Controleren of een Belgische klant facturen via Peppol kan ontvangen

Een gestructureerde factuur kan alleen via Peppol verstuurd worden als het netwerk uw klant kent. In België moet elke onderneming op Peppol minstens geregistreerd zijn onder 0208: gevolgd door haar ondernemingsnummer van tien cijfers, het nummer in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). OrdoGrid controleert dat telkens u op Envoyer (verzenden) klikt, op basis van het btw-nummer van de klant op de factuur. Wilt u een klant zelf controleren, dan verwijst de FOD Financiën naar lookup.peppol.org.

Deze gids legt uit hoe u de controle uitvoert, het resultaat leest en de gebruikelijke oorzaken van een onvindbare klant oplost. Wat u doet als vaststaat dat een klant niet kan ontvangen, leest u in factuur sturen als de klant niet op Peppol staat; de identificatieformaten in detail staan in Peppol-ID uitgelegd.

Wat een opzoeking bewijst, en wat niet

Een Peppol-registratie is een openbare verklaring dat de klant kan ontvangen. De FOD Financiën beschouwt ze als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen en raadt leveranciers af hun Belgische klanten om een aparte Peppol-ID te vragen: standaard verstuurt u naar het ondernemingsnummer (B2B-FAQ).

Peppol-deelnemersidentificatie

Het adres van een onderneming op Peppol: een schemacode, een dubbelpunt en een waarde, bijvoorbeeld 0208:0123456749, waarbij 0208 staat voor Belgisch ondernemingsnummer. Elke identificatie is geregistreerd bij precies één metadatadienst (SMP) van een provider, die verzenders vertelt waar ze moeten afleveren.

Welke identificatie u opzoekt

Een ondernemingsnummer telt tien cijfers en begint met 0 of 1. Nummers die sinds 19 september 2023 zijn toegekend, beginnen met 1: zet er dus nooit een nul voor. De laatste twee cijfers zijn een controlegetal: 97 min de rest van de deling van de eerste acht cijfers door 97. Voor 0123456749 geeft 01234567 gedeeld door 97 een rest van 48, en 97 − 48 = 49.

De Peppol BIS-validatie weigert een factuur waarvan de 0208-waarde deze controle niet doorstaat (regel PEPPOL-COMMON-R043, blokkerend). Een verkeerd getypt nummer is dus meestal niet het adres van een andere onderneming: het is helemaal geen geldig adres. Het vestigingseenheidsnummer van een filiaal is een ander nummer en geen 0208-waarde.

Hoe OrdoGrid uw klant bij verzending controleert

OrdoGrid heeft geen veld “Peppol-ID” op klanten. Opent u Envoyer op een factuur of creditnota, dan neemt OrdoGrid het btw-nummer van de klant op dat document en probeert het 0208 (alleen cijfers) en 9925 (BE plus cijfers) in het adresregister van het Peppol-netwerk (de SML), daarna in de Peppol Directory, daarna bij het eigen toegangspunt. De controle loopt opnieuw telkens u Envoyer opent.

1. Open in Base Clients (klantenlijst) de klant: het formulier Modifier le client (klant bewerken) verschijnt. Controleer dat Type de client op Assujetti à la TVA (btw-plichtig) staat en dat N° de TVA (btw-nummer) BE plus tien cijfers bevat. Spaties en punten maken niet uit, maar behoud het voorvoegsel BE: zonder BE weet OrdoGrid mogelijk niet welke landidentificaties het moet proberen.
2. Wis in N° de TVA het laatste cijfer en typ het opnieuw: OrdoGrid zoekt het nummer alleen op wanneer het veld verandert, niet wanneer het formulier opent. Even later toont een kader de naam met de bronbadge Registre belge (BCE) (Belgisch register), of VIES (UE) als het Belgische register niet antwoordt; die naam moet overeenstemmen met de officiële naam in het contract. Een waarschuwing zoals Numéro de TVA invalide (ongeldig btw-nummer), of de naam van een andere onderneming, betekent dat het nummer fout is; Erreur lors de la recherche (fout bij het zoeken) betekent dat de opzoeking zelf mislukt is.
3. Open de factuur en klik op Envoyer. Het blok Peppol toont Vérification de l'éligibilité... (geschiktheid wordt gecontroleerd) en daarna een van deze meldingen.

De wereldbolknop Envoyer à Peppol (naar Peppol versturen) in de factuurlijst voert dezelfde controle uit. Het venster Confirmation d'envoi Peppol toont Client inscrit sur Peppol (klant geregistreerd) of Client non inscrit sur Peppol (niet geregistreerd). Verschijnt tegelijk de melding Impossible de vérifier le statut Peppol du client, dan is de controle mislukt: probeer later opnieuw. Een grijze wereldbol met de tooltip Non éligible Peppol (niet in aanmerking) betekent meestal dat de klant geen btw-nummer heeft.

De controle van OrdoGrid bevestigt dat de klant geregistreerd is; ze toont niet welke documenttypes hij aanvaardt. Kan een geregistreerde klant uw document niet ontvangen, dan eindigt de verzending met Erreur of Pas sur Peppol (niet op Peppol) in de Outbox: zie Peppol-afleverstatus.

Een klant zelf controleren

Doe dit bij een nieuwe zakelijke klant, wanneer een klant het resultaat van OrdoGrid betwist, of om te zien onder welke identificatie hij geregistreerd is.

1. Ga naar lookup.peppol.org, de tool die de FOD Financiën aanbeveelt.
2. Typ 0208: en de tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:0123456749, of zoek op bedrijfsnaam.
3. Een resultaat betekent dat de klant momenteel op het netwerk gepubliceerd is om documenten te ontvangen. Het toont niet of de klant kan verzenden.
4. Geen resultaat: zoek op naam. Verschijnt de naam met een ander nummer, dan is uw nummer fout. Verschijnt niets, probeer dan 9925:BE met dezelfde cijfers.
5. Voor een tweede blik: zoek in de Peppol Directory op naam of nummer.

De Peppol Directory is een zoekindex van “visitekaartjes” die providers voor hun klanten kunnen publiceren. Publicatie is vrijwillig en de indexering asynchroon: een kaartje kan ontbreken of verouderd zijn terwijl de klant gewoon ontvangt, en de kwaliteitscontroles van de Belgische Peppol-autoriteit behandelen een ontbrekend kaartje als een waarschuwing, niet als een fout. Aflevering hangt nooit af van de Directory: verzenders zoeken de identificatie op via de SML en de SMP van de klant (SMP, SML en Peppol Directory: zo vindt Peppol een ontvanger).

Toont een resultaat de documenttypes, zoek dan de factuur en de creditnota van Peppol BIS Billing 3.0: hun identificaties bevatten Invoice-2::Invoice of CreditNote-2::CreditNote samen met poacc:billing:3.0. Een registratie met alleen een Invoice Response (ApplicationResponse) kan uw factuur niet ontvangen. Een registratie met facturen maar zonder creditnota's is onvolledig: Peppol BIS verwacht dat ontvangers beide ondersteunen, en de FOD Financiën eist dat een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert ook via Peppol gaat. Alleen de provider van de klant kan dat rechtzetten.

Klant niet gevonden: waarschijnlijke oorzaken

Werk van boven naar beneden: de eerste rijen sluit u het snelst uit.

Geen enkele officiële regel bepaalt hoe snel een nieuwe registratie zichtbaar wordt; het netwerkadres wordt normaal snel gepubliceerd, een Directory-kaartje kan later volgen. Omdat het netwerk maar één provider per identificatie toelaat, kan een providerwissel de ontvangst onderbreken als de oude provider de klant uitschrijft voordat de nieuwe hem registreert.

Uitgewerkt voorbeeld: twee cijfers omgewisseld

Imprimerie Lemaire SRL, een drukkerij in Charleroi, drukte bierviltjes voor Brasserie Delvaux SA in Bergen. Beide ondernemingen zijn btw-plichtig en in België gevestigd. Een bediende maakte de klantfiche aan door het btw-nummer over te tikken uit een e-mailhandtekening.

1. Bij Envoyer toont het Peppol-blok Peppol — ignoré: Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol.
2. Het controlegetal verraadt de tikfout: 01234657 gedeeld door 97 geeft een rest van 41, en 97 − 41 = 56, maar het getypte nummer eindigt op 49. Bij het intypen had het klantformulier ook een waarschuwing zoals Numéro de TVA invalide getoond in plaats van een bedrijfsnaam.
3. Op lookup.peppol.org levert een zoekopdracht naar “Brasserie Delvaux” 0208:0123456749 op. Controle: 01234567 gedeeld door 97 geeft een rest van 48, en 97 − 48 = 49. De 5 en de 6 waren omgewisseld.
4. In Base Clients verbetert de bediende N° de TVA in BE 0123.456.749, ziet Brasserie Delvaux SA met de badge Registre belge (BCE) en klikt op Enregistrer (opslaan).
5. In het concept F-2026-0187 selecteert hij de klant opnieuw in het klantblok, omdat de factuur haar eigen kopie van de klantgegevens bewaart. Envoyer toont nu Envoi électronique via Peppol, aangevinkt. Hij vinkt Email uit (standaard aangevinkt als de klant een e-mailadres heeft) en klikt op Sauvegarder & Envoyer.
6. In Peppol → Outbox gaat de rij enkele minuten later van En file (in wachtrij) naar Traité (aflevering via het netwerk voltooid); volgens de FOD Financiën komen de meeste facturen binnen enkele minuten tot enkele uren aan. Hij noteert in de Notes van de klant: “2 okt. 2026: gevonden op lookup.peppol.org als 0208:0123456749 na verbetering van een tikfout in het btw-nummer”.

Had Imprimerie Lemaire na stap 1 een pdf gemaild, dan had Brasserie Delvaux een factuur van € 931,70 met een fout btw-nummer gekregen, buiten Peppol, terwijl ze gestructureerde facturen kon ontvangen.

Als de klant echt niet gevonden wordt

Wat de wet vereist. Kan de klant om technische redenen niet ontvangen, dan hoeft u geen gestructureerde factuur uit te reiken, maar u moet wel een factuur in een andere vorm uitreiken, zoals een pdf of op papier (art. 53, § 2bis, laatste lid, Btw-Wetboek, ingevoegd door de wet van 10 februari 2026). Die factuur is geldig. Een elektronisch alternatief zoals een gemailde pdf vereist het akkoord van de klant en een veilige methode. Zodra de klant kan ontvangen, stuurt u facturen die u zo hebt uitgereikt niet opnieuw via Peppol (B2B-FAQ van de FOD Financiën). De klant komt zijn eigen ontvangstplicht nog altijd niet na en riskeert een boete van € 1.500, daarna € 3.000, daarna € 5.000 per volgende overtreding; een overtreding telt pas als herhaling als ze minstens drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld (koninklijk besluit nr. 44).

Wat OrdoGrid doet. Er is geen automatische terugvaloplossing: vink Email aan in hetzelfde venster Envoyer, of verstuur per e-mail vanuit de factuurlijst. Volledige procedure: factuur sturen als de klant niet op Peppol staat.

Klanten die geen gewone Belgische onderneming zijn

Maak van de controle een routine

Dit zijn aanbevelingen, geen wettelijke verplichtingen.

1. Nieuwe zakelijke klant: maak de fiche aan met het btw-nummer, controleer op lookup.peppol.org en noteer de gevonden identificatie in Notes.
2. Fusie, nieuwe vennootschap of providerwissel aangekondigd: werk de klantfiche bij en controleer opnieuw.
3. Eens per maand: controleer opnieuw de klanten die u via de terugvaloplossing factureerde en stuur hun volgende facturen via Peppol zodra ze verschijnen. Stuur eerdere facturen nooit opnieuw.
4. Veel klanten of een integratie: de publieke API-oproep GET /api/v1/peppol/participants/{vat_number}, met een API-sleutel met scope peppol:read, voert dezelfde controle uit en geeft registered en de gevonden participant_id terug.

Welke bewijzen u bewaart

Wat de wet vereist. Geen enkele wettekst verplicht u een opzoeking te documenteren.

Wat wij aanraden. Gebruikt u de terugvaloplossing, zorg dan dat u kunt aantonen waarom de factuur niet via Peppol ging: bewaar de datum, de geprobeerde identificaties, de gebruikte tool en het resultaat (een schermafdruk van de melding in OrdoGrid of van lookup.peppol.org), plus de bevestiging van de klant dat hij nog niet kan ontvangen en zijn akkoord met het alternatieve kanaal.

Wat OrdoGrid doet. Het toont het resultaat alleen op het scherm: noteer het dus zelf, bijvoorbeeld in de Notes van de klant. Na een Peppol-verzending bewaart de Outbox de XML en de pdf van het document.

Veelgestelde vragen

Welk nummer zoek ik op voor een Belgische klant?

Schema 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer van tien cijfers, zonder BE, punten of spaties, bijvoorbeeld 0208:0123456749. Levert dat niets op, probeer dan 9925 gevolgd door BE en dezelfde cijfers.

Moet ik mijn klant om zijn Peppol-ID vragen?

Nee. Volgens de FOD Financiën kunnen leveranciers standaard naar het ondernemingsnummer versturen. Vraag het alleen als de klant niet gevonden wordt onder 0208 of 9925.

Mijn klant staat niet in de Peppol Directory. Staat hij dan niet op Peppol?

Niet noodzakelijk. Directory-kaartjes zijn facultatief en worden met vertraging geïndexeerd. Kijk op lookup.peppol.org of in het Peppol-blok van OrdoGrid, die het adresregister van het netwerk zelf raadplegen.

Betekent een geslaagde opzoeking dat mijn klant mij facturen kan sturen?

Nee. Ze toont alleen dat de klant kan ontvangen. Verzenden hangt af van de eigen provider en instellingen van de klant.

OrdoGrid zegt dat de klant niet geregistreerd is, maar de klant zegt van wel. Wie heeft gelijk?

Meestal verschilt het nummer. Vergelijk het btw-nummer in de klantfiche met de identificatie die de klant op lookup.peppol.org vindt. Een registratie van vandaag kan ook even nodig hebben om zichtbaar te worden.

Het ondernemingsnummer van mijn klant begint met 1. Is dat een fout?

Nee. Ondernemingsnummers die sinds 19 september 2023 zijn toegekend, beginnen met 1. Gebruik ze zoals ze zijn, zonder er een nul voor te zetten.

Kan ik mijn klant zelf op Peppol registreren?

Nee. Alleen de klant kan zich registreren, via een Peppol-provider naar keuze. Reik intussen een terugvalfactuur uit (pdf of papier).