzen inclusief btw voldoet niet aan punt 8°, en een korting die niet in de eenheidsprijs zit, moet zichtbaar zijn. U mag in een andere munt factureren, maar het totale btw-bedrag moet ook in euro staan (9°). De editor van OrdoGrid heeft geen muntkeuze en werkt standaard in EUR.

Termijn. Reik de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na het belastbare feit uit (art. 4): in het algemeen de levering van het goed of de voltooiing van de dienst; voor een voorschot, de maand van de inning; voor periodieke afrekeningen, het einde van de periode.

Het gestructureerde bestand bevat de vermeldingen. Voor de betrokken B2B-handelingen is de gestructureerde e-factuur de enige wettelijk vereiste factuur; een pdf-kopie is facultatief en de klant kan een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (FAQ B2B, Q11 en Q12). De FOD Financiën vraagt uitgebreide btw-clausules als documentnota (BT-22) en in de vrijstellingsreden (BT-120) (specifieke FAQ, Q11), en Peppol staat maar één documentnota toe (regel PEPPOL-EN16931-R002). OrdoGrid vult beide in: de vrijstellingsreden bevat de vermelding die OrdoGrid op de pdf afdrukt, in de documenttaal, en de enige documentnota bundelt die vermelding, de vermelding over terug te storten btw op een creditnota die Belgische btw terugbetaalt aan een klant met een btw-nummer, en uw Notes (een alinea die woordelijk herhaald wordt, staat er maar één keer in). De tekst van Mentions légales (pied de page des factures) gaat mee als BT-33 (zie verder). De btw-vermelding, wat u in Notes toevoegt en uw vennootschapsrechtelijke vermeldingen bereiken uw klant dus in de gestructureerde velden, en niet alleen via de pdf in het Peppol-bestand. Op Nederlandstalige en Franstalige documenten is de btw-vermelding de officiële formule, ook de volledige tekst van artikel 20, § 3, bij verlegging van heffing in de bouw.

Vermeldingen uit het vennootschapsrecht voor vennootschappen en verenigingen

Artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen geldt voor facturen, brieven, bestelbonnen en websites van elke rechtspersoon, vzw's inbegrepen; zelfstandigen in eigen naam vallen er niet onder. Wie voor de vennootschap optreedt in een stuk zonder deze vermeldingen, kan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het geheel of een deel van de aangegane verbintenissen (art. 2:22).

Profil entreprise bevat een veld Mentions légales (pied de page des factures) (wettelijke vermeldingen, voettekst van facturen). Die tekst wordt in de voettekst van elke pdf van een factuur of creditnota afgedrukt en gaat in het Peppol-bestand mee als aanvullende juridische informatie van de verkoper (BT-33), het veld waarin de FOD Financiën deze gegevens bij voorkeur ziet (specifieke FAQ, Q14). Typ de regel met de vennootschapsrechtelijke vermeldingen daar één keer en controleer hem met Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld).

Voorgeschreven formules: neem ze letterlijk over

Als het besluit een formule vastlegt, gebruik die dan woord voor woord. De officiële teksten bestaan in het Frans en het Nederlands; Justel publiceert geen gecoördineerde Duitse tekst van koninklijk besluit nr. 1 en we vonden geen officiële Duitse formule.

Werk in onroerende staat en de installaties van artikel 20, gefactureerd door een in België gevestigde aannemer aan een medecontractant die periodieke btw-aangiften indient, vereisen sinds 1 januari 2023 deze volledige tekst (artikel 20, § 3; zie Verlegging van heffing in de bouw). Neem de versie in de taal van uw factuur over (eerst Frans, dan Nederlands):

Autoliquidation : En l'absence de contestation par écrit, dans un délai d'un mois à compter de la réception de la facture, le client est présumé reconnaître qu'il est un assujetti tenu au dépôt de déclarations périodiques. Si cette condition n'est pas remplie, le client endossera, par rapport à cette condition, la responsabilité quant au paiement de la taxe, des intérêts et des amendes dus.

Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.

Vrijgestelde intracommunautaire leveringen en uitvoer vereisen een verwijzing naar de vrijstellingsbepaling of een andere aanduiding van de vrijstelling (10°); er is geen vaste zin. Het tarief van 6% voor warmtepompen in woningen (2026 tot 2030) vereist een lange vermelding uit het koninklijk besluit van 18 december 2025.

Wat OrdoGrid afdrukt en wat u toevoegt

De afgedrukte tekst volgt Profil entreprise → Langue des documents (documenttaal); de tabel toont Franstalige documenten. Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling, omdat er in die talen geen officiële tekst bestaat: gebruik Nederlandstalige of Franstalige documenten als u de officiële formule wilt (in het Nederlandse taalgebied is Nederlands sowieso verplicht).

Nuttig, maar geen btw-vermeldingen

OrdoGrid instellen zodat elke factuur alle vermeldingen bevat

1. Open het profielmenu, kies Bedrijfsprofiel (pagina Profil entreprise; alleen eigenaars en beheerders kunnen die wijzigen) en vul het volgende in: Nom de l'entreprise met de rechtsvorm, de zetel in Adresse, Code postal, Ville, Pays, en Numéro de TVA (Optionnel), dat voor Peppol met BE moet beginnen. Kies de Langue des documents (documenttaal) en typ de regel met de vennootschapsrechtelijke vermeldingen in Mentions légales (pied de page des factures).
2. Open de klant in Base Clients (klantenbestand) of klik op Ajouter un client (klant toevoegen). Kies het Type de client: Assujetti à la TVA (btw-plichtig) of Particulier (particulier). Typ voor een onderneming het N° de TVA en controleer de naam en het adres die de opzoeking invult (badge Registre belge (BCE), d.w.z. de KBO, of VIES (UE)).
3. Klik op Nouvelle facture (nieuwe factuur) en controleer N°, Date en Échéance. Werden de goederen op een andere datum geleverd of werd de dienst op een andere datum voltooid, vul die datum dan in bij Datum levering / dienst (voor een dienst die u per periode factureert, de einddatum van de periode).
4. Vul elke lijn in: Description, met de periode voor een dienst die u per periode factureert; Quantité, Unité, Prix Unitaire, TVA; kortingen met Réduction d'article.
5. Kies in Options de TVA de regeling. Elke andere regeling dan Standard zet alle lijnen op 0%.
6. Voeg in Notes toe wat OrdoGrid niet afdrukt, zoals verwijzingen naar eerdere facturen.
7. Klik op Aperçu du PDF en vergelijk het resultaat met deze checklist.
8. Klik op Envoyer (verzenden), laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt voor een Belgische zakelijke klant en klik op Sauvegarder & Envoyer (bewaren en verzenden).

Wijzig de tekst niet meer na de verzending: uw klant houdt de verzonden versie. Corrigeer met een creditnota die u vanuit de factuur opstart met Note de crédit; het blok Facture d'origine (oorspronkelijke factuur) bevat het nummer en de datum van de factuur, de pdf drukt beide af en het Peppol-bestand bevat het nummer. Zie Een factuur corrigeren of crediteren.

Als de pdf de wettelijke factuur is

Een pdf of papieren factuur is de wettelijke factuur voor particulieren, buitenlandse klanten en een Belgische klant die technisch geen gestructureerde facturen kan ontvangen (art. 53, § 2bis, laatste lid, van het Btw-Wetboek). De pdf moet dan zelf alle vermeldingen bevatten:

• Met Prix unitaires TVAC (TVA incluse) (eenheidsprijzen inclusief btw) aangevinkt toont de pdf alleen eenheidsprijzen inclusief btw. Vink het vakje uit voordat u een volledige factuur uitreikt; de bedragen veranderen niet.
• Met meerdere btw-tarieven drukt de pdf één btw-totaal af en geen maatstaf per tarief: reik één factuur per tarief uit, of laat de opmaak bevestigen door uw accountant.
• Vennootschapsrechtelijke vermeldingen verschijnen alleen als u Mentions légales (pied de page des factures) hebt ingevuld, en officiële btw-formules alleen op Nederlandstalige en Franstalige documenten.

Rekenvoorbeeld: Atelier Nord SRL factureert aan Imprimerie Dubois SA

Atelier Nord SRL, een grafische studio met zetel in de Rue Saint-Gilles 52, 4000 Liège (ondernemingsnummer 0784.512.343), verzorgde de opmaak van de herfstcatalogus van Imprimerie Dubois SA, Chaussée de Louvain 18, 5000 Namur (BE1012.345.646, een recent nummer dat met 1 begint). Het werk eindigde op 30 september 2026, dus de factuur moet uiterlijk op 15 oktober uitgereikt zijn. Atelier Nord reikt F-2026-0142 uit op 9 oktober 2026 en verstuurt ze via Peppol.

In het Peppol-bestand bevat BT-10 BC-2026-311, BT-72 de datum 2026-09-30 en BT-33 de vennootschapsrechtelijke regel, toont de btw-uitsplitsing categorie S tegen 21% met 2.358,00 euro en 495,18 euro, en heeft lijn 1 een korting van 102,00 euro.

Variant: verlegging van heffing in de bouw

Menuiserie Lejeune SRL (BE0812.334.418) plaatst keukenkasten in een nieuw appartement voor Immo Meuse SRL (BE0791.356.880), die periodieke btw-aangiften indient. Factuur F-2026-0087 van 12 oktober 2026 telt één lijn van 7.800,00 euro en rekent geen btw aan: met Régime cocontractant zet OrdoGrid de lijn op 0% en vermeldt het Peppol-bestand categorie AE. OrdoGrid drukt de volledige tekst van artikel 20, § 3, af in de documenttaal (hier Frans) en stuurt hem mee in het Peppol-bestand; het te betalen totaal is 7.800,00 euro. Immo Meuse geeft de btw zelf aan: 1.638,00 euro als het tarief van 21% geldt.

Variant: factuur onder de vrijstellingsregeling vanuit Leuven

Julie Peeters, illustratrice in Leuven onder de vrijstellingsregeling (BE0665.543.229), factureert drie illustraties van 150,00 euro aan Vervloet Communicatie BV (BE1034.567.851): 450,00 euro, zonder btw. Haar exploitatiezetel ligt in het Nederlandse taalgebied, dus de wettelijk verplichte delen moeten in het Nederlands opgesteld zijn (Vlaams decreet van 19 juli 1973): ze zet Langue des documents op Nederlands, kiest de vrijstellingsregeling onder Options de TVA (bij Nederlandstalige documenten heet die optie ‘Kleine ondernemingsregeling’), en OrdoGrid drukt dan ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ af. De factuur vertrekt via Peppol. Meer in Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Veelgemaakte fouten en bijzondere gevallen

Ontbreekt een vermelding, dan riskeert de leverancier een btw-boete voor ontbrekende of onjuiste vermeldingen (art. 70, § 2, van het Btw-Wetboek). Volgens het principe ‘inhoud boven vorm’ (substance over form) behoudt de klant zijn aftrek als de materiële voorwaarden vervuld zijn en hij de handeling op een andere manier bewijst vóór het einde van de controle (boetebeleid van de FOD Financiën, nr. 71).

Te bewaren bewijsstukken

• Het verzonden bestand: selecteer in Peppol → Outbox de facturen en download het zip-bestand met de mappen xml en pdf.
• De pdf zoals uitgereikt: Origineel document in het paneel Afrekening blijft ongewijzigd.
• De status van de klant: zijn btw-nummer en, voor werk in onroerende staat, elke verklaring dat hij geen periodieke aangiften indient; dan is artikel 20 niet van toepassing.
• Afspraken: elke schriftelijke afspraak over een ander formaat of kanaal dan Peppol BIS.
• Bewaring: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 van het Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), langer voor stukken die verband houden met de herziening van btw op onroerende goederen. OrdoGrid is geen wettelijke archiefdienst.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur?

Datum en volgnummer; uw naam, zeteladres en btw-nummer; naam, adres en btw-nummer van de klant; aard, hoeveelheid en, als die verschilt, datum van de handeling; per tarief de maatstaf van heffing en de eenheidsprijs exclusief btw; de tarieven en de totale btw; en elke voorgeschreven formule. Vennootschappen en verenigingen voegen rechtsvorm, ondernemingsnummer en RPR of RPM met de rechtbank van hun zetel toe.

Is het btw-nummer van de klant verplicht op elke B2B-factuur?

Ja, op elke volledige factuur aan een voor btw geïdentificeerde klant, ongeacht de btw-behandeling (art. 5, § 1, 3°, van koninklijk besluit nr. 1). Alleen op facturen aan klanten zonder btw-nummer, zoals particulieren, ontbreekt het, en OrdoGrid heeft het nodig om via Peppol te verzenden.

Zijn de vervaldag, het IBAN en de gestructureerde mededeling wettelijke vermeldingen?

Nee. Ze staan niet in artikel 5 van koninklijk besluit nr. 1. Ze helpen uw klant betalen en u de betaling koppelen, maar zonder die gegevens is de factuur niet onvolledig voor de btw.

Moet een Peppol-factuur dezelfde vermeldingen bevatten als een pdf-factuur?

Ja. Peppol verandert het kanaal, niet de inhoud. Sinds 1 januari 2026 is het gestructureerde bestand de wettelijke factuur voor de betrokken B2B-handelingen; de pdf is een facultatieve kopie; we raden aan te controleren of die overeenstemt met het gestructureerde bestand.

Wat gebeurt er als een vermelding ontbreekt?

De leverancier riskeert een btw-boete. De klant behoudt normaal zijn aftrek als de materiële voorwaarden vervuld zijn en hij de handeling anders kan bewijzen. Corrigeer de factuur met een creditnota en zo nodig een nieuwe factuur.

Moet een creditnota alle vermeldingen van de factuur herhalen?

Nee. Ze mag een vereenvoudigde factuur zijn, met een specifieke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de gewijzigde vermeldingen. Was de oorspronkelijke factuur gestructureerd, dan moet de creditnota dat ook zijn.

In welke taal moet een Belgische factuur opgesteld zijn?

Met een exploitatiezetel in het Nederlandse taalgebied moeten de wettelijk verplichte delen in het Nederlands opgesteld zijn; in Brussel kiest u Frans of Nederlands. In het btw-recht zelf vonden we geen taalregel, maar we vonden de vaste formules alleen in het Frans en het Nederlands (Justel publiceert geen gecoördineerde Duitse tekst van koninklijk besluit nr. 1). Elders: overleg met uw accountant.