Van offerte naar factuur in België: voorschot, mijlpalen en omzetting

Een offerte aanvaarden maakt de btw niet opeisbaar en verplicht u nog niet te factureren. De btw wordt opeisbaar wanneer u de goederen levert of de dienst voltooit, of eerder op elk bedrag dat u vooraf ontvangt, en de factuur moet uiterlijk de 15de van de volgende maand volgen. Een project op offerte levert dus vaak meerdere facturen op (een voorschot, één per mijlpaal, een saldo), allemaal gekoppeld aan dezelfde offerte, en geen enkele mag hetzelfde bedrag of dezelfde btw twee keer aanrekenen.

Deze gids is bedoeld voor Belgische btw-plichtige ondernemingen die hun offertes in OrdoGrid maken en daarna het werk factureren. Wat elk document juridisch betekent, leest u in Factuur, creditnota of offerte, de inhoud van een voorschotfactuur in Voorschotfactuur in België en correcties na verzending in Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren.

Wanneer u elke factuur moet uitreiken

Belastbaar feit

De gebeurtenis die de btw opeisbaar maakt (fait générateur): levering van de goederen, voltooiing van de dienst of van een afgesproken fase. Een bedrag dat u vóór dat moment ontvangt, maakt de btw op dat bedrag eerder opeisbaar. De factuurtermijn loopt vanaf wat eerst komt, niet vanaf de offerte of de bestelling.

Wat de wet vereist

• Termijn. De factuur moet uiterlijk de 15de van de maand na het belastbaar feit uitgereikt worden; voor een voorschot de 15de van de maand na de ontvangst; voor diensten met opeenvolgende afrekeningen of betalingen de 15de van de maand na de periode waarop elk ervan betrekking heeft (koninklijk besluit nr. 1, art. 4).
• Leverings- of betaaldatum. Verschilt die van de factuurdatum, dan vermeldt de factuur de datum van levering of voltooiing (voor een mijlpaal: de datum van goedkeuring) of, voor een voorschot, de datum van ontvangst van de betaling (art. 5, §1, 5°).
• Eerdere facturen. Als meerdere facturen dezelfde handeling betreffen, verwijst elke factuur naar de vorige en mag ze geen btw aanrekenen die al eerder werd aangerekend (art. 5, §1, 11°).
• Formaat. Bent u in België gevestigd en is de klant een btw-plichtige die eveneens in België gevestigd is (sinds de wet van 10 februari 2026 volstaat een Belgisch btw-nummer alleen niet meer), dan zijn voorschot- en fasefacturen sinds 1 januari 2026 net als alle andere facturen gestructureerde e-facturen, standaard via Peppol (art. 53, §2bis Btw-Wetboek noemt de voorschotten uitdrukkelijk). Offertes, betaalverzoeken en pro-formafacturen vallen er niet onder.
• Een betaalde offerte is geen factuur. Betaalt de klant op basis van een offerte of pro forma, dan wordt de btw op dat bedrag opeisbaar en moet u toch een factuur uitreiken.

Wat wij aanraden

• Vraag een voorschot op met een betaalverzoek en factureer het zodra het betaald is: zo ligt de factuurdatum dicht bij het belastbaar feit. Betaalt de klant een voorschot alleen op factuur, spreek de werkwijze dan af met uw boekhouder.
• Of een mijlpaal een fase van de dienst is of een voorschot op het hele project, hangt af van uw contract. Twijfelt u, factureer dan uiterlijk de 15de van de maand na wat eerst kwam, goedkeuring of betaling, en laat het bevestigen door uw boekhouder.
• Zet het facturatieschema (bijvoorbeeld 30/40/30) in de offerte, zodat elke factuur terug te voeren is op een afgesproken fase.

Vier manieren om een offerte te factureren in OrdoGrid

Importer depuis un devis in een nieuwe factuur opent hetzelfde importvenster en koppelt de offerte ook. Alleen offertes met Envoyé of Accepté worden aangeboden.

Zo houdt OrdoGrid bij wat nog te factureren is:

• De lijst Devis (Reste onder het bedrag), het importvenster en de keuzelijst Lier un devis tonen het bedrag dat nog te factureren is, btw inbegrepen, of Entièrement facturé (volledig gefactureerd). Dat bedrag telt alle gekoppelde facturen mee, ontwerpen inbegrepen, en trekt creditnota's niet af. Niets belet u meer te factureren dan de offerte.
• De factuur-pdf drukt het offertenummer af onder Devis de référence (het label volgt de documenttaal: in het Nederlands "Referentieofferte"). Op Peppol is de kopersreferentie het bestelbonnummer, anders de betalingsmededeling, anders het factuurnummer: aan de regel dat elke factuur een kopers- of bestelreferentie draagt, is dus altijd voldaan (PEPPOL-EN16931-R003).

Stap voor stap: van offerte naar verstuurde factuur

1. Klant en offerte voorbereiden

1. Controleer in Klanten (pagina Base Clients) het N° de TVA en het adres. Werkt de klant met bestelbonnen, vink dan Exiger un bon de commande pour les factures (Bestelbon verplicht voor facturen) aan: OrdoGrid vraagt het nummer dan bij elke factuur. Offertes hebben geen bestelbonveld.
2. Klik in Offertes (pagina Devis) op Nouveau devis. Zet het hoofdwerk in de basislijnen en voeg alternatieven toe onder Options du devis met Ajouter une option; aangevinkte opties tellen mee in het totaal en worden gefactureerd. Een voorstelofferte (Devis proposition) volgt dezelfde wegen; ze krijgt een nummer als 2026-LEMMENS-001 wanneer de klant een Slug devis heeft.
3. Controleer Validité (standaard 30 dagen), noteer het facturatieschema in Notes en klik op Envoyer: offertes gaan alleen per Email, met een link naar een antwoordpagina.

2. De aanvaarding vastleggen

• Online. De klant laadt de ondertekende offerte op (pdf, png of jpg, maximaal 5 MB) op een antwoordpagina die alleen in het Frans bestaat; de offerte gaat naar Accepté en bewaart het bestand. Dat is een upload, geen elektronische handtekening, en de klant kan online niet weigeren. De pagina aanvaardt alleen een offerte die op Envoyé staat: bij een vervallen, geweigerde of al aanvaarde offerte vraagt ze de klant contact met u op te nemen.
• Per e-mail, brief of bestelbon. Zet de offerte via Statut op Accepté en bewaar het bewijs; kies Refusé als de klant weigert.
• Slechts enkele opties. Open de offerte vóór het factureren met Modifier en vink precies de opties aan die de klant ondertekende.
• Geldigheid verstreken. Een verstuurde offerte gaat de dag na haar Validité-datum automatisch naar Expiré, en de klant kan ze dan niet meer online aanvaarden. Geldt het aanbod nog, verleng dan de Validité met Modifier (Bewerken): de offerte gaat terug naar Envoyé. Aanvaardde de klant via een ander kanaal, zet ze dan via Statut op Accepté.

3. De factuur maken en controleren

1. Hele offerte: vink ze aan en klik op Convertir en facture. Eist de klant een bestelbon, dan vraagt Bon de commande requis het nummer eerst.
2. In delen: klik op Facturer (eerste deel) of + (volgende delen). Vink in Articles à importer de lijnen aan die u overneemt, klik op Importer n article(s) en pas omschrijving en bedrag aan voor dit deel.
3. Vanuit een betaalverzoek: maak het voorschotverzoek vooraf in Demandes de paiement met Nouvelle demande (het vereist het IBAN van uw onderneming en gaat per e-mail, nooit via Peppol). Zodra het betaald is, klikt u op Facture in de rij, opent u het ontwerp met Modifier en koppelt u de offerte met Lier un devis vóór de verzending via Peppol of de registratie van een betaling; daarna is de koppeling samen met de bedragen vergrendeld.

Controleer vóór het opslaan:

4. Opslaan en versturen

1. Enregistrer legt het factuurnummer vast, ook voor een ontwerp.
2. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt voor een Belgische btw-plichtige klant die op het netwerk gevonden wordt, en klik op Sauvegarder & Envoyer (Opslaan en versturen). De volledige werkwijze staat in Uw eerste Peppol-factuur versturen in OrdoGrid.
3. Heeft de klant al betaald, gebruik dan Betaling registreren in het paneel Afrekening van de factuur.

Zodra een factuur via Peppol verstuurd is of een geregistreerde betaling heeft, zijn de bedragen vergrendeld; wijzigingen lopen via een creditnota.

Rekenvoorbeeld: een project van € 10.000 gefactureerd volgens 30/40/30

Codex Lab BV, een softwarestudio in Leuven, bouwt een klantenportaal voor Transport Lemmens NV in Mechelen. Beide zijn Belgische btw-plichtigen; Transport Lemmens ontvangt via Peppol en werkt met bestelbonnen. De offerte bepaalt: 30 % bij ondertekening, 40 % bij goedkeuring van de testversie en 30 % bij de ingebruikname.

Alleen de vier facturen tellen mee voor de btw; de offertes en het betaalverzoek niet.

1. 12 mei. Offerte D-2026-0058: basislijn "Klantenportaal – analyse, ontwikkeling en ingebruikname", € 10.000,00 tegen 21 %, plus een niet-aangevinkte optie "Module online betalen", € 1.500,00. Validité: 11 juni.
2. 20 mei. De klant laadt de ondertekende offerte op zonder de optie: Accepté. Bestelbon 4500012345 komt per e-mail binnen; Codex Lab vinkt Exiger un bon de commande pour les factures aan op de klantenfiche. Er is nog geen btw opeisbaar.
3. 21 mei. Betaalverzoek DP-2026-0019, "Voorschot 30 % – offerte D-2026-0058": € 3.000,00 + € 630,00 btw = € 3.630,00.
4. 27 mei. De € 3.630,00 komt binnen. De btw op € 3.000,00 is opeisbaar in mei: de factuur moet uiterlijk op 15 juni uitgereikt worden.
5. 28 mei. Facture op het verzoek, bestelbonnummer ingevuld: ontwerp F-2026-0071. Codex Lab wijzigt Date van 21/05/2026 naar 28/05/2026, voegt "Voorschot ontvangen op 27/05/2026" toe in Notes en koppelt D-2026-0058 onder Devis lié. Na het opslaan van de factuur toont de lijst Devis bij de offerte Reste € 8.470,00. Het verstuurt de factuur via Peppol en registreert de € 3.630,00 met Betaling registreren.
6. 8 en 10 juli. De testversie wordt op 8 juli goedgekeurd: deze factuur moet uiterlijk op 15 augustus uitgereikt worden. Op 10 juli neemt het icoon + de basislijn over, hernoemd tot "Mijlpaal 2 (40 %) – testversie goedgekeurd op 08/07/2026 – offerte D-2026-0058", tegen € 4.000,00: F-2026-0098, € 4.840,00. Er blijft € 3.630,00 over.
7. 5 augustus. De klant wil een csv-export voor zijn boekhouder. In plaats van de ondertekende offerte te wijzigen, laat Codex Lab een tweede offerte D-2026-0074 aanvaarden: € 800,00 + € 168,00.
8. 16 september. De ingebruikname, met de csv-export, was op 15 september: beide laatste facturen moeten uiterlijk op 15 oktober uitgereikt worden. Met + op D-2026-0058 maakt Codex Lab F-2026-0120 voor € 3.000,00 + € 630,00, met de notitie "Saldo (30 %) van offerte D-2026-0058 – ingebruikname op 15/09/2026. Eerdere facturen: F-2026-0071 (voorschot) en F-2026-0098 (mijlpaal 2)." In de lijst Devis toont de offerte nu Reste € 0,00, en het importvenster plaatst ze onder Entièrement facturé. Daarna zet het D-2026-0074 om met Convertir en facture en noteert het "Levering van de csv-export op 15/09/2026" in Notes: F-2026-0121, € 968,00, en D-2026-0074 toont Converti. Met de voorgestelde Communication draagt F-2026-0120 de mededeling +++002/0260/12021+++.

De eindfactuur rekent alleen btw aan op het saldo van € 3.000,00; de eerder gefactureerde € 630,00 en € 840,00 worden vermeld, niet opnieuw aangerekend. Een klik op Convertir en facture voor D-2026-0058 die dag was geweigerd: er zijn al drie facturen aan de offerte gekoppeld.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Kan een klant die onder de verplichting valt technisch niet ontvangen via Peppol, dan reikt u de factuur toch uit, als pdf: zie Belgische B2B e-facturatieverplichting 2026. De praktijk rond bestelbonnen staat in Bestelbonnummer (PO) op een Belgische factuur.

Te bewaren bewijsstukken

• De offerte en de aanvaarding: het ondertekende bestand (bewaard bij de offerte in OrdoGrid) of de aanvaardingsmail, plus elke herziene of bijkomende offerte en de bestelbon.
• De goedkeuring van elke mijlpaal en de lijn op het rekeninguittreksel van elk voorschot: zij dateren de belastbare feiten.
• Elke factuur, als pdf en, voor Peppol, de XML uit Peppol → Outbox, gedurende 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025). Wij raden aan de offerte even lang te bewaren.

Selecteer voor uw boekhouder rijen in Factures of Devis en klik op Downloaden (tooltip: Downloaden als ZIP). OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst en geeft geen bewaargarantie.

Veelgestelde vragen

Maakt een ondertekende offerte de btw opeisbaar?

Nee. De handtekening sluit het commerciële akkoord, maar is geen belastbaar feit. De btw wordt opeisbaar bij levering, bij het afronden van een afgesproken fase of bij ontvangst van een betaling, en de factuur volgt uiterlijk de 15de van de volgende maand.

Moet ik het voorschot factureren vóór of na de betaling?

Wettelijk is de betaling het beslissende moment: de btw wordt opeisbaar op het ontvangen bedrag en de factuur moet uiterlijk de 15de van de volgende maand uitgereikt worden. Wij raden eerst een betaalverzoek aan en de factuur zodra er betaald is; eist uw klant eerst een factuur, spreek de werkwijze dan af met uw boekhouder.

Kan het offertenummer het factuurnummer worden?

Nee. Offertes en facturen hebben in OrdoGrid aparte reeksen (standaard D- en F-), en de factuur krijgt het volgende nummer uit de factuurreeks. Het offertenummer staat op de factuur onder Devis de référence.

Hoe trek ik het voorschot af op de eindfactuur?

Factureer alleen het resterende bedrag en vermeld de nummers van de eerdere facturen in Notes. De eindfactuur mag geen btw opnieuw aanrekenen die al gefactureerd werd, en OrdoGrid aanvaardt geen negatieve factuurlijnen.

De klant aanvaardde slechts enkele opties. Wat factureer ik?

Alleen wat aanvaard werd. Vink de aanvaarde opties aan op de offerte vóór de omzetting, of vink de andere lijnen uit in het importvenster als u Facturer gebruikt.

De offerte is vervallen maar de klant wil het werk nog. Wat nu?

Gelden de prijzen en btw-tarieven nog, verleng dan de geldigheidsdatum met Modifier: de offerte gaat terug naar Envoyé en de klant kan ze online aanvaarden. Aanvaardde de klant al schriftelijk, zet de offerte dan via Statut op Accepté. Dupliceer ze anders, werk de prijzen bij en verstuur de nieuwe offerte ter aanvaarding.

Kan ik een offerte per vergissing twee keer omzetten?

Convertir en facture weigert een tweede volledige omzetting, en ook de omzetting van een offerte waaraan al een factuur gekoppeld is. Facturer en het +-icoon houden u niet tegen: controleer de kolom Facture en het resterende bedrag vóór het opslaan.

Kan ik een offerte via Peppol versturen?

Nee. De Belgische verplichting geldt voor facturen en de creditnota's die ze corrigeren, en OrdoGrid biedt Peppol alleen voor die twee aan. Verstuur de offerte per e-mail.