Peppol instellen in OrdoGrid: machtiging tekenen en ontvangst kiezen

Peppol in OrdoGrid vraagt twee beslissingen. Eerst ondertekent u de Autorisation Peppol (Peppol-machtiging), waarmee OrdoGrid facturen en creditnota's namens uw onderneming mag verzenden. Daarna kiest u op Réception Peppol (Peppol-ontvangst) of OrdoGrid ook de facturen van uw leveranciers ontvangt, of dat uw huidige provider dat blijft doen. Verzenden werkt in beide gevallen. Ontvangen is optioneel in OrdoGrid, maar voor de meeste ondernemingen wettelijk verplicht, en slechts één provider tegelijk kan voor uw Peppol-ID ontvangen.

Deze gids is bedoeld voor zelfstandigen en kleine ondernemingen die OrdoGrid instellen, en voor accountants die dat voor een klant doen. Om daarna uw eerste factuur te versturen, leest u uw eerste Peppol-factuur versturen in OrdoGrid; voor een wissel van provider in het algemeen, zie Peppol-toegangspunt wisselen. De Peppol-labels blijven Frans in elke interfacetaal; vertalingen staan tussen haakjes.

Wat de wet vereist voordat u kiest

Ontvangen is voor de meeste ondernemingen verplicht. Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde btw-plichtige die hier voor btw is geïdentificeerd, gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen, zelf of via een derde die voor hem optreedt (art. 53, § 2bis, vijfde lid, Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026). Wie niet over de technische middelen beschikt om ze uit te reiken en te ontvangen, riskeert een geldboete van € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende (koninklijk besluit van 8 juli 2025, dat de bijlage bij koninklijk besluit nr. 44 aanvult). Een overtreding telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld. De tolerantie van het eerste kwartaal van 2026 liep af op 31 maart 2026, die voor self-billing (facturen uitgereikt door de afnemer) op 30 juni 2026; de FOD Financiën ziet nu nog alleen uitzonderlijk, na een individuele analyse, af van een boete.

Of uw onderneming gestructureerde facturen moet ontvangen en uitreiken, leest u in Belgische B2B e-facturatieverplichting 2026.

Eén ontvangende provider per Peppol-ID. Elke Belgische onderneming op Peppol moet minstens onder haar ondernemingsnummer geregistreerd zijn, schema 0208 (regel van de Belgische Peppol-autoriteit, overgenomen in de Peppol-FAQ van de FOD Financiën). Elke deelnemers-ID is bij precies één SMP geregistreerd, de dienst die publiceert waar er geleverd moet worden (SML-specificatie, § 2.1): er ontvangt dus telkens één provider voor uw ID. Geregistreerd zijn geldt bovendien als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen (B2B-FAQ van de FOD Financiën); dat is van belang als u buiten de verplichting valt: eenmaal geregistreerd, mogen leveranciers u via Peppol factureren.

Peppol-ID

Uw adres op het Peppol-netwerk. Voor een Belgische onderneming is dat 0208, een dubbele punt en het ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:0789123407: het btw-nummer zonder BE, punten of spaties.

Onderneming, ondertekenaar en bestaande registratie voorbereiden

1. Selecteer de juiste onderneming. Machtiging en ontvangst gelden voor de onderneming die actief is wanneer u klikt. Het profielmenu toont Changer d'entreprise (van onderneming wisselen) als u bij meerdere ondernemingen hoort.
2. Controleer Profil entreprise (ondernemingsprofiel, te wijzigen door eigenaars en beheerders). Nom de l'entreprise moet de officiële naam zijn: OrdoGrid publiceert die als geregistreerde naam wanneer het u registreert. Numéro de TVA (Optionnel) moet met BE beginnen: OrdoGrid gebruikt Peppol alleen voor Belgische btw-nummers.
3. Beslis wie ondertekent. Geen wettelijke regel bepaalt wie deze verklaring aan OrdoGrid ondertekent. Wij raden een persoon aan die de onderneming mag vertegenwoordigen (de zelfstandige, een zaakvoerder of bestuurder, of iemand met een schriftelijk mandaat), vanuit diens eigen account: OrdoGrid registreert het account naast de getypte naam. Nodig die persoon zo nodig uit via Team in het profielmenu.
4. Ga na of u al geregistreerd bent. Typ op lookup.peppol.org, de tool waarnaar de FOD Financiën verwijst, 0208: gevolgd door de tien cijfers van uw ondernemingsnummer, zonder punten of spaties (bijvoorbeeld 0208:0789123407). Vraag uw accountant, boekhoudsoftware en bank of zij u geregistreerd hebben, en noteer wie de registratie beheert. Meer: Peppol-deelnemer opzoeken.

Stap 1: de Autorisation Peppol ondertekenen

Begin in de zijbalk bij Facturatie → Peppol: zolang uw btw-nummer niet gemachtigd is, leidt elke Peppol-pagina u naar Autorisation Peppol. Of begin vanuit een factuur: Envoyer (versturen) toont Signature requise pour activer l'envoi Peppol (handtekening vereist); klik erop en dan op Sauvegarder et signer (opslaan en ondertekenen). OrdoGrid slaat de factuur op, waardoor haar nummer vastligt, en brengt u er nadien naar terug.

1. Controleer onder Entreprise concernée (betrokken onderneming) de Nom en het Numéro de TVA. Een regel eronder zegt of OrdoGrid uw onderneming op Peppol heeft gevonden.
2. Controleer Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vooraf ingevuld met de naam van de aangemelde gebruiker.
3. Lees de Déclaration d'autorisation (machtigingsverklaring); de versie hangt af van die netwerkcontrole.
4. Vink de bevestiging „Je confirme avoir lu et accepté la déclaration ci-dessus…” (ik bevestig dat ik de verklaring hierboven heb gelezen en aanvaard) aan.
5. Klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). OrdoGrid meldt „Autorisation Peppol enregistrée” (Peppol-machtiging opgeslagen) en opent Réception Peppol.

Dit is een getypte bevestiging, opgeslagen met de naam, de verklaring, het gebruikersaccount, het btw-nummer en de datum, geen gekwalificeerde elektronische handtekening. U ondertekent eenmaal per btw-nummer: Peppol → Statut → Autorisations toont elke machtiging met „Signé par” (ondertekend door) en de datum, en bij een gewijzigd btw-nummer verschijnt Nouveau numéro de TVA détecté (nieuw btw-nummer gedetecteerd) met de vraag om opnieuw te ondertekenen. De ontvangst later activeren vraagt geen tweede handtekening, ook niet als u de versie voor alleen verzenden ondertekende.

Stap 2: kiezen op Réception Peppol

De pagina vermeldt „Optionnelle — l'envoi fonctionne sans” (optioneel, verzenden werkt zonder). OrdoGrid zoekt uw nummer op het netwerk op, onder 0208 en onder het Belgische btw-schema 9925, en toont één resultaat:

Activer la réception (ontvangst activeren): staat uw nummer nog niet op Peppol, dan maakt OrdoGrid verbinding met Peppol via een gecertificeerd toegangspunt en registreert 0208: plus de tien cijfers van uw btw-nummer, onder de naam in Profil entreprise, voor facturen en creditnota's volgens Peppol BIS Billing 3.0, Invoice Responses, statusberichten en documenten voor self-billing. De modus wordt Mode : Envoi + réception (verzenden en ontvangen). Leveranciersfacturen komen meestal binnen enkele minuten tot een paar uur in Peppol → Inbox (FOD Financiën); OrdoGrid controleert ook elk uur, of meteen met Actualiser (vernieuwen). Eigenaars en beheerders krijgen een e-mailmelding, en de Invoice Responses van uw klanten (hun berichten om uw facturen te aanvaarden, te weigeren of als betaald te melden) verschijnen in OrdoGrid. Toont het netwerk uw ID al als geregistreerd bij het toegangspunt dat OrdoGrid gebruikt, dan registreert OrdoGrid niets en zet het de ontvangst alleen voor deze onderneming op actief. Beheert een andere provider uw ID, dan weigert OrdoGrid de activering en vraagt het u die provider eerst de ID te laten vrijgeven.

Continuer en envoi seul: er wordt niets geregistreerd. De pagina toont Mode : Envoi seul (alleen verzenden) met een knop Activer la réception voor later, en het tabblad Inbox legt uit dat de ontvangst niet door het platform wordt beheerd. Kwam u van een factuur, dan brengt OrdoGrid u er in beide gevallen naar terug.

Stap 3: het resultaat controleren

Op Peppol, tabblad Statut:

Controleer daarna buiten OrdoGrid:

1. lookup.peppol.org met 0208: en uw ondernemingsnummer moet u als geregistreerd tonen; als documenttypes vermeld staan, horen zowel facturen als creditnota's erbij. De tool toont of u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden. Noch dit resultaat, noch Enregistré op Statut bewijst dat OrdoGrid voor u ontvangt: de status Réception (Inbox) weerspiegelt de eigen gegevens van OrdoGrid, en Annuaire Peppol is een opzoeking op het netwerk, al hoort Access point de réception daar Notre access point te tonen: Autre prestataire betekent dat uw facturen naar een andere provider gaan. Het bewijs dat OrdoGrid ontvangt, is punt 4: een echte leveranciersfactuur die in Inbox aankomt. Komt u van een andere provider, bewaar dan ook diens schriftelijke bevestiging dat hij uw registratie verwijderde.
2. De Peppol Directory is optioneel en wordt asynchroon geïndexeerd (Directory-specificatie 1.1.1): ontbreekt u daar, dan betekent dat niet dat u onbereikbaar bent.
3. Termijn: er bestaat geen officieel cijfer voor de duur van de publicatie. Toont lookup.peppol.org de volgende werkdag nog niets, contacteer dan de support van OrdoGrid.
4. Een echt document: OrdoGrid heeft geen Peppol-testmodus. Vraag een vaste leverancier om zijn volgende factuur via Peppol te sturen en controleer of ze in Inbox aankomt.

Uw huidige provider houden of de ontvangst naar OrdoGrid verhuizen?

Ontvangt een andere provider al voor u, dan zijn beide keuzes in orde, op voorwaarde dat er nooit een periode is waarin niemand voor u ontvangt, ook niet tijdens de overstap.

Wat wij aanraden. Houd uw huidige provider als uw accountant of boekhoudtool uw aankoopfacturen daar al verwerkt. Stap over naar OrdoGrid als u verkoop, antwoorden en aankoopfacturen op één plek wilt en uw accountant met de downloads uit OrdoGrid kan werken. Het Belgische forum van Peppol-providers merkt op dat verschillende providers voor verzenden en ontvangen de Invoice Responses bemoeilijken.

De ontvangst zonder onderbreking naar OrdoGrid verhuizen

Peppol kent een procedure met migratiesleutel om een registratie rechtstreeks over te dragen, maar OrdoGrid ondersteunt die niet: uw oude provider moet u eerst uitschrijven.

1. Onderteken nu en ga verder met alleen verzenden, zodat u al vanuit OrdoGrid kunt verzenden.
2. Exporteer het archief van de oude provider (XML en pdf van de ontvangen facturen). Facturen moeten zeven jaar bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar na hun datum (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025).
3. Spreek een datum en uur af voor de uitschrijving van elke identificatie die deze provider registreerde, 0208: en een eventuele 9925:-registratie. Activeer niet zolang een ervan bestaat: OrdoGrid weigert de activering als zijn controle op het netwerk er een bij een andere provider vindt. Vermijd de dagen waarop uw belangrijkste leveranciers gewoonlijk factureren.
4. Verwittig uw vaste leveranciers dat een afleverfout in dat tijdvak betekent dat ze dezelfde factuur opnieuw moeten sturen, met hetzelfde nummer.
5. Activeer zodra de uitschrijving bevestigd is. Herlaad Réception Peppol of gebruik Activer la réception op Statut. Activeer als de pagina Pas encore trouvé sur le réseau Peppol toont, of Référencé sur Peppol, access point non vérifié (OrdoGrid probeert u dan te registreren, en de activering wordt geweigerd als een andere provider uw ID nog beheert). Staat er nog Déjà inscrit, of Déjà présent terwijl OrdoGrid u nooit registreerde, vraag de oude provider dan te bevestigen dat elke ID die hij registreerde verwijderd is, herlaad na enkele minuten en contacteer de support van OrdoGrid als het zo blijft.
6. Controleer zoals in stap 3 en bewaar een gedateerd bewijs.

De ontvangst van OrdoGrid naar een andere provider overzetten

1. Download uw ontvangen documenten: selecteer in Inbox de regels en download de ZIP (XML en pdf).
2. Op de afgesproken dag klikt een eigenaar of beheerder in het tabblad Statut op Libérer la réception (ontvangst vrijgeven) en daarna op Confirmer. OrdoGrid schrijft u uit; verzenden blijft mogelijk.
3. Laat uw nieuwe provider u meteen registreren: tot dan ontvangt niemand voor u.

Meerdere ondernemingen onder één login

• Wissel eerst met Changer d'entreprise: een machtiging die in de verkeerde onderneming is ondertekend, geldt voor het btw-nummer van die onderneming.
• Elke onderneming heeft haar eigen btw-nummerveld, machtiging, ontvangst en Peppol-pagina's.
• Eén inbox per btw-nummer. Twee OrdoGrid-ondernemingen met hetzelfde btw-nummer kunnen allebei ondertekenen en verzenden, maar slechts één kan de ontvangst beheren. Ouvrir verschijnt alleen als u lid bent van de onderneming die de ontvangst beheert; vraag anders de eigenaar of beheerder ervan om de ontvangst vrij te geven.
• Vermijd dubbele ondernemingen. Elke OrdoGrid-onderneming nummert haar facturen in een eigen reeks, dus twee ondernemingen met één btw-nummer kunnen hetzelfde nummer twee keer uitreiken, terwijl de wet een opeenvolgend nummer eist dat elke factuur uniek identificeert (art. 5, § 1, 1°, koninklijk besluit nr. 1).
• Groepen en btw-eenheden: zie meerdere entiteiten op Peppol in België.

Rekenvoorbeeld: Studio Maes verhuist zijn ontvangst

Studio Maes SRL, een grafisch ontwerpbureau in Luik, heeft ondernemingsnummer 0789.123.407, btw-nummer BE 0789.123.407 en Peppol-ID 0208:0789123407. Zijn vorige boekhoudsoftware registreerde het in 2025 op Peppol. Zaakvoerder Claire Maes stelt OrdoGrid zelf in.

De onderbreking duurde 40 minuten; een leverancier die toen verstuurde, had dezelfde factuur opnieuw moeten sturen. Was Claire na de uitschrijving bij alleen verzenden gebleven, dan had niemand voor Studio Maes ontvangen. Eenmaal vastgesteld, had dat een boete van € 1.500 opgeleverd; een overtreding die ten vroegste drie maanden na de vaststelling van de beboete overtreding wordt vastgesteld, kost € 3.000, en elke volgende € 5.000.

Problemen oplossen

Bewijzen om te bewaren

Wat de wet vereist. Bewaar uitgereikte en ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun datum, ook die welke u ontving bij een provider die u verlaat: een factuur van 2025 bewaart u tot 31 december 2032. Sommige facturen voor onroerende goederen bewaart u 15 of 25 jaar. Sinds het einde van de tolerantie ziet de FOD Financiën alleen uitzonderlijk, na een individuele analyse, af van boetes: bewijzen dat u kon ontvangen tellen dus mee.

Wat OrdoGrid bewaart. De machtiging (naam, verklaring, gebruiker, btw-nummer, datum) en de datum waarop de ontvangst werd geactiveerd. OrdoGrid is geen wettelijk archief.

Wat wij aanraden:

1. Een schermafbeelding van de verklaring voordat u ondertekent: Statut toont later de ondertekenaar en datum, niet de tekst.
2. Een gedateerd resultaat van lookup.peppol.org na de instelling en na elke wissel van provider.
3. Bij alleen verzenden: een schriftelijke bevestiging van de provider die voor u ontvangt.
4. Bij een wissel van provider: de bevestiging van uitschrijving door de oude provider en diens volledige archief.
5. Elke maand een ZIP van de documenten in Inbox en Outbox in uw eigen opslag. Werken met ontvangen facturen: Peppol-inbox voor inkomende facturen.

Leveranciers kunnen aan uw ondernemingsnummer leveren zonder naar een Peppol-ID te vragen; vraagt er toch een, zie uw Peppol-ID delen met leveranciers.

Veelgestelde vragen

Moet ik de ontvangst in OrdoGrid activeren om facturen te verzenden?

Nee. Verzenden vraagt alleen de ondertekende machtiging. De wet verplicht u wel om gestructureerde facturen te kunnen ontvangen, via OrdoGrid of een andere provider.

Mijn bank of boekhoudsoftware heeft mij al op Peppol geregistreerd. Kan ik OrdoGrid toch gebruiken?

Ja. Ga verder met alleen verzenden: u verzendt vanuit OrdoGrid en blijft ontvangen bij uw huidige provider. Ook de Invoice Responses van uw klanten gaan daarheen, niet naar OrdoGrid, als die provider u ervoor registreerde; anders kunnen uw klanten u er geen sturen.

Is de Autorisation Peppol een gekwalificeerde elektronische handtekening?

Nee. Het is een getypte naam en een aangevinkt vakje, geregistreerd met uw account, het btw-nummer en de datum. Laat ze ondertekenen door iemand die namens de onderneming mag optreden.

Wat is mijn Peppol-ID, en moet ik die aan leveranciers geven?

Het is 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:0789123407. Volgens de FOD Financiën kunnen leveranciers standaard aan uw ondernemingsnummer leveren zonder naar een ID te vragen.

Waarom is de knop Activer la réception grijs?

OrdoGrid vond uw nummer geregistreerd bij een andere provider, onder 0208 of 9925. Slechts één provider kan voor een ID ontvangen, en OrdoGrid ondersteunt de Peppol-migratiesleutel niet: die provider moet u eerst uitschrijven.

Hoe stop ik met ontvangen via OrdoGrid?

Een eigenaar of beheerder klikt op het tabblad Statut op Libérer la réception en bevestigt. Daarmee wordt u uit Peppol uitgeschreven, dus laat uw nieuwe provider u dezelfde dag registreren. Verzenden blijft werken.