Een afgewezen of mislukte Peppol-factuur herstellen

Een Peppol-factuur kan op drie plaatsen falen: validatie vóór verzenden, adressering (koper niet bereikbaar) of een zakelijke afwijzing (IMR) na levering. Behandel ze apart. Hetzelfde nummer opnieuw sturen zonder te weten welk falen u hebt, kost tijd en breekt vaak de Belgische factuurnummering.

Achtergrond bij koperantwoorden: Peppol IMR. Statuswoorden bij verzenden: afleverstatus.

Scheid drie soorten « afwijzing »

Een rood validatierapport is niet de klant die weigert te betalen. Een IMR-afwijzing is geen transportfout. Die twee verwarren leidt tot « overschrijven » van een geleverde factuur.

Stap 1: Lees de exacte status

Noteer vóór u aan de nummering komt:

• Factuurnummer en of uw journaal het al als uitgegeven behandelt
• Verzendtijdstip en het werkelijk gebruikte ontvanger-ID (0208: + ondernemingsnummer)
• Exacte foutcode en -tekst (screenshot of export van het rapport)
• Of het toegangspunt geleverd meldde
• Als er een IMR binnenkwam: status (RE afwijzing, UQ in navraag, enz.) plus redenecode en vrije tekst

Bij geleverd: verstuur dezelfde factuur niet opnieuw tot u weet of de koper commercieel afwijst. Bij niet geleverd: geef geen creditnota uit tegen een document dat de koper nooit ontving.

Voorbeeld

Atelier Noord BV maakt F2026-118 klaar voor koper 0208:0987654321.

Geval A, validatie. Het toegangspunt meldt « btw-totaal komt niet overeen met de regels » vóór levering. Het nummer is nog niet uitgegeven. Herstel de btw-mapping, genereer totalen opnieuw, valideer opnieuw, verstuur dan. Geen creditnota. Zie validatiefouten.

Geval B, IMR-afwijzing. Dezelfde factuur is geleverd. De koper stuurt IMR Rejected: « PO ontbreekt ». Laat F2026-118 zoals uitgegeven. Stem de PO af, reik creditnota C2026-014 uit met BillingReference naar F2026-118, daarna nieuwe factuur F2026-119 met de PO. Zie creditnota's op Peppol.

Hetzelfde factuurnummer, tegenovergestelde acties. De status beslist.

Stap 2: Herstel per type

Validatiefouten

Typische oorzaken: ontbrekende btw-categorie, totalen die niet kloppen, verkeerde valuta, lege verplichte partijvelden, ongeldige eenheidscodes, koper-ID in het verkeerde schema.

1. Open het validatierapport regel voor regel. Herstel eerst de structurele fout; latere regels verdwijnen vaak.
2. Corrigeer stamgegevens of regels in het ontwerp als het document nog niet is uitgegeven in uw wettelijke reeks.
3. Is het nummer al uitgegeven, volg dan stap 3 vóór u een tweede document verzint.

Inhoudsregels: EN 16931 / UBL en Belgische wettelijke vermeldingen.

Adresseringsfouten

1. Controleer opnieuw het ondernemingsnummer van de koper (tien cijfers, schema 0208). Zet geen BE0… waar het Peppol-ID 0208 plus ondernemingsnummer verwacht.
2. Voer deelnemeropzoeking uit. Bevestig dat ontvangstvermogen gepubliceerd is, niet alleen dat het nummer in de Kruispuntbank bestaat.
3. Bevestig de rechtspersoon (moeder vs dochter). Een groeps-btw-nummer is niet automatisch het juiste endpoint.
4. Echt off-network: zie Klant niet op Peppol.

« Test » routing niet door willekeurige identifiers te wijzigen op een geleverde factuur.

Zakelijke afwijzing via IMR

Lees de redenecode en vrije tekst. Veelvoorkomend: verkeerde PO/referentie, prijs-/hoeveelheidsgeschil, verkeerde kopersentiteit, betwiste btw-behandeling, ontbrekende wettelijke vermeldingen.

1. Stem de commerciële correctie af met de koper.
2. Geef een creditnota uit (en desnoods een nieuwe factuur) in plaats van stilletjes geschiedenis te herschrijven.
3. Dien alleen de gecorrigeerde gestructureerde documenten opnieuw in. Bevestig dat de inbox van de koper de nieuwe CreditNote toont en, indien van toepassing, de nieuwe factuur.

IMR-afwijzing

Een gestructureerde Invoice Message Response die zegt dat de koper de factuur niet aanvaardt zoals ingediend, nadat Peppol-levering al geslaagd was.

Stap 3: Bescherm de factuurnummering

Belgische facturen vragen een unieke, chronologische reeks. Slechte patronen:

• Hetzelfde factuurnummer hergebruiken na een mislukte verzending die uw boeken al als uitgegeven behandelen
• Een mislukt nummer wissen en een gat laten zonder gedocumenteerd beleid
• Een geleverde Peppol-XML bewerken en opnieuw sturen alsof die nieuw is

Twijfelt u of het nummer is verbruikt, raadpleeg eerst het facturatiejournaal, niet alleen de Peppol-UI. Zie factuurnummering.

Snel herstelchecklist

1. Classificeer: validatie vs adressering vs IMR
2. Los de root cause één keer op (identiteit, btw-rekenwerk, PO, rechtspersoon)
3. Kies credit / heruitgifte / opnieuw versturen naargelang nummer en levering al bestaan
4. Bevestig dat de inbox van de koper het gecorrigeerde document toont
5. Bewaar fouttekst en IMR bij de factuur voor audit

FAQ

Waarom is mijn Peppol-factuur afgewezen?

Of validatie faalde vóór verzenden, of het koper-ID kon niet worden gerouteerd, of de koper stuurde een IMR-afwijzing na levering. Lees de exacte status vóór u opnieuw verstuurt of crediteert.

Is een validatiefout hetzelfde als een klantafwijzing?

Nee. Validatie betekent dat het gestructureerde bestand op de regels faalde en niet als zakelijk document is geleverd. Een IMR-afwijzing komt na een geslaagde Peppol-levering.

Mag ik hetzelfde factuurnummer opnieuw versturen?

Alleen als de factuur is uitgegeven maar nooit geleverd en uw toegangspunt plus uw boeken hertransmissie van dat document-ID toelaten. Na levering en zakelijke afwijzing behoudt u het nummer, crediteert u, en geeft u een nieuwe factuur uit.

Wat doe ik na een IMR-afwijzing?

Laat de geleverde factuur staan. Stem de correctie af, stuur een gestructureerde creditnota die ernaar verwijst, en een nieuwe factuur als er nog een bedrag openstaat.

De koper staat niet op Peppol. Is dat een afwijzing?

Dat is een adresseringsfout, geen IMR. Controleer 0208 plus tien cijfers, voer deelnemeropzoeking uit, bevestig de rechtspersoon. Het is geen reden om een geleverde factuur te bewerken.

Moet ik een mislukt factuurnummer wissen?

Wis geen nummer dat uw journaal al als uitgegeven behandelt. Gaten vragen een gedocumenteerd beleid. Is het nummer nooit toegekend, herstel het ontwerp en gebruik het volgende nummer bij verzenden.

Betekent geleverd dat de koper de factuur aanvaardt?

Nee. Geleverd betekent dat het toegangspunt het document heeft overgedragen. Aanvaarding of afwijzing komt later als IMR, als de koper er een stuurt.

Moet ik crediteren bij een validatiefout?

Niet als de factuur nooit is uitgegeven of nooit is geleverd. Herstel het ontwerp of volg de nummeringsregels voor een uitgegeven-maar-niet-geleverd document. Credit is voor een document dat al als verzonden factuur bestaat.