EN 16931 en UBL: de gegevens op een gestructureerde factuur

Een gestructureerde e-factuur is een gegevensbestand, geen afbeelding van een factuur. Drie lagen leggen ze vast: EN 16931, de Europese norm die de bedrijfstermen opsomt die een factuur kan bevatten en de regels daartussen; UBL 2.1, de XML-syntaxis waarin Peppol die termen uitwisselt; en Peppol BIS Billing 3.0, de Peppol-specificatie die EN 16931 voor het netwerk inperkt en aanvult. Sinds 1 januari 2026 maakt het Belgische recht Peppol BIS in de UBL-versie, verstuurd via Peppol, tot het standaardformaat voor B2B-facturen die onder de verplichting vallen. U schrijft nooit zelf XML: u voert juiste factuurgegevens in, en uw facturatiesoftware maakt daar een geldig bestand van.

Deze referentie is bedoeld voor ondernemers, financiële medewerkers en accountants die willen weten wat het bestand bevat en waarom een verzending geweigerd kan worden, en voor ontwikkelaars die hun gegevens erop afstemmen. Ze behandelt het gegevensmodel en de veldkoppeling. Voor het Peppol-profiel en de documenttypes, zie Peppol BIS Billing; om een concrete fout op te lossen, Peppol-validatiefouten; voor de vermeldingen die de wet oplegt, wettelijke vermeldingen op een Belgische factuur.

Drie lagen van één factuur: EN 16931, UBL en Peppol BIS

Bedrijfsterm (BT)

Een genummerd gegevenselement van EN 16931, zoals BT-1 (factuurnummer) of BT-48 (btw-identificatienummer van de koper). Groepen zijn genummerd als BG, bedrijfsregels als BR. Validatiemeldingen en softwaredocumentatie gebruiken die nummers.

Wat de wet vereist. Artikel 13ter van het koninklijk besluit nr. 1 (van kracht sinds 1 januari 2026) bepaalt dat een btw-plichtige die een gestructureerde factuur moet uitreiken, die factuur opstelt volgens de Europese norm, in het formaat Peppol BIS (UBL-versie), en ze via het Peppol-netwerk verstuurt. Een ander formaat of kanaal mag alleen na een akkoord tussen de partijen, en moet nog altijd voldoen aan de Europese norm en de lijst van syntaxen onder richtlijn 2014/55/EU. De FOD Financiën raadt aan zo'n akkoord schriftelijk vast te leggen (FAQ, vraag 13). Ook dan verplicht artikel 13quater u om over de technische middelen te beschikken om Peppol BIS-facturen uit te reiken en te ontvangen. Wie eronder valt: Belgische B2B-e-facturatieverplichting.

Het gestructureerde bestand is de factuur; de pdf is een kopie

Voor B2B-handelingen onder de verplichting is de gestructureerde e-factuur sinds 1 januari 2026 de enige wettelijk vereiste factuur. Een pdf-kopie is facultatief, en een klant mag een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (B2B-FAQ van de FOD Financiën, vragen 11 en 12). Geen enkele regel zegt dat de XML "voorrang heeft" op een pdf die iets anders toont: als de twee verschillen, is de factuur fout. Corrigeer ze met een creditnota en een nieuwe factuur, niet met een nieuwe pdf. Meer in pdf of gestructureerde factuur.

Welke gegevens de factuur bevat, en waar OrdoGrid ze vandaan haalt

De tabellen hieronder geven de bedrijfstermen van een binnenlandse Belgische factuur die vanuit OrdoGrid vertrekt. "Verplicht" betekent: vereist door EN 16931 of Peppol BIS; wat de btw-wet vereist, volgt in de volgende sectie. De facturatieschermen van OrdoGrid zijn in elke interfacetaal Frans; vertalingen staan tussen haakjes.

Document en partijen

Betaling

Creditnota's bevatten geen betaalinstructies.

Factuurregels, btw-uitsplitsing en totalen

Wie wat vereist: btw-wet, Peppol BIS en OrdoGrid

De btw-wet bepaalt wat een factuur moet vermelden; Peppol BIS bepaalt hoe het bestand is opgebouwd; OrdoGrid vult beide met dezelfde velden.

Btw-categorieën: S, Z, E, AE, K, G en O

Elke factuurregel en elke btw-uitsplitsing krijgt een categoriecode uit de codelijst UNCL5305. De categorie volgt uit de btw-behandeling van de handeling, die u met uw accountant bepaalt; btw-regimes op Belgische facturen legt ze uit. In OrdoGrid kiest u de behandeling onder Options de TVA, en OrdoGrid stelt de categorie in.

Aandachtspunten:

• Eén regime per document. In OrdoGrid zet elk regime behalve Standard alle factuurregels op 0%, en de editor weigert een factuur of creditnota onder Standard die 0% met andere tarieven combineert, op te slaan of te versturen. Valt de ene handeling onder verlegging en is de andere belast, maak dan twee facturen.
• Uitgebreide btw-clausules. De FOD Financiën vraagt uitgebreide clausules, zoals de vermelding van verlegging, op te nemen als opmerking op documentniveau (BT-22) en in de vrijstellingsreden (BT-120) (FAQ, vraag 11). Een klant hoort een factuur die "reverse charge" vermeldt zonder de gedetailleerde vermelding niet te weigeren, maar zonder die vermelding kan de clausule die de aansprakelijkheid naar de klant verschuift geen gevolg hebben, wat vooral de leverancier treft (FAQ, vraag 27). OrdoGrid stuurt de tekst die het afdrukt mee in BT-120 en in de opmerking op documentniveau; onder Régime cocontractant is dat de volledige vermelding van art. 20, § 3, vertaald op Engelstalige en Duitstalige documenten.
• Vermelding vrijstellingsregeling. Onder Régime de la franchise de taxe drukt OrdoGrid de vermelding af die sinds 1 januari 2025 vereist is, "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting" of "Régime particulier de la franchise de taxe", op Nederlandstalige en Franstalige documenten. Een officiële Engelse of Duitse formulering bestaat niet: Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling, dus kies Nederlands of Frans als Langue des documents (documenttaal) als u de officiële tekst wilt. Een onderneming met een exploitatiezetel in het Nederlandse taalgebied moet sowieso Nederlands gebruiken.
• Intracommunautaire leveringen van goederen. De regels BR-IC-11 en BR-IC-12 (blokkerend) vereisen ook de werkelijke leveringsdatum of de factuurperiode, en het land van levering. Onder Livraison intracommunautaire stuurt OrdoGrid altijd beide mee (zie BT-72 en BT-80 hierboven): vul dus de werkelijke datum in bij Datum levering / dienst als die verschilt van de factuurdatum. Een creditnota op een factuur die buiten OrdoGrid werd uitgereikt, wordt geweigerd tot u die datum invult. U kunt zulke facturen en creditnota's via Peppol versturen als OrdoGrid de klant er op basis van zijn btw-nummer vindt; grensoverschrijdende facturen vallen buiten de Belgische verplichting, dus versturen per e-mail blijft mogelijk.
• Buiten toepassingsgebied (O). Categorie O kan niet met andere categorieën op één factuur staan (BR-O-11). Als tijdelijke oplossing aanvaardt de FOD Financiën factuurregels buiten het toepassingsgebied onder E met een redentekst (FAQ, vraag 8). OrdoGrid biedt O niet aan: vraag uw accountant hoe u zulke handelingen factureert.

Rekenvoorbeeld: een factuur met twee tarieven, term per term

Agrifourniture Hesbaye SRL in Hannuit (ondernemingsnummer 0451.823.624) verkoopt aan Jardins Verhaegen SRL in Waver (ondernemingsnummer 1006.239.101, een recent nummer dat met 1 begint). Jardins Verhaegen eist een bestelbon op elke factuur, dus in de klantfiche is Exiger un bon de commande pour les factures (bestelbon vereisen op facturen) aangevinkt. Factuur F-2026-0187 is gedateerd op 5 oktober 2026, de goederen worden dezelfde dag geleverd en de vervaldatum is 4 november 2026.

Meststoffen vallen onder 6%, behalve als ze gemengd zijn met gewasbeschermingsmiddelen, en gewasbeschermingsmiddelen gingen op 1 maart 2026 van 12% naar 21% (koninklijk besluit van 14 februari 2026). Sinds 1 januari 2026 volgen gestructureerde facturen die onder de B2B-verplichting worden uitgereikt de afrondingsregels van EN 16931 (koninklijk besluit nr. 8, art. 1, vierde lid), die de btw per categorie en tarief berekenen:

• 6%: € 736,00 × 6% = € 44,16.
• 21%: € 257,40 × 21% = € 54,054, afgerond € 54,05.
• Totaal exclusief btw € 993,40; totaal btw € 98,21; totaal inclusief btw € 1.091,61.

Zou u de btw per bus berekenen (€ 42,90 × 21% = € 9,009, afgerond € 9,01, × 6 = € 54,06), dan kwam u een cent hoger uit. De norm berekent de btw op het totaal per tarief, en zo werkt OrdoGrid ook.

Een vereenvoudigd uittreksel van de UBL voor de btw-uitsplitsing en de totalen:

<cbc:BuyerReference>4500127</cbc:BuyerReference>
<cac:TaxTotal>
  <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">98.21</cbc:TaxAmount>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">736.00</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">44.16</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory><cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>6</cbc:Percent></cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
  <cac:TaxSubtotal>
    <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">257.40</cbc:TaxableAmount>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">54.05</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxCategory><cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>21</cbc:Percent></cac:TaxCategory>
  </cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">993.40</cbc:LineExtensionAmount>
  <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">993.40</cbc:TaxExclusiveAmount>
  <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1091.61</cbc:TaxInclusiveAmount>
  <cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:PrepaidAmount>
  <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1091.61</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

De totalen moeten na afronding op de cent exact kloppen: de som van de nettoregelbedragen is gelijk aan BT-106 (BR-CO-10), BT-109 is BT-106 min kortingen plus toeslagen op documentniveau (BR-CO-13), BT-110 is de som van de btw-bedragen in de uitsplitsing (BR-CO-14), BT-112 is BT-109 plus BT-110 (BR-CO-15) en BT-115 is BT-112 min BT-113 plus BT-114 (BR-CO-16). Elders is de validatie soepeler: PEPPOL-EN16931-R120 (nettoregelbedrag) en R040 (korting of toeslag als percentage) laten 0,02 speling, en BR-CO-17 aanvaardt een btw-bedrag per categorie dat minder dan 1,00 afwijkt van maatstaf × tarief. De Belgische wet vereist wel de btw per tarief afgerond op de cent, zoals hierboven berekend. Voor een afrondingsbedrag bij prijzen inclusief btw, zie prijzen inclusief btw, kortingen en afronding.

Variant: verlegging in de bouw (AE)

Menuiserie Lambert SRL plaatst tien ramen aan € 450,00 per stuk in een kantoorgebouw voor Horizon Construct SRL, die periodieke btw-aangiften indient. Met Régime cocontractant bevat het bestand één btw-uitsplitsing: categorie AE, 0%, maatstaf van heffing € 4.500,00, btw € 0,00, redencode VATEX-EU-AE en, als tekst, de medecontractantvermelding die OrdoGrid op de pdf afdrukt en waarmee ook de opmerking op documentniveau (BT-22) begint. BT-110 is € 0,00, BT-112 en BT-115 zijn € 4.500,00. Horizon Construct geeft de btw zelf aan in haar aangifte: € 945,00 tegen het normale tarief van 21%. De btw-nummers van verkoper en koper, die regel BR-AE-02 vereist (voor de koper het btw-nummer of een wettelijk registratienummer), staan allebei in het bestand, en de vermelding die OrdoGrid afdrukt, is de volledige tekst van art. 20, § 3.

De gegevens controleren voor u vanuit OrdoGrid verstuurt

1. Vul in Profil entreprise (bedrijfsprofiel) Nom de l'entreprise, Numéro de TVA (Optionnel), dat voor Peppol met BE moet beginnen, Adresse, Code postal, Ville, Pays en, voor betaalgegevens in het bestand, IBAN in. Alleen eigenaars en beheerders kunnen deze pagina wijzigen.
2. Open de klant in Base Clients (klantenbestand) via Ajouter un client of Modifier le client. Kies Assujetti à la TVA (btw-plichtig), vul het N° de TVA in en laat de opzoeking naam en adres invullen (badge Registre belge (BCE)), en controleer Pays. Werkt de klant met bestelbonnen, vink dan Exiger un bon de commande pour les factures aan.
3. Controleer in de editor (Nouvelle facture, nieuwe factuur) N°, Date en Échéance, en vul elke regel in: Description, Quantité, Unité, Prix Unitaire, TVA.
4. Kies het regime onder Options de TVA. Elk regime behalve Standard zet alle factuurregels op 0%.
5. Vul onder Documents et Références (documenten en referenties) het N° bon de commande in: dat veld staat klaar, en is verplicht, als de klantfiche een bestelbon vereist; voor een andere klant opent u het met Ajouter un N° bon de commande (bestelbonnummer toevoegen). Behoud in het betaalblok de Communication die OrdoGrid invult (een gestructureerde mededeling op basis van het factuurnummer), en voeg in Notes elke wettelijke vermelding toe die OrdoGrid niet afdrukt.
6. Klik op Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld) en daarna op Envoyer (versturen). Controleer of Envoi électronique via Peppol (elektronisch versturen via Peppol) is aangevinkt en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen).
7. Vóór de verzending bouwt OrdoGrid de UBL op en toetst die aan het UBL 2.1-schema, de EN 16931-regels (validatieartefacten 1.3.16) en de Peppol BIS Billing 3.0.21-regels. Faalt de schemacontrole of een blokkerende validatieregel, dan wordt niets verstuurd (waarschuwingen blokkeren niet): het resultaat toont een fout bij Peppol en de melding Des erreurs sont survenues. (er zijn fouten opgetreden). Corrigeer de gegevens en verstuur opnieuw.
8. In Peppol → Outbox betekent Traité (verwerkt) dat het netwerk het bestand heeft afgeleverd. Het betekent niet dat de klant het aanvaard heeft of dat de gegevens juist waren.

Zodra een factuur via Peppol is voorbereid of verstuurd, liggen de bedragen vast; corrigeer ze met een creditnota (een factuur corrigeren of crediteren).

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Welke bewijzen u bewaart

• De XML zoals verstuurd. Gebruik in Peppol → Outbox de download XML, of selecteer rijen voor een zip met een map xml en een map pdf. OrdoGrid archiveert de exacte XML en pdf die het verstuurde, met de validatieversies en SHA-256-vingerafdrukken.
• De pdf zoals uitgereikt: Origineel document in het paneel Afrekening blijft ongewijzigd.
• Afspraken: elk schriftelijk akkoord om een ander formaat of kanaal dan Peppol BIS te gebruiken (art. 13ter), en de instructies van de klant over referenties of bestelbonnen.

De btw-wet vereist dat u facturen 7 jaar bewaart vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); documenten die verband houden met de herziening van btw op onroerende goederen moet u langer bewaren. De FOD Financiën raadt sterk aan de originele XML te bewaren. OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst, dus bewaar uw eigen kopieën: zie facturen archiveren.

Veelgestelde vragen

Wat is EN 16931?

De Europese norm voor elektronische facturatie. Deel 1 legt de bedrijfstermen vast die een basisfactuur kan bevatten, zoals partijen, factuurregels, btw-uitsplitsing en totalen, en de regels daartussen. Peppol BIS Billing 3.0 steunt op de versie van 2017; de versie van 2026, gepubliceerd in mei 2026, verandert niets aan wat u vandaag moet doen.

Wat is UBL, en is dat het enige XML-formaat?

UBL 2.1 is een van de twee XML-syntaxen die EN 16931 erkent; de andere is UN/CEFACT CII. Peppol BIS Billing vereist UBL, en het Belgische recht noemt Peppol BIS in de UBL-versie als standaardformaat. Een andere syntaxis kan alleen na akkoord met uw klant.

Is een bestelbonnummer verplicht op een Peppol-factuur?

Niet volgens de btw-wet. Peppol BIS vereist een referentie van de koper of een bestelreferentie op elke factuur en creditnota (regel PEPPOL-EN16931-R003). OrdoGrid vult de referentie van de koper altijd in: met het bestelbonnummer als u het hebt ingevuld, anders met de mededeling of het factuurnummer.

Zijn een IBAN en een vervaldatum verplicht?

Geen van beide is een btw-vermelding, en Peppol BIS 3.0.21 vereist ze niet: regel BR-CO-25 over de vervaldatum is in die release geschrapt (mei 2026). OrdoGrid stuurt de vervaldatum altijd mee. Is uw IBAN ingevuld, dan stuurt het ook de IBAN en de mededeling mee (op basis van het factuurnummer gemaakt als u de Communication leeg liet), zodat de software van de klant de betaling kan klaarzetten.

Als de pdf en de XML verschillen, welke telt dan?

Geen van beide heeft volgens een regel voorrang. Voor B2B-facturen onder de verplichting is de gestructureerde factuur de wettelijke factuur, maar een tegenstrijdige pdf betekent dat de factuur een fout bevat. Maak een creditnota en een nieuwe factuur.

Moet ik de XML zelf schrijven of aanpassen?

Nee. OrdoGrid bouwt de UBL op uit uw profiel, de klantfiche en de factuur, en valideert hem vóór verzending. Faalt de validatie, corrigeer dan de gegevens in OrdoGrid, niet de XML.