Boetes e-facturatie in België: € 1.500 tot € 5.000 en handhaving

Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde onderneming die onder de verplichting tot gestructureerde e-facturatie valt, over de technische middelen beschikken om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen. Is dat niet het geval, dan kan de FOD Financiën een vaste boete opleggen: € 1.500 voor een eerste inbreuk, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende. De gewone boetes voor ontbrekende, laattijdige of onjuiste facturen blijven daarnaast gelden.

Dit referentieartikel is bedoeld voor zaakvoerders, accountants en financiële teams die hun risico willen kennen en wegwerken. Wie onder de verplichting valt, leest u in de Belgische e-facturatieverplichting; wat u doet als een klant niet kan ontvangen, staat in een factuur sturen naar een klant die niet op Peppol staat.

De boetes die de wet vastlegt

De Franse tekst van de nieuwe inbreuk luidt "Non-disposition des moyens techniques permettant d'émettre et de recevoir une facture électronique structurée". De bepaling bestraft een toestand, geen factuur: het bedrag is hetzelfde, of uw facturen nu samen € 200 of € 200.000 bedragen. De FOD Financiën vermeldt deze boetes in vraag 26 van zijn FAQ en bevestigt dat zijn boetebeleid van 2018 blijft gelden.

Technische middelen om uit te reiken en te ontvangen

Zelf of via een dienstverlener facturen en creditnota's kunnen verzenden en ontvangen in Peppol BIS, het op UBL gebaseerde formaat dat op het Peppol-netwerk wordt gebruikt. In België betekent dit dat u op Peppol geregistreerd bent, minstens onder schema 0208 met uw ondernemingsnummer van tien cijfers uit de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen), en dat u gepubliceerd hebt dat u Peppol BIS Billing-facturen en -creditnota's kunt ontvangen. Art. 13quater van koninklijk besluit nr. 1 vereist die middelen ook als u met een klant een ander formaat hebt afgesproken.

Hoe een tweede en volgende boete worden geteld

Een inbreuk telt pas als tweede of volgende inbreuk als de administratie ze ten vroegste drie maanden na de vorige inbreuk die tot een boete heeft geleid, vaststelt.

Het besluit beboet niet elke factuur: de inbreuk is het ontbreken van middelen. Het zegt ook niet hoeveel inbreuken één controle kan vaststellen; ga er dus niet van uit dat één boete alle vroegere facturen dekt, en evenmin dat elke factuur afzonderlijk wordt beboet.

Wie kan beboet worden: leverancier, klant of beide

De FAQ van de FOD Financiën (vragen 7, 8 en 24) beantwoordt de gangbare situaties. "Binnen het toepassingsgebied" betekent een handeling tussen twee in België gevestigde ondernemingen waarbij de klant zijn Belgische btw-nummer moet meedelen.

De terugvalregeling staat in art. 53, § 2bis, zesde lid, van het Btw-Wetboek, ingevoegd door de wet van 10 februari 2026 en door de FOD Financiën toegepast sinds 1 januari 2026. Ze beschermt de leverancier, niet de ontvanger: een klant die niet kan ontvangen, blijft in overtreding van zijn eigen verplichting.

Welk deel van de verplichting voor u geldt

Tolerantie en handhaving: stand van zaken op 13 oktober 2026

Op 13 oktober 2026 is het bericht van 7 april 2026 nog altijd het laatste nieuws van de FOD Financiën over e-facturatie.

Tekortkomingen opsporen en wegwerken in OrdoGrid

OrdoGrid is verbonden met Peppol via een gecertificeerd toegangspunt. Het verzendt alleen via Peppol voor ondernemingen met een Belgisch btw-nummer, en ontvangen activeert u apart. Het stuurt niets naar de FOD Financiën en kan u niet zeggen of u onder de verplichting valt.

1. Open de status. Ga naar Peppol → Statut (Status). Onder Statut d'inscription Peppol toont de badge Envoi + réception (verzenden en ontvangen) of Envoi seul (alleen verzenden); de documenttabbladen tonen hetzelfde als Mode : Envoi + réception of Mode : Envoi seul.
2. Verzenden. Envoi (Outbox) moet Autorisé (Geautoriseerd) tonen met uw btw-nummer. Zo niet, open dan Autorisation Peppol, typ de Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink het bevestigingsvakje aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (Ondertekenen en autorisatie bevestigen).
3. Ontvangen. Réception (Inbox) hoort Enregistré (Geregistreerd) te tonen met een datum bij "Depuis le" (sinds). Staat er Non enregistré (Niet geregistreerd) en ontvangt geen andere dienstverlener voor u, klik dan op Activer la réception (Ontvangst activeren): OrdoGrid registreert 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer voor Peppol BIS-facturen en -creditnota's, naast andere documenttypes.
4. Ontvangst elders. Toont Réception Peppol de melding Déjà inscrit sur le réseau Peppol (Al ingeschreven op het Peppol-netwerk), dan heeft een andere dienstverlener uw registratie. Kies Continuer en envoi seul (Doorgaan met alleen verzenden) en zorg dat de inbox bij die dienstverlener echt wordt opgevolgd.
5. Identiteit. Noteer onder Annuaire Peppol (Peppol-directory) uw Identifiant Peppol (Peppol-ID) en de Documents supportés (ondersteunde documenten). Controleer van buitenaf op lookup.peppol.org door 0208: en uw ondernemingsnummer in te geven; de tool toont of u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden.
6. Verstuur facturen binnen het toepassingsgebied via Peppol. Klik in de editor op Envoyer (Verzenden), laat Envoi électronique via Peppol (Elektronische verzending via Peppol) aangevinkt en klik op Sauvegarder & Envoyer (Opslaan en verzenden). In Peppol → Outbox betekent Traité (Verwerkt) afgeleverd op het netwerk, niet aanvaard; volg zendingen met Erreur (Fout) meteen op. Meldt het verzendvenster Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (De klant is niet geregistreerd op het Peppol-netwerk), controleer dan op lookup.peppol.org en bewaar het gedateerde resultaat als bewijs dat de klant niet kon ontvangen; verstuur vervolgens per Email als de klant pdf-facturen aanvaardt (anders op papier).
7. Volg de inbox op. Inbox toont een badge voor ongelezen documenten, en eigenaars en beheerders krijgen een e-mail bij nieuwe documenten. Actualiser (Vernieuwen) haalt ze meteen op.

De stapsgewijze configuratie staat in Peppol instellen in OrdoGrid, en de verwerking van ontvangen facturen in leveranciersfacturen ontvangen.

Rekenvoorbeeld: ontbrekende ontvangst vastgesteld bij een btw-controle

Menuiserie Lambert SRL in Luik factureert sinds januari 2026 Belgische aannemers vanuit OrdoGrid via Peppol. Bij de configuratie klikte ze op Continuer en envoi seul, en geen andere dienstverlener ontvangt voor haar. Haar leveranciers sturen dus pdf's volgens de terugvalregeling, bijvoorbeeld:

Die pdf is een geldige factuur, en Lambert behoudt haar aftrek van € 504,00 omdat de factuur alle wettelijke vermeldingen bevat. Lambert zelf is wel blootgesteld aan de boete voor ontbrekende middelen.

De tabel hieronder vergelijkt drie scenario's. Scenario A: Lambert werkt de tekortkoming de dag na de vaststelling weg. Scenario B: de tekortkoming blijft bestaan en alleen de vermelde vaststellingen worden beboet. Scenario C: een nieuwe vaststelling binnen drie maanden na de eerste.

Werkt Lambert de tekortkoming nooit weg, dan kosten drie vaststellingen op de vroegst mogelijke data € 1.500 + € 3.000 + € 5.000 = € 9.500, en elke volgende vaststelling voegt € 5.000 toe, ongeacht de waarde van de betrokken facturen.

In scenario A kan Bois Dethier zich vanaf 13 mei 2026 niet langer op de terugvalregeling beroepen en moet ze Lambert gestructureerde facturen sturen. Haar eerdere pdf-facturen blijven geldig, en de FOD Financiën vraagt ze niet opnieuw via Peppol te versturen.

Veelgemaakte fouten

Welk bewijs u bewaart

• Een gedateerde schermafbeelding van Peppol → Statut (Envoi (Outbox): Autorisé, Réception (Inbox): Enregistré met de datum bij "Depuis le", en Autorisations (n)), plus een gedateerd resultaat van lookup.peppol.org voor uw 0208:-ID.
• Als een andere dienstverlener voor u ontvangt: uw contract of zijn schriftelijke bevestiging.
• De XML en pdf van elke verstuurde en ontvangen factuur en creditnota. Selecteer op de pagina Peppol de gewenste rijen en download een zip met de mappen xml en pdf; integraties kunnen GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml gebruiken. Bewaar ze 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking; zie facturen archiveren.
• Voor elke factuur volgens de terugvalregeling: gedateerd bewijs dat de klant niet kon ontvangen, en de verstuurde pdf.
• Schriftelijke afspraken over elk ander formaat dan Peppol BIS.
• Elke kennisgeving van een boete, uw verzoek of beroep, en de beslissing daarover.

OrdoGrid archiveert de exacte XML en pdf van elke Peppol-verzending en herschrijft ze niet, maar biedt geen wettelijke archiveringsdienst of bewaargarantie. Bewaar uw eigen kopieën.

Als u een kennisgeving van een boete ontvangt

Het boetebeleid van de FOD Financiën, instructie 2018/I/41 (nrs. 39 tot 56), beschrijft de procedure:

1. Lees de kennisgeving. Ze moet de rechtsmiddelen en de bevoegde dienst vermelden; doet ze dat niet, dan begint de beroepstermijn niet te lopen.
2. Werk eerst de tekortkoming weg en bewaar gedateerd bewijs: de kwijtscheldingsregels kijken of u de bestrafte verplichting nakomt op het moment dat u uw verzoek indient.
3. Kies een rechtsmiddel. Dien een facultatief administratief beroep in, of een verzoek tot kwijtschelding of vermindering van de boete op grond van art. 9 van het besluit van de Regent van 18 maart 1831, gericht aan de dienst die in de kennisgeving vermeld staat (meestal de centrumdirecteur). U kunt ook meteen naar de fiscale rechter stappen (de rechtbank van eerste aanleg): voor btw bestaat geen verplicht voorafgaand administratief beroep.
4. Let op de termijn. Voor een verzoek tot kwijtschelding geldt geen wettelijke termijn, maar de FOD Financiën vraagt het binnen drie maanden in te dienen en schort de invordering gedurende die periode op.
5. Reken niet op automatische kwijtschelding. Het beleid scheldt de boete kwijt voor bepaalde eerste inbreuken die te goeder trouw zijn begaan, maar de update van 1 januari 2025 dateert van vóór de nieuwe boete en vermeldt ze niet. Een kwijtgescholden boete telt nog altijd als beboete inbreuk voor latere inbreuken (nr. 56).

Aanbevolen routine

Dit zijn onze aanbevelingen, geen wettelijke verplichtingen.

1. Controleer elke nieuwe Belgische zakelijke klant op lookup.peppol.org vóór de eerste factuur, en bewaar het resultaat.
2. Kijk minstens wekelijks in de Peppol-Inbox en geef ontvangen facturen door aan wie ze boekt.
3. Controleer Statut elk kwartaal opnieuw, en na elke wijziging van dienstverlener of btw-nummer.

Daarnaast kunnen kleine vennootschappen en zelfstandigen 120% van hun abonnementskosten voor e-facturatiesoftware aftrekken voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027; vraag het aan uw accountant.

Voer de volledige controle uit met de checklist e-facturatie 2026.

Veelgestelde vragen

Hoeveel bedraagt de boete als ik niet op Peppol sta in België?

€ 1.500 voor een eerste inbreuk, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende, op grond van koninklijk besluit nr. 44 zoals gewijzigd door het koninklijk besluit van 8 juli 2025. De bedragen zijn vast en hangen niet af van de waarde van uw facturen.

Geldt de tolerantieperiode nog?

Nee. De algemene tolerantie liep van 1 januari tot 31 maart 2026, en die voor self-billing eindigde op 30 juni 2026. Buiten die toleranties beslist de FOD Financiën alleen in uitzonderlijke omstandigheden om geen boete op te leggen, na een individuele analyse.

Kan mijn klant beboet worden als ik een pdf-factuur stuur?

Stuurt u een pdf omdat u geen gestructureerde facturen kunt uitreiken, dan loopt u zelf het risico; uw klant mag de factuur weigeren, of aanvaarden en zijn aftrek behouden. Stuurt u een pdf omdat uw klant niet kan ontvangen, dan loopt de klant het risico en is uw factuur geldig.

Volstaat verzenden als ik niet kan ontvangen?

Nee. Tenzij u vrijgesteld bent van ontvangen, activeert u de ontvangst in OrdoGrid of zorgt u dat een andere dienstverlener voor u ontvangt.

Levert elke niet-gestructureerde factuur een aparte boete op?

De boete voor ontbrekende middelen bestraft een toestand, niet elke factuur, en het besluit zegt niet hoeveel inbreuken één controle kan vaststellen. Een ontbrekende of onjuiste gestructureerde factuur kan daarnaast een proportionele boete opleveren.

Krijg ik na een boete drie maanden om het probleem op te lossen?

Nee. De drie maanden bepalen alleen wanneer een nieuwe vaststelling als tweede of volgende inbreuk telt. Ook binnen die drie maanden kan een nieuwe inbreuk worden vastgesteld.

Gelden de gewone btw-boetes voor facturatie nog?

Ja. De boetes uit de koninklijke besluiten nr. 41 en nr. 44 voor ontbrekende, onjuiste of laattijdige facturen gelden ook voor gestructureerde facturen.

Hoe kan ik een boete voor e-facturatie betwisten?

De kennisgeving moet uw rechtsmiddelen vermelden: een facultatief administratief beroep, een verzoek tot kwijtschelding of vermindering op grond van art. 9 van het besluit van de Regent van 18 maart 1831, of een vordering bij de fiscale rechter. De FOD Financiën vraagt een verzoek binnen drie maanden in te dienen; betrek uw accountant erbij.