Pdf of gestructureerde factuur in België: wat geldt sinds 2026

Sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen twee btw-plichtige, in België gevestigde ondernemingen een gestructureerde elektronische factuur zijn: gegevens die software kan verwerken, standaard verstuurd als Peppol BIS via het Peppol-netwerk. Een pdf mag meereizen als leesbare kopie, maar op zich is ze in die gevallen niet langer de factuur, hoe verzorgd de lay-out ook is en hoe ze ook verstuurd wordt.

Deze gids legt uit wanneer een pdf nog geldig is, hoe de hybride opties zich verhouden, wat u doet als een klant iets anders vraagt en hoe OrdoGrid de gestructureerde factuur met haar pdf verstuurt. Wie onder de verplichting valt, leest u in de Belgische B2B-e-facturatieverplichting, en welke gegevens het bestand bevat in EN 16931 en UBL.

De regel: welk document is de factuur

Wat de wet vereist. Een in België gevestigde onderneming moet een gestructureerde elektronische factuur uitreiken voor haar leveringen en diensten aan een btw-plichtige klant die ook in België gevestigd is en zijn Belgische btw-nummer moet meedelen (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek). Standaard is dat Peppol BIS in de UBL-versie, verstuurd via het Peppol-netwerk (art. 13ter koninklijk besluit nr. 1). Een ander formaat of kanaal mag alleen na een akkoord tussen de partijen en moet nog altijd de Europese norm EN 16931 volgen in een erkende syntax. Ook dan moet elke onderneming de technische middelen behouden om Peppol BIS uit te reiken en te ontvangen (art. 13quater).

Gestructureerde elektronische factuur

Een factuur die wordt uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt (definitie die de wet van 6 februari 2024 in het Btw-Wetboek invoegde). Een pdf, ook een die facturatiesoftware aanmaakt, is een opmaak voor mensen, geen gestructureerde data.

Voor die handelingen stelt de FOD Financiën dat de gestructureerde factuur de enige wettelijk vereiste factuur is. Een kopie als pdf of op papier mag vrijwillig worden meegestuurd, en de klant kan een factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit (B2B-FAQ, vragen 11 en 12). Kan de klant technisch niet ontvangen, dan moet de leverancier toch een factuur uitreiken, op papier of als pdf (art. 53, § 2bis, zesde lid, wet van 10 februari 2026). De algemene tolerantie voor ondernemingen die niet klaar waren, liep af op 31 maart 2026.

Beslissingstabel: pdf of gestructureerd?

Pdf, hybride formaten en andere opties vergeleken

"Hybride" dekt twee tegengestelde modellen: een pdf die XML-gegevens draagt (Factur-X, in Duitsland ZUGFeRD genoemd) en een gestructureerde factuur die een pdf draagt (Peppol BIS met ingebedde pdf). In België is alleen het tweede de standaard.

De FOD Financiën raadt aan elk akkoord over een ander formaat of een andere verzendwijze uitdrukkelijk en schriftelijk te sluiten, omdat een stilzwijgend akkoord moeilijk te bewijzen is (FAQ over elektronische facturatie, vraag 13). OrdoGrid maakt de UBL alleen aan voor een Peppol-verzending: het maakt geen Factur-X-bestanden en zijn e-mails bevatten de pdf, nooit de XML.

Wat wij aanraden. Verstuur Peppol BIS met ingebedde pdf naar elke Belgische zakelijke klant die het kan ontvangen. Wijken pdf en gegevens ooit van elkaar af, dan is de factuur fout: geen enkele regel laat het ene voorgaan op het andere. Corrigeer ze met een creditnota in hetzelfde formaat (via Peppol) en zo nodig een nieuwe factuur, nooit met een andere pdf.

Wat de software van uw klant met elk formaat doet

Geen van beide kanalen bewijst aanvaarding. Een Peppol-afleverstatus bevestigt levering op het netwerk, niet dat de klant de factuur gelezen of goedgekeurd heeft; de Message Level Status die providers in 2026 en 2027 geleidelijk invoeren, is eveneens een bericht tussen providers. Alleen een Invoice Response, optioneel in standaard Peppol, geeft de beslissing van de klant, zoals AP (aanvaard) of RE (geweigerd).

Bijlagen reizen mee met de factuur

Wat de wet vereist. Documenten die een factuur onderbouwen, zoals een urenstaat, leveringsbon of ondertekende bestelling, maken juridisch deel uit van de factuur. Ze moeten via hetzelfde kanaal mee: ingebed in de UBL-factuur, of via een link erin als een bestand te groot is. Ze apart per e-mail sturen is in strijd met de wet (B2B-FAQ, vragen 19 tot 22). Peppol aanvaardt ingebedde pdf-, PNG-, JPEG-, CSV-, XLSX- en ODS-bestanden (Peppol BIS Billing 3.0, punt 7.2.10). De FOD Financiën voegt eraan toe dat XML al mag als beide partijen akkoord gaan (B2B-FAQ, vraag 19), maar XML staat nog niet op de Peppol-codelijst: een ingebed XML-bestand wordt voorlopig geweigerd bij de Peppol-validatie.

Wat OrdoGrid doet. Bestanden die u in de factuureditor toevoegt onder Documents et Références gaan standaard mee in de Peppol-factuur (2 MB in totaal voor alle bijlagen van één factuur). De editor aanvaardt ook DOC, DOCX, XLS en GIF, maar Peppol niet (regel PEPPOL-EN16931-CL001) en dan mislukt de verzending: zet ze eerst om naar pdf. Verstuurt u vanuit de factuurlijst met Envoyer à Peppol (naar Peppol versturen), dan biedt het bevestigingsvenster Fichiers additionnels (optionnel) (extra bestanden) voor pdf-, CSV-, PNG-, JPEG-, XLSX- of ODS-bestanden tot 5 MB per stuk, en voegt het de factuur-pdf automatisch toe als hoofddocument.

Als de klant iets anders vraagt

Zo verstuurt OrdoGrid de gestructureerde factuur en haar pdf

Uw onderneming heeft een BE-btw-nummer en een ondertekende Autorisation Peppol nodig; de volledige eerste verzending staat in uw eerste Peppol-factuur versturen. Veel labels blijven Frans in elke interfacetaal.

1. Sla de factuur op en klik in de kop van de editor op Envoyer (versturen). Het venster Envoyer la facture gaat open.
2. Wacht tot Vérification de l'éligibilité... (geschiktheid wordt gecontroleerd) verdwijnt. Vindt OrdoGrid de klant op Peppol via zijn btw-nummer, dan is Envoi électronique via Peppol (elektronische verzending via Peppol) aangevinkt.
3. Beslis over Email. Dat vakje is standaard aangevinkt zodra de klant een e-mailadres heeft; blijft het aangevinkt, dan wordt de pdf tegelijk met de Peppol-verzending ook gemaild, een tweede kopie van dezelfde factuur. Vink het uit, tenzij de klant om een kopie vroeg.
4. Controleer de bijlagen onder Documents et Références: ze reizen mee in de Peppol-factuur.
5. Klik één keer op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen). U ziet een resultaat voor Sauvegarde (opslaan), Email en Peppol.
6. Open Peppol → Outbox. Traité betekent levering op het netwerk, geen aanvaarding of betaling.

Toont het Peppol-blok Peppol — ignoré (overgeslagen), dan schakelt OrdoGrid niet zelf over op e-mail, maar Email blijft aangevinkt als de klant een adres heeft: vink het uit, tenzij e-mail het juiste kanaal is. Bij Pas de numéro de TVA client (geen btw-nummer klant) is e-mail juist voor een particulier; voor een onderneming vult u het btw-nummer aan. Bij Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (klant niet geregistreerd op Peppol) controleert u het nummer met de klant en volgt u klant niet op Peppol. Bij Impossible de vérifier le statut Peppol du client (Peppol-status van de klant kon niet worden gecontroleerd) sluit u het venster en probeert u het later opnieuw; dat bewijst niet dat de klant niet kan ontvangen.

Om later via Peppol te versturen, bijvoorbeeld na een per vergissing gemailde pdf, gebruikt u de wereldbolknop Envoyer à Peppol in de lijst Factures; het venster toont een pdf-voorbeeld en Client inscrit sur Peppol (klant ingeschreven op Peppol). Zodra een factuur via Peppol vertrokken is, liggen de bedragen vast: correcties verlopen via een creditnota, die ook via Peppol gaat.

Rekenvoorbeeld: één factuur, drie scenario's

Atelier Nord SRL, een schrijnwerkerij in Namen, plaatste een eiken toog voor Brasserie Delvaux SRL in Brussel. Beide zijn btw-plichtig en in België gevestigd, en Brasserie Delvaux ontvangt via Peppol. Haar bestelbonnummer, BC-7781, staat in N° bon de commande (bestelbonnummer).

Scenario 1: alleen een pdf (hier fout). Op 12 oktober mailt de administratief medewerker de pdf. De boekhouder van Brasserie Delvaux antwoordt dat de onderneming via Peppol ontvangt en vraagt de gestructureerde factuur. Had iemand de pdf overgetypt met € 541,50 btw in plaats van € 514,50, dan waren de aftrekbare btw en het betaalde bedrag allebei € 27,00 te hoog, onopgemerkt tot de afstemming. De oplossing: dezelfde factuur F-2026-0042 versturen met Envoyer à Peppol in de lijst Factures en de klant vragen alleen de Peppol-factuur te boeken en de gemailde pdf als kopie te beschouwen; nooit een tweede nummer voor dezelfde verkoop.

Scenario 2: Peppol met de pdf erin (correct). De medewerker opent F-2026-0042, klikt op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vinkt Email uit en klikt op Sauvegarder & Envoyer. Enkele minuten later toont de Outbox Traité. De software van Brasserie Delvaux leest:

OrdoGrid valideert het bestand vóór de levering, dus 2.450,00 + 514,50 moet exact 2.964,50 zijn (regel BR-CO-15). Bij de klant wordt niets overgetypt.

Scenario 3: terugvaloplossing voor een klant die niet kan ontvangen. Dezelfde week factureert Atelier Nord aan Garage Lambert SRL in Luik € 400,00 + € 84,00 btw = € 484,00 (F-2026-0043). Het verzendvenster toont Peppol — ignoré met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Atelier Nord controleert het btw-nummer, vindt niets voor 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer op lookup.peppol.org, bewaart een gedateerde schermafdruk, krijgt het schriftelijke akkoord van Garage Lambert om pdf's te ontvangen en verstuurt alleen via Email. De pdf is een geldige factuur, en Garage Lambert riskeert de boetes omdat het niet kan ontvangen. Als het garagebedrijf in december op Peppol komt, wordt F-2026-0043 niet opnieuw verstuurd; alleen nieuwe facturen gaan via Peppol.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Welke bewijsstukken u bewaart

Wat de wet vereist. Bewaar facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), met gewaarborgde authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gedurende de hele periode. Sommige facturen die verband houden met bedrijfsvastgoed moet u mogelijk 15 of 25 jaar bijhouden. De ontvanger bewaart de gestructureerde factuur zelf; een pdf of viewer mag de leesbaarheid verzekeren, maar mag de inhoud niet wijzigen (B2B-FAQ, vraag 17). Het originele XML-bestand bewaren is niet verplicht, maar de FOD Financiën raadt het sterk aan (bewaarrichtlijnen). Meer: facturen archiveren in België.

Wat OrdoGrid doet. Voor elke Peppol-verzending archiveert het de exacte verstuurde XML en pdf, met hun hashwaarden. Download ze via de rij in de Outbox (XML of PDF), of selecteer rijen voor een zip met een map xml/ en een map pdf/. OrdoGrid is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn.

Wat wij aanraden.

Veelgestelde vragen

Is een pdf-factuur in België in 2026 nog geldig?

Tussen twee btw-plichtige, in België gevestigde ondernemingen, voor handelingen die niet vrijgesteld zijn door art. 44 Btw-Wetboek, niet op zich: de gestructureerde e-factuur is de enige wettelijke factuur en een pdf een vrijblijvende kopie. Een pdf blijft de factuur voor consumenten, voor klanten buiten de verplichting en bij de terugvaloplossing.

Wordt Factur-X of ZUGFeRD in België aanvaard?

Alleen als alternatief dat u met de klant afspreekt, bij voorkeur schriftelijk. De ingebedde XML moet EN 16931 volgen, en beide partijen moeten Peppol BIS blijven kunnen versturen en ontvangen. OrdoGrid maakt geen Factur-X aan.

Mijn klant wil de pdf ook per e-mail. Mag dat?

Ja, als kopie. Verstuur de factuur via Peppol en vermeld dat de e-mail een kopie is, zodat ze niet dubbel geboekt wordt. Belgische Peppol-providers raden aan alleen via Peppol te versturen als de klant daar ontvangt.

Waar horen urenstaten en leveringsbonnen thuis?

In de Peppol-factuur, als bijlage in pdf, PNG, JPEG, CSV, XLSX of ODS. De FOD Financiën beschouwt zulke bijlagen als deel van de factuur, dus ze apart mailen is in strijd met de wet.

De boekhouding van onze klant wil nog papier. Wat doe ik?

Kan de klant via Peppol ontvangen, verstuur dan de gestructureerde factuur en stuur desgewenst per post een papieren kopie met de vermelding 'kopie'. Kan hij echt niet ontvangen, dan is een papieren of pdf-factuur de wettelijke terugvaloplossing en riskeert de klant de boetes.

Mag mijn klant btw aftrekken op een pdf-factuur?

In principe steunt de aftrek op de gestructureerde factuur. De FOD Financiën hanteert het principe 'inhoud primeert op vorm' (substance over form): een pdf- of papieren factuur met alle wettelijke vermeldingen verliest het recht op aftrek niet louter om die reden, maar boetes voor het formaat blijven mogelijk (specifieke FAQ, vraag 24).

Welk bestand archiveer ik, de pdf of de XML?

Bewaar de factuur minstens zeven jaar. Het oorspronkelijke formaat is niet verplicht, maar de FOD Financiën raadt sterk aan de XML te bewaren; houd de pdf ernaast als leesbare kopie.