Factuur, creditnota of offerte: welk document reikt u uit in België

Kort gezegd: maak een offerte op, vraag een voorschot met een betaalverzoek, factureer zodra u levert of betaald wordt en corrigeer met een creditnota. Alleen de factuur en de creditnota zijn btw-documenten, dus alleen zij gaan via Peppol, en de factuur moet uitgereikt zijn uiterlijk de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar wordt.

Dit naslagartikel is bedoeld voor Belgische btw-plichtige zelfstandigen en kmo's die met OrdoGrid factureren, en voor hun boekhouders. Het legt uit wat elk document juridisch betekent, langs welk kanaal het sinds 1 januari 2026 moet en hoe OrdoGrid ze aan elkaar koppelt. Een factuur stap voor stap corrigeren leest u in Een uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren, de levenscyclus van een offerte in Van offerte naar factuur en voorschotten in Voorschotfacturen.

Welk document bij welk moment

Wat elk document is in het Belgische recht

Offerte: een aanbod zonder btw-gevolgen

Een offerte (devis in het Frans) legt de opdracht, de prijs en de geldigheidsduur van het aanbod vast. Aanvaarding maakt de btw niet opeisbaar; levering of betaling wel. De btw op een offerte is informatie voor de klant, geen belasting die u verschuldigd bent.

• Een betaalde offerte doet een factuurplicht ontstaan. Betaalt de klant de prijs geheel of gedeeltelijk op basis van de offerte, dan wordt de btw opeisbaar op het ontvangen bedrag en moet u uiterlijk de 15de van de volgende maand een factuur uitreiken. De offerte vervangt die nooit.
• Niet via Peppol. De Belgische verplichting geldt voor facturen en de documenten die ze wijzigen, niet voor aanbiedingen. OrdoGrid mailt de offerte met een link waar de klant de ondertekende offerte oplaadt (pdf, png of jpg), waarna ze op Accepté komt. Dat is een bestandsupload, geen elektronische handtekening, en de klant kan online niet weigeren.

Betaalverzoek of pro forma: eerst om geld vragen

Een betaalverzoek, vaak pro-formafactuur genoemd, vraagt geld vóór de levering. Dat mag, maar het is niet uw factuur: de betaling zelf maakt de btw opeisbaar en doet de factuurtermijn lopen.

• Zodra er betaald is, moet de voorschotfactuur uiterlijk de 15de van de volgende maand uitgereikt zijn (koninklijk besluit nr. 1, art. 4). Ze vermeldt de betaaldatum als die verschilt van de uitreikingsdatum (art. 5, §1, 5°) en valt sinds 1 januari 2026 in dezelfde gevallen als elke andere factuur onder de verplichting tot gestructureerde e-factuur (art. 53, §2bis Btw-Wetboek).
• De eindfactuur verwijst naar de voorschotfactuur en rekent de al gefactureerde btw niet opnieuw aan (art. 5, §1, 11°).

In OrdoGrid vraagt een betaalverzoek (reeks DP-) uw IBAN in Profil entreprise, bevat het een SEPA-QR-code en kan het een Stripe-betaallink dragen; het wordt nooit via Peppol verstuurd. Wij raden aan eerst het verzoek te sturen en te factureren zodra er betaald is, met als factuurdatum de dag waarop u factureert: zo blijft de factuur dicht bij de datum waarop de btw opeisbaar werd. OrdoGrid drukt de Notes af op de pdf en stuurt ze mee in de Peppol-XML als opmerking op documentniveau (BT-22): zet wettelijke vermeldingen, zoals de betaaldatum, dus in Notes.

Factuur: het btw-document

Belastbaar feit

De gebeurtenis die de btw doet ontstaan (fait générateur): de levering van de goederen of de voltooiing van de dienst. De btw wordt op dat moment opeisbaar, of eerder op elk bedrag dat vooraf wordt ontvangen, en de factuur moet uitgereikt zijn uiterlijk de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar werd.

• Wanneer verplicht. Elke levering of dienst aan een onderneming of andere belastingplichtige, of aan een niet-belastingplichtige rechtspersoon zoals een overheid, moet gefactureerd worden, behalve handelingen vrijgesteld door artikel 44 Btw-Wetboek en bepaalde financiële en verzekeringshandelingen (art. 53, §2). Voor particulieren is een factuur alleen nodig voor de handelingen opgesomd in artikel 1 van koninklijk besluit nr. 1, zoals nieuwe gebouwen, werk in onroerende staat en voertuigen.
• Wanneer uitreiken. Voor binnenlandse handelingen maakt het uitreiken van een factuur de btw sinds 1 januari 2013 niet langer opeisbaar (zie de amendementen in Kamerdocument 53 2450/002): de btw volgt de handeling of een eerdere betaling, en de factuur moet uiterlijk de 15de van de volgende maand uitgereikt zijn. Voor vrijgestelde intracommunautaire leveringen van goederen wordt de btw nog altijd opeisbaar bij het uitreiken van de factuur, uiterlijk de 15de van de volgende maand (art. 17, §2 Btw-Wetboek). Voor diensten die per periode worden aangerekend, loopt de termijn tot de 15de van de maand na de periode (KB nr. 1, art. 4).
• Inhoud. De vermeldingen van artikel 5 van het KB nr. 1, waaronder de eenheidsprijs exclusief btw en het btw-nummer van de klant: zie Verplichte vermeldingen op een factuur in België: checklist 2026.
• Kanaal. Sinds 1 januari 2026 factureert een in België gevestigde onderneming een klant met een Belgisch btw-nummer met een gestructureerde e-factuur, standaard Peppol BIS via het Peppol-netwerk. Een pdf-kopie is facultatief, en de klant kan een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (FAQ van de FOD Financiën, V11 en V12). Zie Belgische e-facturatieverplichting 2026.

Creditnota: het verbeterend stuk voor een uitgereikte factuur

Een creditnota is het verbeterend stuk van artikel 12 van koninklijk besluit nr. 1: ze moet verwijzen naar de factuur die ze corrigeert. Ze mag de vorm hebben van een vereenvoudigde factuur met een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de gewijzigde vermeldingen (art. 13), behalve voor intracommunautaire leveringen en verwervingen, afstandsverkopen en handelingen met verlegging van heffing, die een volledig verbeterend stuk vereisen. Ze hoort in hetzelfde boek van uitgaande facturen als uw facturen (art. 14, §2).

• Zelfde formaat als het origineel. Een document dat een gestructureerde e-factuur wijzigt, is zelf een gestructureerde e-factuur in hetzelfde formaat (art. 53, §2bis): een Peppol-factuur corrigeert u dus via Peppol (FAQ van de FOD Financiën, V5). Een creditnota uit 2026 voor een pdf-factuur uit 2025 heeft geen formaatvereiste: een pdf volstaat als de klant ze aanvaardt (V23).
• Vermelding over terugstorting van btw. Krijgt u via de creditnota gefactureerde btw terug, dan schrijft koninklijk besluit nr. 4, art. 4, §1, in de gevallen van artikel 79 Btw-Wetboek een vermelding voor op het exemplaar van de klant. De tekst in het besluit die wij konden nagaan, is de Franse: "T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite". Vraag uw boekhouder naar de officiële Nederlandse tekst en naar de gevallen die eronder vallen; OrdoGrid voegt de vermelding automatisch toe, in de documenttaal, op een creditnota met Belgische btw aan een klant met een btw-nummer: ze wordt op de pdf afgedrukt en staat in de Peppol-XML. Controleer ze in Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld).
• Volledig of gedeeltelijk. Crediteer alleen wat wegvalt als het bedrag daalt; is het btw-tarief, de regeling of de klant fout, dan raden wij aan volledig te crediteren en een nieuwe factuur uit te reiken. Overschrijdt de creditnota wat de klant nog verschuldigd is, dan toont het paneel Afrekening van de factuur Terug te betalen.

In de schermen van OrdoGrid vertrekt een creditnota altijd van een bestaande factuur (de publieke API aanvaardt ook een extern factuurnummer); ze kan niet hoger zijn dan wat op de factuur nog te crediteren valt, en na het opslaan liggen haar bedragen vast en kan ze niet verwijderd worden. Een volledig gecrediteerde factuur toont Annulée.

Ontvangstbewijzen in OrdoGrid

Reçus stelt een betaling vast die u al ontving (datum, wijze, referentie). Een ontvangstbewijs wordt aangemaakt als Payé, krijgt een R--nummer en gaat nooit via Peppol. Het vervangt de factuur aan een onderneming niet: ook als een kasticket aan een belastingplichtige klant of een niet-belastingplichtige rechtspersoon wordt meegegeven, moet er nog een factuur volgen (FAQ van de FOD Financiën, V16). Facturer zet één ontvangstbewijs om in een factuur. Om er meerdere te bundelen, selecteert u ze en gebruikt u Facture: ontvangstbewijzen van klanten zonder btw-nummer worden één factuur op de klant "Divers", terwijl elke btw-plichtige klant een eigen factuur nodig heeft.

Formaat en kanaal sinds 1 januari 2026

OrdoGrid biedt Peppol alleen aan voor facturen en creditnota's, alleen als uw onderneming een Belgisch btw-nummer heeft, en verstuurt alleen naar een klant van wie het btw-nummer op het moment van verzenden op het netwerk gevonden wordt. De Belgische Peppol-dienstverleners raadden op 8 september 2026 af om een klant die via Peppol ontvangt nog een kopie per e-mail te sturen, omdat die dubbel geboekt kan worden. Wordt de klant niet gevonden, lees dan Klant niet op Peppol: zo verstuurt u een geldige factuur.

Nummering: de wet en de standaardformaten van OrdoGrid

Koninklijk besluit nr. 1 eist dat elke factuur en creditnota een opeenvolgend nummer draagt, "volgens één of meer reeksen", dat haar op eenduidige wijze identificeert (art. 5, §1, 1°). Creditnota's komen in hetzelfde boek van uitgaande facturen als de facturen (art. 14, §2), maar niets verplicht om ze in de factuurreeks op te nemen of er net buiten te houden: een aparte reeks voor creditnota's is een wettige keuze. Voor offertes en betaalverzoeken bestaat geen btw-nummeringsregel.

OrdoGrid houdt een reeks per type bij: F-2026-0031 voor facturen, NC-2026-0005 voor creditnota's, D-2026-0014 voor offertes, DP-2026-0006 voor betaalverzoeken en R-2026-0102 voor ontvangstbewijzen. Het stelt het volgende nummer voor, legt het vast bij de eerste opslag (ook als ontwerp) en weigert een dubbel nummer, maar dwingt geen reeks zonder gaten af: dat blijft uw verantwoordelijkheid. Een eigenaar of beheerder wijzigt de formaten in Profil entreprise → Formats de numérotation na een klik op Modifier; het DP--formaat van betaalverzoeken kan daar niet gewijzigd worden. Zie Factuurnummering in België.

De documenten koppelen in OrdoGrid

Van offerte naar factuur

1. Klik in Offertes (pagina Devis) op Nouveau devis (nieuwe offerte), voeg de lijnen toe en controleer de geldigheidsdatum (Validité, standaard 30 dagen). Een verstuurde offerte gaat na die datum automatisch naar Expiré (vervallen).
2. Klik op Envoyer: offertes gaan alleen per Email, met de antwoordlink. Aanvaardt de klant per e-mail of op papier, zet de offerte dan met Statut op Accepté (aanvaard) en bewaar het bewijs; weigert hij, kies dan Refusé (geweigerd).
3. Als het tijd is om te factureren, opent de knop Facturer (factureren) in de rij van de offerte een nieuwe factuur met het importvenster (Articles à importer): vink de lijnen van de offerte aan, klik op Importer n article(s) en pas ze aan voor het voorschot of de deelfactuur. De offerte wordt gekoppeld onder Devis lié (gekoppelde offerte). Volgende deelfacturen start u met het +-icoon, Créer une facture partielle (deelfactuur aanmaken), op dezelfde rij. Gebruik Convertir en facture (omzetten in factuur) alleen als er op de offerte nog niets gefactureerd is: vink één Accepté-offerte aan en klik op die knop; OrdoGrid maakt een ontwerpfactuur voor de volledige offerte met de datum van vandaag, en de offerte gaat naar Converti (omgezet). Al uitgereikte voorschot- of deelfacturen worden niet in mindering gebracht.
4. Eist de klant een bestelbonnummer, dan vraagt Bon de commande requis (bestelbon vereist) dat eerst.
5. Controleer de factuur, klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol (elektronisch verzenden via Peppol) aangevinkt voor een klant binnen de verplichting, vink Email uit tenzij de klant om een kopie vroeg, en klik op Sauvegarder & Envoyer (Opslaan en verzenden).

Van betaalverzoek of factuur naar het volgende document

• Betaalverzoek. Klik in Betalingen → Aanvragen (pagina Demandes de paiement) op Nouvelle demande (nieuw verzoek) en mail het verzoek. Komt het geld binnen, klik dan op Facture (factuur) in de rij: OrdoGrid maakt meteen een ontwerpfactuur met het volgende nummer en neemt de lijnen, notities, uitgiftedatum en vervaldatum van het verzoek over. Open ze, vervang de datum door de dag waarop u de factuur uitreikt, zet de betaaldatum in Notes, registreer de betaling met Betaling registreren en verstuur de factuur.
• Creditnota. Vink in Facturen (pagina Factures) één factuur aan en klik op Note de crédit (creditnota), of ga via Creditnota's → Nouvelle note de crédit → Sélectionner une facture. Behoud of verminder de vooraf ingevulde lijnen, noteer de reden in Notes (een eventuele vermelding over terugstorting van btw voegt OrdoGrid zelf toe), sla op en verstuur ze langs hetzelfde kanaal als het origineel. De volledige werkwijze, met terugbetalingen, staat in Een uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren.

Rekenvoorbeeld: van offerte tot creditnota

Pixelwerk SRL, een webstudio in Namen, vernieuwt de website van Brouwerij Van Damme BV in Gent. Beide zijn Belgische btw-plichtigen en Van Damme ontvangt via Peppol onder zijn ondernemingsnummer. Pixelwerk maakt zijn documenten in het Frans op. De offerte vraagt 30 % bij aanvaarding en het saldo bij oplevering.

De offerte telt nooit mee in de btw-cijfers. De creditnota zelf toont positieve bedragen; het minteken toont haar effect.

1. 2 maart. Pixelwerk mailt offerte D-2026-0014: één lijn, "Refonte du site web", € 8.000,00 aan 21 %. Er is niets geleverd of betaald, dus er is geen btw verschuldigd.
2. 9 maart. Van Damme laadt de ondertekende offerte op, die op Accepté komt. Er moet nog altijd geen factuur worden uitgereikt.
3. 16 maart. Van Damme schrijft € 2.904,00 over, 30 % van € 9.680,00. De btw op € 2.400,00 wordt in maart opeisbaar: de factuur moet uiterlijk op 15 april uitgereikt zijn.
4. 18 maart. Pixelwerk klikt op Facturer bij de offerte, importeert de lijn, hernoemt ze tot "Acompte 30 % – refonte du site web (devis D-2026-0014)", noteert "Paiement reçu le 16/03/2026" in Notes en zet € 2.400,00. Vóór de eerste opslag vinkt het Ik bevestig dat het volledige factuurbedrag al is ontvangen aan (overschrijving, 16/03/2026), zodat de factuur Montant à payer € 0,00 toont en Peppol de € 2.904,00 als al betaald meestuurt. Daarna verstuurt het F-2026-0031 via Peppol.
5. 30 april. De site gaat online: de btw op het saldo wordt opeisbaar en de eindfactuur moet uiterlijk op 15 mei uitgereikt zijn.
6. 4 mei. Met Créer une facture partielle maakt Pixelwerk F-2026-0047 voor € 5.600,00 excl. btw met de lijn "Refonte du site web – solde du devis D-2026-0014" en, in Notes, "Acompte facturé : F-2026-0031 du 18/03/2026, 2 400,00 € + TVA 504,00 €", zodat de al gefactureerde € 504,00 niet opnieuw wordt aangerekend. Omdat de site vóór de factuurdatum online ging, vult Pixelwerk 30 april 2026 in bij Date de livraison / prestation (datum levering / dienst). Verstuurd via Peppol.
7. 12 mei. Beide partijen spreken af de module voor online reservaties te schrappen, goed voor € 500,00 excl. btw. Vanuit F-2026-0047 maakt Pixelwerk creditnota NC-2026-0005 voor € 500,00 + € 105,00 btw. De lijn luidt "Réduction – module de réservation en ligne", en de reden staat in Notes. OrdoGrid voegt "T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite" zelf toe, omdat de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft. Het origineel ging via Peppol, dus de creditnota ook.
8. Betaling. Afrekening van F-2026-0047 toont Creditnota's € 605,00 en Openstaand € 6.171,00. Van Damme betaalt dat: € 2.904,00 + € 6.171,00 = € 9.075,00, het gefactureerde totaal.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken om te bewaren

• Facturen en creditnota's, als pdf en, voor Peppol, de XML uit Peppol → Outbox: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd bij de wet van 18 december 2025), langer voor stukken die verband houden met de herziening van de aftrek voor onroerende goederen. De originele XML bewaren is sterk aanbevolen.
• De offerte en de aanvaarding (opgeladen ondertekende offerte of e-mail van de klant): geen btw-documenten, maar bewijs van de afgesproken prijs en van de voorwaarden van het voorschot.
• De lijn op het rekeninguittreksel van elk voorschot, die aantoont wanneer de btw op het voorschot opeisbaar werd.
• De reden van elke creditnota: e-mail van de klant, Peppol-antwoord of schriftelijk akkoord.

Voor uw boekhouder selecteert u rijen in Factures of Notes de Crédit en klikt u op Downloaden (tooltip: Downloaden als ZIP); op de pagina Peppol wordt een selectie gedownload als ZIP met de mappen xml/ en pdf/. OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst en geeft geen bewaargarantie: zie Facturen archiveren in België.

Veelgestelde vragen

Heeft een offerte gevolgen voor de btw?

Nee. De btw wordt opeisbaar bij levering of voltooiing van het werk, of bij ontvangst van een voorschot. Betaalt de klant op basis van de offerte, dan is de btw op die betaling opeisbaar en moet u ze uiterlijk de 15de van de volgende maand factureren.

Kan een offerte of pro forma via Peppol verstuurd worden?

Nee. De Belgische verplichting van 2026 geldt voor facturen en de credit- of debetnota's die ze wijzigen. OrdoGrid verstuurt offertes en betaalverzoeken per e-mail; de Peppol-optie verschijnt alleen bij facturen en creditnota's.

Is een pro-formafactuur een echte factuur?

Nee. Een pro forma of betaalverzoek vraagt alleen om betaling; het vervangt de factuur niet. Zodra er betaald is, reikt u voor dat bedrag een factuur uit tegen de 15de van de volgende maand; in OrdoGrid klikt u op Facture bij het betaalverzoek.

Wanneer precies moet ik de factuur uitreiken?

Uiterlijk de 15de van de maand na de maand waarin de btw opeisbaar werd: bij levering van de goederen, bij voltooiing van de dienst of, eerder, bij ontvangst van een voorschot. Voor diensten die per periode worden aangerekend, uiterlijk de 15de van de maand na het einde van de periode.

Hebben creditnota's een eigen nummerreeks nodig?

Nee. De wet laat één of meer reeksen toe en boekt creditnota's in hetzelfde boek van uitgaande facturen als facturen. OrdoGrid gebruikt standaard een aparte NC-reeks, die een eigenaar of beheerder kan wijzigen in Profil entreprise → Formats de numérotation.

Moet elke creditnota in 2026 via Peppol?

Alleen als ze een factuur corrigeert die als gestructureerde e-factuur werd verstuurd. Een creditnota voor een pdf-factuur uit 2025 heeft geen formaatvereiste en mag een pdf zijn als de klant die aanvaardt.

Mag ik een negatieve factuur sturen in plaats van een creditnota?

Peppol BIS Billing aanvaardt een negatieve factuur als alternatief voor een creditnota, en ontvangende systemen moeten beide aankunnen (BIS Billing 3.0, sectie 5.6). OrdoGrid reikt correcties uit als creditnota, via Peppol verstuurd als UBL CreditNote met het nummer van de oorspronkelijke factuur.