Peppol BIS Billing 3.0: profiel, identificatoren en documenttypes

Peppol BIS Billing 3.0 is de specificatie die bepaalt hoe een factuur of creditnota moet zijn opgebouwd om via het Peppol-netwerk verstuurd te worden. Het is geen software en geen portaal: het is een regelwerk van OpenPeppol, gebaseerd op de Europese e-facturatienorm EN 16931 en geschreven in de XML-syntaxis UBL 2.1. Sinds 1 januari 2026 maakt het Belgische recht er het standaardformaat van voor gestructureerde B2B-facturen. Versie 3.0.21 is in oktober 2026 van kracht.

Dit referentieartikel legt uit wat een document tot een "BIS Billing"-document maakt, welke identificatoren en typecodes het draagt, hoe versies werken en waarom een ontvanger geregistreerd moet zijn voor facturen en creditnota's. Het is bedoeld voor zaakvoerders, accountants en ontwikkelaars die moeten antwoorden op de vraag "zitten wij op BIS Billing 3.0?". De inhoud veld per veld staat in EN 16931 en UBL: de gegevens op een gestructureerde factuur; een factuur corrigeren in Een Peppol-factuur corrigeren met een gestructureerde creditnota.

Wat Peppol BIS Billing 3.0 is, en wat niet

Een gestructureerde factuur op Peppol bestaat uit verschillende lagen. Elke laag beantwoordt een andere vraag.

CIUS (Core Invoice Usage Specification)

Een specificatie die EN 16931 voor een bepaalde gemeenschap beperkt zonder ermee in strijd te zijn. Peppol BIS Billing 3.0 is een CIUS: elke geldige BIS Billing-factuur is ook een geldige EN 16931-factuur, maar niet omgekeerd.

Drie punten die vaak verkeerd begrepen worden:

• Er bestaat geen Belgische versie. Alleen Denemarken, Duitsland, Griekenland, IJsland, Italië, Nederland, Noorwegen en Zweden hebben nationale regels in de BIS. De enige specifiek Belgische controle is regel PEPPOL-COMMON-R043, die het formaat nagaat van een ondernemingsnummer met schema 0208.
• UBL is verplicht, CII facultatief. De BIS laat een ontvanger toe zich te registreren voor de syntaxis UN/CEFACT CII "alongside the mandatory UBL version" (bijlage B), dus naast de verplichte UBL-versie. Elke ontvanger moet UBL aanvaarden.
• Self-billing is een andere specificatie. Self-billingfacturen en -creditnota's gebruiken Peppol BIS Self-Billing 3.0, met eigen identificatoren (poacc:selfbilling:3.0) en een eigen registratie. Het is geen variant van BIS Billing, en een registratie voor het ene dekt het andere niet. Zie Self-billing in België op Peppol.

Wat de wet vereist. Volgens artikel 13ter van koninklijk besluit nr. 1, van kracht sinds 1 januari 2026, moet een btw-plichtige die verplicht is een gestructureerde factuur uit te reiken, die factuur in Peppol BIS (UBL-versie) opmaken en via het Peppol-netwerk versturen. Een ander formaat of kanaal vereist een akkoord tussen de partijen; de FOD Financiën raadt aan dat akkoord schriftelijk vast te leggen. Ook dan verplicht artikel 13quater u om over de technische middelen te beschikken om Peppol BIS-facturen uit te reiken en te ontvangen.

De identificatoren die een document tot BIS Billing maken

Sommige identificatoren staan in elk document; andere staan in de registratie die verzenders vertelt waar ze moeten leveren. Identificatoren van documenttypes en processen zijn hoofdlettergevoelig en bevatten geen spaties.

Het achtervoegsel ::2.1 hoort alleen in de documenttype-identificator van de registratie. Software die het in cbc:CustomizationID overneemt, wordt voortaan door regel R004 geweigerd. De volledige identificator voor de factuur is urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2::Invoice##urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0::2.1.

Factuur en creditnota: twee documenttypes, één plicht om beide te ontvangen

Op het netwerk zijn een factuur (UBL Invoice) en een creditnota (UBL CreditNote) twee documenttypes. Het toegangspunt van de verzender raadpleegt de SMP van de klant voor het precieze documenttype en proces dat het wil leveren. Vermeldt de registratie van de klant de factuur maar niet de creditnota, dan is er geen leveradres voor de creditnota: facturen komen aan, creditnota's niet.

De regels maken de creditnota niet facultatief voor een ontvanger:

• De BIS gaat ervan uit "that both the invoice and the credit note are exchanged electronically" (sectie 4.1), dus dat factuur en creditnota allebei elektronisch worden uitgewisseld, en stelt dat ontvangende systemen "have to support both", creditnota's en negatieve facturen (sectie 5.6).
• De FOD Financiën zegt dat een credit- of debetnota die een gestructureerde factuur wijzigt, zelf een gestructureerde factuur in hetzelfde formaat is en dus ook via Peppol moet worden verstuurd (specifieke FAQ, vraag 5).
• Artikel 53, § 2bis, vijfde lid, Btw-Wetboek verplicht een in België gevestigde btw-plichtige ontvanger om een gestructureerde factuur te kunnen ontvangen in het formaat waarin ze werd uitgereikt; artikel 13quater van koninklijk besluit nr. 1 vereist dat u Peppol BIS-facturen kunt ontvangen, ook als een ander formaat werd afgesproken.

Onze aanbeveling: beschouw een registratie die facturen vermeldt maar geen creditnota's als een configuratiefout die u met de betrokken provider rechtzet, niet als een geldige keuze.

Typecodes: welke nummers een BIS Billing-document mag dragen

De typecode (BT-3) vertelt de ontvanger wat voor factuur of creditnota het is. Regel PEPPOL-EN16931-P0100 somt de toegelaten factuurcodes op en P0101 de toegelaten creditnotacodes; beide zijn blokkerend. Een ontvanger zonder aparte verwerking voor een code behandelt elke geldige factuurcode als 380 en elke geldige creditnotacode als 381 (BIS sectie 12).

BIS Billing aanvaardt ook een negatieve factuur (type 380 met negatieve totalen) als alternatief voor een creditnota. De verzender kiest een van beide; de ontvanger moet beide aankunnen. OrdoGrid reikt altijd creditnota's uit.

Regels die een BIS Billing-document tegenhouden

De validatie past de regels van EN 16931 en de Peppol-regels toe. Een blokkerende regel (fatal) houdt het document tegen; een waarschuwing niet. Deze selectie toont de regels die met het profiel zelf en met Belgische gegevens te maken hebben. Een concrete foutmelding oplossen staat in Peppol-validatiefouten.

De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur is facultatief in de BIS, maar het Belgische recht vereist dat een creditnota verwijst naar de factuur die ze verbetert (art. 12, koninklijk besluit nr. 1).

Versies: welke nu geldt

"BIS Billing 3.0" is de naam van de specificatie; opeenvolgende versies werken de regels en codelijsten bij zonder de CustomizationID te wijzigen. OpenPeppol publiceert een versie in de lente (mei) en in de herfst (november), en het gebruik wordt ongeveer drie maanden na publicatie verplicht.

Wat 3.0.21 veranderde en een Belgische gebruiker kan merken:

• Profiel 02 "Billing with response", facultatief: de koper moet voor elke factuur of creditnota minstens één Invoice Response sturen. Het vereist een aparte registratie.
• Regel R004 weigert voortaan een CustomizationID met ::.
• Nieuwe waarschuwingen voor foutief opgebouwde Nederlandse identificatoren (0106, 0190, 9944, 0217).
• Codelijsten en EN 16931-regels bijgewerkt: regel BR-CO-25 geschrapt, muntcodes ANG en BGN geschrapt en XCG toegevoegd, omschrijving van ICD 0208 gewijzigd.

Hoe u antwoordt op "zit u op Peppol BIS Billing 3.0?"

Controleer de vier punten hieronder; samen beantwoorden ze de vraag voor uw eigen onderneming of voor een tegenpartij.

De FOD Financiën verwijst ondernemingen naar lookup.peppol.org (Peppol-FAQ, vraag 6). Die tool toont wat een deelnemer kan ontvangen, niet of hij kan verzenden. De Peppol Directory is een vrijwillige index die met vertraging wordt bijgewerkt en bewijst geen van beide.

Peppol BIS Billing in OrdoGrid

OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden en biedt Peppol alleen aan ondernemingen met een btw-nummer dat met BE begint. De Peppol-schermen zijn in elke interfacetaal in het Frans; de labels worden letterlijk geciteerd.

Wat OrdoGrid verstuurt

• UBL 2.1-documenten met de CustomizationID van BIS Billing 3.0 en de ProfileID van profiel 01. OrdoGrid verstuurt geen profiel 02, geen CII en geen self-billingdocumenten.
• Facturen als UBL Invoice met typecode 380, creditnota's als UBL CreditNote met typecode 381 en een verwijzing naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.
• Vóór de levering valideert het elk document tegen het UBL 2.1-schema, de EN 16931-validatieartefacten 1.3.16 en de Peppol BIS Billing 3.0.21-regels.

Wat OrdoGrid registreert als u via OrdoGrid ontvangt

• Activer la réception (ontvangst activeren) registreert 0208: en uw ondernemingsnummer voor BIS Billing 3.0-facturen en -creditnota's (profiel 01), Invoice Responses, MLR en de self-billingfactuur en -creditnota. U hoeft creditnota's niet apart aan te zetten.
• Met Continuer en envoi seul (verder met alleen verzenden) blijft de ontvangst bij uw huidige provider, die beslist wat gepubliceerd wordt: controleer het op lookup.peppol.org.

Uw configuratie en een verstuurd document controleren

1. Open Peppol, tabblad Statut (status). Onder Réception (Inbox) betekent Enregistré (geregistreerd) met een datum bij "Depuis le" (sinds) dat OrdoGrid voor u ontvangt, en het label naast Statut d'inscription Peppol toont Envoi + réception (verzenden en ontvangen). Uitzondering: een oranje waarschuwing meldt dat uw Peppol-ID door een andere provider beheerd wordt; inkomende Peppol-facturen gaan dan naar die provider, niet naar OrdoGrid.
2. Het paneel Annuaire Peppol (Peppol-directory) toont of OrdoGrid uw registratie op het netwerk gevonden heeft: "Votre entreprise est référencée dans l'annuaire Peppol" (uw onderneming staat in de Peppol-directory) of "Votre entreprise n'est pas encore dans l'annuaire Peppol" (uw onderneming staat nog niet in de Peppol-directory). Staat uw onderneming erin, dan toont het uw Identifiant Peppol (Peppol-ID), het Access point de réception (ontvangend access point: Notre access point, dat van OrdoGrid, of Autre prestataire, een andere provider) als dat bekend is en, voor een geregistreerd Belgisch 0208-ID, Nom enregistré (geregistreerde naam), Pays (land) en Documents supportés (ondersteunde documenten), zoals Facture, Note de crédit en Réponse (IMR/MLR). Die labels tonen niet de volledige documenttype-ID's: om te controleren of zowel het factuur- als het creditnotatype met poacc:billing:3.0 gepubliceerd is, zoekt u 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer op lookup.peppol.org op. Meldt het paneel dat u nog niet in de directory staat, dan heeft OrdoGrid uw registratie ook op het netwerk niet gevonden: controleer het op lookup.peppol.org en bij uw provider.
3. Toont het label Envoi seul (alleen verzenden), dan ontvangt OrdoGrid niet voor deze onderneming. Zoek uw 0208:-ID op lookup.peppol.org op. Ontvangt een andere provider voor u, vraag die dan om het creditnotatype te publiceren als het ontbreekt; wordt u helemaal niet gevonden, activeer dan de ontvangst, bijvoorbeeld met Activer la réception.
4. Om een verstuurd document te bekijken, opent u het tabblad Outbox, zoekt u de rij en kiest u XML in het downloadmenu. Aan het begin van het bestand, dat niet in regels is opgedeeld, staan de identificatoren:

<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
<cbc:ID>NC-2026-0019</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-12</cbc:IssueDate>
<cbc:CreditNoteTypeCode>381</cbc:CreditNoteTypeCode>

5. Voor u een eerste creditnota naar een klant stuurt, zoekt u de klant op lookup.peppol.org op en controleert u of het creditnotatype vermeld staat.

Ontwikkelaars halen de uitgewisselde XML op via de publieke API, op GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml. Verzenden en ontvangen stap voor stap instellen staat in Peppol instellen in OrdoGrid.

Rekenvoorbeeld: een creditnota naar een klant die voor beide types geregistreerd is

Atelier Nord SRL, een schrijnwerkerij in Namen (ondernemingsnummer 0123.456.749), stuurde op 15 september 2026 via Peppol factuur F-2026-0231 naar Studio Berg BV in Gent (0456.789.034), op basis van bestelbon PO-2026-342: vier eiken rekken van € 1.250,00, dus € 5.000,00 exclusief btw, € 1.050,00 btw tegen 21 % en € 6.050,00 in totaal, te betalen op 15 oktober 2026. Op 9 oktober spreken de partijen een prijsvermindering van 10 % af wegens een afwerkingsfout.

1. De klant controleren. Op 12 oktober zoekt Julie Lambert, de officemanager, 0208:0456789034 op lookup.peppol.org op. Het resultaat vermeldt de documenttypes Invoice-2::Invoice en CreditNote-2::CreditNote met poacc:billing:3.0.
2. De creditnota aanmaken. In Factures (facturen) vinkt ze F-2026-0231 aan en klikt ze op Note de crédit (creditnota). Ze past de overgenomen regel aan tot "Prijsvermindering, afwerkingsfout", hoeveelheid 4 tegen € 125,00, controleert of Facture d'origine (oorspronkelijke factuur) F-2026-0231 toont, en noteert de reden in Notes.
3. Versturen. Ze klikt op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en klikt op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden).
4. De levering bevestigen. In Peppol → Outbox klikt ze op Vérifier bij de rij: Traité betekent dat het netwerk de creditnota heeft geleverd, niet dat Studio Berg ze aanvaard heeft.

Is F-2026-0231 nog onbetaald, dan toont het paneel Afrekening nu Openstaand € 5.445,00 (€ 6.050,00 − € 605,00).

Variant: de klant is alleen voor facturen geregistreerd. De controle van OrdoGrid vóór het verzenden vindt Studio Berg toch, maar de creditnota kan niet geleverd worden: haar rij in de Outbox bereikt Traité niet. Maak geen tweede creditnota aan. Vraag Studio Berg om zijn provider het creditnotatype te laten publiceren, en zoek de klant opnieuw op tot dat type vermeld staat. Neem daarna contact op met de support van OrdoGrid en geef de getoonde status door (Erreur of Pas sur Peppol) voordat u opnieuw op Envoyer à Peppol klikt: OrdoGrid verstuurt de gearchiveerde creditnota alleen opnieuw als het toegangspunt ze bij de indiening weigerde, niet nadat het ze aanvaard had. Kan de klant de creditnota technisch niet via Peppol ontvangen, dan mag u ze volgens de terugvalregel (art. 53, § 2bis, zesde lid, Btw-Wetboek) op papier of als PDF uitreiken; ze is geldig, en de klant blijft zijn eigen ontvangstplicht schenden (B2B-FAQ van de FOD Financiën, vraag 8). Bewaar het gedateerde opzoekresultaat en verstuur dezelfde creditnota later niet ook nog via Peppol.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken om te bewaren

• De exacte verstuurde en ontvangen XML. In OrdoGrid de download XML op een rij in de Outbox voor een verstuurd document, of in de Inbox voor een ontvangen document; voor meerdere documenten selecteert u de rijen en downloadt u een ZIP met de mappen xml/ en pdf/. Het bewaren van de oorspronkelijke XML wordt sterk aanbevolen: het gestructureerde bestand is de factuur.
• Gedateerde opzoekresultaten. Een schermafbeelding of afdruk van lookup.peppol.org voor uw eigen 0208:-ID met beide documenttypes, na elke wissel van provider, en voor een klant van wie de creditnota niet geleverd kon worden.
• Het tabblad Statut. Een gedateerde schermafbeelding van Réception (Inbox).
• De versie van uw software. De BIS-versie waartegen uw software valideert, bijvoorbeeld in de documentatie of in een schriftelijke verklaring van de leverancier.
• Correspondentie met een klant of zijn provider over een ontbrekend documenttype.

Facturen moeten 7 jaar bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), en 15 of 25 jaar als ze verband houden met de herziening van de btw-aftrek voor onroerende goederen. De wet legt het oorspronkelijke formaat niet op, maar de FOD Financiën raadt sterk aan de oorspronkelijke XML te bewaren. OrdoGrid is geen wettelijk archief: bewaar deze bestanden bij uw boekhouding.

Veelgestelde vragen

Wat is Peppol BIS Billing 3.0?

De specificatie van OpenPeppol voor facturen en creditnota's op het Peppol-netwerk. Ze beperkt de Europese norm EN 16931, gebruikt de syntaxis UBL 2.1 en voegt Peppol-regels en codelijsten toe. Het Belgische recht maakt er sinds 1 januari 2026 het standaardformaat van voor gestructureerde B2B-facturen.

Is Peppol BIS hetzelfde als EN 16931 of UBL?

Nee. EN 16931 legt de gegevens vast, UBL de XML-syntaxis en Peppol BIS Billing de regels om beide op Peppol te gebruiken. Een geldige BIS Billing-factuur is ook een geldige EN 16931-factuur in UBL.

Welke versie van Peppol BIS Billing geldt nu?

In oktober 2026 versie 3.0.21, gepubliceerd op 20 mei 2026 en verplicht sinds 17 augustus 2026. Nieuwe versies verschijnen normaal in mei en november en worden ongeveer drie maanden later verplicht.

Moet ik iets doen bij elke nieuwe versie?

Meestal niet: uw software of provider past de nieuwe regels toe, en de CustomizationID blijft dezelfde. Vraag uw leverancier tegen welke versie hij valideert; OrdoGrid valideert momenteel tegen 3.0.21.

Dekt een registratie voor facturen ook creditnota's?

Nee. Het zijn aparte documenttypes en elk moet geregistreerd zijn. Peppol BIS verwacht dat ontvangers beide verwerken, dus een registratie zonder creditnota's moet rechtgezet worden. OrdoGrid registreert beide wanneer u de ontvangst activeert.

Waarom wordt mijn creditnota niet geleverd terwijl facturen aan dezelfde klant wel aankomen?

Controleer de klant op lookup.peppol.org: vermeldt het resultaat het factuurtype maar niet het creditnotatype, vraag de klant dan zijn provider te contacteren. OrdoGrid valideert de inhoud vóór het verzenden, dus een inhoudelijke fout wordt gemeld voor het document vertrekt. Staan beide types vermeld, contacteer dan de support van OrdoGrid met de status van de rij.

Bestaat er een Belgische versie van Peppol BIS Billing?

Nee. België heeft geen nationale regels in de BIS. De enige specifiek Belgische controle betreft het formaat van het ondernemingsnummer onder schema 0208.

Kan ik self-billingfacturen versturen met BIS Billing?

Nee. Self-billing gebruikt de aparte specificatie Peppol BIS Self-Billing 3.0. OrdoGrid reikt geen self-billingdocumenten uit, maar ontvangst via OrdoGrid registreert wel de self-billingdocumenttypes.