UBL, Peppol-formaat en XML-factuur: welke gegevens erin moeten
Wat een XML-factuur in UBL is, hoe het Peppol-formaat (BIS Billing) die velden vastlegt, en welke gegevens een Belgische B2B-factuur nodig heeft vóór verzending.
Bijgewerkt
Een XML-factuur is het bestand dat de software van de koper inboekt. In Belgische B2B is dat bestand bijna altijd UBL. Het Peppol-formaat voor facturen is Peppol BIS Billing: dezelfde feiten, met de regels van het netwerk. U hoeft de XML-boom niet te kennen. U moet de bedrijfsfeiten juist invullen.
Het netwerk zelf staat in Wat is Peppol?. PDF versus gestructureerd bestand: PDF versus gestructureerde factuur.
Drie namen, één bestand
| Naam | Rol |
|---|---|
| EN 16931 | Welke feiten een e-factuur moet kunnen dragen (partijen, lijnen, btw, totalen) |
| UBL | De XML-syntax waarin die feiten staan |
| Peppol-formaat (BIS Billing) | Het profiel dat Access Points op Peppol verwachten |
- UBL (XML-factuur)
Universal Business Language: de XML-codering van de factuur. « UBL-factuur », « XML-factuur » en « Peppol-factuur » wijzen in de praktijk naar hetzelfde gestructureerde bestand, niet naar een PDF.
Een leesbare PDF die uit dezelfde data wordt gegenereerd is een kopie. Als de XML 6 % btw heeft en de PDF 21 %, wint de XML.
Veldchecklist (Belgische B2B)
| Onderdeel | Wat juist moet zijn |
|---|---|
| Identiteit verkoper | Juridische naam, adres, ondernemingsnummer / btw zoals uw tool verwacht |
| Identiteit koper | Hetzelfde voor de klant; een fout nummer is de klassieke reject |
| Factuurnummer en uitgiftedatum | Uniek nummer in uw reeks; echte uitgiftedatum |
| Munteenheid | Meestal EUR voor binnenlandse Belgische B2B |
| Lijnen | Omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, netto bedrag per lijn |
| Btw | Tarief of regime per lijn of groep; basis en btw-bedrag die bij de lijnen passen |
| Totalen | Netto, btw en bruto die met de lijnen kloppen |
| Betaling | IBAN (en gestructureerde mededeling als u die gebruikt) |
| Referenties (als de koper ze nodig heeft) | Order- of contractnummer voor AP-matching |
Vaak ook nuttig: leveringsdatum, kostenplaats of referte van de koper, contact bij betwisting. Wettelijke tekst op de factuur: wettelijke vermeldingen.
Voorbeeld
Atelier Nord BV factureert BV Horizon F2026-118 voor 10 ramen, 21 % btw. Het Peppol-bestand (UBL) bevat verkoper 0208:0123456789, koper-ondernemingsnummer, de tien lijnen, btw-basis, btw-bedrag en totalen die optellen. De PDF die de werfleider krijgt, is uit die XML gerenderd. Ontbreekt het kopernummer in de XML, dan faalt validatie ook al ziet de PDF er netjes uit.
Voor u op Verzenden klikt
- Vul elk verplicht veld in dat uw tool voor die klant markeert.
- Controleer het ondernemingsnummer van de koper (tien cijfers, inclusief voorloopnullen).
- Controleer de btw-rekenkunde: netto lijnen + btw = totalen in de kop.
- Draai validate-before-send als uw product dat biedt (validatiefouten).
- Archiveer het gestructureerde origineel, niet alleen de PDF-weergave.
Veelgemaakte fouten
- Verkeerd of onvolledig kopernummer in de XML
- Totalen die niet bij de lijnen passen
- Btw-behandeling die niet bij de levering past
- Alleen de PDF archiveren
- Aannemen dat « afgeleverd op Peppol » betekent dat de data juist was
FAQ
Wat is een XML-factuur?
Het gestructureerde databestand van de factuur, meestal UBL. Software leest velden rechtstreeks. Een PDF is geen XML-factuur.
Wat is UBL?
De XML-syntax van de Europese e-factuur (EN 16931). Op Peppol is UBL de gebruikelijke codering van de BIS Billing-factuur.
Wat is het Peppol-formaat?
Voor facturen: Peppol BIS Billing, gebouwd op EN 16931 in UBL. Het is een profiel (welke velden, welke regels), geen apart documenttype naast de XML-factuur.
Moet ik XML met de hand schrijven?
Nee. Facturatiesoftware vult UBL vanuit uw schermen. Uw taak is juiste partijen, lijnen, btw en totalen.
Is een PDF hetzelfde als UBL?
Nee. PDF is een afbeelding van de factuur. UBL is de bron voor compliance en boeking. Beide mogen uit dezelfde data komen.
Welke gegevens moeten op de gestructureerde factuur staan?
Minstens partijen, uniek nummer, datum, lijnen, btw, totalen en betalingsgegevens; plus referenties die de koper eist. Dat is wat EN 16931 en het Peppol-formaat verwachten.