Facturatie door vzw's in België: btw-status, facturen en Peppol

Een vzw (vereniging zonder winstoogmerk) factureert omwille van wat ze levert en hoe de btw elke handeling behandelt, niet omwille van haar rechtsvorm. Lidgelden, giften en subsidies leiden zelden tot een btw-factuur. De zaal een dag aan een bedrijf verhuren, een sponsor zichtbaarheid geven of diensten aan ondernemingen verkopen kan de vereniging tot btw-plichtige maken, met factuurplichten en, sinds 1 januari 2026, Peppol-plichten.

Deze gids is bedoeld voor bestuurders, penningmeesters en hun accountants. Hij helpt u de vereniging en elke betaalde activiteit in te delen, het juiste document te kiezen en OrdoGrid in te stellen. Hij beslist niet over uw btw-status: vraag die schriftelijk aan uw accountant. De Peppol-plichten van elke btw-regeling worden vergeleken in vrijstellingsregeling, vrijgesteld of forfait: uw Peppol-plichten.

Stap 1: bepaal de btw-status van uw vereniging

Wat de wet vereist. Een vzw is slechts btw-plichtig voor zover ze een economische activiteit uitoefent. Sinds 1 januari 2026 verplicht artikel 53, § 2bis, van het Btw-Wetboek een in België gevestigde btw-plichtige om een gestructureerde e-factuur uit te reiken, standaard via Peppol, voor handelingen aan in België gevestigde btw-plichtigen die een Belgisch btw-nummer meedelen, behalve handelingen die artikel 44 vrijstelt, en om gestructureerde e-facturen te kunnen ontvangen. De FOD Financiën bevestigt dat ondernemingen die alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen verrichten geen van beide plichten hebben, en de verplichting geldt niet tussen twee partijen van wie er één geen btw-plichtige is (pagina van de FOD). Algemene regels: de Belgische e-facturatieverplichting.

Zoek de vereniging op in de KBO Public Search (Kruispuntbank van Ondernemingen). Onder "Hoedanigheden" betekent "Onderworpen aan btw" met een begindatum dat ze een btw-nummer heeft: BE gevolgd door haar ondernemingsnummer. Zonder die regel is ze niet voor btw geïdentificeerd; verricht ze toch belaste handelingen, spreek dan eerst uw accountant.

Een vereniging die moet uitreiken en ontvangen maar de technische middelen mist, riskeert een boete van € 1.500, daarna € 3.000 en € 5.000 voor volgende inbreuken (koninklijk besluit nr. 44, gewijzigd bij koninklijk besluit van 8 juli 2025).

Vrijstelling van artikel 44

Een vrijstelling die samenhangt met de aard van de handeling, opgesomd in artikel 44 van het Btw-Wetboek: bepaalde sociale, educatieve, sportieve, culturele en medische diensten, en in principe de verhuur van onroerende goederen. Het is niet de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, die van de omzet afhangt. Sinds 1 januari 2026 vereisen deze handelingen geen btw-factuur (art. 53, § 2).

Stap 2: deel elke betaalde activiteit in

Maak een lijst van alles waarvoor de vereniging betaald wordt en beslis elke regel samen met uw accountant. De middelste kolom toont de gebruikelijke behandeling van een activiteit of de vraag die de doorslag geeft.

Een belaste handeling aan een rechtspersoon zonder btw-nummer, zoals een andere vzw, vereist nog altijd een factuur, maar een pdf of papieren factuur volstaat: ze valt buiten de verplichting tot gestructureerde e-facturatie.

Zaalhuur: de regel van zes maanden

De verhuur van onroerende goederen is vrijgesteld door artikel 44, § 3, 2°, van het Btw-Wetboek. Sinds 1 januari 2019 (wet van 14 oktober 2018, art. 5) is de terbeschikkingstelling van een gebouw, anders dan als woning, voor een periode van hoogstens zes maanden belast. De korte verhuur blijft vrijgesteld wanneer de gebruiker:

• een natuurlijke persoon is die de zaal voor privédoeleinden gebruikt, of meer algemeen voor doeleinden buiten een economische activiteit;
• een organisatie zonder winstoogmerk is;
• de zaal gebruikt voor handelingen die artikel 44, § 2, vrijstelt.

Dezelfde zaal kan dus in één week belaste en vrijgestelde verhuringen opleveren: de huurder en het gebruik beslissen, niet de ruimte. Noteer bij elke reservatie de huurder, het gebruik en de data. Als de verhuur aanzienlijke diensten omvat, zoals catering, technici of materiaal, vraag uw accountant dan of het pakket nog een verhuur is.

Overheden als klant

Wie aan een gemeente, een OCMW, een gewest of een gemeenschap verkoopt in het kader van een overheidsopdracht, krijgt een eigen verplichting uit de regels voor overheidsopdrachten: e-facturatie is verplicht voor opdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024, in principe vanaf € 3.000 exclusief btw, en federale overheden eisen ze ook daaronder (FOD Financiën, B2G). De KBO-gegevens van de koper tonen dan "Aanbestedende overheid". Overheidskopers ontvangen via Mercurius, het Peppol-postkantoor van de publieke sector, beheerd door de FOD BOSA. Zonder Belgisch btw-nummer kunt u niet via Peppol versturen vanuit OrdoGrid. Momenteel (oktober 2026) kunt u de factuur wel invoeren op het Mercurius-portaal met uw eID, maar de FOD BOSA heeft aangekondigd dat Mercurius eind 2026 naar een nieuw platform overgaat: controleer dus eerst de geldende procedure. Details: Mercurius en B2G-facturatie.

Stap 3: stel OrdoGrid in volgens uw status

OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden, alleen voor ondernemingen met een Belgisch btw-nummer. Eigenaars en beheerders bewerken Profil entreprise (bedrijfsprofiel) en maken en versturen documenten.

Geen btw-nummer, of alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen

1. Vul in Profil entreprise de naam met rechtsvorm in bij Nom de l'entreprise, bijvoorbeeld 'Jazzvrienden vzw', en de maatschappelijke zetel bij Adresse, Code postal, Ville en Pays. Met een zetel in het Nederlandse taalgebied zet u Langue des documents (documenttaal) op Nederlands: de wettelijk verplichte delen van facturen moeten daar in het Nederlands zijn opgesteld (Vlaams decreet van 19 juli 1973).
2. Laat Numéro de TVA (Optionnel) (btw-nummer) leeg als u geen btw-nummer hebt: de pdf drukt dit veld af als uw btw-nummer, zodat een ondernemingsnummer daar uw status verkeerd weergeeft. De Peppol-pagina's tonen dan Numéro de TVA requis (btw-nummer vereist), wat zonder Peppol-plicht geen probleem is.
3. Gebruik voor lidgeldoproepen en andere betalingen die geen btw-factuur vereisen Demandes de paiement → Nouvelle demande (betalingsverzoek). Zet het TVA-tarief van elke regel op 0% (nieuwe regels starten op 21%). Wordt Options de TVA getoond, laat Traitement TVA dan op Standard: staan de regels al op 0% wanneer u een klant buiten de EU kiest of, als u een btw-nummer hebt, een onderneming in een ander EU-land, dan schakelt OrdoGrid over naar Export of Autoliquidation, en die tekst wordt op de pdf afgedrukt. Een betalingsverzoek vraagt uw IBAN, bevat een SEPA-QR-code en vertrekt per e-mail met Envoyer.
4. Zet het met Starter of Business bij ontvangst van het geld om in een ontvangstbewijs met de rijknop Reçu, of gebruik Reçus → Nouveau reçu (ontvangstbewijs) voor een betaling zonder voorafgaand verzoek, ook dan met alle regels op 0%. Geen van beide gaat via Peppol.

Gemengde vereniging, vrijstellingsregeling of volledig belast

1. Vul in Profil entreprise ook Numéro de TVA (Optionnel) in: BE gevolgd door het ondernemingsnummer.
2. Open Peppol. Vul op Autorisation Peppol (Peppol-machtiging) de Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar) in, vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation. Het is een getypte bevestiging, geen gekwalificeerde elektronische handtekening; wij raden aan dat iemand die de vereniging mag vertegenwoordigen ze ondertekent.
3. Toont Réception Peppol de melding Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet op Peppol), klik dan op Activer la réception: OrdoGrid registreert u als 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer. Staat er Déjà inscrit sur le réseau Peppol, dan ontvangt een andere aanbieder voor u: klik op Continuer en envoi seul (alleen verzenden), of laat u eerst daar uitschrijven. Staat er Référencé sur Peppol, access point non vérifié (op Peppol vermeld, toegangspunt niet geverifieerd), dan probeert Activer la réception u te registreren; dat wordt geweigerd als een andere aanbieder uw Peppol-ID al beheert. Controleer in Peppol → Statut dat Réception (Inbox) op Enregistré staat.
4. Klik voor een belaste handeling op Nouvelle facture, kies de klant met Sélectionner un client, voeg regels toe met Ajouter un article tegen het juiste TVA-tarief en laat Traitement TVA (btw-behandeling) op Standard onder Options de TVA.
5. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen). In Peppol → Outbox betekent Traité afgeleverd op het netwerk, niet aanvaard of betaald.
6. Onder de vrijstellingsregeling kiest u Régime de la franchise de taxe. Op Nederlandstalige en Franstalige documenten drukt OrdoGrid de officiële formulering 'Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting' of 'Régime particulier de la franchise de taxe' af; Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling. Zie factureren onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
7. Leveranciersfacturen komen binnen in Peppol → Inbox, gemarkeerd als NOUVEAU. Weiger er een die niet voor u bedoeld is met Répondre, code RE Rejetée en een redencode. OrdoGrid boekt ze niet: selecteer elke maand de documenten van die maand in de Inbox en download ze als zip voor uw accountant. Meer in Peppol instellen in OrdoGrid.

Vennootschapsrechtelijke vermeldingen op elk document

Artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen geldt voor elke rechtspersoon, vzw's inbegrepen: facturen, brieven, bestelbonnen en websites vermelden de naam, de rechtsvorm, het nauwkeurige adres van de zetel, het ondernemingsnummer, 'RPR' gevolgd door de rechtbank van de zetel, en e-mailadres en website indien van toepassing. Naam, zetel en e-mail komen uit Profil entreprise; zet de rest in het profielveld Mentions légales (pied de page des factures), bijvoorbeeld 'vzw – ondernemingsnummer 0418.765.232 – RPR Antwerpen – www.cultuurhuis.be', en controleer met Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld). Die tekst wordt in de voettekst van facturen, creditnota's, betalingsverzoeken, ontvangstbewijzen en offertes afgedrukt en gaat in Peppol-facturen mee als aanvullende juridische informatie van de verkoper (BT-33). Volledige lijst: wettelijke vermeldingen op een Belgische factuur.

Rekenvoorbeeld: Cultuurhuis vzw in Antwerpen, september 2026

Cultuurhuis vzw (ondernemingsnummer 0418.765.232, zetel in Antwerpen, documenten in het Nederlands) organiseert workshops en tentoonstellingen die haar accountant als vrijgesteld door artikel 44 heeft ingedeeld. Ze verhuurt ook haar zaal en is dus voor btw geïdentificeerd als BE 0418.765.232 onder de normale regeling, als gemengde btw-plichtige. Ze heeft de ontvangst in OrdoGrid geactiveerd: Peppol-ID 0208:0418765232.

1. Belaste factuur. De verhuur eindigde op 24 september, dus de factuur moet uiterlijk op 15 oktober 2026 uitgereikt zijn (koninklijk besluit nr. 1, art. 4). Eén regel, 'Zaalhuur, donderdag 24 september 2026, 08:00–18:00', 1 × € 650,00 aan 21%, geeft € 136,50 btw, met de vennootschapsrechtelijke regel in de voettekst, uit Mentions légales (pied de page des factures). OrdoGrid vindt Studio Berg op Peppol; na Sauvegarder & Envoyer toont de Outbox Traité.
2. Vrijgestelde verhuur. Er is geen btw-factuur vereist. Het betalingsverzoek heeft één regel op 0%, en in Notes staat 'Zaalhuur 26 september 2026 – vrijgesteld van btw, verhuur van onroerend goed (art. 44, § 3, 2°, Btw-Wetboek)', en het reservatieformulier vermeldt dat de huurder een vzw is.
3. Aankoop. De penningmeester controleert de factuur van de drukkerij in de Inbox en betaalt € 580,80 met de QR-code in het blok Paiement. Omdat de affiches zowel belaste als vrijgestelde activiteiten dienen, bepaalt de accountant welk deel van de € 100,80 btw aftrekbaar is.

Varianten. Stond Studio Berg niet op Peppol, dan toonde OrdoGrid Peppol — ignoré met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol: mail dan de pdf, die een geldige factuur is, en bewaar een gedateerde schermafbeelding. Onder de vrijstellingsregeling zou F-2026-0047 € 650,00 zonder btw tonen met 'Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting', nog altijd via Peppol, en zou niets van de € 100,80 aftrekbaar zijn (art. 56bis, § 4). Een geannuleerde verhuur corrigeert u met Note de crédit vanuit de factuur; die creditnota gaat ook via Peppol.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

• Het KBO-uittreksel met de btw-status, de brief van btw-identificatie en, onder de vrijstellingsregeling, de kennisgeving.
• De schriftelijke indeling van elke activiteit door uw accountant.
• Voor elke zaalverhuur: de reservatie met de naam van de huurder, zijn eventuele ondernemingsnummer, het gebruik en de data. Voor vrijgestelde korte verhuringen raden wij een ondertekende verklaring aan dat het gebruik privé is of dat de huurder een organisatie zonder winstoogmerk is.
• Subsidiebesluiten en verslagen, sponsorovereenkomsten.
• Bij Peppol-plichten: Peppol → Statut met Réception (Inbox) op Enregistré en de datum "Depuis le" (sinds), de xml en pdf uit Peppol → Outbox, en een zip van de Inbox-documenten van elke maand.

Bewaar facturen 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (artikel 60 Btw-Wetboek, gewijzigd bij de wet van 18 december 2025). OrdoGrid bewaart de uitgewisselde documenten maar is geen wettelijke archiveringsdienst.

Veelgestelde vragen

Moet een Belgische vzw facturen uitreiken?

Ja, voor belaste handelingen aan ondernemingen en andere rechtspersonen, uiterlijk de 15de van de volgende maand, als gestructureerde e-factuur wanneer de klant in België gevestigd is met een Belgisch btw-nummer. Door artikel 44 vrijgestelde handelingen en betalingen zonder tegenprestatie, zoals de meeste giften, vereisen geen btw-factuur.

Onze vzw heeft geen btw-nummer: moeten leveranciers ons Peppol-facturen sturen?

Ze zijn er niet toe verplicht: de B2B-verplichting geldt alleen voor in België gevestigde klanten die een Belgisch btw-nummer moeten meedelen, dus pdf of papier volstaat. Een vrijwillige Peppol-registratie geldt als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen, maar OrdoGrid registreert alleen verenigingen met een Belgisch btw-nummer.

Hebben we een apart Peppol-ID nodig?

Nee. Belgische deelnemers worden geregistreerd onder schema 0208 met hun ondernemingsnummer, zoals OrdoGrid doet wanneer u op Activer la réception klikt, en de FOD Financiën vraagt leveranciers geen Peppol-ID op te vragen (FAQ B2B, Q15).

Is de verhuur van onze zaal onderworpen aan btw?

Dat hangt af van de duur, de huurder en het gebruik. Voor hoogstens zes maanden en de economische activiteit van een bedrijf is ze belast tegen 21%; voor een privéfeest, een huurder zonder winstoogmerk of handelingen van artikel 44, § 2, is ze vrijgesteld; langere verhuur is in principe vrijgesteld.

Vallen lidgelden onder de btw of de Peppol-verplichting?

Alleen als het lidgeld de prijs van een dienst is, wat afhangt van wat de leden ontvangen: vraag het uw accountant. Lidgelden van particuliere leden vereisen nooit een gestructureerde factuur.

Moet een vereniging onder de vrijstellingsregeling Peppol gebruiken?

Ja. Ze verstuurt gestructureerde facturen naar Belgische btw-plichtige zakelijke klanten, met de vermelding 'Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting' in plaats van btw, en moet kunnen ontvangen.

Hoe factureren we een gemeente of een andere overheid?

Voor een overheidsopdracht gepubliceerd na 1 maart 2024, in principe vanaf € 3.000 exclusief btw, elektronisch: via Peppol vanuit OrdoGrid als u een Belgisch btw-nummer hebt, anders, momenteel (oktober 2026), op het Mercurius-portaal met uw eID (Mercurius gaat eind 2026 over naar een nieuw platform).

Kan OrdoGrid een factuur opmaken voor een door artikel 44 vrijgestelde dienst?

Ja: kies als btw-behandeling Exonération (art. 44 CTVA); de regels gaan naar 0% en de factuur drukt op Nederlandstalige documenten 'Vrijstelling van btw – artikel 44 van het Btw-Wetboek' af. Een btw-factuur is niet vereist, dus ook een betalingsverzoek of ontvangstbewijs met alle regels op 0% en de vrijstelling in Notes volstaat.