Factuur, creditnota en offerte — Belgische praktijk
Hoe factuur, creditnota en offerte verschillen in de Belgische handelspraktijk, en hoe ze zich verhouden tot Peppol en btw-documentatie.
Bijgewerkt
- Belgique
Drie documenten, drie doelen
Belgische zelfstandigen en kmo’s gebruiken routinematig drie handelsdocumenten. Ze lijken op elkaar, maar hun juridische en operationele rollen verschillen.
| Document | Doel | Typisch btw-effect |
|---|---|---|
| Offerte | Prijzen en voorwaarden voorstellen vóór aanvaarding | Meestal geen tot facturatie |
| Factuur | Betaling vorderen; btw-stuk | Creëert btw van de verrichting |
| Creditnota | (Deel van) een factuur corrigeren of annuleren | Verlaagt btw wanneer geldig |
De offerte
Een offerte stelt werk of goederen voor tegen bepaalde prijzen, vaak met een geldigheidsduur. Het is een handelsaanbod, geen bewijs van een voltooide belastbare levering. Na aanvaarding variëren praktijken: offerte omzetten in factuur, of factureren na levering.
Offertes worden doorgaans niet als Peppol-facturatiedocumenten uitgewisseld. Ze blijven in uw tool tot conversie.
De factuur
Een factuur documenteert een levering van goederen of diensten en is voor btw-plichtigen een kernstuk. Belgische facturen moeten verplichte vermeldingen bevatten (partijen, btw-nummers waar nodig, beschrijving, data, totalen, btw-opsplitsing, doorlopende nummering, enz.).
Onder de gestructureerde e-facturatieverplichting moeten veel B2B-facturen ook als Peppol-berichten circuleren. De handelsbetekenis verandert niet; het kanaal en dataformaat wel.
De creditnota
Een creditnota verlaagt of annuleert eerder gefactureerde bedragen — retouren, prijisfouten, gedeeltelijke annuleringen of andere overeengekomen correcties. Ze verwijst naar de oorspronkelijke factuur en herstelt consistentie in btw en debiteuren.
Op Peppol volgen creditnota’s dezelfde gestructureerde logica als facturen. Alleen een informele e-mailkorting zonder creditnota brengt boeken en btw uit sync.
Een lifecycle die de boeken zuiver houdt
- Stuur een offerte en registreer aanvaarding
- Lever het werk of de goederen
- Stel een factuur op (gestructureerd Peppol wanneer vereist)
- Bij wijziging: een creditnota gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur
- Reconcilieer betalingen met open posten
Een reeds verzonden factuur bewerken in plaats van crediteren veroorzaakt nummerings- en auditproblemen.
Doorlopende nummering
Belgische praktijk verwacht chronologische, gatloze nummerreeksen voor facturen (en vaak aparte reeksen voor creditnota’s). Gestructureerde e-facturatie schaft die discipline niet af; ze versterkt ze.
- Creditnota
Formeel document dat een eerder uitgereikte factuur annuleert of verlaagt, met aanpassing van bedragen en btw.