Op tijd betaald worden in België: termijnen, herinneringen en interest

De meeste betalingsachterstanden voorkomt u voor de factuur vertrekt. Spreek een termijn af die de wet toelaat, zet een echte vervaldatum op de factuur en geef de klant betaalgegevens die een bankapp of boekhoudpakket kan overnemen zonder overtikken. Na de vervaldag doen een herinneringsschema met vaste data en kennis van wat het Belgische recht u laat vorderen de rest.

Deze gids is bedoeld voor Belgische zelfstandigen en kleine ondernemingen die met OrdoGrid factureren, en voor wie hun klantbetalingen opvolgt. Hij houdt gescheiden wat de wet oplegt, wat wij aanraden en wat OrdoGrid doet. Een ontvangen betaling registreren, ook een gedeeltelijke, staat stap voor stap in Een factuur opvolgen en een gedeeltelijke betaling registreren. De Belgische betaalreferentie zelf wordt uitgelegd in Wat betekent OGM? Gestructureerde mededeling: controle en gebruik.

Betalingstermijnen: wat het Belgische recht toelaat

Tussen ondernemingen worden betalingstermijnen geregeld door de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, aangescherpt door de wet van 14 augustus 2021 met ingang van 1 februari 2022.

Handelstransactie

Een transactie tussen ondernemingen, of tussen ondernemingen en overheidsinstanties, voor goederen, diensten of werken tegen betaling. Een onderneming is elke organisatie die geen overheidsinstantie is en een zelfstandige economische of beroepsactiviteit uitoefent, ook een eenmanszaak. Verkopen aan consumenten vallen er niet onder.

Wat wij aanraden: leg de termijn schriftelijk vast voor u begint, in de offerte die de klant aanvaardt of in algemene voorwaarden die bij de bestelling worden aanvaard, en zet een datum op de factuur in plaats van alleen "30 dagen". Voorwaarden die pas op de factuur opduiken, zijn makkelijker te betwisten.

OrdoGrid stelt als Échéance (vervaldatum) de factuurdatum plus 30 dagen voor. Dat valt alleen samen met de wettelijke standaardtermijn als de klant de factuur ontvangt op de dag dat u ze uitreikt, zoals bij een Peppol- of e-mailverzending op dezelfde dag.

Maak elke factuur makkelijk te betalen

Geen van deze gegevens is een btw-vermelding volgens koninklijk besluit nr. 1, maar ze bepalen hoe snel het geld binnenkomt. Controleer eerst de btw-vermeldingen in Verplichte vermeldingen op een factuur in België: checklist 2026: een correctie kost meer tijd dan een herinnering.

OrdoGrid instellen

Eenmalig per onderneming

1. Open Profil entreprise (Bedrijfsprofiel, in het profielmenu). Vul onder Informations bancaires (Bankgegevens) uw IBAN in en kies uw bank voor de BIC. Alleen eigenaars en beheerders kunnen deze pagina wijzigen.
2. Schrijf in het tabblad CGV met de Configurateur de CGV par défaut (standaardvoorwaarden opstellen) uw factuurvoorwaarden: betalingstermijn, verwijlinterest, vergoeding, hoe een factuur betwist kan worden.
3. Voor kaartbetalingen, met het Business-abonnement: open Betalingen → Betaallinks. Is er geen Stripe-account gekoppeld, dan toont OrdoGrid Connecter Stripe; plak de sleutels van uw eigen Stripe-account.

Op elke factuur

1. Maak ze aan met Nouvelle facture (Nieuwe factuur) en kies de klant.
2. Vul eerst Date (Datum) in en zet daarna Échéance op de afgesproken datum: wijzigt u de datum, dan wordt de Échéance teruggezet op datum + 30 dagen. Er bestaat geen standaardtermijn per klant.
3. Klik op het betaalblok in de voorvertoning. Controleer in Informations de paiement (Betaalgegevens) het IBAN en de Communication (mededeling), kies QR Code SEPA (overschrijving) of Lien de paiement (online betaling) en klik op Enregistrer (Opslaan).
4. Vervang de standaardtekst in Notes door uw echte voorwaarden.
5. Eist de klant een bestelbon, vink dan eenmalig Exiger un bon de commande pour les factures (Bestelbon vereisen voor facturen) aan in de klantfiche; pas dan verschijnt N° bon de commande onder Documents et Références (Documenten en referenties). Vul het in en vink Inclure dans le PDF aan onder Conditions de vente (Verkoopvoorwaarden).
6. Klik op Envoyer en daarna op Sauvegarder & Envoyer (Opslaan en verzenden): via Peppol voor een zakelijke klant op het netwerk, anders per e-mail. Zie Uw eerste Peppol-factuur versturen in OrdoGrid.

Wat de mededeling en de QR-code bevatten

• Op een nieuwe factuur vult OrdoGrid de Communication met een gestructureerde mededeling op basis van de laatste tien cijfers van het voorgestelde factuurnummer plus de twee controlecijfers modulo 97. Voor F-2026-0042 geeft dat +++002/0260/04240+++.
• U kunt ook eigen tekst invullen. Een leeg veld wordt bij het opslaan opnieuw aangemaakt op basis van het factuurnummer: maak het dus leeg als u het nummer in N° hebt gewijzigd. Dupliquer (Dupliceren) geeft de kopie een nieuwe referentie.
• De QR Code SEPA volgt het formaat van de European Payments Council (EPC069-12): uw naam, IBAN, BIC, het Montant à payer (te betalen bedrag) en de mededeling. OrdoGrid zet de Belgische referentie momenteel in het vrije mededelingsveld van de QR-code; alleen een referentie die met RF begint, komt in het gestructureerde veld. De QR-richtlijnen van Febelfin voor facturen, in België van toepassing sinds 1 februari 2026, plaatsen ze net in het gestructureerde veld (zie Wat betekent OGM? Gestructureerde mededeling: controle en gebruik). Vraag betalers de referentie in hun bankapp te controleren voor ze bevestigen.
• De QR-code vereist een IBAN en ontbreekt op creditnota's en op facturen zonder openstaand bedrag.

Kaartbetalingen met een Stripe-betaallink

• Vereisten: het Business-abonnement (zie de tarievenpagina) en uw eigen Stripe-account. Stripe rekent zijn eigen kosten aan volgens uw Stripe-contract.
• Link maken: kies Lien de paiement en daarna Générer le lien de paiement in Informations de paiement, waar de link verschijnt met Copier le lien (Link kopiëren); of Générer un lien de paiement onder Envoi et Paiement (Verzending en betaling) in de zijbalk van de editor, en dan Copier (Kopiëren) of Ouvrir (Openen). De QR-code op de pdf opent dan de betaalpagina.
• Bedrag: het openstaande bedrag op het moment dat u de link maakte. De link houdt geen rekening met later ontvangen overschrijvingen; controleer hem met Ouvrir voor u hem opnieuw stuurt.
• Afrekening: zodra Stripe de betaling bevestigt, registreert OrdoGrid een kaartbetaling voor het betaalde bedrag in Afrekening en zet de factuur op Payée (Betaald) als er niets meer openstaat. Bezorg uw kostenoverzichten van Stripe aan uw boekhouder.

Via Peppol zitten de betaalgegevens in de factuur zelf

Bij een Peppol-verzending schrijft OrdoGrid de betaalgegevens in de gestructureerde factuur (UBL), zodat de software van de klant de overschrijving met de juiste referentie kan inplannen.

Zonder IBAN op de factuur stuurt OrdoGrid geen betaalinstructies (BT-81, BT-83, BT-84) mee, alleen de vervaldatum (BT-9) en de betalingsvoorwaarden (BT-20). Creditnota's en facturen zonder te betalen bedrag krijgen geen betaalblok. Een bestelbonnummer komt in de kopersreferentie.

Levering, aanvaarding en betaling zijn drie verschillende dingen. Traité in Peppol → Outbox betekent dat het netwerk de factuur heeft afgeleverd, meer niet. De klant kan antwoorden met een Invoice Response, die OrdoGrid bij de factuur toont: UQ (Sous question, in vraag gesteld) of RE (Rejetée, geweigerd) betekent dat u stopt met herinneren en het probleem oplost, en PD (Payée, betaald) is een verklaring van de klant, geen bankbewijs. Zie Peppol-factuurantwoorden: wat betekenen AP, RE, UQ en PD?.

Na de vervaldag: OrdoGrid signaleert, u handelt

Een automatische controle zet een factuur van Envoyée (Verzonden) op En retard (Achterstallig) zodra de dag van haar Échéance begint. Ze stuurt niets naar de klant en berekent geen interest. De herinneringsfasen zijn statussen die u zelf kiest met de actie Statut (Status) in de factuurlijst of in het zijpaneel van de factuur.

Payée en Partiellement payée (Gedeeltelijk betaald) kiest u niet zomaar: ze volgen uit Betaling registreren in Afrekening. Payée verschijnt zodra er niets meer openstaat, in elke fase van Envoyée tot Recouvrement. Partiellement payée verschijnt alleen zolang de factuur niet op En retard staat: daarna blijft een gedeeltelijk betaalde factuur En retard, uw herinneringsfase of Recouvrement tonen, en het saldo blijft zichtbaar in Afrekening. Een factuur die u buiten OrdoGrid verstuurt, blijft Brouillon (Concept) en wordt nooit En retard: zet ze met Statut op Envoyée.

Een herinneringsroutine (onze aanbeveling)

Tussen ondernemingen legt de wet geen herinneringsschema op: de interest en de € 40 gelden zonder herinnering. Met een vaste routine worden de meeste facturen toch zonder geschil betaald.

Stuur herinneringen vanuit uw eigen mailbox met de pdf via de actie PDF; voeg na een gedeeltelijke betaling het Actueel overzicht uit Afrekening toe. Gebruik in elke herinnering dezelfde gestructureerde mededeling en vraag of een bestelbon, een goedkeuring of een geschil de betaling ophoudt. Voor een consument moet de eerste herinnering gratis zijn en moeten er minstens 14 dagen verstrijken voor u kosten aanrekent.

Verwijlinterest en € 40 bij zakelijke klanten

Wat de wet van 2 augustus 2002 bepaalt (art. 2, 5, 6 en 7):

• Wanneer: als u uw eigen verplichtingen bent nagekomen en niet op de vervaldag betaald wordt, brengt het onbetaalde bedrag vanaf de volgende dag van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest op, tenzij de klant bewijst dat hij niet verantwoordelijk is voor de vertraging.
• Waarop: het onbetaalde bedrag, inclusief de btw die op de factuur staat.
• Rentevoet: tenzij anders overeengekomen, de rentevoet van de basisherfinancieringstransacties van de ECB plus 8 procentpunten, afgerond naar het hogere halve procentpunt; de ECB-rente op 1 januari geldt voor het eerste halfjaar, die op 1 juli voor het tweede. De minister van Financiën maakt de rentevoet bekend in het Belgisch Staatsblad.
• 2026: de ECB-rente bedroeg 2,15% op 1 januari en 2,40% op 1 juli 2026 (beleidsrentes van de ECB), wat 10,15% en 10,40% geeft, beide afgerond tot 10,5%. Het officiële cijfer is het bericht van de FOD Financiën voor elk halfjaar; controleer het nieuwe bericht voor 2027.
• € 40: als interest verschuldigd is, wordt het onbetaalde bedrag van rechtswege verhoogd met een forfaitaire vergoeding van € 40 voor invorderingskosten. Een redelijke vergoeding voor andere invorderingskosten, inclusief de rechtsplegingsvergoeding, kan daarbovenop komen.
• Contract: uw voorwaarden mogen een andere rentevoet bepalen. Interest uitsluiten wordt als kennelijk onbillijk beschouwd; de € 40 uitsluiten wordt vermoed kennelijk onbillijk te zijn. Is de schuldenaar een overheidsinstantie, dan geldt de wettelijke rentevoet ongeacht het contract.

Wat wij aanraden: vorder de interest en de € 40 schriftelijk, in de tweede herinnering of de ingebrekestelling, met de berekening. Ervan afzien voor een goede klant is uw keuze. Voeg ze nooit toe aan de oorspronkelijke factuur: een uitgereikte factuur wordt niet herschreven, en OrdoGrid vergrendelt de bedragen zodra er een betaling is of de factuur via Peppol vertrok. Vraag uw boekhouder hoe u de vordering documenteert en boekt.

Rekenvoorbeeld: 60 dagen te laat op F-2026-0042

Atelier Lemaire SRL uit Namen factureert een adviesopdracht aan Verhaegen Logistics BV uit Gent. De aanvaarde offerte bepaalt: betaling binnen 30 dagen na factuurdatum.

1. Vanaf 30 oktober, de vervaldag zelf, toont OrdoGrid En retard; de interest loopt pas vanaf 31 oktober.
2. Op 2 november stuurt Atelier Lemaire een vriendelijke herinnering per e-mail en kiest 1er rappel.
3. Op 16 november vermeldt de tweede herinnering de interest van 10,5% en de € 40: 2e rappel.
4. Op 1 december legt een aangetekende brief een uiterste datum vast op 11 december: Dernier rappel.
5. Op 29 december komt € 2.420,00 binnen met de juiste mededeling. Betaling registreren zet de factuur op Payée.

Atelier Lemaire vordert € 81,77 per brief en laat F-2026-0042 ongewijzigd. Na een gedeeltelijke betaling loopt de interest alleen nog op het onbetaalde saldo. Loopt een achterstand door tot in 2027, controleer dan de rentevoet die voor 2027 is bekendgemaakt.

Consumenten: gratis eerste herinnering en begrensde kosten

Is de klant een consument, dus een natuurlijke persoon die buiten elke beroepsactiviteit koopt, dan geldt boek XIX van het Wetboek van economisch recht: sinds 1 september 2023 voor nieuwe contracten en, volgens de FOD Economie, sinds 1 december 2023 ook voor oudere. In OrdoGrid hebben zulke klanten meestal klanttype Particulier, maar dat type is niet doorslaggevend: een organisatie zonder btw-nummer is geen consument.

• Gratis eerste herinnering. Geen kosten voor de eerste herinnering na een gemiste vervaldag. Bij regelmatige leveringen, zoals een abonnement, zijn herinneringen voor drie onbetaalde vervaldagen per kalenderjaar gratis; voor verdere herinneringen mag u maximaal € 7,50 plus portkosten aanrekenen.
• Op een duurzame gegevensdrager, zoals een brief of e-mail. U moet kunnen bewijzen dat u deze regels hebt nageleefd.
• Inhoud van de eerste herinnering: het openstaande bedrag en het bedrag van het schadebeding dat u vordert als niet binnen 14 dagen wordt betaald; uw naam en ondernemingsnummer; het product of de dienst en de vervaldatum; de termijn van 14 dagen.
• Wachttermijn: minstens 14 kalenderdagen, die ingaan op de derde werkdag na verzending van een papieren herinnering, of op de dag na verzending van een e-mail.
• Daarna: interest van hoogstens de wettelijke B2B-rentevoet (10,5% in 2026) op het openstaande saldo, en/of, alleen als uw voorwaarden er uitdrukkelijk in voorzien, een forfaitaire vergoeding binnen de plafonds hieronder. Een kmo mag de interest dan laten lopen vanaf de dag na verzending van de herinnering.
• Niets anders. Een schadebeding met andere bedragen is verboden en wordt voor niet geschreven gehouden. Een incassobureau voor consumentenschulden moet ingeschreven zijn bij de FOD Economie.

Voorbeeld: mevrouw Claes moet € 400,00 incl. btw betalen op factuur F-2026-0057, vervallen op 30 oktober 2026. Op 3 november vertrekt een gratis herinnering per e-mail; de 14 dagen lopen dus van 4 tot 17 november. Vanaf 18 november mag de onderneming, als de verkoopvoorwaarden het bepalen, maximaal € 30 + 10% × (€ 400,00 − € 150,00) = € 55,00 vorderen, plus interest van hoogstens 10,5% per jaar.

Als de klant nog altijd niet betaalt

Abandonnée is een status, geen boeking: hij wijzigt geen bedrag, maakt geen creditnota aan en verandert niets aan uw btw; het saldo blijft zichtbaar in Afrekening. Wel verdwijnt de factuur uit de openstaande vorderingen en de kasprognose in Boekhouding. De recuperatie van btw op een vordering die oninbaar blijkt, volgt eigen regels: spreek de aanpak en de bewijzen af met uw boekhouder. Wij raden u af een creditnota uit te reiken enkel om een oninbare vordering weg te werken: ze vertelt de klant dat het bedrag niet langer verschuldigd is.

Veelgemaakte fouten

Welke bewijzen u bewaart

De factuur en uw bank- en boekhoudstukken moet u hoe dan ook 7 jaar bewaren (zie Facturen bewaren in België: 7-jarenregel, Peppol-XML en bewijs). Bewaar alle onderstaande stukken minstens tot de vordering betaald of afgesloten is:

• De aanvaarde offerte, het contract of de algemene voorwaarden met de betalingstermijn. Heeft de klant uw offerte online aanvaard door de ondertekende kopie op te laden, dan toont de offerte Accepté; bewaar dat bestand.
• De factuur zoals uitgereikt (Origineel document in Afrekening) en, bij Peppol, haar status in Peppol → Outbox.
• Het bewijs van verzending en ontvangst, zoals de Peppol-afleverdatum of de verstuurde e-mail: de wettelijke standaardtermijn loopt vanaf de ontvangst.
• Elke herinnering met datum en kanaal; bij een consument het bewijs van de verzenddatum van de eerste herinnering.
• De afgiftebewijzen van aangetekende zendingen (en eventuele ontvangstbewijzen), de antwoorden van de klant en eventuele Invoice Responses.
• Bankuittreksels, de Mutatiegeschiedenis in Afrekening, uw Stripe-rapporten, uw interestberekening en het gebruikte rentebericht.

Veelgestelde vragen

Mag ik verwijlinterest aanrekenen als mijn factuur die niet vermeldt?

Bij een zakelijke klant wel: de wet van 2 augustus 2002 kent van rechtswege interest tegen de wettelijke rentevoet en de forfaitaire vergoeding van € 40 toe. Bij een consument is een forfaitaire vergoeding alleen mogelijk als uw voorwaarden er uitdrukkelijk in voorzien, en is eventuele interest begrensd tot de wettelijke B2B-rentevoet; geen van beide mag u aanrekenen vóór de gratis herinnering en de 14 dagen. Zonder beding vraagt u best een advocaat om raad voor u interest vordert.

Wat is de Belgische rentevoet voor betalingsachterstand in 2026?

De wettelijke formule toegepast op de ECB-rentes geeft 10,5% voor beide halfjaren van 2026. Het bindende cijfer is het bericht van de FOD Financiën in het Belgisch Staatsblad voor elk halfjaar.

Verstuurt OrdoGrid automatisch betalingsherinneringen?

Nee. Het zet een verzonden factuur vanaf de vervaldatum op En retard. U kiest zelf de herinneringsstatussen en verstuurt de herinneringen zelf.

Is de vergoeding van 40 euro automatisch verschuldigd?

Tussen ondernemingen is ze van rechtswege verschuldigd zodra verwijlinterest verschuldigd is, maar u moet ze nog altijd vorderen. Ze geldt niet voor consumenten, voor wie alleen de vergoedingen van boek XIX bestaan.

Betekent Traité in de Peppol-outbox dat de klant de factuur heeft aanvaard?

Nee. Het betekent dat het Peppol-netwerk ze heeft afgeleverd. Een aanvaarding, vraag of weigering komt als Invoice Response, en een betaling ziet u alleen op uw bankrekening.

Moet mijn klant de gestructureerde mededeling gebruiken?

Geen enkele wet verplicht de betaler daartoe: het is een Belgische bankstandaard. Herhaal ze in elke herinnering en koppel een betaling zonder mededeling met de hand voor u ze registreert.