Een afgewezen of mislukte Peppol-factuur herstellen
Diagnoseer afgewezen of mislukte Peppol-facturen in België: validatiefouten, adressering en zakelijke afwijzing via IMR. Corrigeer zonder de factuurnummering te corrumperen.
Bijgewerkt
Scheid drie soorten « afwijzing »
Een Peppol-factuur kan op drie verschillende plaatsen falen. Behandel ze apart:
| Type fout | Waar u het ziet | Betekenis |
|---|---|---|
| Validatie / syntax | Uw tool of toegangspunt vóór of bij verzenden | UBL / EN 16931 / BIS-regels faalden |
| Adressering / routing | Verzenden faalt: deelnemer niet gevonden, geen endpoint | Koper niet bereikbaar onder dat ID |
| Zakelijke afwijzing (IMR) | Levering geslaagd; koper stuurt Rejected / Under query | Inhoudelijk of commercieel bezwaar |
Transportfout verwarren met zakelijke afwijzing kost tijd en breekt vaak de nummering. Achtergrond: Peppol IMR.
Stap 1: Lees de exacte status
Noteer: factuurnummer, verzendtijdstip, gebruikt ontvanger-ID, foutcode/tekst, en of het toegangspunt geleverd meldde. Bij geleverd: « verstuur dezelfde factuur niet opnieuw » tot u weet of de koper commercieel afwijst.
Stap 2: Herstel per type
Validatiefouten
Typische oorzaken: ontbrekende btw-categorie, totalen die niet kloppen, verkeerde valuta, lege verplichte partijvelden, ongeldige eenheidscodes.
- Open het validatierapport regel voor regel.
- Corrigeer stamgegevens of regels in het ontwerp als het document nog niet is uitgegeven in uw wettelijke reeks.
- Is het nummer al uitgegeven, volg dan stap 3 (nummering) vóór u een tweede document verzint.
Inhoudsregels: EN 16931 / UBL en Belgische wettelijke vermeldingen.
Adresseringsfouten
- Controleer opnieuw het ondernemingsnummer van de koper (tien cijfers, schema 0208).
- Voer deelnemeropzoeking uit.
- Bevestig de rechtspersoon (moeder vs dochter).
- Echt off-network: zie Klant niet op Peppol.
« Test » routing niet door willekeurige identifiers te wijzigen op een geleverde factuur.
Zakelijke afwijzing via IMR
Lees de redenecode en vrije tekst. Veelvoorkomend: verkeerde PO/referentie, prijs-/hoeveelheidsgeschil, verkeerde kopersentiteit, betwiste btw-behandeling.
- Stem de commerciële correctie af met de koper.
- Geef een creditnota uit (en desnoods een nieuwe factuur) in plaats van stilletjes geschiedenis te herschrijven. Zie Creditnota's op Peppol.
- Dien alleen de gecorrigeerde gestructureerde documenten opnieuw in.
- IMR-afwijzing
Een gestructureerde Invoice Message Response die zegt dat de koper de factuur niet aanvaardt zoals ingediend, nadat Peppol-levering al geslaagd was.
Stap 3: Bescherm de factuurnummering
Belgische facturen vragen een unieke, chronologische reeks. Slechte patronen:
- Hetzelfde factuurnummer hergebruiken na een mislukte verzending die uw boeken al als uitgegeven behandelen
- Een mislukt nummer wissen en een gat laten zonder gedocumenteerd beleid
- Een geleverde Peppol-XML bewerken en opnieuw sturen alsof die nieuw is
Praktische regels:
- Nooit uitgegeven (geblokkeerd vóór toekenning): herstel en verstuur onder het volgende nummer wanneer klaar.
- Uitgegeven maar niet geleverd (netwerk/validatie na nummerconsumptie): behoud het nummer; corrigeer en verstuur dezelfde factuur opnieuw alleen als uw toegangspunt en boekhoudregels hertransmissie van hetzelfde document-ID toelaten; anders creditnota en heruitgifte volgens uw accountant.
- Geleverd en daarna zakelijk afgewezen: behoud het origineel; creditnota + nieuwe factuur met een nieuw nummer.
Twijfelt u of het nummer is verbruikt, raadpleeg eerst het facturatiejournaal, niet alleen de Peppol-UI.
Snel herstelchecklist
- Classificeer: validatie vs adressering vs IMR
- Los de root cause één keer op
- Kies credit / heruitgifte / opnieuw versturen naargelang nummer en levering al bestaan
- Bevestig dat de inbox van de koper het gecorrigeerde document toont
- Bewaar fouttekst en IMR bij de factuur voor audit