Buitenlandse klanten factureren: EU-diensten, EU-goederen en uitvoer

Verkoopt een Belgische onderneming aan een onderneming in het buitenland, dan rekent ze meestal geen Belgische btw aan, maar niet overal om dezelfde reden: voor diensten aan een onderneming in de EU geldt verlegging van heffing, terwijl goederen die naar een EU-onderneming worden verzonden en goederen die buiten de EU worden uitgevoerd, vrijgesteld zijn, op voorwaarde dat u het vervoer kunt bewijzen. Elk geval heeft een eigen vermelding op de factuur, eigen bewijsstukken en een eigen plaats in uw btw-aangifte. De tabel hieronder geeft het korte antwoord, de volgende delen geven de voorwaarden.

Dit naslagartikel is bedoeld voor freelancers, consultants, kleine exporteurs en hun boekhouders. Het gaat over zakelijke klanten (B2B); verkopen aan consumenten in andere EU-landen worden enkel gesignaleerd. De Belgische regelingen staan in btw-regelingen op Belgische facturen, alle algemene vermeldingen in wettelijke vermeldingen op een Belgische factuur, en de keuze van het kanaal in buitenlandse klanten en leveranciers op Peppol.

Kort antwoord: wat geldt voor elke klant in het buitenland

De roosters komen uit de handleiding bij de periodieke aangifte van de FOD Financiën, de codes van de opgave uit haar pagina over de intracommunautaire opgave. De tabel geeft de algemene regels: werken aan onroerend goed, evenementen en enkele andere diensten volgen andere regels, zie de bijzondere gevallen verder.

Ga eerst na of uw klant een onderneming is

Of u zonder Belgische btw mag factureren, hangt af van de status van de klant, en u moet die kunnen aantonen.

• Klant in de EU. U mag de klant als belastingplichtige beschouwen als hij u zijn btw-nummer heeft meegedeeld en u bevestiging hebt gekregen dat het nummer, de naam en het adres geldig zijn (uitvoeringsverordening 282/2011, art. 18). In de praktijk: controleer het nummer in de VIES-toepassing van de Europese Commissie en bewaar het resultaat. De FOD Financiën verwijst naar VIES of een attest via MyMinfin.
• Nog geen geldig nummer. Heeft de klant er een aangevraagd, dan kan ander bewijs dat hij een onderneming is, met redelijke controles, volstaan (art. 18, lid 1, b). Deelt hij geen nummer mee, dan mag u hem als niet-belastingplichtige behandelen; voor diensten onder de algemene regel betekent dat Belgische btw.
• Klant buiten de EU. Een attest van zijn belastingdienst, zijn btw- of ondernemingsnummer, of ander bewijs dat hij een onderneming is, met redelijke controles (art. 18, lid 3).

Diensten aan een onderneming in een ander EU-land

De regel. Een dienst aan een onderneming wordt gelokaliseerd waar die onderneming gevestigd is, of bij de vaste inrichting die de dienst ontvangt (btw-richtlijn, art. 44; art. 21, §2 Btw-Wetboek). Is de dienstverrichter in dat land niet gevestigd, dan is de klant daar de btw verschuldigd (art. 196). U rekent geen Belgische btw aan, en de Belgische factureringsregels gelden voor uw factuur (art. 219 bis; zie ook Your Europe, grensoverschrijdende btw).

Verlegging van heffing (autoliquidation, reverse charge)

De klant, niet de leverancier, geeft de btw op de handeling aan en betaalt ze in zijn eigen aangifte. De factuur van de leverancier vermeldt geen btw-bedrag, maar moet aangeven dat de klant de btw verschuldigd is.

De factuur moet vermelden (koninklijk besluit nr. 1, art. 5 §1):

• het btw-nummer waaronder de klant de dienst heeft ontvangen (4°, a);
• ‘Btw verlegd’ in het Nederlands of ‘Autoliquidation’ in het Frans, in plaats van het tarief en het btw-bedrag (9°bis);
• de gewone vermeldingen, waaronder de aard van de diensten, de eenheidsprijs exclusief btw en de maatstaf van heffing;
• de datum of periode van de dienst als die verschilt van de uitreikingsdatum (5°), bijvoorbeeld ‘Prestaties september 2026’.

Termijn. Reik de factuur uiterlijk uit op de 15de van de maand na de maand van de dienst (KB nr. 1, art. 4 §1; btw-richtlijn, art. 222). De factuur is verplicht, ook zonder btw: elke handeling voor een andere onderneming vereist er een (art. 220).

Goederen naar een onderneming in een ander EU-land

De regel. Een levering van goederen is vrijgesteld als intracommunautaire levering (art. 39bis Btw-Wetboek; richtlijn, art. 138) wanneer:

1. de goederen vanuit België naar een ander EU-land worden verzonden of vervoerd, door u, door de klant of door een vervoerder voor een van beiden;
2. de klant een onderneming is die in een ander EU-land voor btw is geïdentificeerd en u dat btw-nummer heeft meegedeeld;
3. u de levering correct opneemt in uw intracommunautaire opgave. Volgens artikel 138, lid 1 bis, van de richtlijn verliest u de vrijstelling bij een ontbrekende of onjuiste opgave, tenzij u die tekortkoming kunt verantwoorden.

Bewijs van vervoer. Uitvoeringsverordening 282/2011 (art. 45 bis) vermoedt dat de goederen België hebben verlaten als u twee niet-tegenstrijdige documenten van twee onafhankelijke partijen hebt: vervoersdocumenten zoals een ondertekende CMR, een cognossement of de factuur van de vervoerder, of een daarvan samen met een verzekeringspolis of een bankbewijs van de betaling van het vervoer. Vervoert de klant de goederen zelf of laat hij ze door een vervoerder voor zijn rekening ophalen, dan hebt u ook zijn schriftelijke verklaring over de aankomst nodig, die hij u uiterlijk de 10de van de volgende maand moet bezorgen. Buiten dat vermoeden blijft de bewijslast bij u: vraag uw boekhouder welke andere bewijzen aanvaard worden.

De factuur moet vermelden: het btw-nummer van de klant in het andere EU-land (4°, b) en een verwijzing naar de vrijstellingsbepaling of een andere vermelding dat de levering vrijgesteld is (10°). Ze mag geen vereenvoudigde factuur zijn en moet uiterlijk de 15de van de maand na de levering worden uitgereikt (KB nr. 1, art. 4 §2 en art. 13).

Klanten buiten de EU: uitvoer en diensten

Uitgevoerde goederen zijn vrijgesteld wanneer ze buiten de EU worden verzonden of vervoerd (art. 39 Btw-Wetboek; richtlijn, art. 146). De douane-uitvoeraangifte moet verwijzen naar uw verkoopfactuur, of naar een verzendingsstuk met alle vermeldingen van de factuur (KB nr. 18, art. 2, vervangen door het koninklijk besluit van 17 december 2025, Belgisch Staatsblad van 31.12.2025). De factuur bevat de verwijzing naar de vrijstelling. Wij raden aan ook het bewijs van de douane of uw expediteur te bewaren dat de goederen de EU hebben verlaten.

Diensten aan een onderneming buiten de EU worden volgens dezelfde algemene regel gelokaliseerd waar de klant gevestigd is: er is geen Belgische btw verschuldigd. Ze komen niet in de intracommunautaire opgave; de handleiding van de FOD Financiën plaatst handelingen in het buitenland die recht op aftrek geven in rooster 47. Wij vonden geen voorgeschreven Belgische formule voor deze facturen. Wij raden een korte uitleg aan, bijvoorbeeld ‘Dienst niet onderworpen aan Belgische btw – plaats van de dienst buiten België (art. 21 §2 Btw-Wetboek)’, af te spreken met uw boekhouder. Sommige diensten volgen een regel van werkelijk gebruik en werkelijke exploitatie (art. 21 §4 Btw-Wetboek, bijvoorbeeld goederenvervoer).

Aangiften: wat uw boekhouder van u nodig heeft

OrdoGrid maakt geen btw-aangifte en geen opgave. Bezorg uw boekhouder per periode de facturen en de btw-nummers van de klanten.

Termijnen in 2026 (btw-kalender van de FOD Financiën): maandaangiften en maandopgaven uiterlijk de 20ste van de volgende maand (september 2026: 20 oktober 2026); kwartaalaangiften en kwartaalopgaven uiterlijk de 25ste van de maand na het kwartaal (3de kwartaal 2026: 25 oktober 2026). Een kwartaalaangever moet toch maandelijkse opgaven indienen zodra zijn intracommunautaire leveringen van goederen en driehoeksverkopen in het lopende kwartaal of in een van de vier vorige kwartalen meer dan € 50.000 bedragen. Voor een periode zonder op te nemen handelingen dient u geen opgave in.

Peppol of e-mail voor een buitenlandse klant

Wat de wet zegt. De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturatie, van kracht sinds 1 januari 2026, geldt voor facturen tussen ondernemingen die in België gevestigd zijn: de klant moet in België gevestigd zijn (zetel of vaste inrichting) en u zijn Belgische btw-nummer meedelen. Facturen aan klanten in het buitenland, binnen of buiten de EU, vallen erbuiten; voor intra-EU-handelingen komen e-facturatie en digitale rapportering er met het Europese ViDA-pakket vanaf 1 juli 2030 (FAQ e-reporting van de FOD Financiën). Een pdf per e-mail is voor deze klanten een geldige factuur.

Peppol blijft mogelijk. Volgens de FAQ van de FOD Financiën geldt publicatie op Peppol als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen, en toont de Peppol Directory welke klanten, ook internationale, klaar zijn om te ontvangen. OrdoGrid zoekt de klant bij het verzenden op aan de hand van zijn btw-nummer, met de Peppol-identificatieschema's van zijn land. Een klant die alleen onder een andere identificatiecode is ingeschreven, zoals een Nederlands KvK-nummer, een Franse SIRET of een Duitse Leitweg-ID, wordt mogelijk niet gevonden. Tips staan in een Peppol-deelnemer opzoeken.

Stap voor stap in OrdoGrid

De klant aanmaken

1. Open Klanten, klik op Ajouter un client (klant toevoegen) en kies Assujetti à la TVA (btw-plichtig).
2. Typ het N° de TVA (btw-nummer) met het landprefix, bijvoorbeeld NL854123763B01. Zonder prefix herkent OrdoGrid geen buitenlandse klant.
3. Wacht op de opzoeking. Toont de kaart VIES (UE), klik dan op Pré-remplir (vooraf invullen). Numéro de TVA invalide (ongeldig btw-nummer) betekent dat VIES het nummer niet bevestigt: stop en controleer het met de klant. Erreur lors de la recherche (fout bij het opzoeken) verschijnt als VIES niet bereikbaar is en bij nummers buiten de EU, zoals CHE… of GB…: vul Nom de l'entreprise, het adres en Pays zelf in.
4. Controleer Nom de l'entreprise, het adres en Pays, en klik op Créer le client.

De factuur opmaken

1. Open Facturen in de zijbalk (pagina Factures), klik op Nouvelle facture (nieuwe factuur) en kies de klant met Sélectionner un client (klant selecteren).
2. Voeg alle lijnen toe met Ajouter un article, met de eenheidsprijs exclusief btw en de periode van de dienst in de Description. Verschilt de datum van levering of van voltooiing van de dienst van de factuurdatum, klik dan op Date de livraison / prestation onder Échéance in het paneel Récapitulatif en vul die datum in; voor een periode de einddatum ervan. De datum wordt in de kop van het document afgedrukt (op Nederlands-, Engels- of Duitstalige documenten: Datum levering / dienst, Delivery / service date, Liefer- / Leistungsdatum).
3. Open in de zijbalk Récapitulatif het onderdeel Options de TVA. De banner Client étranger (NL) verschijnt wanneer het land van uw btw-nummer verschilt van dat van de klant.
4. Zet Traitement TVA (btw-behandeling) op de optie uit de tabel ‘Kort antwoord’. Alle lijnen springen naar 0%: controleer of de btw-kolom van elke lijn 0% toont en of het TVA-totaal onder Totaux (totalen) 0,00 is.
5. Zet de wettelijke basis in Notes (zie het volgende kader) en controleer het resultaat met Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld).

De naam van het veld (Traitement TVA, BTW-behandeling, VAT treatment of MwSt.-Behandlung), de namen van de opties en de gedrukte teksten volgen Profil entreprise → Langue des documents (taal van de documenten):

In het Peppol-bestand worden dat de btw-categorieën AE, K en G, met de bijbehorende VATEX-vrijstellingscodes. Autoliquidation wordt alleen aangeboden als het btw-nummer van de klant een ander landprefix heeft dan het uwe. Livraison intracommunautaire en Export worden altijd aangeboden.

Verzenden

1. Klik op Envoyer (verzenden). Wordt de klant gevonden, dan is Envoi électronique via Peppol aangevinkt. Anders ziet u Peppol — ignoré (Peppol overgeslagen) met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (de klant is niet ingeschreven op het Peppol-netwerk): vink Email aan.
2. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). Er is geen automatische terugval op e-mail wanneer Peppol wordt overgeslagen.

Voor een Livraison intracommunautaire eisen de Peppol-regels ook een werkelijke leveringsdatum of een factuurperiode, en een land van levering (BR-IC-11 en BR-IC-12). OrdoGrid stuurt altijd beide mee: de datum uit Date de livraison / prestation of anders de factuurdatum (voor een creditnota die van de gecrediteerde factuur), en het land van het adres van de klant. Vul de werkelijke leveringsdatum in als die verschilt van de factuurdatum; de factuur kan dan via Peppol vertrekken als de klant daar gevonden wordt, en anders via Email. Een creditnota op een factuur die buiten OrdoGrid werd uitgereikt, wordt geweigerd tot u die datum invult.

Diensten aan een onderneming buiten de EU hebben geen aparte optie: Export zet een uitvoertekst op de factuur, en Autoliquidation verschijnt alleen als het nummer van de klant een buitenlands prefix heeft, zoals CHE of GB. Spreek de optie af met uw boekhouder en zet de hierboven aanbevolen uitleg in Notes.

Vreemde munt. Een factuur mag in elke munt worden opgemaakt, maar als er Belgische btw verschuldigd is, moet het totale btw-bedrag ook in euro worden uitgedrukt (KB nr. 1, art. 5 §1 9°; richtlijn, art. 230). Het Europese recht laat toe de laatste koers van de Europese Centrale Bank te gebruiken op het moment dat de btw opeisbaar wordt (richtlijn, art. 91). OrdoGrid heeft geen muntkeuze en zet geen omrekening naar euro op de factuur: een factuur staat in EUR, behalve als ze uit een project, een document in een andere munt of de API komt, en betalingen kunnen in EUR, USD, GBP of JPY worden geregistreerd. Op facturen met verlegging of vrijstelling is het btw-totaal nul, maar uw boekhouder rekent de bedragen toch om voor de aangifte en de opgave.

Uitgewerkt voorbeeld: een Gentse ontwikkelaar factureert een Amsterdamse bv voor september

Lotte Verhaegen is zelfstandig webontwikkelaar in Gent, btw-nummer BE 1023.456.797, en dient kwartaalaangiften in. Haar documenten zijn in het Nederlands. Haar klant Grachtwerk B.V., Herengracht 210, 1016 BS Amsterdam, gaf haar het btw-nummer NL854123763B01. Ze controleerde het op 1 oktober 2026 in VIES en bewaarde de bevestiging.

• Factuur: F-2026-0087, gedateerd vrijdag 2 oktober 2026, vervaldag 1 november 2026 (standaard 30 dagen in OrdoGrid). De wettelijke termijn liep tot 15 oktober 2026.
• In OrdoGrid: met Nederlandstalige documenten heet het veld BTW-behandeling en de optie Verlegging; op de pdf staat ‘Btw verlegd’. Lotte vult 30 september 2026, het einde van de periode in de lijnen, in bij Datum levering / dienst en zet de wettelijke basis, ‘Btw verlegd – art. 21 §2 Btw-Wetboek’, in Notes.
• Verzenden: Grachtwerk wordt niet gevonden op Peppol; Lotte vinkt Email aan en klikt op Sauvegarder & Envoyer.
• Aangiften: de diensten werden in september voltooid; haar boekhouder geeft € 9.970,00 aan in rooster 44 van de aangifte over het 3de kwartaal 2026 en onder code S voor NL854123763B01 in de opgave van hetzelfde kwartaal, uiterlijk op 25 oktober 2026. Grachtwerk geeft de Nederlandse btw aan in zijn eigen aangifte.
• Vergelijking: had Grachtwerk geen btw-nummer meegedeeld (en niet aangetoond dat het er een had aangevraagd), dan zou Lotte het als niet-belastingplichtige klant mogen behandelen en zou Belgische btw gelden: 21% × € 9.970,00 = € 2.093,70, in totaal € 12.063,70.

Variant met goederen. Mosan Précision SRL in Herstal, btw-nummer BE 0876.543.270, verkoopt 40 hydraulische koppelingen aan € 62,50 (€ 2.500,00) aan Feinmechanik Kessler GmbH in Aken, btw-nummer DE298765435. Een vervoerder haalt ze op 21 september 2026 op. Factuur F-2026-0143 is op dezelfde dag gedateerd, onder Livraison intracommunautaire, btw € 0,00, verzonden per e-mail. Mosan bewaart de ondertekende CMR en het bankafschrift met de betaling van de vervoerder. Ze geeft € 2.500,00 aan in rooster 46 en onder code L in de aangifte en de opgave over de periode waarin 21 september 2026 valt.

Bijzondere gevallen om met uw boekhouder te bekijken

Fouten om te vermijden

Bewijsstukken om te bewaren

• De VIES-bevestiging of het MyMinfin-attest voor elke EU-klant; voor klanten buiten de EU hun registratienummer, een attest of ander bewijs dat het om een onderneming gaat.
• Het contract, de bestelling of de urenstaten die tonen wat u hebt geleverd, aan wie en wanneer.
• Voor goederen: twee niet-tegenstrijdige documenten van twee partijen die onafhankelijk zijn van u, van de klant en van elkaar (twee vervoersdocumenten, of één vervoersdocument samen met een verzekeringspolis of een bankbewijs van de betaling van het vervoer), plus de schriftelijke verklaring van de klant als hij de goederen zelf vervoert of laat ophalen.
• Voor uitvoer: de uitvoeraangifte die naar uw factuur verwijst, en het bewijs dat de goederen de EU hebben verlaten.
• Elke factuur en creditnota: de pdf en, bij verzending via Peppol, de XML (Peppol → Outbox). Selecteer in Facturen (pagina Factures) de lijnen en klik op Downloaden (tooltip: Downloaden als ZIP) voor uw boekhouder.

Bewaar facturen 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025). OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst: bewaar zelf kopieën.

Veelgestelde vragen

Moet ik Belgische btw aanrekenen aan een zakelijke klant in een ander EU-land?

Voor diensten onder de algemene regel niet: de klant voldoet de btw in zijn land, en uw factuur vermeldt zijn btw-nummer en ‘Btw verlegd’ of ‘Autoliquidation’. Voor goederen niet als ze naar een ander EU-land worden vervoerd, de klant u een geldig EU-btw-nummer gaf en u de levering in de opgave vermeldt. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld voor werken aan onroerend goed en evenementen.

Welke exacte vermelding moet een factuur met verlegging dragen?

‘Btw verlegd’ in het Nederlands of ‘Autoliquidation’ in het Frans, in plaats van het tarief en het btw-bedrag, plus het btw-nummer van de klant. OrdoGrid drukt die vermelding af op Nederlandstalige en Franstalige documenten; Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling.

Moet ik facturen aan buitenlandse klanten via Peppol versturen?

Nee. De Belgische verplichting geldt niet voor klanten in het buitenland; een pdf per e-mail is geldig. U mag Peppol gebruiken als de klant er ingeschreven is, ook voor een intracommunautaire levering van goederen: OrdoGrid stuurt dan de leveringsdatum en het land van levering mee die Peppol vereist. Europese regels voor intra-EU-e-facturatie gelden vanaf 1 juli 2030.

Wat als het btw-nummer van de klant niet geldig is in VIES?

Voor diensten onder de algemene regel factureert u pas zonder btw als VIES het nummer bevestigt of, als de klant aantoont dat hij er een heeft aangevraagd, met ander bewijs dat hij een onderneming is (uitvoeringsverordening 282/2011, art. 18, lid 1, b); anders rekent u Belgische btw aan. Voor goederen vereist de intracommunautaire vrijstelling een btw-nummer dat geldig is in een ander EU-land: ander bewijs volstaat niet, dus rekent u Belgische btw aan zolang het nummer niet geldig is.

Reken ik btw aan een klant in het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland of de Verenigde Staten?

Niet voor diensten onder de algemene regel aan een onderneming daar, en niet voor goederen die u uitvoert. Die handelingen komen in rooster 47 van uw aangifte en niet in de intracommunautaire opgave.

Mag ik in Amerikaanse dollar factureren?

Ja, elke munt is toegestaan, maar verschuldigde Belgische btw moet ook in euro worden uitgedrukt. OrdoGrid heeft geen muntkeuze: facturen staan in euro, behalve als ze uit een project, een document in een andere munt of de API komen.