Peppol-validatiefouten: regelcodes, oorzaken en oplossingen

Een Peppol-validatiefout betekent dat het gestructureerde factuurbestand een regel van de Europese norm EN 16931 of van Peppol BIS Billing 3.0 schendt en geweigerd werd voor het vertrok. Het is geen leveringsfout en geen afwijzing door de klant: het bestand heeft de klant nooit bereikt, dus die heeft niets te boeken, goed te keuren of af te wijzen.

Deze handleiding is voor wie gestructureerde facturen verstuurt, een validatierapport leest of de OrdoGrid-API gebruikt. Meldingen vóór de validatie, zoals een ontbrekende machtiging of een klant die niet gevonden wordt, en afwijzingen door de klant staan in Mislukte Peppol-verzending of afgewezen Peppol-factuur herstellen.

Validatiefout, leveringsprobleem of afwijzing?

Traité (verwerkt) betekent dat het netwerk het bestand leverde, niet dat de klant de inhoud aanvaardde; een factuur met foute inhoud moet nog altijd met een creditnota worden gecorrigeerd.

Hoe Peppol-validatie werkt

De validatie gebeurt in drie lagen: het XML-schema UBL 2.1 (is het bestand correct opgebouwd?), de bedrijfsregels van EN 16931 (kloppen gegevens en bedragen?) en de regels van Peppol BIS Billing (Peppol-beperkingen en codelijsten). Een fatal (blokkerende) regel weigert het bestand; een warning (waarschuwing) informeert alleen.

Schematron

De regelbestanden die CEN (EN 16931) en OpenPeppol (BIS Billing) publiceren. Elke controle heeft een code zoals BR-CO-14, een niveau (fatal of warning), een plaats in de XML en een melding met de betrokken bedrijfstermen (BT-nummers).

Welke versie geldt. In oktober 2026 is de geldende versie Peppol BIS Billing 3.0.21 (release van mei 2026), gepubliceerd op 20 mei 2026 en verplicht sinds 17 augustus 2026. OpenPeppol publiceert elk voorjaar en elk najaar een release, die ongeveer drie maanden later verplicht wordt (release notes). Release 3.0.21 schrapte BR-CO-25 (vervaldag of betalingsvoorwaarden) en verstrengde PEPPOL-EN16931-R004: de specificatie-identificator mag niet meer eindigen op een versiesuffix zoals ::2.1. België heeft geen nationale regels in BIS Billing; de enige Belgische controle is PEPPOL-COMMON-R043.

Een rapportregel lezen. “[BR-CO-14]-Invoice total VAT amount (BT-110) = Σ VAT category tax amount (BT-117)” noemt de regel en daarna de bedrijfstermen: BT-110 is het btw-totaal, BT-117 de btw per categorie. Herstel de gegevens die bij die termen horen; één fout bedrag doet vaak meerdere BR-CO-regels tegelijk falen.

Wat OrdoGrid controleert vóór een Peppol-verzending

OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden. Voor het een bestand doorgeeft, bouwt het de UBL op uit uw Profil entreprise (ondernemingsprofiel), de klant en de factuur, en valideert het die tegen het UBL 2.1-schema, de EN 16931-validatieartefacten 1.3.16 en de regels van Peppol BIS Billing 3.0.21. Alleen blokkerende regels stoppen de verzending. Faalt er één, dan wordt niets verstuurd: het verzendresultaat toont Des erreurs sont survenues. (er zijn fouten opgetreden) en op de lijn Peppol de Engelse melding “Official Peppol/EN16931 validation refused the emitted XML”, of een gelijkaardige melding over het UBL 2.1-schema. De regelcodes verschijnen niet op het scherm. Na een weigering toont Peppol → Outbox de factuur toch met de badge Créé (aangemaakt), en in het venster van Envoyer staat Déjà envoyé via Peppol (al verzonden via Peppol), hoewel er niets werd verstuurd; een factuur in Brouillon (concept) blijft dat ook, tenzij de e-mail vertrok. Créé betekent hier niet dat de factuur onderweg is.

OrdoGrid dekt zelf veel regels af, omdat het de gegevens invult:

De editor blokkeert ook twee btw-inconsistenties die BR-S-05 zouden schenden: alle factuurlijnen tegen 0 % onder Standard (waarschuwing Attention : Régime standard incompatible avec TVA à 0%, daarna een venster met Appliquer ce régime, dit regime toepassen), en een mix van 0 % en andere tarieven onder Standard, die bij het verzenden geweigerd wordt. Pas een voorgesteld regime alleen toe als het juridisch klopt: de suggestie van OrdoGrid is geen fiscale regel.

Wat van u afhangt:

Regelcodes: oorzaak en oplossing

Een selectie van blokkerende regels, met hun gebruikelijke oorzaak en oplossing. De toleranties komen van de officiële regelpagina's (BIS-regels, EN 16931-regels). CL001, R008, BR-09, BR-11 en BR-IC-11/12 staan hierboven in de tabel “Wat van u afhangt”.

De controle van het ondernemingsnummer. PEPPOL-COMMON-R043 deelt de eerste acht cijfers door 97 en verwacht dat de laatste twee cijfers gelijk zijn aan 97 min de rest. Met het voorbeeld van de FOD Financiën, 0208:0308357159: 03083571 gedeeld door 97 laat 38 over, en 97 − 38 = 59, de laatste twee cijfers. Een tikfout zoals 0308357195 faalt. Ondernemingsnummers die sinds september 2023 worden toegekend, beginnen met 1: ze zijn geldig en moeten ongewijzigd aanvaard worden. De FOD Financiën verwijst naar lookup.peppol.org om na te gaan of een nummer geregistreerd is.

De btw-categorieën die OrdoGrid verstuurt, en de regels waaraan elke categorie getoetst wordt:

De codelijst (UNCL 5305) kent geen categorie “vrijstellingsregeling”: de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen wordt als E verstuurd, met een vrijstellingsreden. OrdoGrid neemt elke btw-vermelding, gevolgd door uw Notes, ook op in de enige opmerking op documentniveau (BT-22) die regel R002 toelaat.

Rekenvoorbeeld: één factuur getoetst aan de validatieregels

Imprimerie Dufour SRL (Namen) drukt voor Agence Lumen SRL (Brussel): factuur F-2026-0087 van 6 oktober 2026, vervaldag 5 november 2026, bestelbonnummer PO-4471.

Zoals EN 16931 rekent, wordt de btw één keer berekend op de categorie van 21 %: € 462,50 × 21 % = € 97,125, afgerond € 97,13. Totaal inclusief btw: € 462,50 + € 97,13 = € 559,63; te betalen € 559,63.

Een rekenblad dat de btw per factuurlijn afrondt, komt op € 44,63 + € 18,38 + € 34,13 = € 97,14. Wat er dan gebeurt, hangt af van de export:

In OrdoGrid toont TVA € 97,13 en Total TVAC € 559,63: het bestand doorstaat deze controles dus vanzelf. Het risico lag elders: de leveringsbon zat als bon-de-livraison.docx in bijlage. Vóór de verzending doet de boekhouder het volgende:

1. Opent F-2026-0087 en controleert N° bon de commande onder Documents et Références: PO-4471 wordt de kopersreferentie (R003).
2. Verwijdert bon-de-livraison.docx en voegt bon-de-livraison.pdf toe, geëxporteerd vanuit Word (CL001).
3. Controleert Options de TVA: Standard, alle factuurlijnen tegen 21 %.
4. Klikt op Aperçu du PDF, dan op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vinkt Email uit (de pdf zit al in het Peppol-bestand, zo krijgt de klant geen twee exemplaren) en klikt op Sauvegarder & Envoyer.
5. Volgt de rij in Peppol → Outbox met Vérifier (controleren) tot de status Traité is.

Met het Word-bestand nog in bijlage was stap 4 geëindigd in een weigering en een vergrendelde factuur.

Na een weigering in OrdoGrid

1. Leg de melding vast. Maak een schermafdruk van het verzendresultaat met het factuurnummer en het tijdstip: Peppol → Outbox toont de factuur daarna met de badge Créé, niet als geweigerd.
2. Kijk naar de lijn Email. E-mail en Peppol vertrekken tegelijk. Was Email aangevinkt en gelukt, dan heeft de klant de pdf al: stuur geen tweede exemplaar. Bij een Belgische B2B-verkoop die onder de verplichting valt, is die pdf niet de wettelijke factuur: de gestructureerde factuur moet nog worden uitgereikt, dus stap 5 blijft nodig.
3. Probeer niet opnieuw en maak geen nieuw document. Geen tweede Sauvegarder & Envoyer, geen Dupliquer, geen Note de crédit: de factuur is vergrendeld, en een tweede document voor dezelfde verkoop kan tot dubbele boeking leiden.
4. Zoek de waarschijnlijke oorzaak in de tabel “Wat van u afhangt”. Bij Livraison intracommunautaire is dezelfde factuur per Email versturen een geldige weg en een uitzondering op stap 3: gebruik Envoyer met alleen Email aangevinkt, of de e-mailactie in de factuurlijst.
5. Contacteer OrdoGrid-support met het factuurnummer, de schermafdruk en de vermoedelijke oorzaak. Moet de factuur uiteindelijk vervangen worden, volg dan het advies van de support en van uw boekhouder: heeft de klant de pdf al per e-mail ontvangen, dan gebeurt de correctie met een creditnota en een nieuwe factuur (Mislukte Peppol-verzending of afgewezen Peppol-factuur herstellen).

Via de API. Een verzending die de validatie niet doorstaat, geeft HTTP 400 terug met de code PEPPOL_XML_INVALID; details.failures somt elke geschonden regel op (id, location, message) en details.validation de gebruikte versies. Faalt de controle tegen het UBL 2.1-schema, dan staan de fouten in details.schema_errors. Wanneer de validatie een oproep naar POST /api/v1/peppol/send weigert, heeft die oproep de factuur al aangemaakt: ze blijft in OrdoGrid staan, vergrendeld, met haar nummer. Herhaal de oproep niet met gecorrigeerde gegevens, want dan maakt u een tweede factuur voor dezelfde verkoop. Faalde alleen een bijlage (PEPPOL-EN16931-CL001), verstuur dezelfde factuur dan opnieuw met POST /api/v1/peppol/invoices/{id}/send en attachment_ids zonder dat bestand; wilt u de inhoud behouden, voeg dan een pdf-versie toe onder attachments. Voor elke andere regel contacteert u OrdoGrid-support zoals hierboven beschreven. Gebruik voor nieuwe facturen UN/ECE-eenheidscodes en de zes Peppol-bijlagetypes. Er is geen testmodus: elke oproep werkt op echte gegevens en het echte netwerk.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

• De schermafdruk van de weigering, met factuurnummer, datum en tijdstip, en of de e-mail vertrok.
• Bij verzendingen via de API: het volledige foutantwoord, met details.failures en details.validation.
• Bij een rapport uit een ander programma: het rapport zelf, met de regelcodes en de gebruikte versie.
• Bij verstuurde facturen: de XML en pdf zoals verzonden, die OrdoGrid archiveert met hun validatieversies en SHA-256-hashes. Download ze via Peppol → Outbox (XML of PDF, of een zip van geselecteerde rijen).
• Een korte notitie over wat veranderde en waarom, voor uw boekhouder, als een factuurnummer ongebruikt blijft of vervangen wordt.

Veelgestelde vragen

Waarom weigert OrdoGrid te verzenden terwijl de pdf er goed uitziet?

De pdf is een leesbare kopie. Peppol valideert de gestructureerde XML, die sinds 1 januari 2026 de wettelijke factuur is voor Belgische B2B-verkopen die onder de verplichting vallen. Een Word-bijlage of een onvolledig adres schendt regels die de pdf niet toont.

Is een validatiefout hetzelfde als een afgewezen factuur?

Nee. Een validatiefout houdt het bestand tegen vóór de verzending: de klant ontving niets. Een afwijzing is een Invoice Response (RE) van een klant die de factuur ontving.

Volgens welke Peppol-regels valideert OrdoGrid?

Het UBL 2.1-schema, de EN 16931-validatieartefacten 1.3.16 en de regels van Peppol BIS Billing 3.0.21 (release van mei 2026, verplicht sinds 17 augustus 2026). Alleen blokkerende regels stoppen een verzending.

Kan ik de factuur na een weigering corrigeren en opnieuw versturen?

Niet zelf: bedragen, btw, klant en nummer zijn vergrendeld zodra OrdoGrid het Peppol-bestand voorbereidt, vóór de validatie. Dupliceer of crediteer de factuur niet; contacteer OrdoGrid-support met het factuurnummer en een schermafdruk.

Waarom klopt het btw-totaal niet met de factuurlijnen?

EN 16931 berekent de btw per categorie, niet per factuurlijn. Telt software de afgeronde btw van de factuurlijnen op voor het totaal maar berekent ze de uitsplitsing per tarief, dan faalt BR-CO-14.

Waarom weigert regel R043 het ondernemingsnummer van mijn klant?

Een 0208-waarde moet precies tien cijfers tellen, zonder BE, punten of spaties, en slagen voor de controle modulo 97 op de laatste twee cijfers. Controleer het nummer in de KBO.

Betekent een foutloos validatierapport dat mijn btw juist is?

Nee. Validatie controleert de samenhang; het juiste tarief, het juiste regime en de wettelijke vermeldingen blijven uw verantwoordelijkheid.