Mislukte Peppol-verzending of afgewezen Peppol-factuur herstellen

Een mislukte Peppol-verzending en een afgewezen factuur zijn twee verschillende problemen. Een mislukte verzending betekent dat het netwerk de factuur niet afleverde: los de oorzaak op en verstuur dezelfde factuur opnieuw, met hetzelfde nummer, of mail diezelfde factuur als de klant niet via Peppol kan ontvangen. Een afwijzing betekent dat de klant de factuur ontving en ze niet zal verwerken: ze blijft in uw boeken, en u crediteert ze alleen als de inhoud echt fout is.

Deze handleiding is bedoeld voor in België gevestigde leveranciers die vanuit OrdoGrid versturen (Peppol-verzending vereist een BE-btw-nummer). Ze helpt u bij één keuze: opnieuw versturen, mailen of crediteren. Controles vóór verzending staan in Peppol-validatiefouten; creditnota's, saldo's en terugbetalingen in Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren.

Vier situaties, vier verschillende oplossingen

Toont het resultaat Peppol na Sauvegarder & Envoyer "Peppol transmission failed; reconcile the archived transmission before retrying", of staat de factuur nu in Peppol → Outbox, dan is er een poging gedaan: behandel dit als situatie 2 of 3, niet als situatie 1.

Een transportfout verandert niets aan wat op de factuur staat: er valt niets te corrigeren. Een verbeterend stuk, in de praktijk een creditnota, is vereist wanneer een factuur na uitreiking moet worden gecorrigeerd (koninklijk besluit nr. 1, art. 12): situatie 4 als de klant gelijk heeft, nooit de situaties 1 tot 3 op zich.

Invoice Response

Een Peppol-bericht waarmee de software van de klant zijn beslissing over uw factuur meldt, bijvoorbeeld AP (goedgekeurd), RE (afgewezen) of UQ (vraag om verduidelijking). Het staat los van de aflevering: Traité betekent dat het netwerk de factuur afleverde, niet dat de klant ze aanvaardde of betaalde. In standaard Peppol BIS is een antwoord sturen optioneel.

Wat de wet eist, wat er ook misliep

Wat wij aanbevelen: één kanaal per factuur. Op 8 september 2026 raadde het Belgische forum van Peppol-dienstverleners aan geen kopie te mailen naar een klant die via Peppol ontvangt; een aanbeveling, geen verbod.

Wat OrdoGrid doet: het valideert en archiveert de exacte XML en pdf vóór de verzending, verstuurt bij een nieuwe poging dat archief opnieuw, weigert een nieuwe poging zolang een eerdere uitkomst onduidelijk is, en schakelt nooit vanzelf over op e-mail. Er is geen Peppol-testmodus.

Kunt u de factuur nog wijzigen?

OrdoGrid vergrendelt bedragen, btw, klant en nummer van een factuur zodra het de klant op Peppol heeft gevonden en is begonnen de verzending voor te bereiden, ook als die verzending daarna mislukt. Een geregistreerde betaling vergrendelt ze ook. Notities blijven wijzigbaar, maar een nieuwe poging verstuurt de factuur zoals ze werd voorbereid. Wilt u een vergrendelde factuur wijzigen, dan toont OrdoGrid deze melding in uw interfacetaal:

Dit opgeslagen document kan niet meer worden gewijzigd. Maak uw wijzigingen ongedaan om het opnieuw te verzenden, of open de details vanuit de documentenlijst om een correctie vast te leggen.

Dat zijn de twee wegen van deze handleiding: wijzigingen ongedaan maken en dezelfde factuur opnieuw versturen (sectie C), of een correctie vastleggen, in OrdoGrid een creditnota vanuit de factuur in Factures (sectie E).

De factuur blijft wijzigbaar als OrdoGrid stopte vóór enige voorbereiding (sectie A) en er geen betaling geregistreerd is. Wijzig ze ook dan alleen als de klant ze niet al op een andere manier ontving, bijvoorbeeld per e-mail.

Herstellen in OrdoGrid

A. Peppol werd overgeslagen of de verzending stopte

Vóór de verzending toont het blok Peppol in het venster Envoyer de status. Na Sauvegarder & Envoyer ziet u de resultaten Sauvegarde, Email en Peppol, met Des erreurs sont survenues. (er zijn fouten opgetreden) als een ervan mislukte. Fouten verschijnen ook kort als melding: maak een schermafbeelding, want de Outbox-rij toont later alleen een badge.

Open daarna dezelfde factuur, klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vink Email uit tenzij de klant een kopie wil, en klik één keer op Sauvegarder & Envoyer.

Uw eigen instellingen staan in Peppol → Statut: Envoi (Outbox) moet Autorisé tonen. Réception (Inbox) gaat alleen over ontvangen, ook van Invoice Responses van klanten, die OrdoGrid alleen bereiken in Mode : Envoi + réception. Verhuis uw Peppol-ontvangst niet weg bij een bestaande provider om een verzendfout op te lossen. Zie Peppol instellen in OrdoGrid.

B. De verzending loopt nog

Créé, En file, En attente en Nouvelle tentative betekenen dat de poging bezig is. Klik op Vérifier op de Outbox-rij of op Actualiser bovenaan. Volgens de FOD Financiën komen de meeste facturen binnen enkele minuten tot een paar uur aan; zonder Traité na één werkdag contacteert u de OrdoGrid-support. Klik niet opnieuw, mail geen kopie en dupliceer de factuur niet. De badges in detail: Peppol-afleverstatus.

C. Erreur: dezelfde factuur opnieuw versturen

1. Los eerst de oorzaak op; ging het om de registratie van de klant, controleer dan dat die in orde is (sectie D).
2. Klik in Factures (Facturen) op het wereldbolicoon van de factuurrij (tooltip Envoyer à Peppol). Het is pas na een fout weer actief; anders toont het Déjà envoyé sur Peppol.
3. Controleer het pdf-voorbeeld en Client inscrit sur Peppol en klik één keer op Envoyer à Peppol. Voeg geen extra bestanden toe onder Fichiers additionnels (optionnel): een nieuwe poging negeert ze en hergebruikt de gearchiveerde XML en pdf (zelfde nummer, bedragen en klant). OrdoGrid verstuurt alleen echt opnieuw als het toegangspunt de eerste poging meteen weigerde. Had het netwerk de factuur al aanvaard en werd de fout pas daarna gemeld, dan verstuurt OrdoGrid ze geen tweede keer: u ziet misschien een succesmelding, maar de badge in de Outbox verandert niet.
4. Klik in Peppol → Outbox op Vérifier tot de rij Traité toont. Staat er na de nieuwe poging nog altijd Erreur, contacteer dan de support in plaats van opnieuw te klikken.

Weigert OrdoGrid de nieuwe poging omdat de vorige verzending eerst moet worden afgestemd, dan heeft die poging het netwerk misschien toch bereikt. Stop en bezorg de support de gegevens onder "Support contacteren". Is de factuur zelf fout, dan zou een nieuwe poging een foute factuur afleveren: crediteer en vervang ze (sectie E).

D. Pas sur Peppol, of de klant is niet te vinden

1. Vergelijk het btw-nummer op de factuur met de gegevens van de klant in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Het nummer van een ander bedrijf uit dezelfde groep kan juist lijken en naar een andere ontvanger wijzen.
2. Zoek op lookup.peppol.org, zoals de FOD Financiën aanraadt: 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer van tien cijfers. U ziet of de klant kan ontvangen. Meer: Controleren of een Belgische klant facturen via Peppol kan ontvangen.
3. Vraag de facturatiedienst van de klant naar zijn Peppol-registratie, of naar een schriftelijke bevestiging dat hij nog niet kan ontvangen.
4. Fout nummer en OrdoGrid stopte vóór de verzending: corrigeer de klant (sectie A) en verstuur. Factuur afgeleverd bij een ander bedrijf: verkeerde ontvanger (sectie E).
5. De klant bevestigt dat hij niet kan ontvangen: mail dezelfde factuur. Klik erop in Factures, kies Envoyer in het zijpaneel, laat Document-PDF bijvoegen aangevinkt in Per e-mail verzenden en klik op E-mail verzenden. Zelfde nummer, geen nieuwe factuur.
6. Herinner de klant eraan dat een in België gevestigde btw-plichtige sinds 1 januari 2026 gestructureerde facturen moet kunnen ontvangen, tenzij hij alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn op grond van artikel 44 Btw-Wetboek. Het ontbreken van de technische middelen om te ontvangen kost een boete van € 1.500 bij een eerste overtreding (koninklijk besluit nr. 44, bijlage, afdeling 2, rubriek I, punt C). Verstuur volgende facturen via Peppol, maar deze factuur nooit opnieuw.

Déjà envoyé betekent dat het netwerk de factuur als al verzonden meldt: verstuur ze niet opnieuw; vraag de klant of hij de factuur ontving en contacteer de support als dat niet zo is.

E. De klant wees de factuur af

De tabbladen Récent en Inbox van Peppol tonen een banner zoals 1 nouvelle réponse reçue (1 nieuw antwoord ontvangen). Open de factuur in Outbox: Réponses reçues toont elk antwoord met badge en Note. In Mode : Envoi seul (alleen verzenden) bereiken antwoorden OrdoGrid niet; vraag het de klant.

OrdoGrid toont de badge van het antwoord en de Note van de klant, niet de redencode zelf. Staat in de notitie niet wat er fout is, vraag de klant dan welke reden hij opgaf. Redencodes die een klant kan opgeven (Peppol-lijst): REF verwijzingen onjuist (factureer opnieuw met het bestelnummer van de klant; verschijnt N° bon de commande niet, vink dan Exiger un bon de commande pour les factures aan bij de klant); PRI, QTY, ITM prijzen, hoeveelheden of artikelen niet zoals verwacht; LEG wettelijke informatie onjuist (controleer met uw boekhouder); REC, UNR ontvanger onbekend of transactie niet herkend (misschien het verkeerde bedrijf); PAY, FIN betalings- of financiële voorwaarden; OTH andere.

De wet eist alleen een verbeterend stuk dat naar de factuur verwijst. Na een RE raden wij een volledige creditnota en een nieuwe factuur aan, eerder dan een gedeeltelijke creditering: de klant verwerkt de afgewezen factuur niet, dus een gedeeltelijke creditnota zou verwijzen naar een factuur die hij nooit boekte. Uw boekhouder kan anders beslissen.

1. Vink in Factures de factuur aan en klik op Note de crédit (creditnota). Behoud alle lijnen en vermeld de reden in Notes. OrdoGrid voegt de vermelding over terug te storten btw zelf toe wanneer de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft.
2. Controleer Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld), klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vink Email uit en klik op Sauvegarder & Envoyer.
3. Klik bij het origineel op Dupliquer (dupliceren), corrigeer de kopie (bij een verkeerde ontvanger: kies de juiste klant met Sélectionner un client), controleer het nieuwe N°, noteer "Remplace la facture …" (vervangt factuur …) in Notes en verstuur ze via Peppol.

Details: Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren en Peppol-factuurantwoorden.

Voorbeeld 1: de klant zit niet op Peppol

Graphisme Delvaux SRL (Luik) ontwerpt een logo en menukaart voor Brasserie du Parc SRL (Namen), een btw-plichtige vennootschap gevestigd in België. Het werk eindigde op 28 september 2026, dus de factuur moet uiterlijk op 15 oktober worden uitgereikt.

1. In Envoyer toont het Peppol-blok Peppol — ignoré: Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Er is niets verzonden; de factuur is nog wijzigbaar.
2. Het btw-nummer klopt met de KBO-gegevens; lookup.peppol.org vindt niets onder 0208: en het ondernemingsnummer.
3. De brasserie bevestigt dezelfde dag per e-mail dat ze nog geen Peppol-provider heeft.
4. Met alleen Email aangevinkt klikt Graphisme Delvaux op Sauvegarder & Envoyer: F-2026-0042 vertrekt als pdf, met hetzelfde nummer en dezelfde bedragen, en krijgt de status Envoyée. Volgens de terugvalregel is dit een geldige factuur.
5. Op 20 oktober sluit de brasserie aan op Peppol. De factuur van november gaat via Peppol; F-2026-0042 wordt nooit opnieuw verstuurd.

Bewijs: de gedateerde schermafbeelding van de opzoeking, de e-mail van de klant en de verstuurde e-mail.

Voorbeeld 2: afgewezen wegens een foute prijs

Kobalt IT SRL (Waver) auditeert in september 2026 het netwerk van Transport Wauters SA (Charleroi) voor € 900,00 excl. btw (offerte D-2026-0031). Kobalt ontvangt via Peppol in OrdoGrid (Mode : Envoi + réception), dus antwoorden van klanten komen daar binnen.

1. 1 oktober: F-2026-0043 toont binnen enkele minuten Traité.
2. 5 oktober: 1 nouvelle réponse reçue; onder Réponses reçues staat Rejetée met de notitie "PRI – prix convenu 900 EUR HTVA, devis D-2026-0031" (overeengekomen prijs volgens offerte), waarin de klant zijn redencode PRI heeft vermeld. De offerte bevestigt de prijs.
3. 6 oktober: Kobalt maakt NC-2026-0007 met Note de crédit, behoudt de volledige lijn, noteert "prix erroné, voir devis D-2026-0031" (verkeerde prijs, zie offerte) en verstuurt ze via Peppol. F-2026-0043 toont Annulée.
4. Kobalt dupliceert F-2026-0043, zet € 900,00 en koppelt D-2026-0031 onder Devis lié. N° stelt F-2026-0044 voor; Notes: "Remplace la facture F-2026-0043, créditée par la note de crédit NC-2026-0007". Btw € 900,00 × 21 % = € 189,00, totaal € 1.089,00, via Peppol verstuurd vóór de termijn van 15 oktober.
5. Btw van Kobalt: € 210,00 aangerekend, € 210,00 gecrediteerd, € 189,00 aangerekend: in totaal € 189,00 verschuldigd.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken om te bewaren

• De exacte melding of een schermafbeelding, met datum en uur.
• De verzonden XML en PDF via het downloadmenu van de Outbox-rij (of een zip van geselecteerde rijen).
• Klant die niet kan ontvangen: gedateerd opzoekresultaat, zijn schriftelijke bevestiging, de verstuurde e-mail.
• Afwijzing: de vermelding onder Réponses reçues, de e-mails van de klant, de creditnota en de vervangende factuur.
• Uw contact met de support.

Bewaar facturen en creditnota's 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd bij de wet van 18 december 2025). OrdoGrid archiveert wat het verzond, maar is geen wettelijke archiefdienst.

Support contacteren: wat u meestuurt

Schrijf naar de OrdoGrid-support op contact@ordogrid.com:

Onderwerp: Peppol-verzending F-2026-0045 – uitkomst te controleren
Bedrijf en btw-nummer: …
Factuur: F-2026-0045 – klant en btw-nummer: …
Verstuurd op: 12 oktober 2026 rond 14.20 uur, via Sauvegarder & Envoyer
Getoonde melding: "…" (schermafbeelding bijgevoegd)
Outbox-badge: Erreur – nieuwe poging geweigerd / niet geprobeerd
Klant gecontacteerd: ja of nee, en zijn antwoord

Via de publieke API zijn de codes PEPPOL_CLIENT_NOT_FOUND (niets verzonden; controleer de klant), PEPPOL_TRANSMISSION_REJECTED (verzending geweigerd: een zekere transportfout, geen afwijzing door de klant; verstuur hetzelfde document opnieuw), PEPPOL_TRANSMISSION_UNCERTAIN (niet opnieuw versturen; lees transmission_state en stem de uitkomst af met OrdoGrid) en DOCUMENT_FINANCIAL_CONTENTS_LOCKED (crediteren en opnieuw factureren). Een time-out bewijst niet dat de verzending mislukte: probeer nooit opnieuw met een nieuwe external_id.

Veelgestelde vragen

Moet ik na een mislukte Peppol-verzending een creditnota maken?

Nee. Een creditnota corrigeert een factuur met foute inhoud. Een transportfout verandert niets aan de factuur: verstuur ze opnieuw, of mail ze als de klant niet via Peppol kan ontvangen.

Mag ik de mislukte factuur verwijderen en opnieuw beginnen?

Nee. Zodra OrdoGrid een Peppol-verzending heeft voorbereid, kan de factuur niet meer worden verwijderd en blijft haar nummer in uw reeks. Verstuur ze opnieuw, mail ze, of crediteer ze als ze fout is.

Ontvangt mijn klant de factuur twee keer als ik ze opnieuw verstuur?

Een nieuwe poging verstuurt dezelfde factuur met hetzelfde nummer, en OrdoGrid weigert een nieuwe poging zolang de uitkomst van een eerdere onbekend is. Peppol zelf herkent geen dubbels, dus stuur er geen kopie per e-mail bij.

Mijn klant zit niet op Peppol. Is een gemailde pdf een geldige factuur?

Ja. Kan de klant technisch geen gestructureerde factuur ontvangen, dan moet u de factuur toch in een andere vorm uitreiken, bijvoorbeeld als pdf (art. 53, §2bis Btw-Wetboek). Bewaar het bewijs en verstuur die factuur later niet via Peppol.

Annuleert een afwijzing mijn factuur?

Nee. Een RE betekent dat de klant ze niet verwerkt, maar de factuur blijft in uw dagboek van uitgaande facturen. Is ze fout of naar het verkeerde bedrijf gestuurd, annuleer ze dan met een Peppol-creditnota en reik een nieuwe factuur uit.

De klant heeft al betaald. Wat nu?

Mislukte alleen de verzending, dan is de factuur juist: registreer de ontvangen betaling met Betaling registreren in Afrekening. Crediteert u een betaalde factuur, dan toont Afrekening Terug te betalen; registreer de terugbetaling pas wanneer het geld uw rekening verlaten heeft.

Kan ik mijn correctie eerst op een Peppol-testnetwerk uitproberen?

Niet in OrdoGrid: er is geen Peppol-test- of sandboxmodus, en elke verzending bereikt het echte netwerk. Controleer de factuur vooraf met Aperçu du PDF.