E-facturatiesoftware kiezen in België: een koperschecklist
Criteriachecklist voor Belgische kmo's: verzenden en ontvangen, gecertificeerd toegangspunt, UBL/BIS, opzoeken, creditnota's, archief en boekhoudexport. Geen productranking.
Bijgewerkt
- België
Koop capaciteiten, geen logo's
Belgische kmo's hebben een tool nodig die gestructureerde facturen op Peppol verzendt en ontvangt, de accountant productief houdt, en workarounds met alleen PDF vermijdt. Deze checklist gaat alleen over criteria; ze rangschikt geen producten.
Gateway: Peppol-toegangspunt. Onboarding: Peppol-registratie in België.
Onmisbare criteria
| Criterium | Geslaagd | Mislukt |
|---|---|---|
| Verzenden én ontvangen | Uitgaand + inkomend in één product (of duidelijke AP + inbox) | "Wij sturen Peppol" maar inkomend is e-mail-PDF |
| Gecertificeerd toegangspunt | Benoemde Peppol-gecertificeerde AP (ingebouwd of partner) | Vage "elektronische levering" zonder AP |
| UBL / Peppol BIS Billing | EN 16931 UBL-factuur + CreditNote-profielen | Propriëtaire XML of "PDF met metadata" |
| Deelnemeropzoeking | Kopers-ID checken vóór verzenden | Blind verzenden; fouten pas na transmit |
| Creditnota's | Gestructureerde CreditNote met billing reference | Alleen manuele PDF-creditnota |
| Archief | Gestructureerd origineel met audittrail | Alleen gerenderde PDF bewaard |
| Boekhoudexport | Stabiele export/API (UBL, CSV of gecertificeerde link) | Herinvoer vanaf scherm of verspreide downloads |
- Gecertificeerd toegangspunt
Een Peppol-dienstverlener die bevoegd is deelnemers te verbinden met het netwerk voor discovery en documentuitwisseling onder Peppol-vertrouwens- en conformiteitsregels.
Hoe elk criterium te verifiëren
Verzenden en ontvangen. Tools die alleen uitgaand werken laten leveranciersfacturen in het verkeerde kanaal. Bevestig een echte inkomende inbox vóór u tekent.
Toegangspunt. Vraag welke AP gebruikt wordt en of die Peppol-gecertificeerd is. Ingebouwd of white-label: oké. "Wij mailen XML" is geen toegangspunt.
UBL / BIS. Het product moet Peppol BIS Billing-documenten produceren, inclusief CreditNotes met referentie (gestructureerde creditnota's).
Opzoeken. Operators moeten deelnemeropzoeking draaien (0208 + ondernemingsnummer) en ontvangstcapaciteit zien vóór verzenden.
Archief en export. Bewaar de gezaghebbende XML (plus optionele PDF) voor de bewaartermijn die uw adviseur eist (facturen archiveren). Uw accountant moet dezelfde gestructureerde set ophalen via export, API of portaal, niet met de hand heropbouwen.
Extra's na de onmisbare criteria
| Extra | Waarom het helpt |
|---|---|
| Valideren vóór verzenden | Vangt EN 16931 / BIS-fouten vroeg |
| IMR / leveringsstatus | Toont acceptatie, afwijzing, in onderzoek |
| Multi-entiteit / multi-btw | Groepen zonder gedeelde Peppol-chaos |
| Rolrechten | Scheidt uitgever, goedkeurder, accountant |
| Fallback voor offline kopers | Duidelijk proces als lookup faalt |
Beslisvolgorde
- Markeer niet-onderhandelbare punten uit de onmisbare tabel
- Shortlist alleen tools die verzenden+ontvangen + gecertificeerde AP + BIS halen
- Draai het proefscript met uw ondernemingsnummerpad
- Betrek uw accountant bij export en archief (accountant Peppol-onboarding)
- Teken wanneer inbound, creditnota's en export bewezen zijn, niet beloofd