Geregistreerde projecttijd factureren zonder dubbele facturatie

In OrdoGrid worden uren die u op een project registreert in één stap factuurregels: leg eerst de tarieven vast, registreer het werk met de timer of met handmatige invoer en klik dan op Tijd factureren. Zodra u de factuur die zo ontstaat opslaat, staat die tijd op Gefactureerd en kan ze niet meer opnieuw worden gefactureerd of gewijzigd.

Deze gids is bedoeld voor zelfstandigen en kleine bureaus die per uur factureren; Projecten maken deel uit van het Business-abonnement (tarievenpagina, oktober 2026). Voor een maandfactuur die u zelf opstelt, in dagen of tegen een vaste prijs, zie Een maand freelancewerk aan uw klant factureren. Het versturen via Peppol zelf staat in Uw eerste Peppol-factuur versturen in OrdoGrid.

Wat de Belgische wet eist van een factuur voor uren

Wanneer de uren gefactureerd moeten worden

De termijn hangt af van hoe het werk georganiseerd is, niet van het moment waarop u op Tijd factureren klikt (koninklijk besluit nr. 1, art. 4).

Wat er op de factuur moet staan

Bent u in België gevestigd en factureert u een klant die in België voor btw geïdentificeerd is, dan moet de factuur sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur zijn, in principe verstuurd via Peppol, tenzij uw diensten vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek; een pdf is alleen een facultatieve kopie. Kan de klant technisch geen facturen via Peppol ontvangen, dan moet u de factuur toch binnen de termijn in een andere vorm uitreiken, bijvoorbeeld als pdf per e-mail (art. 53, § 2bis Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026); zie Klant niet op Peppol: zo verstuurt u een geldige factuur.

De wet eist geen goedkeuring van uw uren door de klant, en ook geen urenstaat of bestelbonnummer: dat volgt uit uw contract of uit de procedures van de klant. Wij raden aan de uren schriftelijk te laten goedkeuren voordat u ze factureert: de meeste betwistingen worden dan een eenvoudige controle, zonder creditnota.

Hoe de knop "Tijd factureren" sessies omzet in factuurregels

Vastgelegd tarief

Het uurtarief dat OrdoGrid op een sessie bewaart wanneer ze geregistreerd wordt (bij het stoppen van een timer of het opslaan van een handmatige invoer): het eigen tarief van de taak als dat bestaat, anders het uurtarief van het project op dat moment. Een tarief later wijzigen verandert niets aan sessies die al geregistreerd zijn.

Tijd factureren neemt de afgeronde sessies van alle teamleden op het project die nog niet gefactureerd of gereserveerd zijn. Een timer die nog loopt en tijd die buiten het project werd geregistreerd, blijven buiten beschouwing. De Facturatiemodus (Vast, T&M of Gemengd) is alleen een label voor uw eigen opvolging: Tijd factureren werkt in elke modus op dezelfde manier.

Het project instellen voordat u tijd registreert

1. Ga naar Projecten → Alle projecten en klik op Nouveau projet (nieuw project; deze knop is in elke taal Frans).
2. Vul bij Basis de Projectnaam in en kies de klant onder Klanten.
3. Kies bij Planning de Valuta, vul het Uurtarief exclusief btw in en kies een Facturatiemodus.
4. Klik op Project aanmaken en voeg uw taken toe. Geef een taak alleen een eigen Uurtarief als het afwijkt van het projecttarief; een leeg veld toont Projectstandaard.

Tijd registreren zodat de uren kloppen

• Timer. Start hem vanuit de projectkop, vanuit het tabblad Tijd van het project (kies een taak of Project (geen taak), dan Start) of via Projecten → Timer. Pauze en Hervatten sluiten de pauzeminuten uit; Stop rondt de sessie af. Iedereen heeft één lopende timer tegelijk: een andere starten stopt de eerste ("Vorige timer automatisch gestopt.").
• Timer zonder project. Koppel hem met Koppelen aan een project zolang hij nog loopt; OrdoGrid biedt dat alleen voor de lopende timer aan, en tijd buiten een project kan niet worden gefactureerd.
• Handmatige invoer. Klik in het tabblad Tijd op Handmatige invoer, vul Uren, Minuten, Datum, Taak en eventueel een notitie in en klik op Opslaan. De invoer wordt geregistreerd als beginnend om 9 uur die dag, tegen het tarief dat geldt wanneer u opslaat.
• Correcties. Het potlood wijzigt Start, Einde en notitie van een sessie; de prullenbak verwijdert ze. Beide verschijnen alleen bij uw eigen afgeronde sessies die op geen enkele factuur staan.
• Status. Elke sessie toont Factureerbaar, Facturatie bezig (gereserveerd door een factuur die wordt opgeslagen) of Gefactureerd. Vink Alleen niet-gefactureerd aan om precies te zien wat Tijd factureren zal meenemen.
• Intern werk. Er is geen schakelaar om één sessie van facturatie uit te sluiten: registreer intern of niet-factureerbaar werk in een apart intern project.

De factuur maken uit geregistreerde tijd

1. Stop elke lopende timer. Vink in het tabblad Tijd Alleen niet-gefactureerd aan en vergelijk de uren met wat de klant goedkeurde. Corrigeer sessies nu: na de eerste keer opslaan zijn ze vergrendeld.
2. Klik op Tijd factureren, in de projectkop of in het tabblad Tijd of Documenten. Om maar één taak te factureren, opent u die taak, gaat u naar Gekoppelde documenten, klikt u op Lier document (document koppelen), kiest u Factures (facturen) en dan Nouveau (nieuw).
3. Controleer de klant, het voorgestelde N° (nummer), de Date (datum, vandaag) en de Échéance (vervaldag, vandaag plus 30 dagen). Eindigden het gefactureerde werk of de periode vóór vandaag, klik dan op Datum levering / dienst onder Échéance in het paneel Récapitulatif en vul de laatste dag in.
4. Lees elke regel na: herschrijf omschrijvingen die de klant niet zou herkennen, vooral "Temps projet", behoud de data en controleer hoeveelheden en eenheidsprijzen. Voeg een vaste prijs of kosten toe met Ajouter un article (artikel toevoegen).
5. Behoud 21 % voor een Belgische klant onder de normale btw-regeling. Voor een klant in het buitenland of een bijzondere regeling kiest u de regeling onder Options de TVA (btw-opties; zie Btw-regelingen op Belgische facturen: welke geldt en wat vermelden).
6. Werkt de klant met bestelbonnen, vink dan Exiger un bon de commande pour les factures (bestelbon verplicht) aan op de klantfiche en vul het nummer in bij N° bon de commande (bestelbonnummer), onder Documents et Références (documenten en referenties). Via Peppol stuurt OrdoGrid het mee als referentie van de koper; zonder bestelbon stuurt het de betalingsmededeling of het factuurnummer, omdat Peppol een referentie van de koper of van de bestelling eist (regel PEPPOL-EN16931-R003).
7. Vervang de projectnaam in Notes door uw betalingsvoorwaarden als u die normaal vermeldt.
8. Voeg de goedgekeurde urenstaat toe als de klant dat wil: pdf, csv of xlsx, samen maximaal 2 MB. Bijlagen worden in de Peppol-factuur meegestuurd, zoals de FOD Financiën verwacht; stuur ze niet apart per e-mail.
9. Klik op Opslaan (Enregistrer in het Frans). Vanaf nu tonen de sessies Gefactureerd, ook al is de factuur nog een Brouillon (concept).
10. Klik op Envoyer (versturen), laat Envoi électronique via Peppol (elektronisch versturen via Peppol) aangevinkt en bevestig met Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen). Controleer het resultaat in Peppol → Outbox.

Rekenvoorbeeld: de uren van september voor een logistiek bedrijf

Sofie Claes, freelance UX-designer in Gent onder de normale btw-regeling, werkt voor Verhaeghe Logistics NV in Kortrijk aan het project "Vernieuwing webshop" (EUR, Uurtarief van het project € 85). De taak "Gebruikersonderzoek" heeft een eigen tarief van € 95. Voor de tweede fase, vanaf 15 september, spraken de partijen € 90 af, dus Sofie paste het projecttarief die dag aan. De klant keurde de urenstaat van september goed op 1 oktober, met bestelbon PO-2026-1187.

Op 2 oktober klikt ze op Tijd factureren. Factuur F-2026-0042 is gedateerd op 2 oktober 2026, vervaldag 1 november 2026:

Sofie vult PO-2026-1187 in, zet 30 september 2026, het einde van de gefactureerde maand, in Datum levering / dienst, voegt de goedgekeurde urenstaat als pdf toe, slaat op en verstuurt via Peppol, ruim vóór 15 oktober, de uiterste datum voor een maandelijkse afrekening. In de projectkop zakt Niet gefactureerd naar € 0,00 (0h 00m) en toont Gefactureerd € 2.808,71. Let op: Gefactureerd is inclusief btw, terwijl Openstaand bedrag in het tabblad Tijd uren maal tarief is, exclusief btw.

Wat er met gefactureerde tijd gebeurt

Alleen eigenaars en beheerders kunnen verwijderen, en alleen een concept zonder betaling, Peppol-verzending, gekoppelde documenten of betaallink. Had dat concept het laatste nummer van de reeks, dan stelt OrdoGrid dat nummer opnieuw voor bij de volgende factuur.

Tijd corrigeren nadat de factuur is uitgereikt

Wijzig een uitgereikte factuur niet. Selecteer ze in Factures en klik op Note de crédit om een creditnota te maken die ernaar verwijst; ging de factuur via Peppol, dan moet de creditnota dezelfde weg volgen. De volledige procedure staat in Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren in België.

Een creditnota die vanuit de factuur wordt gemaakt, wordt niet automatisch aan het project gekoppeld. Om het bedrag Gefactureerd van het project juist te houden, koppelt u ze: tabblad Documenten van het project → Lier document → Notes de crédit → selecteer ze.

Vervolg van het voorbeeld: in oktober wijst Verhaeghe erop dat coördinatie in het contract inbegrepen is. Sofie reikt creditnota NC-2026-0007 uit voor 1,5 uur: € 135,00 plus € 28,35 btw, samen € 163,35, met verwijzing naar F-2026-0042. Na het koppelen toont Gefactureerd € 2.645,36 (€ 2.808,71 − € 163,35). De sessie van 29 september blijft Gefactureerd, en dat klopt: ze mag in oktober niet terugkomen.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

• De afspraak: uurtarieven, gedateerde tariefwijzigingen, de afrondingsregel en een eventueel bestelbonnummer.
• De goedkeuring van de uren door de klant, per e-mail of als ondertekende urenstaat. OrdoGrid heeft geen export van urenstaten, dus bewaar de versie die u verstuurde.
• De factuur zoals verstuurd: de xml en de pdf uit Peppol → Outbox (afzonderlijk of als zip), met de bijlagen.
• Elke creditnota, met de reden ervan.

De Belgische wet verplicht facturen zeven jaar te bewaren, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025). OrdoGrid biedt geen wettelijke archiveringsdienst aan, dus bewaar uw eigen kopieën.

Veelgestelde vragen

Kan ik maar een deel van de uren van een project factureren?

Tijd factureren neemt altijd alle afgeronde, niet-gefactureerde tijd van het project. Om één taak te factureren, vertrekt u van die taak via Gekoppelde documenten. Regels in het concept verwijderen bewaart de tijd niet voor later.

Waarom kan ik een tijdregistratie niet meer wijzigen?

De sessie staat op een factuur (Gefactureerd of Facturatie bezig), of ze is van een collega. Is de factuur nog een niet-uitgereikt concept, verwijder dan eerst dat concept; anders corrigeert u de factuur met een creditnota.

Ik heb het factuurconcept verwijderd. Kan ik de tijd opnieuw factureren?

Ja. Zodra de verwijdering slaagt, staan de sessies weer op Factureerbaar. Controleer met Alleen niet-gefactureerd en klik opnieuw op Tijd factureren.

Waarom staat dezelfde taak op twee regels?

De sessies legden verschillende uurtarieven vast, bijvoorbeeld na een tariefwijziging in de loop van de maand. Elk tarief krijgt een eigen regel, zodat de klant ziet welke uren tegen welke prijs werden gefactureerd.

Moet ik een urenstaat bij de factuur voegen?

De Belgische wet eist dat niet: de factuur moet de diensten omschrijven en hoeveelheden, eenheidsprijzen en btw vermelden. Vraagt uw contract of klant een urenstaat, voeg die dan bij de factuur zodat ze samen met het Peppol-bericht wordt verstuurd.

Maakt een creditnota de tijd weer factureerbaar?

Nee. Gecrediteerde sessies blijven Gefactureerd en komen nooit terug in Tijd factureren. Om gecorrigeerde uren te factureren, maakt u de nieuwe factuur zelf met Nouvelle facture of Dupliquer.

Stuurt OrdoGrid de uren of herinneringen automatisch naar mijn klant?

Nee. OrdoGrid stuurt niets naar uw klant zolang u de factuur niet zelf verstuurt, bijvoorbeeld met Envoyer, en er zijn geen automatische betalingsherinneringen.