E-facturatiesoftware kiezen in België: checklist voor kopers

Kies e-facturatiesoftware in België op basis van uw echte documentenstroom: hoeveel facturen u verzendt en ontvangt en hoe uw accountant de documenten krijgt. Controleer voor handelingen onder de Belgische B2B-verplichting gestructureerd verzenden en ontvangen, creditnota's en export van de originelen. Vergelijk vervolgens de abonnementsgrenzen en totale kosten, niet alleen de instapprijs. Onbeperkte ontvangst kan volstaan voor een onderneming die weinig factureert; projecten, online betalingen of een API vragen om andere selectiecriteria.

Deze gids geeft knock-outcriteria, een proefscript, de kostenposten met de aftrek van 120% en een uitgewerkte keuze. Hij rangschikt geen producten. Wie wettelijk onder de verplichting valt, staat in Belgische e-facturatieverplichting 2026; hoe toegangspunten werken in Peppol-toegangspunt.

Wat de wet van uw software vraagt

De wet regelt facturen, geen software, maar deze regels bepalen wat een tool moet kunnen.

Voor deze stromen is de gestructureerde factuur de enige wettelijke factuur; een pdf-kopie is facultatief.

Welke functies u nodig hebt

Personeelsbestand en rechtsvorm spelen geen rol: een zelfstandige met drie zakelijke klanten heeft dezelfde functies nodig als een vennootschap met vijftig mensen.

Onmisbare criteria en hoe u ze test

Elke rij is een knock-out: kan de leverancier ze niet werkend tonen, dan valt de tool af. Doe de tests in deze volgorde, in de demo of met echte documenten, en noteer elk resultaat met de datum. Ontvangt een andere dienstverlener al voor u, doe test 1 dan in de demoaccount van de leverancier: verhuis uw echte registratie niet alleen om een tool te testen.

Waarom deze rijen: de FOD Financiën vraagt te leveren op het ondernemingsnummer van de klant zonder naar een Peppol-ID te vragen, een factuur die niet voor u bestemd is te weigeren met een antwoord RE, en wijst erop dat Peppol geen dubbels herkent. Peppol BIS Billing verandert twee keer per jaar; release 3.0.21 is verplicht sinds 17 augustus 2026, dus vraag hoe de leverancier bijblijft. De test- en productienetwerken van Peppol zijn gescheiden: vraag welk netwerk de demo gebruikt. "Geleverd" betekent geleverd op het netwerk, niet aanvaard of betaald.

Controleer het toegangspunt zelf

Peppol-dienstverlener (toegangspunt)

Een bedrijf dat gecertificeerd is om ondernemingen met Peppol te verbinden. In België wordt het lid van OpenPeppol, sluit het een overeenkomst met de Belgische Peppol-autoriteit (FOD BOSA; FOD Financiën vanaf 2027), slaagt het voor conformiteitstests, krijgt het productiecertificaten en wordt het opgenomen in de lijsten van OpenPeppol en de Belgische autoriteit.

Software kan zelf dienstverlener zijn of via een dienstverlener werken, ingebouwd of in white label. Beide zijn in orde als u de dienstverlener kunt noemen en controleren:

1. Vraag de leverancier de juridische naam van zijn Peppol-dienstverlener.
2. Zoek die op de OpenPeppol-lijst van gecertificeerde dienstverleners, die toont of hij gecertificeerd is als toegangspunt en als SMP (het register dat publiceert wat u kunt ontvangen), en welke Peppol-autoriteit toezicht houdt.
3. Zoek uzelf na de registratie op lookup.peppol.org met 0208: en uw ondernemingsnummer (voorbeeld van de FOD Financiën zelf: 0208:0308357159). Het resultaat toont wat u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden.
4. Vertrouw niet op de Peppol Directory: opname is vrijwillig en gebeurt met vertraging, dus ze bewijst noch weerlegt levering.

Volgens de Belgische regels moeten dienstverleners elke Belgische deelnemer registreren onder zijn ondernemingsnummer (schema 0208). Het btw-nummer (schema 9925) mag erbij, maar niet in de plaats ervan.

De certificering die telt, is die van de Peppol-dienstverlener. Verwar ze niet met twee regelingen die er niets mee te maken hebben: de FOD Financiën keurt geen archiveringssystemen goed, en het geregistreerd kassasysteem (GKS) is een aparte regeling voor kastickets.

Verzenden en ontvangen: één dienstverlener per documenttype

De adresseringslaag van Peppol kent één registratie per deelnemer-ID: slechts één dienstverlener tegelijk kan een bepaald documenttype ontvangen voor uw ondernemingsnummer. Verzenden vraagt geen registratie.

Spreek vóór de overstap een overschakeldatum af, vraag of zowel de oude als de nieuwe dienstverlener de migratiesleutel ondersteunt (OrdoGrid doet dat niet) en exporteer uw archief: Peppol-toegangspunt wisselen.

Online, geïnstalleerd en kassasystemen

• Online of geïnstalleerd. Beide werken als het Peppol-pad echt is: een geïnstalleerd programma dat verbonden is met een gecertificeerde dienstverlener slaagt; een cloudtool die alleen pdf's mailt, faalt.
• Waar gegevens staan. Cloudopslag is toegestaan. Een in België gevestigde onderneming bewaart haar facturen in België, tenzij ze er vanuit België volledige online toegang toe heeft, en moet een back-up hebben (archiveringsrichtlijnen van de FOD Financiën).
• Kassasysteem. Een kasticket vervangt de factuur niet die u aan een zakelijke klant verschuldigd bent (FAQ FOD Financiën). Is die klant een Belgische onderneming, dan moet de factuur gestructureerd zijn: een winkel die ook aan bedrijven verkoopt, heeft beide functies nodig.

Kosten: wat u werkelijk betaalt

U koopt geen "Peppol-ID" bij de overheid: uw dienstverlener registreert uw ondernemingsnummer als onderdeel van zijn dienst. U betaalt de software en de dienst van de dienstverlener, vaak in één abonnement.

De verhoogde kostenaftrek van 120%

Wat de wet bepaalt. Kleine vennootschappen en zelfstandigen (natuurlijke personen) mogen hun kosten voor e-facturatie voor 120% aftrekken voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 (art. 64ter Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, hersteld door de wet van 6 februari 2024). De FOD Financiën noemt periodieke abonnementen op facturatiepakketten, advieskosten die specifiek gemaakt zijn om de verplichting voor te bereiden of uit te voeren, en een apart gefactureerde meerprijs voor e-facturatie op een bestaand abonnement. Afschrijvingen komen nooit in aanmerking, dus een geactiveerde licentie krijgt geen 120%; digitale activa verworven vanaf 1 januari 2025 kunnen wel recht geven op een investeringsaftrek van 20%.

Wat wij aanraden. Vraag de leverancier de kosten voor e-facturatie op aparte factuurlijnen te zetten en laat uw accountant de aftrek toepassen. De pagina van de FOD dekt alleen advies voor de voorbereiding of uitvoering van de verplichting; volgens professionele samenvattingen sluit circulaire 2026/C/46 advies over de keuze van een pakket uit. Reken voor selectieadvies niet op 120% en vraag het na bij uw accountant.

Uitgewerkt voorbeeld: Atelier Nord SRL vergelijkt vier tools

Atelier Nord SRL, een schrijnwerkerij in Namen met vier medewerkers die fiscaal als kleine vennootschap geldt, reikt ongeveer 25 facturen per maand uit (22 aan Belgische ondernemingen) en ontvangt ongeveer 40 leveranciersfacturen. Tot 2025 mailde ze pdf's en stuurde ze een spreadsheet naar haar accountant. De prijzen zijn indicatief, exclusief btw.

Stap 1: knock-outs.

Stap 2: gewogen score (0 = niet getoond, 1 = deels, 2 = volledig getoond; punten = gewicht × score).

C haalt 80 op 100 en D 77,5: het verschil is klein genoeg om de kosten te laten beslissen.

Stap 3: proefdocumenten. Met tool C verzendt Atelier Nord een factuur die ze toch moest uitreiken: F2026-0042 aan Studio Berg BV in Gent voor zes eiken rekken op maat aan € 110,00, geleverd zonder plaatsing: € 660,00 exclusief btw, € 138,60 btw aan 21%, € 798,60 in totaal. De tool toont dat Studio Berg kan ontvangen, valideert het bestand en meldt de levering nog dezelfde ochtend; de XML is downloadbaar. Haar leverancier Houthandel Vermeulen BV stuurt een aankoopfactuur van € 1.000,00 plus € 210,00 btw, die met XML en pdf in de inbox belandt.

Stap 4: jaarkost en aftrek.

De hogere extra aftrek van D weegt veel minder zwaar dan de € 180 die D meer kost, dus Atelier Nord kiest C. De extra belastingbesparing door de 120%-regel is € 152 maal haar belastingtarief; de accountant berekent het exacte bedrag.

Hoe OrdoGrid deze checklist invult

Kies het abonnement dat bij uw activiteit past

Het blijvend gratis OrdoGrid-abonnement is geen proefperiode van 14 dagen. Het heeft geen einddatum en vereist geen betaalkaart, met onbeperkte Peppol-ontvangst en één verzonden factuur per maand. Controleer welke functies u nodig hebt:

Betaalde prijzen zijn per maand en exclusief btw. Hun proefperiode van 14 dagen staat los van het blijvend gratis abonnement. Onbeperkt ontvangen betekent geen onbeperkte opslag in het gratis abonnement.

Ontdek Peppol verzenden en ontvangen met OrdoGrid en vergelijk de limieten en tarieven. Past het aanbod bij uw behoefte, maak dan een gratis account aan.

Wat OrdoGrid doet. OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden; het is zelf geen Peppol-dienstverlener.

Het blijvend gratis abonnement bevat geen creditnota's of verzending per e-mail. Wilt u die functies testen, gebruik dan de proefperiode van 14 dagen van een betaald abonnement: dat is niet de geldigheidsduur van het gratis abonnement. Bekijk de voorwaarden en functies bij de OrdoGrid-tarieven.

Wat OrdoGrid niet doet. Geen Peppol-testmodus en geen migratiesleutel: om ontvangst naar OrdoGrid te verhuizen, moet uw oude dienstverlener u eerst uitschrijven. Eén btw-nummer kan maar in één OrdoGrid-onderneming ontvangen. Er is geen aankoopdagboek of goedkeuringsflow, geen uitreiking van self-billingfacturen, geen automatische verzending van terugkerende facturen (ze worden als concept klaargezet), geen automatische herinneringen, geen valutakeuze, geen single sign-on of tweestapsverificatie (rollen: Eigenaar, Beheerder, Lezer) en geen volledige accountexport met één klik. OrdoGrid is geen gecertificeerd archief en garandeert geen bewaartermijn.

Zo doet u de proef in OrdoGrid:

1. Vul in Profil entreprise (bedrijfsprofiel) uw BE-btw-nummer in bij Numéro de TVA (Optionnel).
2. Open Peppol → Autorisation Peppol (Peppol-machtiging): typ de Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation. Dat is een getypte naam en een vinkje, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
3. Klik op de pagina Réception Peppol op Activer la réception. Toont het scherm Déjà inscrit sur le réseau Peppol, dan ontvangt een andere dienstverlener voor u: kies Continuer en envoi seul (alleen verzenden) of laat u eerst door die dienstverlener uitschrijven.
4. Noteer in Peppol → Statut de Identifiant Peppol en controleer die op lookup.peppol.org.
5. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en vink Email uit, dat vooraf aangevinkt is zodra de klant een e-mailadres heeft, zodat de factuur niet twee keer vertrekt. Klik dan op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden) en volg de factuur in Peppol → Outbox: Traité betekent geleverd op het netwerk, niet aanvaard. Details: eerste Peppol-factuur en Peppol instellen in OrdoGrid.

Veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

Wat de wet eist. Bewaar verzonden en ontvangen facturen 7 jaar vanaf 1 januari na het jaar van uitreiking, met gewaarborgde echtheid van herkomst, integriteit en leesbaarheid; facturen in verband met onroerende goederen kunnen 15 of 25 jaar vergen. De FOD Financiën keurt geen archiveringssysteem goed: de verantwoordelijkheid blijft bij u. Zie facturen archiveren.

Wat wij aanraden. Bewaar de gedateerde proefresultaten, het contract dat de Peppol-dienstverlener noemt, een schermafdruk van lookup.peppol.org met uw registratie, elk schriftelijk akkoord over een ander formaat dan Peppol, de facturen die de aftrek van 120% staven en de exitprocedure.

Wat OrdoGrid u geeft. XML- en pdf-downloads vanuit Peppol → Outbox, de XML van elk ontvangen document vanuit Inbox of een zip van meerdere documenten (selecteer de rijen en download) en het tabblad Statut als bewijs van registratie. Berg ze op in uw eigen archief.

Veelgestelde vragen

Wat moet e-facturatiesoftware in België in 2026 kunnen?

Wettelijk moet de software u Peppol BIS-facturen en -creditnota's laten verzenden en ontvangen, normaal via een gecertificeerde Peppol-dienstverlener; een tool die alleen pdf's maakt, voldoet niet aan de verplichting voor Belgische B2B-facturen. In de praktijk hoort hij ook de klant vóór verzending te controleren, de originele XML te bewaren (sterk aangeraden door de FOD Financiën) en naar uw accountant te exporteren.

Is Peppol gratis?

U koopt geen Peppol-ID van de overheid: de dienstverlener registreert uw onderneming. De kosten hangen af van software, volume en functies; sommige abonnementen zijn gratis. OrdoGrid heeft een blijvend gratis abonnement, zonder betaalkaart, met onbeperkte Peppol-ontvangst en één verzonden factuur per maand. Creditnota's en verzending per e-mail vereisen een betaald abonnement.

Mag ik e-facturatiesoftware voor 120% aftrekken?

Ja, als kleine vennootschap of zelfstandige, voor abonnementen, implementatieadvies en een apart gefactureerde meerprijs voor e-facturatie in de belastbare tijdperken 2024 tot 2027. Afschrijvingen komen niet in aanmerking. Uw accountant past de aftrek toe.

Kan ik mijn oude tool houden om te ontvangen en met een nieuwe verzenden?

Ja. Verzenden vraagt geen registratie en de oude dienstverlener houdt uw 0208-registratie voor ontvangst. Antwoorden van klanten op uw facturen bereiken u dan alleen via de oude dienstverlener.

Hoe wissel ik van toegangspunt zonder facturen te verliezen?

Exporteer uw archief, spreek een overschakeldatum af en laat beide dienstverleners de Peppol-migratiesleutel gebruiken als ze die allebei ondersteunen; laat anders de oude dienstverlener u uitschrijven vlak voordat de nieuwe dienstverlener u registreert. Controleer lookup.peppol.org dezelfde dag.

Volstaat software die pdf-facturen maakt nog?

Nee, niet op zich. Zo'n tool kan nog dienen voor facturen buiten de verplichting, zoals facturen aan particulieren of grensoverschrijdende facturen, en voor de terugvalfactuur aan een Belgische klant die technisch niet kan ontvangen, maar u hebt ook de middelen nodig om gestructureerde facturen te verzenden en te ontvangen.

Moet facturatiesoftware online zijn?

Nee. Een geïnstalleerd programma dat verbonden is met een gecertificeerde Peppol-dienstverlener volstaat, op voorwaarde dat het ook ontvangt en uw facturen vanuit België toegankelijk blijven met een back-up.

Geldt dit ook voor zelfstandigen en ondernemingen onder de vrijstellingsregeling?

Ja. Grootte en rechtsvorm spelen geen rol, en ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen reiken gestructureerde facturen uit aan Belgische zakelijke klanten en moeten kunnen ontvangen. Alleen ondernemingen met uitsluitend door artikel 44 vrijgestelde handelingen, en ondernemingen zonder zetel of vaste inrichting in België, vallen buiten zowel de verplichting tot uitreiken als die tot ontvangen.