Peppol-factuurantwoorden: wat betekenen AP, RE, UQ en PD?

Een Peppol-Invoice Response is een gestructureerd bericht waarin de koper de leverancier laat weten wat hij over één factuur beslist heeft: ontvangen, met een vraag, aanvaard, geweigerd of betaald. Ze komt na de aflevering via het netwerk, ze bewijst geen betaling en de koper is niet verplicht er een te sturen. Veel facturen krijgen dus nooit een antwoord.

Deze gids behandelt beide kanten in OrdoGrid. Hebt u de factuur verstuurd, dan ziet u waar het antwoord van uw klant verschijnt en wat u daarna doet. Hebt u de factuur ontvangen, dan leest u welke code u stuurt. Technische verzendfouten, met de badge Erreur (fout) in Peppol → Outbox, vallen hier buiten: zie daarvoor een afgewezen of mislukte Peppol-factuur herstellen. De Peppol-schermen zijn in elke interfacetaal in het Frans: labels staan hier zoals op het scherm, met een vertaling tussen haakjes.

Invoice Response

Een zakelijk Peppol-bericht van koper aan leverancier, vastgelegd in Peppol BIS Invoice Response 3.2 als UBL-document ApplicationResponse en vaak nog IMR (Invoice Message Response) genoemd. Het bevat een statuscode over één factuur of creditnota en zo nodig een reden. Het staat los van transportbevestigingen en van de betaling.

Afgeleverd, beantwoord, betaald: drie verschillende signalen

Dienstverleners wisselen ook een Message Level Status (MLS) uit over de vraag of een document verder doorgegeven kon worden. OpenPeppol verplicht dienstverleners om die in fasen te ondersteunen, tot begin april 2027, en ze vervangt de oudere Message Level Response (MLR), die op 1 mei 2027 volledig moet verdwijnen. De MLS is een afleverrapport tussen dienstverleners, niet de beslissing van de koper.

Is iemand verplicht antwoorden te sturen of te lezen?

Wat wij aanraden. Antwoord als koper wanneer het verandert wat de leverancier zal doen: een vraag, een voorwaarde, een weigering. Lees als leverancier elk antwoord, maar laat uw bankrekening, en niet een antwoord, bepalen wanneer een factuur betaald is. Mail of bel ook voor alles wat belangrijk is: niet elke dienstverlener of software toont antwoorden aan zijn gebruikers.

De zeven antwoordcodes en de volgorde waarin ze komen

De specificatie legt deze regels vast:

• Statussen gaan vooruit in de volgorde AB, IP, UQ, CA, RE, AP, PD. Elke status mag de eerste zijn of overgeslagen worden, en UQ mag herhaald worden. Wat van die volgorde afwijkt, regelen de partijen onderling, buiten Peppol.
• RE en PD zijn definitief (regel OP-BR111-R004). Na AP mag alleen PD nog volgen (OP-BR111-R005): een koper kan een goedgekeurde factuur niet meer via Peppol weigeren.
• Een antwoord heeft geen juridische kracht en wijzigt de factuur niet (OP-BR111-R008, R009). Zelfs een weigering ontslaat de koper niet van zijn betalingsverplichtingen (R011), en de leverancier kan elke status buiten Peppol betwisten (R013).
• Een antwoord kan een redencode uit de lijst OPStatusReason bevatten, zoals REF of PRI, een vrije tekst, en een gevraagde actie uit de lijst OPStatusAction, zoals informatie bezorgen, een nieuwe factuur uitreiken of volledig crediteren.

U hebt de factuur verstuurd: het antwoord van uw klant vinden in OrdoGrid

Antwoorden worden via Peppol naar uw Peppol-ID gestuurd. OrdoGrid ontvangt ze alleen als het uw ontvangst beheert (Mode : Envoi + réception op de pagina Peppol). In Mode : Envoi seul (alleen verzenden) gaan ze naar de dienstverlener bij wie u voor Invoice Responses op Peppol geregistreerd bent, als die er is; anders kunnen ze u niet bereiken.

1. Open Peppol en het tabblad Récent of Inbox. Hebben klanten geantwoord, dan verschijnt boven de lijst een blauwe banner zoals 1 nouvelle réponse reçue (1 nieuw antwoord ontvangen). Ondanks die tekst toont ze alle ontvangen antwoorden, niet alleen de nieuwe.
2. Klik op de banner om ze open te klappen. Elke regel toont uw factuurnummer, de statusbadge, de naam van de klant, datum en uur, en de opmerking van de klant.
3. Klik op een regel om de verstuurde factuur te openen, of open ze vanuit het tabblad Outbox. Het onderdeel Réponses reçues toont elk antwoord op die factuur met zijn badge, Note: (de tekst van de klant), De: (naam en btw-nummer van de klant) en datum en uur. Beweeg de muis over een badge om de omschrijving te zien.
4. Wilt u nieuwe documenten en antwoorden meteen ophalen in plaats van te wachten op de automatische ophaling, klik dan op Actualiser (vernieuwen).
5. Geef gevolg aan het antwoord zoals in het volgende onderdeel.

OrdoGrid toont de status en de opmerking van de klant, maar niet de redencode of actiecode die de klant eventueel toevoegde. Zegt de opmerking niet wat de klant verwacht, vraag het dan. Een antwoord verandert nooit de status of het saldo van uw factuur: een betaling telt pas mee als u ze registreert met Betaling registreren, en een correctie vergt een creditnota.

U hebt de factuur verstuurd: wat u bij elk antwoord doet

Een saldo stap voor stap opvolgen: zie een factuur opvolgen en een gedeeltelijke betaling registreren.

Na Rejetée: de correctie kiezen volgens de oorzaak

Uw factuur blijft uitgereikt. OrdoGrid vergrendelt de bedragen van een factuur die via Peppol is verstuurd en laat een tweede verzending alleen toe na een technische fout: u kunt dezelfde factuur dus niet opnieuw sturen om een weigering weg te werken. Een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, moet zelf gestructureerd zijn en via Peppol gaan (art. 53, § 2bis Btw-Wetboek). Laat uw boekhouder de btw-behandeling bevestigen zodra het tarief, de btw-regeling of de klant verandert.

De volledige werkwijze staat in een uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren; wat de gestructureerde creditnota bevat, in creditnota's op Peppol.

U hebt de factuur ontvangen: een antwoord sturen vanuit OrdoGrid

Controleer eerst de factuur, zoals beschreven in leveranciersfacturen via Peppol ontvangen, controleren en beantwoorden. Daarna:

1. Klik in Peppol → Inbox op Répondre (antwoorden) op de regel of in het geopende document. Het scherm Répondre à la facture opent.
2. Kies de Code de réponse (antwoordcode). Acceptée (AP) is vooraf geselecteerd en gemarkeerd als Recommandé (aanbevolen): wijzig dat, tenzij u klaar bent met controleren en gaat betalen.
3. Kies voor Rejetée, Acceptée conditionnellement en Sous question een Code de raison (redencode) en vul Raison ou note (reden of opmerking) in. OrdoGrid vereist beide.
4. Klik op Envoyer la réponse (antwoord versturen). De code verschijnt in het document onder Réponses envoyées (verstuurde antwoorden), met de verzendstatus. Toont die status een fout, dan is het antwoord niet vertrokken: verwittig de leverancier dan per mail.

De 14 redencodes in de lijst Code de raison van OrdoGrid volgen de Peppol-lijst:

Gebruik Répondre niet bij een ontvangen creditnota: OrdoGrid vermeldt in elk antwoord dat het over een factuur gaat. Is de creditnota fout, neem dan rechtstreeks contact op met de leverancier.

Rekenvoorbeeld: een vraag, een goedkeuring en een betaling in twee delen

Atelier Lumen BV, een webstudio in Namen, gebruikt OrdoGrid in Mode : Envoi + réception. Haar klant Transports Meuse NV in Andenne toetst elke factuur aan een bestelbon en antwoordt ook via OrdoGrid. Factuur F-2026-0142 wordt uitgereikt op dinsdag 1 september 2026, vervaldag donderdag 1 oktober: nieuw ontwerp van de website € 2.500,00 exclusief btw, btw 21 % € 525,00, totaal € 3.025,00.

Samen dekken de twee betalingen de factuur: € 1.000,00 + € 2.025,00 = € 3.025,00. Aan haar kant gebruikte Transports Meuse drie keer Répondre: Sous question met Références incorrectes en haar opmerking op 3 september, Acceptée op 7 september, en Payée pas na de tweede overschrijving op 1 oktober.

Had Transports Meuse geweigerd. Met Rejetée (RE) en Références incorrectes op 3 september zou de klant F-2026-0142 niet verder verwerken. Atelier Lumen zou dan creditnota NC-2026-0018 van € 3.025,00 (€ 2.500,00 + € 525,00 btw) uitreiken met verwijzing naar F-2026-0142, en een nieuwe factuur F-2026-0147 voor dezelfde € 3.025,00 met bestelbon 4500-2231 in N° bon de commande, beide via Peppol. F-2026-0142 zou Annulée (volledig gecrediteerd) tonen, zonder openstaand saldo. Bij een ontbrekende referentie is een vraag meestal de lichtere weg voor beide partijen.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Wat u als bewijs bewaart

• Als leverancier: OrdoGrid bewaart elk antwoord onder Réponses reçues, bij het verstuurde document in Peppol → Outbox. Bewaar ernaast uw mail met het antwoord op een vraag of voorwaarde, en de creditnota en nieuwe factuur die op een weigering volgen. Facturen en creditnota's bewaart u zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek).
• Als koper: bewaar de factuur van de leverancier, uw antwoord onder Réponses envoyées en de creditnota van de leverancier samen, en bezorg ze aan uw boekhouder, bijvoorbeeld met de gegroepeerde ZIP-download uit de Inbox, die de XML- en pdf-bestanden bevat.
• Voor beide: OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst en geeft geen bewaargarantie: houd uw eigen kopieën bij.

Veelgestelde vragen

Betekent Traité dat mijn klant de factuur aanvaard heeft?

Nee. Traité betekent alleen dat de factuur de Peppol-dienstverlener van uw klant bereikt heeft. Aanvaarding is een aparte Invoice Response, AP Acceptée, die de klant al dan niet stuurt.

Betekent Payée dat het geld binnen is?

Nee. PD betekent dat de klant een betaling heeft opgestart, en met reden PPD gaat het misschien maar om een deel van het bedrag. Controleer uw rekening en registreer wat binnenkwam met Betaling registreren; het antwoord zelf verandert nooit het saldo van uw factuur.

Kan een klant een factuur weigeren die hij al aanvaard heeft?

Niet via Peppol: na AP kan alleen PD nog volgen. Betwist de klant de factuur daarna, regel het dan rechtstreeks met hem, en reik alleen een creditnota uit als u ermee instemt de factuur te wijzigen.

Is een Belgische onderneming verplicht Invoice Responses te sturen?

Niet in het algemeen: de verplichting van 2026 gaat over het uitreiken en ontvangen van gestructureerde facturen, en antwoorden zijn facultatief in standaard-Peppol. De FOD Financiën vraagt wel om een factuur die niet voor u bestemd is te weigeren, bijvoorbeeld met RE, en een koper die facturen ontvangt in het aparte profiel Billing with response moet op elke factuur antwoorden.

Wat doe ik na een Rejetée?

Lees de opmerking, contacteer de klant en zoek de oorzaak. Moet de factuur zelf veranderen, reik dan een creditnota uit via Peppol en zo nodig een nieuwe factuur; aanvaarden de Belgische regels de reden niet, leg dat dan uit. Stuur nooit hetzelfde factuurnummer opnieuw.

Waarom zie ik geen antwoorden in OrdoGrid?

Meestal stuurt de klant er gewoon geen. Anders staat uw onderneming misschien in Mode : Envoi seul en gaan antwoorden naar de dienstverlener bij wie u geregistreerd bent (als die er is), of zijn ze nog niet opgehaald: klik op Actualiser.

Hoe snel moet een koper antwoorden?

Een koper die Invoice Responses gebruikt, stuurt het eerste antwoord binnen 3 werkdagen na ontvangst van de factuur. Een leverancier die niets hoort, wacht die 3 werkdagen af voor hij vraagt of de factuur is aangekomen.