Leveranciersfacturen via Peppol ontvangen, controleren en beantwoorden

Deze gids is bedoeld voor Belgische ondernemingen die bij andere Belgische ondernemingen kopen, en voor wie hun aankoopfacturen verwerkt of boekt. U leest hoe leveranciersfacturen via Peppol in OrdoGrid binnenkomen, wat u controleert voordat u betaalt, hoe u de leverancier antwoordt en wat u bewaart.

Het verzenden van uw eigen facturen valt erbuiten, net als de antwoorden die uw klanten daarover sturen (Peppol-factuurantwoorden). Zie Peppol-inbox verwerken voor het afhandelen van een volle Inbox (creditnota's, negatieve facturen, dubbels, maandafsluiting). De Peppol-pagina's van OrdoGrid zijn in elke interfacetaal Franstalig: we citeren de labels zoals ze op het scherm staan, met een vertaling tussen haakjes.

Moet u gestructureerde facturen kunnen ontvangen?

Wat de wet oplegt. Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde en voor btw geïdentificeerde belastingplichtige, zelf of via een provider, een gestructureerde elektronische factuur kunnen ontvangen in het formaat waarin zijn leverancier ze uitreikte (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek, ingevoerd door de wet van 6 februari 2024 en gewijzigd door de wet van 10 februari 2026). Het standaardformaat is Peppol BIS via het Peppol-netwerk, en elke onderneming die onder de verplichting valt, moet over de technische middelen beschikken om zulke facturen uit te reiken en te ontvangen (art. 13ter en 13quater koninklijk besluit nr. 1). Voor die aankopen is de gestructureerde factuur de enige wettelijke factuur: een pdf-kopie is facultatief, en u mag een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (B2B-FAQ van de FOD Financiën).

Wie de technische middelen om uit te reiken en te ontvangen mist, riskeert een boete van € 1.500, bij een tweede inbreuk € 3.000 en daarna telkens € 5.000; een inbreuk telt pas als herhaling als ze minstens drie maanden na de vorige beboete inbreuk wordt vastgesteld (koninklijk besluit nr. 44, gewijzigd door het koninklijk besluit van 8 juli 2025). De tolerantieperiode van de FOD Financiën voor het eerste kwartaal van 2026 (geen boete als u tijdig redelijke stappen kon aantonen) liep af op 31 maart 2026.

Vrijgestelde ondernemingen en de vrijstellingsregeling: zie btw-vrijstelling en Peppol-ontvangst.

Ontvangst activeren voordat leveranciers u facturen sturen

In OrdoGrid is ontvangen optioneel, want verzenden werkt ook zonder. De wet eist alleen dat u ergens kunt ontvangen; kies dus een van deze mogelijkheden:

Zo ontvangt u in OrdoGrid (details in Peppol instellen in OrdoGrid):

1. Onderteken de Autorisation Peppol voor uw btw-nummer, als dat nog niet gebeurd is.
2. Open Peppol. Staat in de banner Mode : Envoi seul, klik dan op Activer la réception (ontvangst activeren). De pagina Réception Peppol toont dan een van vier netwerktoestanden, soms met een conflictmelding:
   • Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet gevonden op Peppol): activeren registreert uw onderneming.
   • Déjà présent sur Peppol via notre access point (al op Peppol via het toegangspunt dat OrdoGrid gebruikt): activeren koppelt inkomende documenten aan deze onderneming.
   • Déjà inscrit sur le réseau Peppol (al geregistreerd): een andere provider ontvangt voor u. De pagina toont uw Peppol-ID en het toegangspunt van die provider, en Activer la réception blijft uitgeschakeld: OrdoGrid kan pas overnemen nadat die provider u heeft uitgeschreven; plan de overstap zodat er geen dagen zijn waarop leveranciers niet kunnen afleveren.
   • Référencé sur Peppol, access point non vérifié (vermeld op Peppol, toegangspunt niet geverifieerd): activeren probeert u te registreren via het toegangspunt van OrdoGrid. OrdoGrid weigert dat als een andere provider uw Peppol-ID al aanhoudt; die provider moet hem eerst vrijgeven.
   • Conflictmelding Réception déjà liée sur la plateforme (ontvangst al gekoppeld): een andere OrdoGrid-onderneming ontvangt al voor dit btw-nummer. Bent u daar lid, dan brengt Ouvrir … (openen) u erheen. Een eigenaar of beheerder van die onderneming moet onder Peppol → Statut op Libérer la réception (ontvangst vrijgeven) klikken; activeer daarna hier de ontvangst.
3. Controleer in Peppol → Statut of Réception (Inbox) op Enregistré (geregistreerd) staat. Onder Annuaire Peppol toont Identifiant Peppol uw ID: 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:0712345630. Wordt Access point de réception (toegangspunt voor ontvangst) getoond, dan hoort daar Notre access point (ons toegangspunt) te staan.
4. Laat uw leveranciers weten dat u via Peppol ontvangt en vraag hen geen pdf's meer te mailen. Volgens de FOD Financiën hebben ze geen apart Peppol-ID van u nodig: uw ondernemingsnummer volstaat. Iedereen kan het nakijken op lookup.peppol.org. Voorbeeldbericht: uw Peppol-ID delen met leveranciers.

Registratie op Peppol geldt als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen (B2B-FAQ van de FOD Financiën, Q9). OrdoGrid registreert u alleen onder 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer: geef dat ID aan elke buitenlandse leverancier die Peppol wil gebruiken. Répondre (antwoorden) stuurt antwoorden naar het Belgische ondernemingsnummer van de leverancier; antwoord buitenlandse leveranciers dus per e-mail.

Uw routine voor elk ontvangen document

1. Merk het op. Eigenaars en beheerders krijgen een e-mail met als onderwerp [Peppol] 1 nieuw document ontvangen, in hun eigen taal. Het tabblad Inbox toont het aantal ongelezen documenten, en ongelezen regels krijgen het label NOUVEAU (nieuw). OrdoGrid haalt nieuwe documenten elk uur automatisch op; Actualiser (vernieuwen) haalt ze meteen op.
2. Open het. Klik op de regel. Het paneel toont eerst de pdf of een andere bijlage van de leverancier, als die er is. Klik op Informations voor de gestructureerde gegevens: Fournisseur (leverancier), Client (klant), Numéro, Date, Date d'échéance (vervaldag), Devise (munt), de regels en de totalen. Die gegevens zijn de factuur; de pdf is een kopie. De paperclipknop toont eventuele andere bijlagen.
3. Controleer het met de tabel hieronder.
4. Beslis: betalen, een vraag stellen of weigeren (volgende sectie).
5. Houd het zichtbaar tot het afgehandeld is. Een document openen markeert het als gelezen. Klik op het envelopicoon (Marquer comme non lu, als ongelezen markeren) zodat het als NOUVEAU gemarkeerd blijft tot het afgehandeld is: OrdoGrid heeft geen goedkeurings- of boekingsstatus voor aankoopfacturen.

Wat controleert u voordat u betaalt?

Een volledige Belgische factuur moet ook de vermeldingen van art. 5, § 1, koninklijk besluit nr. 1 dragen, waaronder: nummer en datum; naam, adres en btw-nummer van beide partijen; de datum van de levering of dienst als die verschilt van de factuurdatum; een omschrijving; per tarief de maatstaf van heffing en de eenheidsprijs exclusief btw; de tarieven en het totale btw-bedrag, of in plaats daarvan een vermelding zoals „Btw verlegd” als u zelf de btw verschuldigd bent. Vervaldag, IBAN en bestelnummer zijn nuttig, maar geen btw-vermeldingen.

De leverancier antwoorden met een Invoice Response

Invoice Response

Een Peppol-bericht van koper aan leverancier met een zakelijke beslissing over één factuur of creditnota, met een statuscode en zo nodig een redencode. Het staat los van de aflevering via het netwerk en van de betaling.

Wat de regels zeggen. In het standaardprofiel Peppol BIS Billing, waarvoor OrdoGrid u registreert, is de koper niet verplicht een Invoice Response te sturen en de leverancier niet verplicht er een te verwerken (Peppol BIS Invoice Response 3.2). De FOD Financiën vraagt wel om een factuur die niet voor u bestemd is te weigeren, bijvoorbeeld met code RE, en ze niet te boeken en de btw ervan niet af te trekken (FAQ specifieke vragen, Q28).

Zo stuurt u er een:

1. Klik op Répondre (antwoorden) op de regel in de Inbox of in het geopende document. Het scherm Répondre à la facture opent.
2. Kies de Code de réponse (antwoordcode). Acceptée (AP) is vooraf geselecteerd en gemarkeerd als Recommandé (aanbevolen): wijzig dat als u nog niet klaar bent met controleren.
3. Kies voor RE, CA en UQ een Code de raison (redencode), zoals Prix incorrects (PRI), Quantité incorrecte (QTY), Références incorrectes (REF) of Non reconnu (UNR), en vul Raison ou note (reden of opmerking) in: beide zijn verplicht. Bij de andere codes (AP, PD, AB) verstuurt OrdoGrid alleen de code: een opmerking die u invult, blijft in uw eigen historiek en bereikt de leverancier niet; mail wat de leverancier moet lezen. De codes volgen de Peppol-lijst van statusredenen.
4. Klik op Envoyer la réponse (antwoord versturen). Het antwoord verschijnt dan in het geopende document onder Réponses envoyées (verstuurde antwoorden), met zijn code.

Schrijf de opmerking zo dat de leverancier kan handelen zonder u te bellen: wat er fout is, wat u verwacht en uw eigen referentie. OrdoGrid antwoordt nooit uit zichzelf.

De factuur betalen en de betaling koppelen

Bij een factuur met een openstaand bedrag toont Informations een blok Paiement (betaling): Bénéficiaire (begunstigde), IBAN, Montant (te betalen bedrag na eventuele voorschotten), Communication (mededeling) en een QR Code SEPA om met uw bankapp te scannen. De mededeling is de betalingsreferentie die de leverancier in de factuur zette, anders het factuurnummer: vergelijk ze met de pdf van de leverancier. Toont het blok „Les informations bancaires du fournisseur ne sont pas disponibles” (bankgegevens van de leverancier niet beschikbaar), gebruik dan de gegevens op de pdf van de leverancier. Vermeldt de factuur zelf geen bankrekening, dan kan OrdoGrid het IBAN tonen van een OrdoGrid-onderneming met hetzelfde btw-nummer: vergelijk het IBAN dus altijd met de pdf van de leverancier voordat u betaalt.

OrdoGrid betaalt uw leveranciers niet en zet aankoopfacturen niet op betaald: er is geen aankoopdagboek, geen goedkeuringscircuit en geen boeking van ontvangen facturen. Bevat uw formule Boekhouding, importeer dan uw bankuittreksel, open de betaling in Boekhouding → Transacties en aanvaard het ontvangen Peppol-document dat onder Correspondances automatiques (automatische koppelingen) wordt voorgesteld. Boekhouding in OrdoGrid volgt alleen bankbewegingen; ze vervangt de boekhouding van uw accountant niet.

Rekenvoorbeeld: een foute prijs en de bestelwagen van iemand anders

Atelier Lumen SRL, een webstudio in Namen (ondernemingsnummer 0712.345.630, Peppol-ID 0208:0712345630), heeft de ontvangst in OrdoGrid geactiveerd. De offerte D-2026-118 van Imprimerie Dewaele SRL in Doornik vermeldde 800 brochures aan € 0,70 per stuk.

Op 10 september stuurt Garage Peeters BV in Hasselt factuur 2026/1187 voor de herstelling van een bestelwagen: € 1.250,00 + € 262,50 btw = € 1.512,50. Atelier Lumen heeft geen enkel voertuig. Het stuurt Rejetée (RE) met Non reconnu (UNR) en de opmerking „Wij hebben deze herstelling niet besteld en hebben geen voertuig; gelieve uw klantgegevens na te kijken en deze factuur te crediteren.” Het boekt de factuur niet, trekt de btw niet af, betaalt niet, en bewaart de factuur, zijn antwoord en de latere creditnota van de garage samen voor zijn accountant.

Atelier Lumen betaalde € 677,60, precies de afgesproken prijs. Zijn accountant krijgt de documenten van september in de zip van de maand, met een korte notitie over de twee weigeringen.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Downloads en bewijsstukken die u bewaart

Wat de wet oplegt. Bewaar ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); facturen die verband houden met de herziening van btw op onroerende goederen kunnen 15 of 25 jaar vereisen. Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid moeten de hele periode gewaarborgd zijn. U mag ze elektronisch of op papier bewaren; de FOD Financiën keurt geen archiveringssystemen goed en raadt sterk aan de oorspronkelijke XML te bewaren (FOD Financiën).

Wat OrdoGrid doet. Ontvangen documenten blijven in de Inbox met hun XML, bijlagen en uw antwoorden, maar OrdoGrid is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn.

• PDF in het downloadmenu van een regel: de pdf die de leverancier bijvoegde, of de samenvattende pdf van OrdoGrid als de leverancier er geen bijvoegde.
• XML in hetzelfde menu, of in het geopende document: de gestructureerde factuur zoals ontvangen, opgeslagen als peppol- gevolgd door het documentnummer.
• Zip: selecteer regels en klik op Downloaden. Het bestand peppol_inbox_ gevolgd door de datum bevat een map xml/ met de facturen en een map pdf/ met de pdf's van de leveranciers (zonder samenvattende pdf's).

Wat wij aanraden. Selecteer elke maand de regels van die maand in de Inbox, download de zip en bewaar hem in uw eigen archief, samen met uw betalingsbewijzen en de e-mails over betwistingen. Uw antwoorden zitten niet in de zip: voeg een notitie toe met elk verstuurd antwoord (document, code, datum, reden). Geef dezelfde zip aan uw accountant: zie overdracht aan uw accountant.

Veelgestelde vragen

Is de pdf of de XML de wettelijke factuur?

De gestructureerde gegevens die via Peppol binnenkwamen, die OrdoGrid als XML bewaart en onder Informations toont. De pdf is een facultatieve kopie. Verschillen ze, vraag de leverancier dan de factuur te corrigeren.

Moet ik op elke leveranciersfactuur antwoorden?

Nee. Invoice Responses zijn facultatief in het standaardprofiel Peppol BIS. De FOD Financiën vraagt wel om een factuur die niet voor u bestemd is te weigeren, bijvoorbeeld met RE.

Mag ik een factuur weigeren omdat de prijs fout is?

Ja. Stuur RE met de redencode PRI en zeg wat u verwacht; de leverancier reikt dan een creditnota uit en zo nodig een nieuwe factuur. Kan een kort antwoord het oplossen, stuur dan eerst UQ.

Ik val onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Moet ik Peppol-facturen ontvangen?

Ja. Wie onder de vrijstellingsregeling valt, moet gestructureerde facturen kunnen ontvangen en reikt ze ook uit aan Belgische btw-plichtige zakelijke klanten.

Boekt OrdoGrid mijn aankoopfacturen of houdt het bij wat ik verschuldigd ben?

Nee. Er is geen aankoopdagboek, goedkeuringscircuit of boeking. Download de zip van de Inbox (XML en pdf's) voor uw accountant; met Boekhouding kunt u bankbetalingen aan ontvangen documenten koppelen.

Waarom ontbreekt een leveranciersfactuur in mijn Inbox?

Controleer of de banner Mode : Envoi + réception toont, of de leverancier de factuur echt via Peppol naar uw ondernemingsnummer stuurde, en klik op Actualiser. Contacteer na één werkdag de support van OrdoGrid.

Kan ik een pdf-factuur die per e-mail binnenkwam aan de Inbox toevoegen?

Nee. De Inbox bevat alleen documenten die via Peppol binnenkwamen. Bewaar de pdf bij uw stukken voor uw accountant en vraag de leverancier om voortaan Peppol te gebruiken.