Buitenlandse klanten en leveranciers: Peppol en de e-facturatieplicht

De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturatie is een binnenlandse regel: sinds 1 januari 2026 geldt ze voor facturen tussen ondernemingen die in België gevestigd zijn. Buitenlandse ondernemingen, ook die met alleen een Belgisch btw-nummer, vallen erbuiten; het Belgische bijkantoor van een buitenlandse vennootschap valt er wel onder. Buiten de verplichting mag u Peppol altijd gebruiken als de andere partij erop geregistreerd is.

Deze gids is bedoeld voor Belgische ondernemingen met buitenlandse klanten of leveranciers, voor Belgische bijkantoren van buitenlandse groepen en voor hun accountants. Hij beantwoordt de vraag naar het kanaal: Peppol, pdf of beide. Welke btw u een buitenlandse klant aanrekent en welke vermeldingen u afdrukt, leest u in Buitenlandse klanten factureren. Het volledige toepassingsgebied van de verplichting staat in de Belgische e-facturatieverplichting.

Valt de factuur onder de verplichting? Beslistabellen per wederpartij

De verplichting van artikel 53, § 2bis, van het Btw-Wetboek geldt als aan alle drie de voorwaarden is voldaan:

1. de leverancier is een belastingplichtige die in België gevestigd is en factureert onder zijn Belgische btw-nummer;
2. de klant is een belastingplichtige die in België gevestigd is en voor de handeling zijn Belgische btw-nummer moet meedelen, of een Belgische btw-eenheid;
3. de handeling is niet vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek.

Leveranciers onder de forfaitaire regeling (artikel 56) en gefailleerde leveranciers zijn uitgesloten van de uitreikingsplicht; zie de Belgische e-facturatieverplichting.

De FOD Financiën past dit vestigingscriterium toe sinds 1 januari 2026, en de wet van 10 februari 2026 (Belgisch Staatsblad van 20 februari 2026) heeft het in het Wetboek opgenomen: een onderneming zonder zetel en zonder vaste inrichting in België valt buiten de uitreikings- én de ontvangstplicht, ook als ze een Belgisch btw-nummer heeft. Facturen aan klanten in andere EU-landen of buiten de EU vallen er evenmin onder.

In België gevestigd

De zetel van de onderneming, of een vaste inrichting zoals een bijkantoor, in België hebben. Een Belgisch btw-nummer alleen maakt van een buitenlandse onderneming geen in België gevestigde onderneming. Of een bepaald kantoor een vaste inrichting is, is een btw-vraag die u met uw accountant uitklaart.

Facturen die u verstuurt

Facturen die u ontvangt

De B2B-FAQ van de FOD Financiën vermeldt nog dat de wet voor niet-gevestigde ondernemingen gewijzigd moet worden. Die wijziging geldt al sinds 20 februari 2026.

Het kanaal verandert niets aan de btw-inhoud. Verlegging van heffing, de intracommunautaire vrijstelling en uitvoer volgen dezelfde regels, of u nu via Peppol of per e-mail verstuurt: zie Buitenlandse klanten factureren.

Een Belgisch btw-nummer bewijst geen vestiging

Sinds de wijziging van 2026 zegt het BE-btw-nummer van een klant u minder dan vroeger. Een buitenlandse vennootschap kan er een hebben zonder zetel of bijkantoor hier, bijvoorbeeld omdat ze belastbare handelingen in België verricht. Volgens de FOD Financiën moet de niet-gevestigde onderneming haar medecontractanten zelf inlichten, maar u kiest het kanaal. Vóór de eerste factuur:

1. Vraag de klant of hij zijn zetel of een vaste inrichting in België heeft, en welke entiteit de bestelling plaatst.
2. Laat het antwoord schriftelijk bevestigen: een e-mail of een clausule in de orderbevestiging volstaat voor uw dossier.
3. Noteer het in het veld Notes van de klantenfiche in OrdoGrid, zodat wie daarna factureert het ziet. Dat is onze aanbeveling, geen wettelijke verplichting.
4. Zegt de klant dat hij in België gevestigd is maar niet via Peppol kan ontvangen, pas dan de terugvalregel toe: reik een gewone factuur uit en bewaar het bewijs, zoals beschreven in factuur sturen als de klant niet op Peppol staat.

Peppol over de grens: identificaties en bereikbaarheid

Peppol is een internationaal netwerk. De FOD Financiën noemt het gebruik buiten België vrijwillig en wijst erop dat de Peppol Directory toont welke klanten, ook internationale, klaar zijn om te ontvangen.

Elke deelnemer wordt geïdentificeerd met een schemacode en een identificatie. Belgische deelnemers moeten minstens onder 0208 met hun ondernemingsnummer geregistreerd zijn; schema 9925 (Belgisch btw-nummer) mag erbij komen, maar mag het niet vervangen. Buitenlandse ondernemingen gebruiken de schema's van hun eigen land. Voorbeelden uit de Peppol EAS-codelijst (release mei 2026):

Bereikbaarheid controleren. OrdoGrid controleert automatisch wanneer u op Envoyer (verzenden) klikt (zie de stappen hieronder). Wilt u zelf controleren, gebruik dan de Lookup-dienst van OpenPeppol met schemacode en identificatie. Die toont of de onderneming kan ontvangen, niet of ze kan verzenden. De Peppol Directory is vrijwillig en wordt met vertraging bijgewerkt: wie er niet in staat, kan toch op het netwerk zitten. Meer tips in Peppol-deelnemer opzoeken.

Een mislukte opzoeking betekent "niet gevonden onder die identificatie". Een Nederlandse vennootschap die alleen onder haar KvK-nummer geregistreerd is, wordt onder haar btw-nummer niet gevonden. Vraag de klant onder welke identificatie hij geregistreerd is. Vraag uw Belgische klanten niet naar hun Peppol-ID: de FOD Financiën raadt dat af, omdat het ondernemingsnummer de standaardidentificatie is.

Buurlanden hebben hun eigen regels

Sommige buitenlandse klanten vallen intussen onder de e-facturatieregels van hun eigen land. Die regels gelden voor ondernemingen in dat land; ze veranderen niets aan de Belgische verplichting, maar verklaren waarom een klant u om een gestructureerde factuur kan vragen.

Volgens de BMF-circulaire valt de factuur van een Belgische leverancier zonder Duitse vestiging niet onder de Duitse verplichting. Voor Frankrijk vraagt u de klant hoe hij uw facturen wil ontvangen, en legt u vragen over Frans recht voor aan een adviseur in Frankrijk.

Stap voor stap in OrdoGrid

De buitenlandse klant aanmaken

1. Open Klanten, klik op Ajouter un client (klant toevoegen) en kies Assujetti à la TVA (btw-plichtig) als Type de client.
2. Typ het N° de TVA met landprefix, bijvoorbeeld NL859301448B01. OrdoGrid zoekt het op en toont de bron: VIES (UE), Registre belge (BCE) of Registre français. Klik op Pré-remplir (vooraf invullen). Numéro de TVA invalide (ongeldig btw-nummer) betekent: controleer het nummer met de klant. VIES dekt alleen EU-nummers: voor een klant buiten de EU, bijvoorbeeld met een GB- of CH-nummer, kan de opzoeking het nummer niet bevestigen; vul de naam en het adres dan zelf in.
3. Controleer Nom de l'entreprise, het adres en Pays (land).
4. Noteer in Notes de vestigingsstatus en hoe u die hebt nagegaan, en klik dan op Créer le client.

Een klantenfiche heeft geen veld voor een Peppol-ID: u kunt de Peppol-identificatie van een buitenlandse klant niet intypen. OrdoGrid leidt ze bij verzending af uit het btw-nummer.

De factuur verzenden

1. Klik in Facturen op Nouvelle facture (nieuwe factuur) en kies de klant met Sélectionner un client. Heeft het btw-nummer van de klant een ander landprefix dan het uwe, dan toont het onderdeel Options de TVA van de zijbalk Récapitulatif de melding Client étranger (NL); een buitenlandse vennootschap die onder een BE-btw-nummer gefactureerd wordt, krijgt die melding niet. Kies de btw-behandeling onder Options de TVA; Autoliquidation (verlegging van heffing) wordt alleen aangeboden als de twee btw-nummers een verschillend landprefix hebben.
2. Klik op Envoyer. OrdoGrid zoekt het btw-nummer van de klant op het Peppol-netwerk op, onder de identificatieschema's die het voor dat land kent (bijvoorbeeld 9944 voor een Nederlands nummer), en raadpleegt daarna de Peppol Directory.
3. Lees het Peppol-blok en handel ernaar:

4. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). Wordt Peppol overgeslagen, dan mailt OrdoGrid niets automatisch: het vakje Email moet aangevinkt zijn.
5. Volg de Peppol-verzending op in Peppol → Outbox. Traité betekent dat de factuur bij het toegangspunt van de klant is aangekomen; niet dat ze aanvaard of betaald is. Vérifier werkt de status meteen bij.

Facturen van buitenlandse leveranciers ontvangen

• Een buitenlandse leverancier op Peppol kan naar uw Belgische identificatie sturen: 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer. U vindt die in Peppol → Statut, onder Annuaire Peppol, als Identifiant Peppol. De ontvangst moet in OrdoGrid actief zijn (Réception Peppol → Activer la réception); heeft een andere dienstverlener uw registratie, dan komen de facturen daar binnen.
• Ontvangen facturen verschijnen in Peppol → Inbox. Het detailpaneel toont Fournisseur (leverancier), Numéro, Date d'échéance (vervaldag) en Devise (munt), de regels en de totalen. Zie leveranciersfacturen ontvangen.
• OrdoGrid heeft geen aankoopdagboek. Bent u de btw verschuldigd op de factuur van een buitenlandse leverancier (verlegging van heffing), dan boekt uw accountant ze. Hebt u die factuur nog niet ontvangen, dan moet u volgens het koninklijk besluit nr. 1 (art. 9) zelf een stuk opmaken, uiterlijk op de 15e van de maand na die waarin de btw opeisbaar werd.
• Een factuur die niet voor u bestemd is: klik op Répondre (antwoorden) en stuur RE Rejetée (geweigerd) met een redencode.
• Peppol detecteert geen dubbels. Stuurt een leverancier dezelfde factuur per e-mail en via Peppol, boek ze dan één keer.

Als uw onderneming in België niet voor btw geïdentificeerd is

OrdoGrid verzendt en ontvangt via Peppol alleen voor ondernemingen met een BE-btw-nummer. Anders stopt de verzending met de melding "Peppol n'est disponible que pour les entreprises enregistrées en Belgique". Een Belgisch bijkantoor met een eigen BE-btw-nummer kan als aparte onderneming in OrdoGrid worden ingesteld via Créer une nouvelle entreprise, met een eigen Autorisation Peppol (één per btw-nummer) en een eigen ontvangst onder 0208.

Rekenvoorbeeld: vier facturen, vier antwoorden

Delvaux Engineering BV in Kortrijk (btw BE 0745.312.861) onderhoudt industriële machines en verkoopt wisselstukken. Op 30 september 2026 factureert ze haar prestaties van september:

F-2026-0181, stap voor stap. Havenlicht bevestigde per e-mail dat ze geen zetel of bijkantoor in België heeft, en Delvaux controleerde haar btw-nummer op 24 september 2026 in VIES; beide staan in de Notes van de klant. De zijbalk toont Client étranger (NL); Delvaux kiest Autoliquidation, zodat de regel op 0 % staat en TVA 0,00 aangeeft. Bij Envoyer vindt OrdoGrid Havenlicht onder schema 9944 en vinkt Envoi électronique via Peppol aan; Delvaux vinkt Email uit en klikt op Sauvegarder & Envoyer. Het Peppol-bestand bevat btw-categorie AE, vrijstellingscode VATEX-EU-AE en beide btw-nummers, en de Outbox toont Traité zodra de factuur is afgeleverd.

F-2026-0182. Ateliers Lambert staat ook op Peppol, onder schema 9957, dus OrdoGrid vinkt Peppol aan en Delvaux verstuurt de factuur langs die weg. Onder Livraison intracommunautaire bevat het bestand de leveringsdatum die op de factuur is ingevuld, of anders de factuurdatum, en Frankrijk, uit het adres van de klant, als land van levering (zie de waarschuwing hierboven). Delvaux bewaart de ondertekende CMR-vrachtbrief en het bankafschrift met de betaling aan de vervoerder als vervoersbewijs (zie Buitenlandse klanten factureren).

F-2026-0183. De klant is een Britse vennootschap, maar de dienst gaat naar haar bijkantoor in Antwerpen, dat in België gevestigd is en zijn BE-btw-nummer meedeelde. De factuur valt onder de verplichting. OrdoGrid vindt het bijkantoor onder 0208:1012437597 en verzendt via Peppol. Was het bijkantoor niet gevonden, dan had Delvaux de factuur toch uitgereikt volgens de terugvalregel, als pdf per e-mail als het bijkantoor met dat kanaal akkoord ging en anders op papier, en een gedateerd bewijs van de mislukte opzoeking en van dat akkoord bewaard; dan had het bijkantoor, niet Delvaux, zijn ontvangstplicht geschonden.

F-2026-0184. OrdoGrid zoekt Kessler op onder 0208:1015880208 en 9925:BE1015880208 en in de Peppol Directory, en toont Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Kessler bevestigde schriftelijk dat ze geen zetel of bijkantoor in België heeft en pdf-facturen aanvaardt: e-mail is dus het juiste kanaal en er is geen bewijs voor de terugvalregel nodig. Delvaux bewaart de bevestiging van Kessler.

Wat er verandert in 2028 en 2030

• Belgische e-reporting. Het rapporteren van factuurgegevens aan de administratie is volgens het federale regeerakkoord gepland voor 2028. De Ministerraad keurde op 18 juli 2026 een voorontwerp van wet goed; het is nog geen wet. Vandaag worden geen factuurgegevens aan de administratie bezorgd.
• Europese regels (ViDA). Richtlijn (EU) 2025/516 van de Raad voert e-facturatie en digitale rapportering in voor intra-EU-handelingen; de lidstaten moeten die regels vanaf 1 juli 2030 toepassen. Volgens de FOD Financiën geldt de verplichting dan ook voor facturatie tussen EU-lidstaten; België heeft die regels nog niet omgezet. Details in e-reporting 2028 en ViDA.

Bijzondere gevallen

Veelgemaakte fouten

Welk bewijs u bewaart

• Voor elke klant met een BE-btw-nummer en een buitenlands adres: zijn schriftelijke verklaring over zijn vestiging. Voor EU-klanten: uw VIES-controle.
• Voor elke factuur binnen de verplichting die buiten Peppol is verstuurd: datum en resultaat van de mislukte opzoeking, als bewijs dat de klant niet kon ontvangen, en, voor een pdf per e-mail, het akkoord van de klant met dat kanaal.
• Elk akkoord over een ander formaat of kanaal met een klant binnen de verplichting; de FOD Financiën raadt een schriftelijk akkoord aan.
• Verzonden facturen: de pdf en, bij Peppol-verzending, de XML. Selecteer in Peppol → Outbox de regels en download de zip, met een map xml/ en een map pdf/.
• Ontvangen facturen: de gebundelde zip uit Peppol → Inbox.

Bewaar facturen 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025). OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst: bewaar uw eigen kopieën.

Veelgestelde vragen

Geldt de Belgische Peppol-verplichting voor facturen aan buitenlandse klanten?

Nee. Ze geldt voor facturen tussen ondernemingen die in België gevestigd zijn. Facturen aan klanten in andere EU-landen of buiten de EU mag u op papier versturen of als pdf die de klant aanvaardt. Europese regels voor intra-EU-e-facturatie gelden vanaf 1 juli 2030.

Mijn klant is buitenlands maar heeft een Belgisch btw-nummer. Peppol of pdf?

Dat hangt af van zijn vestiging. Met een zetel of vaste inrichting in België valt de factuur onder de verplichting en gaat ze via Peppol. Zonder vestiging valt ze er sinds 1 januari 2026 buiten en is een pdf geldig. Staat de klant op Peppol, dan is verzenden via Peppol in beide gevallen correct.

Valt het Belgische bijkantoor van een buitenlandse vennootschap onder de verplichting?

Ja, als het bijkantoor uw klant of uw leverancier is. Het is in België gevestigd, moet gestructureerde facturen uitreiken en moet ze kunnen ontvangen. Een vennootschap met een Belgisch bijkantoor moet ook haar BE-btw-nummer meedelen voor handelingen die in België plaatsvinden, ook als ze voor haar buitenlandse vestiging verricht worden; ook die facturen vallen onder de verplichting.

Mag ik een Peppol-factuur sturen naar een klant in een ander land?

Ja, als de klant op Peppol geregistreerd is; de FOD Financiën beschouwt de registratie als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen. OrdoGrid vindt de klant via zijn btw-nummer wanneer u op Envoyer klikt. Dat geldt ook voor facturen onder Livraison intracommunautaire: OrdoGrid voegt de leveringsdatum en het land van levering toe die Peppol vereist.

Welke Peppol-identificatie gebruikt een buitenlandse onderneming?

Een schema van haar eigen land, bijvoorbeeld 9944 voor een Nederlands btw-nummer, 9957 voor een Frans of 9930 voor een Duits, of een registernummer zoals KvK of SIRET. Het schema 0208 is alleen voor Belgische ondernemingsnummers.

Moet ik Peppol-facturen van buitenlandse leveranciers aanvaarden?

Een buitenlandse leverancier zonder vestiging in België hoeft Peppol niet te gebruiken. Doet hij het toch, dan geldt uw registratie als akkoord om te ontvangen en verschijnt de factuur in Peppol → Inbox in OrdoGrid.

Kan een onderneming zonder Belgisch btw-nummer Peppol-facturen versturen met OrdoGrid?

Nee. OrdoGrid biedt Peppol alleen aan ondernemingen met een BE-btw-nummer. Een Belgisch bijkantoor met een eigen BE-btw-nummer kan als aparte onderneming in OrdoGrid worden ingesteld.