Klanten op Peppol zetten: draaiboek voor Belgische accountants

Dit draaiboek is bedoeld voor accountantskantoren, boekhouders en belastingadviseurs die een portefeuille Belgische klanten op Peppol zetten. Het geeft één vaste werkwijze per klant: bepaal wat de wet van die klant vraagt, regel mandaat en toegang, zet de registratie op of bevestig ze, bewijs ze met echte facturen en leg vast wie daarna verantwoordelijk is. De stappen gebruiken OrdoGrid; de scoperegels en mandaatvragen gelden ongeacht de software van de klant.

De schermen staan stap voor stap in Peppol instellen in OrdoGrid; groepen en btw-eenheden in Peppol in Belgische groepen. De Peppol-schermen en enkele andere labels van OrdoGrid (zoals Profil entreprise en Changer d'entreprise) blijven Frans in elke interfacetaal; vertalingen staan tussen haakjes.

Wat de wet van elke klant vraagt

De verplichting geldt sinds 1 januari 2026. Een in België gevestigde btw-plichtige moet een gestructureerde elektronische factuur uitreiken, of laten uitreiken in zijn naam, voor leveringen en diensten aan een in België gevestigde btw-plichtige die zijn Belgische btw-nummer moet meedelen. Hij moet er ook een kunnen ontvangen, zelf of via een derde die voor zijn rekening optreedt (art. 53, §2bis Btw-Wetboek, ingevoegd door de wet van 6 februari 2024). Standaard gaat het om Peppol BIS via het Peppol-netwerk (art. 13ter koninklijk besluit nr. 1).

De verplichting blijft bij de klant. Uw kantoor kan de derde zijn die ontvangt of uitreikt, maar de verplichting en de boete blijven bij de klant. Wie niet over de technische middelen beschikt om uit te reiken en te ontvangen, riskeert een boete van € 1.500 voor een eerste inbreuk, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende; een inbreuk telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete inbreuk wordt vastgesteld (koninklijk besluit van 8 juli 2025). De algemene tolerantie liep af op 31 maart 2026, die voor self-billing op 30 juni 2026; de FOD Financiën ziet nu nog slechts uitzonderlijk van een boete af (bericht van 7 april 2026).

Er is een terugvaloplossing, geen vrijstelling. Kan een afnemer technisch niet ontvangen, dan reikt de leverancier toch een papieren of pdf-factuur uit, en blijft die afnemer in overtreding van zijn eigen ontvangstplicht (art. 53, §2bis, zesde lid, toegevoegd door de wet van 10 februari 2026).

Scope per type klant

Bron: FOD Financiën, voor wie e-facturatie verplicht is (Frans). Facturen aan particulieren en grensoverschrijdende facturen vallen buiten de verplichting van 2026 (de Belgische verplichting). Is een status onduidelijk (vestiging, gemengde activiteit, faillissement), beslis dat dan eerst in uw fiscaal dossier en noteer de conclusie.

Regel mandaat en toegang vóór u iets aanklikt

Een klant op Peppol zetten omvat twee handelingen die een algemene opdrachtbrief zelden dekt: iemand verklaart aan een Peppol-provider dat hij voor de klant mag optreden, en iemand bepaalt waar de facturen van de klant toekomen. Leg beide schriftelijk vast.

Wie tekent de Peppol-machtiging

Verzenden vanuit OrdoGrid vereist een Autorisation Peppol (Peppol-machtiging) voor het btw-nummer van de klant. Wie onder Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar) staat, verklaart gemachtigd te zijn om namens de onderneming te verzenden; als de klant nog niet op Peppol staat, ook om hem te registreren en te ontvangen. OrdoGrid bewaart de ingetikte naam, de gebruikersaccount, het btw-nummer en de datum; het is geen gekwalificeerde elektronische handtekening.

Wij kennen geen wettelijke regel over wie moet tekenen. Wij raden aan dat de zelfstandige of een bestuurder of zaakvoerder tekent vanuit de eigen OrdoGrid-account, of dat u tekent met een schriftelijk mandaat voor de Peppol-registratie, het verzenden en het ontvangen in naam van de klant. Het naamveld is vooraf ingevuld met de aangemelde gebruiker en kan worden gewijzigd: tik nooit de naam van de bestuurder of zelfstandige van de klant in terwijl u met uw eigen account bent aangemeld, want OrdoGrid registreert uw account als ondertekenaar.

Wie beheert het bedrijf in OrdoGrid

Aanvaard een uitnodiging onder Openstaande uitnodigingen in het profielmenu en wissel daarna tussen klanten met Changer d'entreprise (van bedrijf wisselen). Elk document, elke Peppol-machtiging en elke API-sleutel hoort bij één bedrijf.

Checklist voor het mandaat

1. Entiteit, ondernemingsnummer en scopebeslissing.
2. Wie de Autorisation Peppol tekent, en uw mandaat als u het bent.
3. Wie eigenaar en wie beheerder is in OrdoGrid.
4. Wie de ontvangst mag activeren, behouden of vrijgeven, en van provider mag wisselen.
5. Wie de inbox opvolgt, en wie de vervanger is.
6. Wie facturen en creditnota's mag uitreiken in naam van de klant.
7. Wie API-sleutels aanmaakt en bewaart, als er een integratie is.

Deel elke klant in volgens zijn registratie

Geef op lookup.peppol.org, het hulpmiddel waarnaar de FOD Financiën verwijst, 0208: in, gevolgd door de tien cijfers van het ondernemingsnummer, bijvoorbeeld 0208:0123456749. Vindt u niets, probeer dan ook 9925:BE plus het nummer (bijvoorbeeld 9925:BE0123456749): sommige deelnemers zijn nog alleen onder hun btw-nummer geregistreerd. Het resultaat toont of de klant kan ontvangen, niet of hij kan verzenden. Vraag de klant ook of een bank, boekhoudpakket of vroegere facturatietool hem heeft geregistreerd.

Peppol-ID

Het adres van een Belgische onderneming op Peppol: schema 0208, een dubbelepunt en de tien cijfers van het ondernemingsnummer. De Belgische Peppol-autoriteit eist dat elke Belgische deelnemer minstens zo geïdentificeerd is; het btw-nummer (schema 9925) mag erbij, niet in de plaats.

OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden en ondersteunt geen Peppol-migratiesleutels. Elke deelnemer-ID is bij één enkele SMP geregistreerd (SML-specificatie, §2.1): een vergeten registratie blokkeert dus de nieuwe, in plaats van leveringen te verdelen. Van provider wisselen: Peppol-toegangspunt wisselen.

De werkwijze per klant in OrdoGrid

1. Vraag toegang. De klant nodigt u uit als Beheerder via Team (Lid uitnodigen). Aanvaard onder Openstaande uitnodigingen en kies de klant met Changer d'entreprise.
2. Controleer de bedrijfsgegevens in Profil entreprise: juridische naam zoals in de KBO, adres, btw-nummer dat met BE begint.
3. Laat de machtiging tekenen. Wie Peppol opent, komt op Autorisation Peppol zolang het btw-nummer niet gemachtigd is. De ondertekenaar vult Nom complet du signataire in, vinkt het vakje aan en klikt op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). Maak eerst een schermafbeelding van de Déclaration d'autorisation (machtigingsverklaring): het tabblad Statut toont later alleen ondertekenaar en datum, niet de tekst.
4. Kies de ontvangst op Réception Peppol, volgens de indelingstabel.
5. Controleer het tabblad Statut. Réception (Inbox) toont Enregistré (geregistreerd), of de banner toont Mode : Envoi seul (alleen verzenden); Identifiant Peppol toont de ID en Access point de réception (als het getoond wordt) wie ontvangt: Notre access point (ons toegangspunt) of Autre prestataire (andere provider); Autorisations (n) toont “Signé par …”. Doe de opzoeking opnieuw.
6. Bewijs de ontvangst, daarna het verzenden, met echte facturen (volgende sectie).
7. Duid aan wie de inbox opvolgt. Eigenaars en beheerders krijgen een e-mail zoals “[Peppol] 2 nieuwe documenten ontvangen”; beslis welke mailbox er gevolg aan geeft.
8. Werk de portefeuilleopvolging bij en bewaar de bewijzen.

Bewijs het met echte facturen: er is geen testmodus

OrdoGrid heeft geen Peppol-test- of sandboxmodus, en een factuur die via Peppol vertrekt, is een echte factuur met een echt nummer. Stuur nooit een “testfactuur” naar een willekeurige deelnemer: die zou een creditnota vergen. Bewijs de instelling met documenten die toch al moesten worden uitgereikt.

Ontvangst. Het eenvoudigste bewijs is uw eigen ereloonnota aan de klant: als Belgische btw-plichtige leverancier moet u die sowieso als gestructureerde factuur versturen. Stuur ze naar de 0208:-ID van de klant en controleer of ze in zijn Inbox verschijnt met NOUVEAU (nieuw). Selecteer de rij en download ze: de zip bevat een map xml/ en een map pdf/. Bij een klant die alleen verzendt, komt de factuur bij de andere provider toe: vraag wie die inbox opvolgt de ontvangst schriftelijk te bevestigen en bewaar die bevestiging.

Verzenden. Gebruik de volgende echte factuur van de klant aan een Belgische zakelijke afnemer op Peppol. Envoyer opent het verzendvenster; wordt de afnemer op het netwerk gevonden, dan is Envoi électronique via Peppol automatisch aangevinkt, en Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden) verstuurt de factuur. In Peppol → Outbox moet de status Traité worden: de levering op het netwerk is gebeurd, wat geen aanvaarding en geen betaling is.

Vorderingen. Registreert de klant betalingen in OrdoGrid, registreer dan de eerste met Betaling registreren in het paneel Afrekening van de factuur en controleer Openstaand.

Rekenvoorbeeld: Fiduciaire Lambert zet vier klanten op Peppol

Fiduciaire Lambert SRL, een accountantskantoor in Namen, neemt begin oktober 2026 vier klanten onder handen.

Menuiserie Dubois in detail.

1. Duplicaat ontdekt. Een medewerker had vanuit de kantoorlogin een bedrijf voor de klant aangemaakt en er de machtiging getekend. De pagina Réception Peppol van dat bedrijf toont Déjà présent sur Peppol via notre access point, en Activer la réception geeft Réception déjà liée sur la plateforme met de naam “Menuiserie Dubois”: Marc Dubois activeerde de ontvangst in 2025 in zijn eigen OrdoGrid-bedrijf.
2. Toegang rechtgezet. De heer Dubois, eigenaar, nodigt het kantoor uit als beheerder. Zijn tabblad Statut toont Enregistré en “Signé par Marc Dubois”.
3. Ontvangst bewezen. Op 2 oktober 2026 stuurt het kantoor zijn ereloonnota voor het derde kwartaal, FL-2026-0311, naar 0208:0123456749: € 650,00 exclusief btw plus € 136,50 btw aan 21%, samen € 786,50. Ze verschijnt in de Inbox; de zip gaat naar het dossier.
4. Verzenden bewezen. Op 5 oktober factureert Dubois aan Cuisines Mertens SRL, een keukenzaak op Peppol, een eiken werkblad zonder plaatsing. F-2026-0042: € 1.000,00 exclusief btw, btw aan 21% € 210,00, totaal € 1.210,00, vervaldag 4 november 2026. Envoi électronique via Peppol is automatisch aangevinkt; het kantoor vinkt Email uit, en de Outbox toont dezelfde ochtend Traité.
5. Vordering gecontroleerd. Op 9 oktober betaalt Mertens € 400,00. Na Betaling registreren (Methode: Bankoverschrijving) toont de Afrekening Factuurtotaal € 1.210,00, Betalingen (inclusief vooruitbetalingen) € 400,00 en Openstaand € 810,00; de factuur toont Partiellement payée (gedeeltelijk betaald).
6. Dossier afgesloten. Mandaat getekend op 1 oktober (het kantoor kijkt elke dinsdag en vrijdag in de inbox; vervanger: het secretariaat van de klant), gedateerde opzoeking, schermafbeelding van Statut, beide bewijzen, volgende review op 1 april 2027.

Voor Studio Lenoir controleert het kantoor of facturen aan zakelijke klanten de sinds 2025 vereiste vermelding dragen, “Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting” (in het Frans “Régime particulier de la franchise de taxe”): de optie Régime de la franchise de taxe van OrdoGrid drukt die vermelding af op Nederlandstalige en Franstalige documenten, maar alleen een vertaling op Engelstalige of Duitstalige; het kantoor controleert daarom of de Langue des documents (documenttaal) van het bedrijf Nederlands of Frans is (factureren onder de vrijstellingsregeling).

De portefeuille opvolgen

Kolommen van de opvolgingstabel

Laat elke klant dezelfde fasen doorlopen: scope bepaald, toegang en mandaat geregeld, geregistreerd, ontvangst bewezen, verzending bewezen, overgedragen of beheerd door het kantoor. Tel de klanten per fase elke week: een klant binnen de scope voor wie nog niemand onder 0208 ontvangt, is blootgesteld aan de boete; “ontvangst bewezen” is uw bewijs dat dat niet meer zo is.

Wanneer u een klant opnieuw indeelt

• Zijn btw-status wijzigt: in- of uitstap uit de vrijstellingsregeling (drempel € 25.000 in 2026, € 26.000 vanaf 2027 volgens de wet van 23 september 2026), belaste handelingen naast door art. 44 vrijgestelde, of het einde van de forfaitaire regeling.
• Zijn ondernemingsnummer, rechtsvorm of btw-nummer wijzigt; na een wijziging van het btw-nummer toont OrdoGrid Nouveau numéro de TVA détecté (nieuw btw-nummer gedetecteerd) en vraagt het een nieuwe handtekening.
• Hij verandert van bank, boekhoudpakket of facturatietool, die hem elders kunnen registreren.
• Een leverancier meldt een mislukte levering, of er komen nog facturen per e-mail binnen.
• De geplande wet op e-reporting wordt aangenomen (zie de veelgestelde vragen en e-reporting 2028).

Integraties: één API-sleutel per klantbedrijf

Elke API-sleutel van OrdoGrid werkt voor slechts één bedrijf. Een eigenaar of beheerder van het klantbedrijf maakt hem aan onder API-sleutels (Sleutel aanmaken, Naam, Permissies, Vervalt op); het geheim verschijnt één keer (Kopieer deze sleutel nu). Begin met GET /api/v1/me, dat bevestigt voor welk bedrijf de sleutel werkt. Uw kantoorlogin is geen API-toegang, en er is geen sandbox: oproepen werken op echte gegevens en het echte netwerk (integratie met de publieke API).

Inbox beheerd door het kantoor of overgedragen aan de klant

Welk model u ook kiest, wie de inbox opvolgt, moet drie handelingen kennen:

1. Een verkeerd geadresseerde factuur wordt niet geboekt: de FOD Financiën raadt aan ze te weigeren, bijvoorbeeld met Répondre (antwoorden) → RE Rejetée (geweigerd) en een redencode.
2. Een uitgaande factuur die na één werkdag nog geen Traité toont, wordt gecontroleerd met Vérifier en daarna met haar nummer gemeld aan de support van OrdoGrid. Ze wordt niet opnieuw via een ander kanaal verstuurd: OrdoGrid blokkeert zelf een nieuwe verzending zolang de uitkomst onzeker is.
3. Een afnemer die niet op Peppol staat, krijgt volgens de terugvaloplossing een pdf per e-mail, en later geen gestructureerde versie (klant niet op Peppol).

OrdoGrid heeft geen aankoopdagboek of goedkeuringsflow: ontvangen facturen worden er bekeken, gedownload en beantwoord, en in uw boekhoudsoftware geboekt. Als het abonnement van de klant Boekhouding omvat, biedt de export Exportformaat-sjablonen voor Winbooks en Exact Online (csv-indelingen, geen rechtstreekse koppeling). Met het Business-abonnement kan de klant u ook een deellink sturen vanuit Boekhouding (Deellink maken): 30 dagen lang opent die een alleen-lezenpagina waar u zonder OrdoGrid-account een zip downloadt met de transacties van de periode, hun bewijsstukken en de geïmporteerde bankafschriften; iedereen die de link heeft, kan dat ook. Alleen eigenaars en beheerders kunnen zo'n link maken, en met Intrekken onder Deellinks voor uw boekhouder maken zij hem op elk moment ongeldig. Periodebestanden: een duidelijke overdracht aan uw accountant voorbereiden.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Welke bewijzen u bewaart

Wat de wet vraagt. Uitgereikte en ontvangen facturen worden zeven jaar bewaard vanaf 1 januari van het jaar na hun datum (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); 15 of 25 jaar voor sommige facturen die verband houden met de herziening van de btw-aftrek voor onroerende goederen. OrdoGrid is geen wettelijk archief.

Wat wij per klant aanraden:

1. Het getekende mandaat of de opdrachtbrief die Peppol dekt.
2. De scopebeslissing met haar basis, ook beslissingen “geen verplichting”.
3. Gedateerde resultaten van lookup.peppol.org, vóór en na de instelling.
4. Schermafbeeldingen van de Déclaration d'autorisation vóór het tekenen en van het tabblad Statut erna.
5. Voor klanten die alleen verzenden: de schriftelijke bevestiging van de provider die ontvangt.
6. De zip van de eerste ontvangen factuur, de XML van de eerste verzonden factuur en haar datum Traité.
7. Voor elke terugvaloplossing: de reden Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (klant niet geregistreerd) uit het verzendvenster of een gedateerde opzoeking.
8. Een maandelijkse zip van Inbox en Outbox in de eigen opslag van de klant.

Veelgestelde vragen

Mag ik de Peppol-machtiging tekenen in plaats van mijn klant?

Alleen als de klant u daartoe gemachtigd heeft. De verklaring stelt dat de ondertekenaar voor de onderneming mag optreden, en OrdoGrid registreert uw account als ondertekenaar. Wij raden aan dat de zelfstandige of een bestuurder tekent, of dat u tekent met een schriftelijk mandaat in het dossier.

Volstaat alleen verzenden voor een klant?

Ja, als een andere provider al ontvangt voor de 0208-ID van de klant en iemand die inbox opvolgt. Ontvangt niemand, dan mist de klant de middelen om te ontvangen, en precies daarop mikt de boete van € 1.500.

Moeten klanten onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen op Peppol?

Ja. De FOD Financiën stelt dat de verplichting geldt voor wie de vrijstellingsregeling toepast: zij moeten gestructureerde facturen ontvangen en ze uitreiken aan in België gevestigde btw-plichtige zakelijke klanten. Alleen ondernemingen die uitsluitend door art. 44 vrijgestelde handelingen verrichten en niet in België gevestigde ondernemingen vallen buiten beide verplichtingen.

Kan één Peppol-inbox al mijn klanten bedienen?

Nee. Elke klant is geregistreerd onder zijn eigen ondernemingsnummer, en voor een ID ontvangt maar één provider. In OrdoGrid heeft elk klantbedrijf zijn eigen inbox; als beheerder krijgt u de meldingsmails van elk bedrijf en wisselt u met Changer d'entreprise.

Hoe test ik de instelling van een klant zonder testmodus?

Met echte documenten: uw ereloonnota aan de klant bewijst de ontvangst, en zijn volgende factuur aan een afnemer op Peppol bewijst het verzenden. Stuur nooit een testfactuur naar een willekeurige deelnemer.

Wat als de afnemer van mijn klant niet op Peppol staat?

Uw klant reikt volgens de wettelijke terugvaloplossing een pdf- of papieren factuur uit, bewaart het bewijs dat de afnemer niet bereikbaar was en stuurt ze later niet opnieuw via Peppol. De afnemer blijft in overtreding van zijn eigen ontvangstplicht.

Mag de klant zijn Peppol-softwarekosten voor 120% aftrekken?

Kleine vennootschappen en zelfstandige natuurlijke personen mogen 120% aftrekken van de kosten voor facturatiesoftware, zonder afschrijvingen, waarmee ze gestructureerde facturen uitreiken, verzenden en ontvangen, voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 (wet van 6 februari 2024). Controleer de richtlijnen van de FOD Financiën voor u andere kosten meeneemt, zoals begeleiding bij de invoering.

Verandert e-reporting iets aan deze opstart?

Nog niet. Op 18 juli 2026 keurde de Ministerraad een voorontwerp van wet goed voor bijna-realtime rapportering van factuurgegevens door leverancier en afnemer, maar het is geen wet, het persbericht noemt geen startdatum en vandaag gaan er geen factuurgegevens naar de administratie. Als e-reporting, zoals commentatoren melden, op het Peppol-netwerk steunt, zijn een correcte 0208-registratie en een opgevolgde inbox het vertrekpunt.