Peppol-toegangspunt in België: wat het doet en hoe u het controleert

Een Peppol-toegangspunt is de gecertificeerde onderneming die uw gestructureerde facturen via het Peppol-netwerk verstuurt en die, als ze ook uw registratie beheert, de facturen van uw leveranciers voor u ontvangt. De FOD Financiën spreekt van een "Peppol-dienstverlener". U kunt niet rechtstreeks op Peppol aansluiten: u gaat altijd via zo'n dienstverlener, meestal ingebouwd in uw facturatie- of boekhoudsoftware. Twee dingen tellen: de dienstverlener moet echt gecertificeerd zijn, en iemand moet voor uw ondernemingsnummer ontvangen.

Deze gids is bedoeld voor Belgische ondernemingen en hun accountants die moeten beslissen wie voor hen verzendt en wie ontvangt. Hij legt de rol van het toegangspunt uit, hoe certificering werkt en hoe u ze controleert, en hoe verzenden en ontvangen kunnen worden gesplitst. Facturatiesoftware in haar geheel kiezen komt aan bod in e-facturatiesoftware kiezen, het netwerk zelf in Wat is Peppol?.

Wat de wet vraagt en welke rol het toegangspunt speelt

Een overtreding telt pas als tweede of volgende wanneer ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld. De tolerantie voor het eerste kwartaal van 2026 is voorbij: de FOD Financiën ziet nog maar uitzonderlijk af van boetes, na een individuele analyse.

De meeste btw-plichtigen die in België gevestigd zijn, moeten kunnen ontvangen, ook wie de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast; wie alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 Btw-Wetboek, en wie niet in België gevestigd is, hoeft dat niet. Geen van deze teksten verplicht u om met dezelfde dienstverlener te verzenden en te ontvangen, en geen enkele voorziet in een certificering van software.

Wat een toegangspunt doet

Peppol werkt met een vierhoekenmodel. Uw software (hoek 1) geeft de factuur aan uw toegangspunt (hoek 2), dat ze aflevert bij het toegangspunt van uw klant (hoek 3), dat ze doorgeeft aan uw klant (hoek 4). Toegangspunten herkennen elkaar aan certificaten van OpenPeppol, de vereniging die Peppol beheert. Uw dienstverlener kan dus aan elke andere gecertificeerde dienstverlener leveren.

Peppol-toegangspunt

De gecertificeerde dienstverlener die Peppol-documenten namens u verstuurt. De Peppol-ID die hij registreert, is niet de zijne: voor een Belgische onderneming is dat 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers.

Wat een toegangspunt niet is

• Niet het factuurformaat: EN 16931 en Peppol BIS bepalen de inhoud; het toegangspunt verstuurt die.
• Niet de Peppol Directory: een facultatieve zoekindex, met vertraging gevuld, die niet bewijst en niet uitsluit dat u kunt ontvangen.
• Geen klantenportaal: een klant kan u zijn portaal niet opleggen zonder uw schriftelijke toestemming (B2B-FAQ van de FOD Financiën).
• Niet uw accountant: het controleert uw btw-behandeling niet en boekt uw facturen niet.

Hoe certificering in België werkt

De Belgische Peppol-autoriteit is de FOD BOSA, die deze rol sinds 2016 vervult. De FOD BOSA kondigde op 25 juni 2026 aan dat de FOD Financiën de rol vanaf 2027 overneemt; tot dan blijft de FOD BOSA bevoegd. De pagina van de FOD BOSA beschrijft zes stappen om Belgische Peppol-dienstverlener te worden:

1. Informatie verzamelen, eventueel in een startvergadering met de autoriteit.
2. Lid worden van OpenPeppol.
3. De overeenkomst voor Peppol-dienstverleners ondertekenen met de Belgische Peppol-autoriteit.
4. Slagen voor de conformiteitstests in het Peppol Testbed, met testcertificaten.
5. Productiecertificaten aanvragen, met de ondertekende overeenkomst als bijlage.
6. Opgenomen worden in de lijst van gecertificeerde dienstverleners van OpenPeppol en in de nationale lijst van de autoriteit.

België voegt één eigen regel toe: de dienstverlener moet elke Belgische deelnemer die hij bedient, registreren onder diens ondernemingsnummer, schema 0208 (Belgische Peppol Authority Specific Requirements). De FOD Financiën vult aan dat een weigering kan leiden tot intrekking van de certificering. Die eisen gelden voor elke dienstverlener met klanten in België, waar hij ook gevestigd is.

De verplichtingen voor dienstverleners worden strenger: ondersteuning van Message Level Status in 2027, en een ISO/IEC 27001-certificaat of een goedgekeurd equivalent uiterlijk op 1 oktober 2027. Die verplichtingen gelden voor dienstverleners, niet voor u.

De Peppol-certificering is geen kwaliteitslabel, en de FOD Financiën certificeert geen software. Zijn lijst van softwareoplossingen (Engelstalig) steunt op de eigen aanmelding van softwareleveranciers, en de FOD Financiën stelt dat opname in die lijst geen evaluatie en geen certificering is.

Een dienstverlener controleren in vier stappen

1. Vraag wie de dienstverlener is. Vraag de softwareleverancier of hij zelf een gecertificeerde Peppol-dienstverlener is of via zo'n dienstverlener aansluit, ingebouwd of onder eigen merk. Beide zijn gebruikelijk. Vraag het antwoord schriftelijk.
2. Zoek hem op in de lijst van OpenPeppol. De lijst van gecertificeerde dienstverleners (laatst bijgewerkt op 7 oktober 2026, volgens onze controle) toont per lid of het "AP Certified", "SMP Certified" of beide is, en welke Peppol-autoriteit toezicht houdt. Het vermelde land is dat van de maatschappelijke zetel, niet waar de dienstverlener actief is. Een dienstverlener kan na sancties wegens niet-naleving uit de lijst worden geschrapt: noteer de datum van uw controle.
3. Controleer uw eigen registratie zodra die bestaat. Ga naar lookup.peppol.org, de tool waarnaar de FOD Financiën verwijst, en geef 0208: in, gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers. Als de documenttypes worden getoond, moeten zowel facturen als creditnota's erbij staan. De opzoeking toont wat u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden.
4. Bewijs het met echte documenten. Verstuur een factuur die u toch moet opmaken en vraag een leverancier om u zijn volgende factuur via Peppol te sturen. Het test- en het productienetwerk van Peppol staan los van elkaar: een demo op het testnetwerk zegt niets over uw registratie.

Noemt een softwareleverancier zijn dienstverlener niet publiek, dan geven stappen 3 en 4 u toch onafhankelijk bewijs dat de verbinding echt is.

Verzenden en ontvangen zijn aparte taken

Ontvangen hangt af van een registratie, verzenden niet. Elke Peppol-deelnemers-ID is geregistreerd bij één en slechts één SMP (SML-specificatie 1.3.0, § 2.1), dus ontvangt maar één dienstverlener tegelijk voor uw ID. Om te verzenden moet uw toegangspunt alleen uw klant vinden: u hebt geen registratie op eigen naam nodig.

Een registratie heeft ook een juridisch gevolg. De FOD Financiën beschouwt publicatie op Peppol als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen: een vergeten registratie blijft uw leveranciers dus zeggen dat ze daar moeten leveren.

De ontvangst moet creditnota's even goed dekken als facturen. Peppol BIS Billing verplicht ontvangers om zowel creditnota's als negatieve facturen te verwerken, en een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, moet in hetzelfde formaat worden uitgereikt (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek).

Welke opzet past bij uw situatie?

Groepen en btw-eenheden roepen bijkomende vragen op: zie Peppol in Belgische groepen: één ID per bedrijf, btw-eenheden, fusies.

Veelvoorkomende opzet: uw accountant ontvangt, OrdoGrid verzendt

Veel accountants hebben hun klanten op hun eigen platform geregistreerd, zodat leveranciersfacturen meteen in de boekhouding binnenkomen. Dat kunt u zo houden en toch vanuit OrdoGrid verzenden. OrdoGrid sluit aan op Peppol via een gecertificeerd toegangspunt; het is zelf geen Peppol-dienstverlener, en de Peppol-functies werken alleen voor ondernemingen met een btw-nummer dat met BE begint. De Peppol-schermen zijn in elke interfacetaal Franstalig; de vertaling staat tussen haakjes.

1. Bevestig de registratie. Vraag uw accountant om schriftelijk te bevestigen dat zijn platform ontvangt voor 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer, voor facturen en creditnota's en, als u de antwoorden van uw klanten wilt krijgen, voor Invoice Responses. Controleer het op lookup.peppol.org.
2. Onderteken de machtiging. Open in OrdoGrid Peppol: zolang uw btw-nummer niet gemachtigd is, opent Autorisation Peppol (Peppol-machtiging). Controleer Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). Omdat OrdoGrid u al op Peppol vindt, krijgt u de verklaring voor alleen verzenden. Het is een getypte bevestiging, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
3. Kies voor alleen verzenden. Réception Peppol toont Déjà inscrit sur le réseau Peppol; klik op Continuer en envoi seul. De pagina Peppol toont daarna Mode : Envoi seul (alleen verzenden).
4. Verzend. Open de factuur en klik op Envoyer (verzenden). OrdoGrid zoekt uw klant op via zijn btw-nummer en vinkt Envoi électronique via Peppol (elektronisch verzenden via Peppol) aan als hij gevonden wordt. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden) om in één keer op te slaan en te verzenden. Volg de verzending in Peppol → Outbox: Traité betekent aflevering op het netwerk, niet aanvaarding door de klant.
5. Spreek af hoe antwoorden u bereiken. De Invoice Responses van uw klanten (aanvaard, geweigerd, in vraag gesteld) komen op het platform van uw accountant terecht, niet in OrdoGrid. Het tabblad Inbox in OrdoGrid blijft leeg en meldt dat uw Peppol-registratie niet door het platform wordt beheerd. Spreek af dat de accountant antwoorden dezelfde dag doorstuurt.

Wilt u de ontvangst later naar OrdoGrid verhuizen, dan moet uw huidige dienstverlener u eerst uitschrijven, want OrdoGrid ondersteunt de Peppol-migratiesleutel niet. De volledige werkwijze staat in Peppol instellen in OrdoGrid; wisselen van dienstverlener in het algemeen in Peppol-toegangspunt wisselen.

Vragen voor elke aanbieder van een toegangspunt

Message Level Response (MLR) is een verouderd statusbericht dat Peppol op 1 mei 2027 uitfaseert. OrdoGrid registreert zich om self-billingdocumenten (facturen uitgereikt door de afnemer) te ontvangen, maar kan zelf geen facturen in self-billing uitreiken.

Rekenvoorbeeld: Peeters Vertalingen verzendt vanuit OrdoGrid, de accountant ontvangt

Peeters Vertalingen BV, een vertaalbureau in Leuven, heeft ondernemingsnummer 0756.321.965, btw-nummer BE 0756.321.965 en Peppol-ID 0208:0756321965. In december 2025 registreerde de accountant het bureau op zijn eigen platform, dat sindsdien de leveranciersfacturen ontvangt. In september 2026 begint zaakvoerder An Peeters te factureren vanuit OrdoGrid.

Deze opsplitsing is in orde: Peeters kan verzenden en ontvangen. Ze kostte wel zes dagen vertraging bij een betwiste factuur, omdat antwoorden aankomen waar de registratie ligt. Had An voor alleen verzenden gekozen terwijl niemand ontving, dan had Peeters geen middelen om te ontvangen en riskeerde het € 1.500 voor een eerste overtreding.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Welk bewijs u bewaart

Wat de wet vraagt. Bewaar verzonden en ontvangen facturen 7 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), met gewaarborgde echtheid van de herkomst, integriteit en leesbaarheid. Dat geldt ook voor facturen die u ontving bij een dienstverlener die u later verlaat. Facturen die verband houden met de herziening van de btw-aftrek op onroerende goederen moeten 15 of 25 jaar bewaard worden.

Wat wij aanraden:

1. Een schriftelijke bevestiging van uw ontvangende dienstverlener: de ID, de documenttypes (Invoice Response inbegrepen) en de startdatum.
2. Een gedateerde schermafbeelding van lookup.peppol.org na de installatie en na elke wissel van dienstverlener.
3. Het contract dat de Peppol-dienstverlener vermeldt, met de voorwaarden voor uitstap en uitschrijving.
4. Een gedateerde schermafbeelding van de vermelding van de dienstverlener in de lijst van OpenPeppol.
5. Bij het verlaten van een dienstverlener: zijn bevestiging van uitschrijving en een volledige export van uw documenten.

Wat OrdoGrid toont. Peppol → Statut toont Autorisations (machtigingen) met "Signé par" (ondertekend door), Réception (Inbox) met "Depuis le" (sinds) of Non enregistré (niet geregistreerd), en Annuaire Peppol (Peppol-directory), waar u ziet of OrdoGrid uw onderneming op Peppol heeft gevonden, met dan uw Identifiant Peppol (Peppol-ID), het Access point de réception (ontvangend toegangspunt: Notre access point of Autre prestataire) als dat bekend is en, voor een registratie onder 0208, Nom enregistré (geregistreerde naam), Pays (land) en Documents supportés (ondersteunde documenten). Bij alleen verzenden toont het tabblad ook een banner met de gevonden Peppol-ID; ontvangt een andere dienstverlener voor u, dan staat er "Entreprise référencée sur Peppol auprès d'un autre prestataire" (onderneming vermeld op Peppol bij een andere dienstverlener), met de bevestiging dat verzenden vanuit OrdoGrid werkt. Bewaar voor de documenttypes waarvoor u geregistreerd bent een gedateerde schermafbeelding van lookup.peppol.org. Maak na elke wijziging een schermafbeelding van het tabblad: OrdoGrid is geen wettelijk archief. Een andere onderneming controleren: zie Peppol-deelnemer opzoeken.

Veelgestelde vragen

Wat is een Peppol-toegangspunt?

De gecertificeerde dienstverlener die gestructureerde documenten via Peppol voor u verzendt en, als hij uw registratie beheert, ontvangt. De FOD Financiën spreekt van een Peppol-dienstverlener. Meestal zit hij ingebouwd in facturatie- of boekhoudsoftware.

Moet ik zelf een toegangspunt uitbaten?

Nee. U kunt zich niet rechtstreeks op Peppol registreren: volgens de FOD Financiën kan dat alleen via een erkende dienstverlener, meestal via uw software. Een toegangspunt uitbaten betekent zelf gecertificeerd dienstverlener worden, wat weinig ondernemingen nodig hebben.

Mag ik twee Peppol-dienstverleners hebben?

Ja, één om te verzenden en één om te ontvangen. Slechts één dienstverlener tegelijk kan voor uw Peppol-ID ontvangen, dus twee dienstverleners kunnen niet allebei uw facturen ontvangen.

Heb ik een eigen Peppol-registratie nodig om te verzenden?

Nee. Uw toegangspunt moet alleen de registratie van uw klant vinden. De wet vraagt wel dat u kunt ontvangen, via dezelfde dienstverlener of een andere.

Hoe weet ik of een dienstverlener gecertificeerd is?

Zoek hem op in de lijst van gecertificeerde dienstverleners van OpenPeppol, die de AP- en SMP-certificering en de toezichthoudende Peppol-autoriteit toont. Controleer daarna uw eigen registratie op lookup.peppol.org en wissel echte documenten uit.

Wat doet de FOD BOSA voor Peppol?

Hij is de Belgische Peppol-autoriteit: hij ondertekent overeenkomsten met Belgische dienstverleners, coördineert hen en legt registratie onder het ondernemingsnummer (0208) op. De FOD Financiën neemt die rol vanaf 2027 over.

Wat gebeurt er met mijn Peppol-ID als ik van dienstverlener wissel?

Uw ID blijft dezelfde: 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer. Alleen de registratie verhuist: ofwel nadat de oude dienstverlener u heeft uitgeschreven, ofwel via de Peppol-migratiesleutel. OrdoGrid ondersteunt de migratiesleutel niet.

Is OrdoGrid een Peppol-toegangspunt?

Nee. OrdoGrid sluit aan op Peppol via een gecertificeerd toegangspunt. Het kan voor u verzenden en, als u de ontvangst activeert, ontvangen onder 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer.