Een Peppol-factuur corrigeren met een gestructureerde creditnota

Een factuur die via Peppol vertrokken is, blijft zoals ze werd uitgereikt. U corrigeert ze met een afzonderlijke creditnota die ernaar verwijst en ook via Peppol gaat: sinds 1 januari 2026 beschouwt de Belgische wet een document dat een gestructureerde e-factuur wijzigt als een volwaardige gestructureerde e-factuur, uitgereikt in hetzelfde formaat. Een pdf-creditnota per e-mail, of een aangepaste factuur die opnieuw onder hetzelfde nummer vertrekt, vervangt haar niet.

Benodigd abonnement in OrdoGrid. Creditnota's maken en verzenden is inbegrepen in Starter en Business, niet in het gratis abonnement. Dit betreft uitgifte vanuit OrdoGrid en beperkt de Peppol-ontvangst van het gratis abonnement niet. Functies en tarieven vergelijken.

Deze gids behandelt de gestructureerde kant van de correctie: wanneer Peppol verplicht is, wat een UBL-CreditNote bevat, wat OrdoGrid erin zet, hoe u ze verstuurt en controleert, en hoe de creditnota bij uw klant en in de btw-aangifte terechtkomt. Om te kiezen tussen een gedeeltelijke creditnota, een volledige creditnota en een nieuwe factuur, en om terugbetalingen te registreren, leest u Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren. Is de Peppol-verzending zelf mislukt, begin dan bij Mislukte Peppol-verzending of afgewezen Peppol-factuur herstellen.

Wanneer de creditnota via Peppol moet

Het formaat van de creditnota volgt dat van de factuur die ze corrigeert (art. 53, §2bis Btw-Wetboek, ingevoegd door de wet van 6 februari 2024). De FOD Financiën bevestigt in zijn FAQ over e-facturatie dat credit- en debetnota's die een gestructureerde factuur wijzigen dus ook via Peppol verstuurd moeten worden (vraag 5).

Wat het Belgische recht van de creditnota vraagt

In de btw is een creditnota een verbeterend stuk. Welk kanaal u ook gebruikt, het koninklijk besluit nr. 1 legt de eerste twee regels hieronder op, het koninklijk besluit nr. 4 de derde:

• Verwijzing. Ze verwijst naar de factuur die ze verbetert (art. 12, §3). Opgemaakt als vereenvoudigde factuur (art. 13) bevat ze een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de gewijzigde vermeldingen, haar datum en volgnummer, uw naam, adres en btw-nummer, het btw-nummer van de klant (of naam en adres), de aard van de goederen of diensten, en de maatstaf van heffing en de btw per tarief.
• Nummering. Een opeenvolgend en uniek nummer, "volgens één of meer reeksen" (art. 5, §1, 1°), ingeschreven in hetzelfde dagboek van uitgaande facturen als de facturen (art. 14, §2). Een aparte reeks is gangbare praktijk, geen wettelijke verplichting; OrdoGrid gebruikt standaard NC-2026-0001, NC-2026-0002 enzovoort.
• Vermelding over terug te storten btw. Krijgt u via de creditnota aangerekende btw terug, dan eist het koninklijk besluit nr. 4, art. 4, §1, in de gevallen van artikel 79 Btw-Wetboek dat het exemplaar van de klant de vermelding "T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite" draagt. Welke creditnota's dat zijn, hangt af van de reden van de teruggave: overleg met uw boekhouder en laat hem de tekst nakijken die OrdoGrid afdrukt als uw creditnota niet in het Frans is opgesteld. De correctiegids licht de vermelding uitgebreid toe.

Hoe Peppol een creditnota overbrengt

Creditnota of negatieve factuur

Peppol BIS Billing 3.0 kent twee manieren om te crediteren (sectie 5.6). In een creditnota zorgt het documenttype voor de creditering en behouden de bedragen hun teken: ze zijn dus normaal positief. In een negatieve factuur crediteert een gewone factuur met negatieve bedragen. Verzenders mogen kiezen; ontvangers moeten beide aankunnen. OrdoGrid reikt altijd creditnota's uit.

Typecode 381

Regel PEPPOL-EN16931-P0101 (blokkerend) laat voor creditnota's de typecodes 381, 396, 81, 83 en 532 toe. Code 381 is de handelscreditnota, en een ontvanger zonder aparte verwerking behandelt de andere als 381. OrdoGrid stuurt 381. Creditnota's in self-billing (type 261) horen bij de aparte specificatie Peppol BIS Self-Billing. Facturen en creditnota's zijn bovendien aparte documenttypes op het netwerk, en een ontvanger moet voor beide geregistreerd zijn: zie Peppol BIS Billing 3.0: profiel, identificatoren en documenttypes.

De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (BG-3)

Verwijzing naar de vorige factuur (BG-3)

De groep in een Peppol-creditnota of -factuur die een eerdere factuur aanwijst: haar nummer (BT-25) en, waar nodig, haar uitreikingsdatum (BT-26). In UBL is dat cac:BillingReference/cac:InvoiceDocumentReference.

De Peppol-validatie dwingt geen koppeling met het origineel af, maar het Belgische recht wel: maak een Belgische creditnota dus altijd vanuit haar factuur aan. Omdat OrdoGrid het nummer zonder datum verstuurt, moet dat nummer op zich uniek zijn, wat OrdoGrid-nummers zijn. Sommige nationale regels gaan verder: Nederlandse leveranciers moeten de verwijzing vermelden (regel NL-R-001).

"P9" is geen validatieregel: EN 16931 noemt zo een bedrijfsproces, creditnota's of facturen met negatieve bedragen. Klaagt een validator over de verwijzing, zoek dan naar BR-55 of PEPPOL-EN16931-R008.

Andere velden die u controleert

Een creditnota via Peppol versturen vanuit OrdoGrid

U hebt de rol van eigenaar of beheerder nodig, en de oorspronkelijke factuur moet in OrdoGrid bestaan.

1. Begin bij de factuur. Vink in Facturen (pagina Factures) de factuur aan en klik op Note de crédit (creditnota). Of open Creditnota's (pagina Notes de Crédit), klik op Nouvelle note de crédit en kies de factuur in Sélectionner une facture.
2. Controleer de koppeling. In de zijbalk toont Facture d'origine (oorspronkelijke factuur) het Numéro en de Date van het origineel: dat nummer wordt BT-25. OrdoGrid neemt het bestelbonnummer van de klant niet op in de XML van de creditnota: heeft de klant het nodig, vermeld het dan in Notes, die op de pdf worden afgedrukt en in de XML staan als opmerking op documentniveau (BT-22), niet als bestelreferentie (BT-13), en zeg de klant waar hij het vindt.
3. Bepaal wat u crediteert. Behoud alle regels voor een volledige creditnota; schrap regels of verlaag Quantité of Prix Unitaire voor een gedeeltelijke. Houd de bedragen positief en laat Options de TVA zoals op het origineel. Het totaal kan niet hoger zijn dan wat op de factuur nog te crediteren valt.
4. Noteer de reden in Notes en controleer daarna Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld), ook de vermelding over terug te storten btw die OrdoGrid toevoegt waar dat geldt.
5. Sla op met Enregistrer. Vanaf die eerste keer opslaan zijn de bedragen vergrendeld en kan de creditnota niet meer verwijderd worden.
6. Verstuur via Peppol. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vink Email uit en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen). In de lijst doet de wereldbolknop Envoyer à Peppol hetzelfde, na een bevestigingsscherm met de waarschuwing Action irréversible - Vérifiez le contenu avant d'envoyer.
7. Bevestig de aflevering. Klik in Peppol → Outbox op Vérifier in de rij van de creditnota. Traité betekent dat het netwerk de creditnota heeft afgeleverd; het zegt niets over de goedkeuring door de klant.
8. Bewaar de XML. Het downloadmenu van de rij biedt XML en PDF: de exacte verstuurde bestanden.

OrdoGrid voert dezelfde controles uit als voor een factuur, waaronder de validatie van de XML aan de hand van de regels van EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0.21. Aanvaardt het Peppol-netwerk de verzending, dan gaat een creditnota die nog op Brouillon (ontwerp) staat vanzelf naar Envoyée (verstuurd); versturen per e-mail verandert haar status niet. Andere statussen, zoals Traitée (verwerkt), stelt u in met Statut.

Voorbeeld 1: gedeeltelijke creditnota voor een te veel gefactureerde hoeveelheid

Atelier Nord SRL (Luik) verstuurt op 12 maart 2026 factuur F-2026-0118 via Peppol naar Groep Verhaegen NV (Mechelen), met vermelding van Verhaegens bestelbon PO-45821. De Outbox toont dezelfde dag Traité.

Op 16 maart meldt Verhaegen dat het één set plannen bestelde, geen twee. De factuur blijft zoals ze is. Op 17 maart maakt Atelier Nord creditnota NC-2026-0014 aan vanuit F-2026-0118, behoudt alleen de regel voor de plannen en zet Quantité op 1, vult in Notes de reden en bestelbon PO-45821 in, en verstuurt ze via Peppol. Omdat de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft, voegt OrdoGrid de vermelding over terug te storten btw zelf toe; ze gaat samen met de tekst uit Notes mee in de opmerking op documentniveau (BT-22).

Resultaat: het paneel Afrekening van F-2026-0118 toont Creditnota's € 242,00 en Openstaand € 968,00 (€ 1.210,00 − € 242,00). In de aangifte over het tijdvak waarin de oorzaak van de teruggave zich voordeed (maart 2026, of het eerste kwartaal voor wie per kwartaal aangeeft), vermeldt Atelier Nord € 200,00 in rooster 49 en € 42,00 in rooster 64. Verhaegen, dat de btw had afgetrokken, vermeldt € 200,00 in rooster 85 en stort € 42,00 terug via rooster 63.

Voorbeeld 2: verkeerde btw-regeling, volledige creditnota en nieuwe factuur

Renov Plus SRL (Namen) bepleistert de muren van een bestaand kantoorgebouw voor Bouwbedrijf Peeters BV (Hasselt), een aannemer die periodieke btw-aangiften indient. Factuur F-2026-0131 van 4 mei 2026 rekent 21% btw aan en wordt via Peppol afgeleverd. Peeters wijst erop dat de werken onder de verlegging van heffing in de bouw vallen (medecontractantregeling, art. 20 van het koninklijk besluit nr. 1): Peeters is de btw verschuldigd.

1. De creditnota weerspiegelt de factuur die ze annuleert: categorie S tegen 21%, niet de gecorrigeerde AE. OrdoGrid neemt de regeling Standard over van F-2026-0131; laat die staan.
2. NC-2026-0016 vertrekt via Peppol met BT-25 = F-2026-0131. De factuur toont nu Creditnota's € 3.025,00, Openstaand € 0,00 en Annulée (geannuleerd) in de lijst.
3. De nieuwe factuur F-2026-0139 gebruikt Options de TVA → Régime cocontractant, dat alle regels op 0% zet en categorie AE verstuurt. Op Nederlandstalige en Franstalige documenten drukt OrdoGrid de volledige officiële vermelding van artikel 20, §3, af en stuurt het die mee in het Peppol-bestand (zie Medecontractant en btw verlegd: factureren in de Belgische bouw). Zet "Remplace la facture F-2026-0131, créditée par la note de crédit NC-2026-0016" in Notes, zodat Peeters de documenten kan koppelen.

Effect op de btw: Renov Plus vermeldt € 2.500,00 in rooster 49 en € 525,00 in rooster 64 voor de creditnota, en € 2.500,00 in rooster 45 voor de nieuwe factuur. Peeters vermeldt € 2.500,00 in rooster 85, stort via rooster 63 terug wat het van de € 525,00 had afgetrokken, en voldoet zelf de btw op F-2026-0139.

Als u een creditnota ontvangt

• Ze kunnen ontvangen. BIS Billing verplicht ontvangers om zowel creditnota's als negatieve facturen aan te kunnen. Activer la réception in OrdoGrid registreert beide documenttypes; in Peppol → Statut hoort Documents supportés (onder Annuaire Peppol) zowel Facture als Note de crédit te tonen.
• Ze aanvaarden, nooit betalen. Volgens de FAQ van de FOD Financiën (V23) moet de klant een gestructureerde creditnota aanvaarden, ook als ze een pdf-factuur uit 2025 corrigeert; een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, heeft sowieso het vereiste formaat. Aanvaarden vraagt geen factuurantwoord (Invoice Response). Ze verlaagt wat u verschuldigd bent: spreek met de leverancier af of hij terugbetaalt of het bedrag van een latere factuur aftrekt.
• Het teken controleren. Een leverancier kan u crediteren met een factuur met negatieve bedragen: kijk naar het totaal, niet alleen naar het documenttype.
• Ze koppelen. De Inbox toont leverancier, nummer, datum, regels en totalen, maar OrdoGrid boekt geen creditnota's en koppelt ze niet aan facturen. De verwijzing naar het origineel staat in de XML (BG-3) en normaal op de pdf van de leverancier. Voor uw boekhouder selecteert u de rijen op de pagina Peppol en downloadt u de zip, met de mappen xml/ en pdf/.
• Niet boeken wat niet voor u is. Een creditnota vraagt normaal geen antwoord. Een creditnota die niet voor u bestemd is, boekt u niet, zoals FAQ V28 voor facturen aangeeft: verwittig de leverancier rechtstreeks, zodat hij ze kan rechtzetten. Zie Leveranciersfacturen via Peppol ontvangen, controleren en beantwoorden.

Creditnota's in de btw-aangifte

OrdoGrid maakt geen btw-aangifte op; dat doet uw boekhouder. De INTERVAT-hulp van de FOD Financiën plaatst creditnota's zo (kader II, kader III, kader IV, kader V):

De btw wordt geregulariseerd in de aangifte over het tijdvak waarin de oorzaak van de teruggave zich voordeed, niet in die van de oorspronkelijke factuur (koninklijk besluit nr. 4, art. 5, §1, zoals vervangen door het koninklijk besluit van 20 februari 2004).

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

• De XML en pdf van de oorspronkelijke factuur en van elke creditnota, zoals verstuurd: de download uit de Outbox of de zip van de pagina Peppol. De FOD Financiën raadt sterk aan de originele XML te bewaren.
• De afleverstatus en elk factuurantwoord (Invoice Response) van de klant.
• De reden van de correctie: e-mail van de klant, bestelling of Peppol-antwoord.
• Bij btw-teruggaven: het register dat het koninklijk besluit nr. 4, art. 4, §1, oplegt: spreek met uw boekhouder af wie het bijhoudt.

Bewaar ze 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); zie Facturen bewaren in België. OrdoGrid archiveert de exacte XML, pdf en hashes van elke Peppol-verzending, maar is geen wettelijke archiveringsdienst en geeft geen bewaargarantie.

Veelgestelde vragen

Mag ik een pdf-creditnota sturen voor een Peppol-factuur?

Niet voor een factuur die sinds 1 januari 2026 als gestructureerde e-factuur werd verstuurd: de creditnota moet hetzelfde formaat volgen en via Peppol gaan (art. 53, §2bis Btw-Wetboek, FAQ van de FOD Financiën V5). Een pdf blijft mogelijk voor een creditnota op een pdf-factuur uit 2025, als de klant die aanvaardt.

Is BillingReference verplicht op een Peppol-creditnota?

Peppol BIS Billing maakt ze optioneel en eist alleen het factuurnummer in elke aanwezige verwijzing (BR-55). Het Belgische recht eist een verwijzing naar de verbeterde factuur, dus een Belgische creditnota hoort ze altijd te bevatten. OrdoGrid vult ze altijd met het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Wat is P9 op een Peppol-creditnota?

Geen validatieregel. EN 16931 noemt met P9 het bedrijfsproces voor creditnota's of facturen met negatieve bedragen. Fouten in de verwijzing komen van BR-55 (ontbrekend factuurnummer) of PEPPOL-EN16931-R008 (leeg element).

Welke typecode gebruikt een Peppol-creditnota?

Meestal 381, de handelscreditnota. Regel P0101 laat ook 396, 81, 83 en 532 toe, die ontvangers als 381 mogen verwerken. OrdoGrid stuurt 381; creditnota's in self-billing volgen de aparte specificatie Peppol BIS Self-Billing.

Mag ik een negatieve factuur sturen in plaats van een creditnota?

Peppol BIS Billing laat het toe, en elke ontvanger moet beide vormen aankunnen. OrdoGrid reikt altijd creditnota's met positieve bedragen uit; negatieve facturen kunt u wel van leveranciers ontvangen.

Kan één creditnota meerdere facturen corrigeren?

Het Peppol-formaat laat het toe door de verwijzing naar de vorige factuur te herhalen of, bij veel facturen, door de factuurperiode en een nota op te geven. In OrdoGrid is elke creditnota aan één factuur gekoppeld: reik er dus één per factuur uit.

Moet ik de btw-aangifte van de oorspronkelijke factuur aanpassen?

Nee. Volgens het koninklijk besluit nr. 4 wordt de btw teruggevorderd in de aangifte over het tijdvak waarin de oorzaak van de teruggave zich voordeed. Uw boekhouder vermeldt een uitgereikte creditnota in rooster 48 of 49 (de eventuele btw in rooster 64) en een ontvangen creditnota in rooster 84 of 85 (de eventuele terug te storten btw in rooster 63).