Uw eerste Peppol-factuur versturen in OrdoGrid

Deze gids begeleidt u bij uw eerste Peppol-factuur in OrdoGrid: van de controle of uw onderneming mag versturen tot het lezen van het resultaat en het bewaren van de bestanden. Ga uit van een echte opdracht tegen de afgesproken prijs: OrdoGrid heeft geen Peppol-testmodus, dus alles wat u verstuurt, komt bij uw klant aan.

De volledige inrichting staat in Peppol instellen in OrdoGrid. Veel schermteksten blijven Frans, in welke taal de interface ook staat; u vindt ze hieronder letterlijk, met een vertaling waar dat helpt.

De veldnamen in het voorbeeld van de factuur (N°, Échéance, Sous-total HTVA, Total TVAC, Montant à payer, Communication en de namen van de btw-regelingen) volgen Profil entreprise → Langue des documents (documenttaal), niet de taal van de interface. Deze gids toont ze met Franstalige documenten, de standaardinstelling; met Nederlandstalige documenten leest u Nr., Vervaldatum, Subtotaal excl. BTW, Totaal incl. BTW, Te betalen bedrag en Mededeling. Een onderneming met exploitatiezetel in het Nederlandse taalgebied moet de verplichte vermeldingen op haar facturen in het Nederlands opstellen (Vlaams decreet van 19 juli 1973).

Moet deze factuur via Peppol?

Wat de wet oplegt. Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde btw-plichtige een gestructureerde elektronische factuur uitreiken aan een klant die eveneens in België gevestigd is (zetel of vaste inrichting) en er voor btw geïdentificeerd is (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026). Standaard is dat Peppol BIS via het Peppol-netwerk (art. 13ter koninklijk besluit nr. 1); een ander EN 16931-formaat vraagt een akkoord. De gestructureerde factuur is dan de enige wettelijke factuur; een pdf-kopie is facultatief (B2B-FAQ van de FOD Financiën).

1. Controleer of uw onderneming kan versturen

1. Controleer in Profil entreprise (Bedrijfsprofiel; alleen eigenaars en beheerders kunnen deze pagina wijzigen) Nom de l'entreprise, Adresse, IBAN en Numéro de TVA (Optionnel). Het formulier noemt het btw-nummer optioneel, maar een btw-plichtige moet het op elke factuur vermelden (art. 5, § 1, 2°, koninklijk besluit nr. 1), en OrdoGrid verstuurt via Peppol alleen voor een nummer dat met BE begint. Vennootschappen en verenigingen zetten hun rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer en de vermelding RPR gevolgd door de bevoegde ondernemingsrechtbank in het profielveld Mentions légales (pied de page des factures), zoals artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen vereist: OrdoGrid drukt die tekst af in de voettekst van elke factuur-pdf en verstuurt hem in de Peppol-factuur als aanvullende juridische informatie over de verkoper (BT-33).
2. Open Peppol. Zolang uw btw-nummer niet gemachtigd is, ziet u Autorisation Peppol: typ de Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). Dit is een getypte bevestiging, geen gekwalificeerde elektronische handtekening; onderteken alleen als u de onderneming mag verbinden.
3. Kies op Réception Peppol voor Activer la réception (ontvangst activeren) of Continuer en envoi seul (alleen verzenden). Verzenden werkt in beide gevallen. Ziet u Déjà inscrit sur le réseau Peppol, dan ontvangt een andere provider al voor u: ga verder met alleen verzenden.
4. Controleer in Peppol → Statut dat Envoi (Outbox) op Autorisé (gemachtigd) staat.

Ontvangen is optioneel in OrdoGrid, niet in de wet: elke btw-plichtige die onder de verplichting valt, moet gestructureerde facturen kunnen uitreiken en ontvangen (art. 13quater koninklijk besluit nr. 1). Wie die technische middelen mist, riskeert een boete van € 1.500, bij een tweede inbreuk € 3.000 en daarna telkens € 5.000 (koninklijk besluit nr. 44).

2. Identificeer de klant correct

Factureer de onderneming die de opdracht gaf (de vennootschap zelf, of de zelfstandige in eigen naam), niet een contactpersoon of handelsnaam. Vraag de officiële naam, het btw-nummer (BE gevolgd door het ondernemingsnummer van tien cijfers; recente nummers beginnen met 1), het zeteladres, een eventueel bestelnummer en een e-mailadres voor factuurvragen. Controleer ook of de klant in België gevestigd is: een BE-btw-nummer alleen bewijst dat niet.

Klik in Base Clients (klantenbestand) op Ajouter un client (klant toevoegen), kies Assujetti à la TVA (btw-plichtig) als Type de client en typ het N° de TVA (btw-nummer). OrdoGrid vult naam en adres in uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO; badge Registre belge (BCE)) of VIES; vergelijk ze met de gegevens van de klant. Werkt de klant met bestelbonnen, vink dan Exiger un bon de commande pour les factures aan, zodat de factuur het veld N° bon de commande toont.

Een klantfiche heeft geen veld voor een Peppol-ID: OrdoGrid zoekt de klant bij het verzenden op aan de hand van zijn btw-nummer. Wilt u vooraf controleren, dan verwijst de FOD Financiën naar lookup.peppol.org: typ 0208: gevolgd door de tien cijfers van het ondernemingsnummer, zonder BE, punten of spaties, bijvoorbeeld 0208:0123456749 (zie Peppol-deelnemer opzoeken). Een resultaat toont dat de klant kan ontvangen, niet of hij kan verzenden.

3. Maak en controleer de factuur

1. Open Facturen (pagina Factures), klik op Nouvelle facture (nieuwe factuur) en op Sélectionner un client (klant selecteren).
2. Controleer N°, Date en Échéance (vervaldag; standaard factuurdatum plus 30 dagen). De wet vereist een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat elke factuur eenduidig identificeert (art. 5, § 1, 1°, koninklijk besluit nr. 1). OrdoGrid stelt het volgende nummer voor, bijvoorbeeld F-2026-0001, en legt het vast bij de eerste opslag, ook voor een concept. Hebt u dit jaar al met een ander programma gefactureerd, zet die reeks dan voort of begin een duidelijk aparte reeks en verwittig uw accountant: OrdoGrid dwingt geen nummering zonder gaten af.
3. Voeg regels toe met Ajouter un article (artikel toevoegen). Benoem de dienst en de periode („Websiteonderhoud — september 2026”): de wet vereist de aard van de dienst en de datum ervan wanneer die verschilt van de factuurdatum. Klik in dat geval ook op Date de livraison / prestation (datum levering / dienst) onder Échéance in het paneel Récapitulatif en vul bijvoorbeeld de laatste dag van de gefactureerde maand in.
4. Prix Unitaire (eenheidsprijs) is standaard exclusief btw. Bij een prijs inclusief btw vinkt u Prix unitaires TVAC (TVA incluse) aan onder Totaux; een centverschil verschijnt als Arrondi (afronding). Via Peppol bevat de XML de eenheidsprijs exclusief btw die een volledige factuur vereist (art. 5, § 1, 8°, koninklijk besluit nr. 1), maar de pdf toont in deze modus prijzen inclusief btw (kolom Prix TVAC). Wordt de pdf de wettelijke factuur, bijvoorbeeld bij de terugvaloptie, vink het vakje dan uit vóór u de factuur uitreikt: de pdf toont dan eenheidsprijzen exclusief btw en de bedragen veranderen niet. Meer: prijzen inclusief btw, kortingen en afronding.
5. Gebruik het tarief dat uw accountant bevestigde (standaard 21 % in OrdoGrid) en laat Options de TVA (btw-opties) op Standard staan. Valt u onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, kies dan Régime de la franchise de taxe: elke regel gaat naar 0 % en er wordt geen btw aangerekend. Régime cocontractant (medecontractant, verlegging van heffing) geldt niet zomaar omdat u en uw klant allebei Belgische btw-plichtigen zijn: het betreft de werken in onroerende staat en verwante handelingen uit art. 20 koninklijk besluit nr. 1, voor een klant die periodieke btw-aangiften indient, en vereist een volledige wettelijke vermelding, die OrdoGrid bij deze regeling afdrukt. Kies bij twijfel nooit een regeling met 0 %: vraag het uw accountant.
6. Communication is vooraf ingevuld met een Belgische gestructureerde mededeling (+++…+++), opgebouwd uit het factuurnummer.
7. Klik op Opslaan en daarna op Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld) om de factuur te zien zoals uw klant ze ontvangt.

Deze wettelijke vermeldingen controleert u in het voorbeeld

Controleer deze vermeldingen, vereist door art. 5, § 1, koninklijk besluit nr. 1:

1. Het factuurnummer en de factuurdatum, en de datum van de dienst als die verschilt.
2. Naam, adres en btw-nummer van beide partijen.
3. Per regel en per tarief: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs exclusief btw (zie punt 4), maatstaf van heffing, btw-tarief en totaal btw-bedrag, plus een eventuele vermelding van verlegging van heffing, vrijstelling of vrijstellingsregeling onder Options de TVA.

Vervaldag, IBAN, gestructureerde mededeling en bestelnummer zijn geen btw-vermeldingen. Meer: wettelijke vermeldingen op een Belgische factuur.

4. Sla op en kies Peppol

Blijf op de opgeslagen factuur. Bent u naar de lijst teruggegaan, open dan diezelfde factuur opnieuw: een kopie geeft een tweede nummer voor één verkoop.

1. Klik in de kop van de editor op Envoyer (versturen) om Envoyer la facture te openen.
2. Lees het blok Peppol (tabel hieronder). Wordt de klant gevonden, dan is Envoi électronique via Peppol (elektronisch versturen via Peppol) aangevinkt.
3. Email is aangevinkt als de klant een adres heeft. De pdf zit al in de Peppol-factuur, dus vink Email uit tenzij de klant om een kopie vroeg.
4. Klik eenmaal op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen). U ziet een resultaat voor Sauvegarde (opslag), Email en Peppol, daarna Redirection vers vos factures dans 3s... of Des erreurs sont survenues. (er zijn fouten opgetreden).

5. Controleer de aflevering in de Outbox

Open Peppol, tabblad Outbox, en zoek de factuur op Numéro (nummer). Vérifier (controleren) op de regel controleert meteen; Actualiser (vernieuwen) vernieuwt de pagina.

De meeste facturen komen binnen enkele minuten tot een paar uur aan (FOD Financiën); duurt het langer dan een werkdag, contacteer dan de support van OrdoGrid. Details: Peppol-afleverstatus.

„Afgeleverd” slaat alleen op de aflevering via het netwerk. Traité bevestigt dat het Peppol-netwerk uw factuur heeft afgeleverd, niet dat uw klant ze gelezen, goedgekeurd of betaald heeft. Houd drie signalen uit elkaar:

1. Netwerkstatus: de badge in de Outbox.
2. Zakelijk antwoord: een Invoice Response, getoond in een banner zoals 1 nouvelle réponse reçue (1 nieuw antwoord ontvangen) op de tabbladen Récent en Inbox. OrdoGrid toont antwoorden alleen als ontvangst in OrdoGrid actief is (Mode : Envoi + réception); in de modus alleen verzenden gaan ze naar de provider die voor u ontvangt, als die er is.
3. Betaling: ontvangen geld, ingevoerd met Betaling registreren in het paneel Afrekening van de factuur.

Invoice Response

Peppol-bericht waarin de software van de klant zijn beslissing meldt met een code, bijvoorbeeld AP (goedgekeurd), RE (geweigerd) of UQ (vraag om verduidelijking). Zo'n antwoord sturen is facultatief in de standaard Peppol BIS.

Alle zeven codes: Peppol-factuurantwoorden.

Zodra Peppol de factuur aanvaardt, gaat ze van Brouillon (concept) naar Envoyée (verstuurd), en vanaf het begin van de dag van de Échéance naar En retard (achterstallig). Er wordt geen automatische herinnering verstuurd.

Rekenvoorbeeld: het onderhoud van september

Atelier Lumen SRL, een webstudio in Namen, onderhoudt de website van Boulangerie Hermans SRL in Luik voor € 250 per maand exclusief btw. Beide vennootschappen zijn btw-plichtig en in België gevestigd.

OrdoGrid bouwde de mededeling op uit de cijfers van F-2026-0042; de controlecijfers 40 zijn de rest van 0020260042 gedeeld door 97. Zonder bestelbon zet OrdoGrid deze mededeling in de Peppol-kopersreferentie, die Peppol BIS vereist als er geen bestelreferentie is (regel PEPPOL-EN16931-R003).

Met Email uitgevinkt klikt Atelier Lumen op Sauvegarder & Envoyer; de regel in de Outbox toont eerst En file en enkele minuten later Traité, en de factuur wordt Envoyée. De dag erna komt een Invoice Response AP binnen (ontvangst is actief in OrdoGrid). Op 2 november wordt € 302,50 betaald en zet Betaling registreren de factuur op Payée (betaald).

Was de afspraak „€ 250 alles inbegrepen”, dan had Prix unitaires TVAC € 206,61 exclusief btw (250 ÷ 1,21) en € 43,39 btw opgeleverd. Beslis dit vóór u factureert; achteraf is daarvoor een creditnota nodig.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren stukken

Wat de wet oplegt. Bewaar facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); sommige facturen in verband met onroerende goederen moeten 15 of 25 jaar bewaard worden (FOD Financiën). Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid moeten de hele termijn gewaarborgd blijven.

Wat OrdoGrid doet. Het archiveert de exacte XML en pdf die het verstuurde, maar is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn.

Wat wij aanraden. Bewaar de originele XML: de FOD Financiën raadt dat sterk aan voor ontvangen e-facturen, en wij raden hetzelfde aan voor de facturen die u verstuurt. Download de XML en de PDF via de regel in de Outbox, noteer de datum van Traité en bewaar eventuele Invoice Responses. Bij een terugvaloptie bewaart u het opzoekresultaat en de verstuurde e-mail. Selecteer elke maand de regels in de Outbox, download de zip en bewaar hem in uw eigen opslag.

Veelgestelde vragen

Moet ik nog een pdf mailen?

Nee. De gestructureerde factuur is de wettelijke factuur en bevat de pdf al. De Belgische Peppol-providers raden dubbele verzending af, en de FOD Financiën wijst erop dat Peppol geen dubbels herkent.

Hoe lang duurt een Peppol-aflevering?

Meestal enkele minuten tot een paar uur, volgens de FOD Financiën. Staat er na een werkdag nog geen Traité, contacteer dan de support in plaats van opnieuw te versturen.

Betekent Traité dat mijn klant de factuur aanvaardde?

Nee. Het bevestigt alleen de aflevering via het netwerk. Een eventuele aanvaarding komt als Invoice Response; de betaling registreert u apart.

Kan ik eerst een testfactuur sturen?

Nee. OrdoGrid heeft geen Peppol-testmodus: elke verzending komt bij de klant aan. Stuur een echte factuur voor afgewerkt werk.

Mijn klant zegt op Peppol te staan, maar OrdoGrid vindt hem niet. Wat nu?

Controleer het btw-nummer op de klantfiche, vraag onder welk ondernemingsnummer de klant ontvangt en controleer dat op lookup.peppol.org. Kan hij echt niet ontvangen, gebruik dan de terugvaloptie.

Moet ik ontvangst activeren om te kunnen versturen?

Niet in OrdoGrid. De wet verplicht u wel om gestructureerde facturen te kunnen ontvangen, via OrdoGrid of een andere provider. Zonder ontvangst in OrdoGrid verschijnen de Invoice Responses van uw klanten daar niet.

Kan ik een factuur wijzigen nadat ze via Peppol verstuurd is?

Nee. Bedragen en btw zijn vergrendeld. Reik een creditnota uit via Peppol en zo nodig een nieuwe factuur.

Voor uw volgende maandfactuur volgt u de gids voor de maandelijkse factuur van een zelfstandige.