Self-billing in België op Peppol
Wanneer de klant de factuur opmaakt voor de leverancier: schriftelijke overeenkomst, wie als verkoper en koper verschijnt, wie op Peppol stuurt, en valkuilen voor Belgische kmo's.
Bijgewerkt
- België
Wat self-billing betekent
Bij self-billing maakt de klant de factuur op voor goederen of diensten ontvangen van de leverancier, op basis van een voorafgaande overeenkomst. Peppol draagt enkel het gestructureerde bestand. De commerciële en btw-opzet moet al duidelijk zijn.
Dit vervangt uw overeenkomst of accountantcontrole niet. Gewone documentrollen: Factuur, creditnota en offerte.
Eerst de overeenkomst
Belgische praktijk verwacht een schriftelijke self-billingovereenkomst vóór deze facturen circuleren. Stem minstens af op:
| Onderwerp | Waarom |
|---|---|
| Scope goederen of diensten | Geen self-billing van willekeurige aankopen |
| Acceptatie- / betwistingstermijn | Leverancier kan een foute self-bill afwijzen |
| Factuurnummering | Wie de nummerreeks beheert |
| Btw-behandeling | Vermeldingen en fiscale behandeling passen bij de levering |
| Peppol-kanaal | Wie stuurt, welke ID's, wie het origineel archiveert |
Zonder die overeenkomst is een gestructureerd bestand van de koper een workaround, geen gecontroleerde self-billing.
Wie stelt op, wie stuurt
| Vraag | Praktisch antwoord |
|---|---|
| Wie bereidt de factuur voor? | De klant (koper), onder de overeenkomst |
| Wie is de leverancier op de factuur? | Nog steeds de echte leverancier van goederen of diensten |
| Wie is de klant op de factuur? | Nog steeds de koper die de levering ontving |
| Wie mag op Peppol sturen? | Vaak de koper (of diens provider), onder de overeenkomst |
Het bestand versturen is niet hetzelfde als de leverancier zijn. Wissel geen namen om een gewone verkoopfactuur te laten « passen ». Dat breekt btw-bewijs en matching.
Praktische werkwijze
- Onderteken of vernieuw de self-billingovereenkomst; bewaar ze bij de stamgegevens.
- Bevestig beide Peppol-identiteiten en wie zal versturen.
- Houd leverancier- en klantpartijen correct; neem vereiste wettelijke vermeldingen op.
- Gebruik de optie self-billed factuur in uw tool, niet een gewone verkoopfactuur met een voetnoot.
- Geef de leverancier een duidelijk pad voor aanvaarding / afwijzing (procesmail of kopersantwoorden als u die gebruikt).
- Corrigeer fouten met een self-billed creditnota, niet door een geleverde factuur te wijzigen (creditnota's op Peppol).
Voor binnenlandse B2B in scope van de verplichting 2026 heeft self-billing nog altijd een geldig gestructureerd document nodig wanneer Peppol het uitwisselingskanaal is.
Veelgemaakte valkuilen
- Geen schriftelijke overeenkomst
- Koper als leverancier omdat die op Verzenden klikte
- Gewoon factuurtype terwijl de stroom « self-billing » heet
- Leverancier zonder manier om een foute self-bill af te wijzen
- Enkel PDF-archief van een gestructureerde self-bill