Facturen duidelijk overdragen aan uw boekhouder

Een goede overdracht helpt uw boekhouder drie vragen beantwoorden: wat hebt u gefactureerd, wat gebeurde er met de factuur en welke bedragen zijn ontvangen of terugbetaald? Voor enkele facturen is geen ingewikkeld rapportagesysteem nodig. Wel moeten de bestanden herkenbaar zijn en moeten afwijkingen kort worden toegelicht.

Deze werkwijze is algemeen toepasbaar. De Belgische Peppol- en bewaarpunten staan hieronder afzonderlijk vermeld. Vraag uw boekhouder welke documenten en bewaarinstructies voor uw onderneming gelden.

Periode en werkwijze afspreken

Vraag welke periode uw boekhouder wil ontvangen, welke stukken nodig zijn en hoe u ze moet bezorgen. Spreek af of de selectie op factuurdatum, betalingsdatum of beide gebaseerd is. Een ontvangst in november voor een factuur uit oktober kan belangrijk zijn, ook als de gevraagde factuurperiode oktober is.

Gebruik het afgesproken deelkanaal. Verstuur geen accountwachtwoorden of onnodige klant- en bankgegevens. Als betalingsbewijs nodig is, deel de relevante gevraagde informatie via dat kanaal. Voeg niet zonder overleg uw volledige bankgeschiedenis toe.

Maak een eenvoudige lijst met factuurnummer, klant, datum, valuta, oorspronkelijk totaal en resterend saldo. Noteer creditnota's en onopgeloste concepten afzonderlijk. Zo kunnen ze niet ongemerkt als definitieve verkoopfacturen worden verwerkt.

Oorspronkelijke factuur en actuele afrekening scheiden

Open Factures, zoek iedere opgeslagen factuur en open de details of kies Bewerken. In Afrekening geeft Origineel document de oorspronkelijke factuur-PDF; Actueel overzicht toont de huidige betalingspositie.

De factuur en een later overzicht beantwoorden verschillende vragen. Betalingen en terugbetalingen kunnen het overzicht veranderen zonder de oorspronkelijk uitgereikte factuur te wijzigen. Gebruik herkenbare bestandsnamen, bijvoorbeeld:

• INV-2026-041-origineel.pdf
• INV-2026-041-overzicht-2026-11-03.pdf
• INV-2026-041-toelichting.txt, als er een vraag of afwijking is.

Vervang de oorspronkelijke factuur niet door het actuele overzicht. Geef dat overzicht ook niet de indruk dat het de oorspronkelijk uitgereikte factuur is. Download gekoppelde creditnota's vanuit hun eigen opgeslagen documenten en vermeld welke factuur ze corrigeren.

Dit zijn afzonderlijke downloads. Verzamel en orden ze in de map of het kanaal dat u met uw boekhouder hebt afgesproken. De werkwijze gaat niet uit van een automatisch compleet exportpakket.

Peppol-bestanden toevoegen wanneer dat relevant is

Voor Belgische leveranciers die OrdoGrid gebruiken om via Peppol te verzenden, vindt u het document in Peppol → Outbox. Gebruik het downloadmenu om de beschikbare XML en PDF te downloaden. Bewaar de XML herkenbaar bij het factuurnummer en houd die apart van latere betalingsafrekeningen.

XML is het origineel van de gestructureerde factuur. Als er geen PDF bij de uitwisseling was gevoegd, kan de PDF uit Outbox een gegenereerd overzicht zijn. Gebruik Afrekening → Origineel document voor de oorspronkelijke PDF van de opgeslagen factuur en geef de bestanden verschillende, duidelijke namen.

De officiële Belgische bewaarinformatie beveelt het bewaren van de oorspronkelijke elektronische XML sterk aan. Omzetting naar een ander formaat is mogelijk als authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gewaarborgd blijven, maar vergroot de bewijslast. Het origineel bewaren is daarom een praktische keuze. Stem omzetting en bewaarbeleid af met uw boekhouder. De Belgische archiefhandleiding werkt dit verder uit.

Mislukt een download, bewaar dan factuurnummer en foutmelding en vraag ondersteuning. Een schermafbeelding kan de diagnose helpen, maar vervangt een ontbrekend oorspronkelijk bestand niet.

Betalingen en uitzonderingen uitleggen

Bekijk Mutatiegeschiedenis voor ontvangsten, terugbetalingen en teruggedraaide registraties. Tel vooruitbetalingen niet dubbel: de betalingsregel bevat ze al. Noteer een ontvangst die u niet betrouwbaar aan een factuur kunt koppelen als open vraag. Kies niet zomaar een factuur om het saldo weg te werken.

Voorbeeld: INV-2026-041 bedraagt 1.200 EUR. De klant betaalde 400 EUR op 20 oktober en 800 EUR op 2 november. De oorspronkelijke factuur blijft 1.200 EUR; het overzicht van 3 november toont de latere afrekening. Geef beide betalingsdatums en referenties door zodat uw boekhouder ze juist kan plaatsen.

Een korte uitzonderingenlijst kan vermelden: “INV-2026-042: klant betwist één prestatiedag; nog geen correctie afgesproken”; “INV-2026-043: verzendresultaat onzeker; ondersteuning gevraagd”; of “ontvangst van 250 EUR: factuurreferentie opgevraagd”. Noteer feiten en de volgende actie, zonder zelf een onbekende boeking te verzinnen.

Bestanden controleren voordat u ze deelt

Open elke PDF en controleer klant, nummer, datums, valuta en totalen. Controleer dat XML-bestanden bestaan, niet leeg zijn en bij de verwachte factuur horen. Uw boekhouder kan bevestigen of ze geschikt zijn voor import. Bij een importprobleem houdt u het origineel ongewijzigd en geeft u de exacte fout door aan ondersteuning.

Vergelijk de verzameling met uw lijst. Iedere verwachte factuur moet herkenbaar zijn; iedere creditnota en afrekening moet naar het juiste nummer verwijzen. Houd concepten apart in een duidelijk aangeduide groep.

Vraag na de overdracht of de boekhouder de bestanden kan openen en welke informatie ontbreekt. Bewaar uw eigen exemplaar en wijs open vragen toe aan een verantwoordelijke. De overdracht is klaar wanneer de stukken bruikbaar zijn en duidelijk is wie de uitzonderingen opvolgt.