Wat betekent OGM? Gestructureerde mededeling: controle en gebruik

Een gestructureerde mededeling is de Belgische betalingsreferentie van 12 cijfers, geschreven als +++123/4567/89002+++. Uw klant neemt ze over in de overschrijving, de banken geven ze ongewijzigd door, en uw rekeninguittreksel toont dan precies welke factuur betaald is. Het is een bankstandaard, geen btw-vermelding: het factuurnummer blijft uw wettelijke referentie, en de gestructureerde mededeling staat naast uw IBAN.

Dit naslagartikel legt het formaat en de controlecijfers uit, de weg die de referentie aflegt (overschrijving, Peppol, QR-code), hoe OrdoGrid ze invult en gebruikt om betalingen te matchen, en wat u doet als een betaling zonder referentie binnenkomt. Betalingstermijnen, herinneringen en verwijlinteresten staan in Op tijd betaald worden in België. Ontvangen geld registreren staat in Een factuur opvolgen en een gedeeltelijke betaling registreren.

Gestructureerde mededeling (OGM / VCS)

Belgische betalingsreferentie van 12 cijfers, weergegeven als +++123/4567/89002+++, waarvan de laatste twee cijfers de eerste tien controleren (modulo 97). OGM staat voor overschrijving met gestructureerde mededeling, VCS voor virement avec communication structurée. Febelfin, de Belgische federatie van de financiële sector, noemt de standaard OGM-VCS.

Wettelijk verplicht of aanbevolen?

Wat de wet vereist. Niets over betalingsreferenties. Het Btw-Wetboek noch artikel 5 van koninklijk besluit nr. 1, dat de vermeldingen op de factuur opsomt, vraagt er een, en Peppol BIS Billing 3.0 definieert BT-83 als facultatief. Geen enkele btw-regel verplicht uw klant om de referentie te gebruiken: vraag erom in uw betalingsvoorwaarden.

Wat de banken toepassen. De OGM-VCS-regels van Febelfin gelden in België voor SEPA-overschrijvingen, instantoverschrijvingen en domiciliëringen. Banken in België controleren de controlecijfers wanneer een betaler de referentie op het scherm invoert. Betalers die gegroepeerde betalingen opladen, wordt sterk aangeraden ze te valideren. De bank van de begunstigde moet de referentie aan u doorgeven via uw (elektronische) uittreksels.

Wat wij aanraden. Eén gestructureerde mededeling per factuur, ongewijzigd in elke herinnering voor die factuur. Nooit een vaste referentie per klant of per contract: betalingen voor verschillende facturen zouden dan dezelfde sleutel dragen, waardoor de referentie haar nut verliest. Terugkerende facturen volgen dezelfde regel (terugkerende facturen in België).

Het formaat: 12 cijfers, één controle

Op de factuur staat de referentie met plustekens en schuine strepen, zoals in het voorbeeld van Febelfin zelf: +++010/8068/17183+++. In de overschrijving zelf zijn het alleen de 12 cijfers: 010806817183. De uitreiker kiest de eerste tien cijfers vrij; de laatste twee worden berekend.

De controlecijfers berekenen

1. Neem de basis van tien cijfers, links aangevuld met nullen als dat nodig is.
2. Deel ze door 97 en houd de rest over (0 tot 96).
3. Is de rest 0, neem dan 97. Neem anders de rest, geschreven met twee cijfers (2 wordt 02).
4. Plak de twee controlecijfers achter de basis en groepeer de 12 cijfers als 3/4/5 tussen +++-tekens.

Een referentie controleren in 30 seconden

Verwijder de plustekens en schuine strepen, neem de eerste tien cijfers en deel ze door 97. In een rekenblad geeft =REST(20260042;97) als resultaat 40; voorloopnullen veranderen niets aan de uitkomst. De referentie is geldig als de rest gelijk is aan de laatste twee cijfers, of als de rest 0 is en de laatste twee cijfers 97 zijn.

De weg van de referentie

Peppol brengt de factuur over, inclusief de referentie die de software van de klant nodig heeft om de overschrijving voor te bereiden. De bank brengt het geld over en geeft de referentie aan u door. Het ene vervangt het andere niet: de badge Traité (verwerkt) in Peppol → Outbox betekent dat het netwerk de factuur heeft afgeleverd, niet dat ze aanvaard of betaald is.

Betalers buiten België

De OGM-VCS-regels van Febelfin binden de banken in België. Een buitenlandse bank biedt misschien geen veld voor een Belgische gestructureerde mededeling, zodat de betaler ze als vrije mededeling typt, of vergeet. De internationale tegenhanger is de ISO 11649-referentie van de schuldeiser: RF, twee controlecijfers berekend zoals bij een IBAN, dan hoogstens 21 letters of cijfers. Opgebouwd uit dezelfde factuurcijfers wordt dat RF88 2026 0042.

Wat wij aanraden: behoud de Belgische referentie en vraag buitenlandse klanten om ze letterlijk in de vrije mededeling te plakken; de matching van OrdoGrid herkent ze ook daar (zie verder). Gebruik een RF-referentie alleen als het betalingssysteem van de klant een internationale schuldeisersreferentie eist. OrdoGrid maakt geen RF-referenties aan, maar u kunt er een typen in Communication. De matching van OrdoGrid herkent alleen het Belgische formaat van 12 cijfers, dus een betaling met een RF-referentie wordt niet automatisch gerechtvaardigd: rechtvaardig ze zelf in Boekhouding → Transacties of registreer ze met Betaling registreren.

Hoe OrdoGrid de referentie invult

Wat OrdoGrid doet:

• Wanneer u Nouvelle facture (nieuwe factuur) opent, stelt OrdoGrid het volgende nummer voor en vult het veld Communication in met een gestructureerde mededeling op basis van de laatste tien cijfers van dat nummer, aangevuld met nullen, plus de modulo-97-controle. Met het standaardformaat F-{YYYY}-{####} krijgt factuur F-2026-0042 de referentie +++002/0260/04240+++.
• De referentie staat in het betalingsvak van het voorbeeld en de pdf (met als label Communication, Mededeling, Reference of Verwendungszweck, afhankelijk van Langue des documents (documenttaal)), in de e-mail die OrdoGrid samen met uw IBAN verstuurt, in de QR Code SEPA, en in de Peppol-factuur als BT-83, met een korte notitie over de betalingsvoorwaarden die de vervaldatum en de referentie herhaalt.
• Tekst die u in Communication typt, vervangt de gestructureerde mededeling overal: opgeslagen pdf, QR-code en Peppol. Uitzondering is Aperçu du PDF: dat toont altijd de referentie die uit N° is opgebouwd. OrdoGrid controleert de controlecijfers van een zelf ingevoerde referentie niet.
• Een leeg veld Communication wordt bij het opslaan opnieuw opgebouwd uit het factuurnummer.
• Dupliquer (dupliceren) geeft de kopie een nieuwe referentie op basis van haar eigen nummer.
• Creditnota's krijgen geen mededeling, geen QR-code en geen Peppol-betaalblok.
• Zonder IBAN op de factuur (standaard die uit Profil entreprise) is er geen QR-code, en heeft de Peppol-factuur geen betaalblok en dus geen BT-83. Hetzelfde geldt als er niets meer te betalen is (Montant à payer, het te betalen bedrag, op nul).

Levert uw nummeringsformaat meer dan tien cijfers op, dan worden alleen de laatste tien gebruikt. Zet de teller achteraan in het formaat, zodat de laatste tien cijfers van factuur tot factuur verschillen. Nummeringsformaten worden uitgelegd in Factuurnummering in België.

De stappen per factuur

1. Eenmaal per onderneming: open Profil entreprise (bedrijfsprofiel) en vul onder Informations bancaires (bankgegevens) uw IBAN in en kies uw bank voor de BIC. Alleen eigenaars en beheerders kunnen deze pagina wijzigen.
2. Maak de factuur met Nouvelle facture, selecteer de klant en behoud of wijzig het nummer in N°.
3. Klik in het voorbeeld op het betalingsvak. Controleer in Informations de paiement (betalingsgegevens) of de IBAN klopt en kies QR Code SEPA. Hebt u het nummer in N° gewijzigd, maak Communication dan leeg: OrdoGrid bouwt de referentie bij het opslaan van de factuur opnieuw op uit het definitieve nummer. Controleer anders of Communication een +++-referentie toont. Klik daarna in dat venster op Enregistrer: de betalingsgegevens worden toegepast, maar de factuur is nog niet opgeslagen.
4. Om de definitieve referentie vóór het versturen te bevestigen, slaat u de factuur op met Enregistrer (opslaan) bovenaan in de editor en opent u ze met de actie PDF in de factuurlijst. Vertrouw daarvoor niet op Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld): dat bouwt de referentie momenteel opnieuw op uit N° en toont niet de inhoud van Communication.
5. Verstuur met Envoyer en dan Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen).
6. Laat Communication na het versturen ongemoeid: uw klant heeft de referentie al, en de via Peppol afgeleverde XML verandert niet.

Ontvangen betalingen matchen in OrdoGrid

Met een abonnement dat Boekhouding omvat (Business op de tarievenpagina):

1. Open Boekhouding → Importeren en importeer uw rekeninguittreksel: CODA, CAMT.053, MT940, OFX, CSV, of pdf voor sommige banken.
2. Open Boekhouding → Transacties. Voor elke ontvangen betaling stelt OrdoGrid openstaande facturen voor. Een exacte overeenkomst van de gestructureerde mededeling is het doorslaggevende signaal. OrdoGrid herkent de 12 cijfers ook als de betaler ze in de vrije mededeling typte, met of zonder plustekens en schuine strepen. Ontwerpen worden niet voorgesteld.
3. Klik op Automatisch toepassen om in één keer de transacties te rechtvaardigen (aan een factuur te koppelen) waarvan de referentie exact overeenkomt met een openstaande factuur. Voorstellen die alleen op bedrag, datum, klantnaam of factuurnummer steunen, wachten op uw beslissing. Automatisch toepassen rechtvaardigt echter ook betalingen die u zelf hebt gedaan voor ontvangen Peppol-facturen wanneer het bedrag overeenkomt, ook zonder referentie. Controleer die lijnen achteraf in Boekhouding → Transacties.
4. Elke rechtvaardiging registreert een betaling Bankoverschrijving in het paneel Afrekening van de factuur: de factuur toont Payée (betaald), of Partiellement payée (gedeeltelijk betaald) als er minder binnenkwam. Registreer hetzelfde geld niet nog eens met de hand.

Zonder Boekhouding opent u de factuur, klikt u in Afrekening op Betaling registreren, kiest u Bankoverschrijving, vult u het ontvangen bedrag in en zet u de transactiereferentie van de bank of de mededeling in Referentie. De volledige werkwijze staat in Een factuur opvolgen en een gedeeltelijke betaling registreren.

Als u zelf de betaler bent. In Peppol → Inbox toont een ontvangen factuur een blok Paiement met Bénéficiaire (begunstigde), IBAN, Montant (bedrag), Communication en een QR-code. Neem de mededeling letterlijk over. Stuurde de leverancier geen betalingsreferentie mee, dan toont OrdoGrid daar het factuurnummer van de leverancier: dat is een vrije mededeling, geen gestructureerde mededeling, dus controleer de pdf van de leverancier voor u betaalt.

Rekenvoorbeeld: twee facturen voor hetzelfde bedrag

Atelier Mertens BV in Luik factureert Brasserie Delvaux NV in Namen op 5 oktober 2026 twee keer, telkens via Peppol en met als vervaldatum 4 november 2026.

Beide bases zijn 20.260.002 (97 × 208.866) plus 40 of 41, en dat geeft de controlecijfers. Wat er daarna gebeurt:

1. 20 oktober: € 1.210,00 komt binnen met +++002/0260/04341+++. Automatisch toepassen wijst het bedrag toe aan F-2026-0043, die Payée toont. Zonder referentie kan een overschrijving van € 1.210,00 van Brasserie Delvaux bij beide facturen horen.
2. 28 oktober: € 1.000,00 komt binnen met +++002/0260/04240+++. F-2026-0042 toont Partiellement payée, met nog € 210,00 open.
3. Na 4 november: uw herinnering vraagt de resterende € 210,00 met dezelfde referentie, +++002/0260/04240+++, en niet met een nieuwe.
4. 12 november: € 210,00 komt binnen met die referentie en wordt op dezelfde manier gerechtvaardigd; F-2026-0042 toont Payée.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken om te bewaren

• De factuur zoals uitgereikt (Origineel document in Afrekening) en, voor Peppol, de XML met de referentie in BT-83, te downloaden via Peppol → Outbox.
• De lijn op het rekeninguittreksel met bedrag, datum en mededeling: het CODA- of camt.053-bestand, of het pdf-uittreksel.
• De Mutatiegeschiedenis in het paneel Afrekening van de factuur, en de rechtvaardiging in Boekhouding → Transacties.
• De verstuurde herinneringen, elk met dezelfde referentie.
• De schriftelijke correspondentie met een klant die met een verkeerde of ontbrekende referentie betaalde.

Facturen bewaart u zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking: zie Facturen bewaren in België. Vraag uw accountant hoe lang u rekeninguittreksels bij uw boekhouding moet bewaren.

Veelgestelde vragen

Wat betekent OGM op een Belgische factuur?

OGM is de Nederlandse afkorting voor een overschrijving met gestructureerde mededeling; VCS is de Franse. Het is de referentie van 12 cijfers, weergegeven als +++002/0260/04240+++, die u letterlijk in de overschrijving overneemt, zodat het uittreksel van de begunstigde de betaling aan die factuur koppelt.

Is een gestructureerde mededeling verplicht op een Belgische factuur?

Nee. Ze hoort niet bij de vermeldingen van artikel 5 van koninklijk besluit nr. 1, en Peppol BIS behandelt de betalingsreferentie (BT-83) als facultatief. Het doorlopende factuurnummer is wel verplicht. De gestructureerde mededeling is een bankstandaard van Febelfin die wij aanraden op elke factuur die per overschrijving wordt betaald.

Hoe controleer ik of een gestructureerde mededeling geldig is?

Neem de eerste tien cijfers en deel ze door 97. De rest moet gelijk zijn aan de laatste twee cijfers; een rest van 0 komt overeen met 97. In een rekenblad geeft =REST(20260042;97) als resultaat 40, en dat klopt met +++002/0260/04240+++.

Mag ik voor een klant elke maand dezelfde gestructureerde mededeling gebruiken?

Dat raden wij af. Betalingen voor verschillende facturen zouden dezelfde referentie dragen en niet meer automatisch te matchen zijn. Geef elke factuur haar eigen referentie, en hergebruik die alleen in herinneringen voor diezelfde factuur.

Kan ik in OrdoGrid zelf een referentie invoeren?

Ja, in Communication onder Informations de paiement. Uw tekst vervangt dan de aangemaakte referentie op de pdf, in de QR-code en in de Peppol-factuur. OrdoGrid controleert de controlecijfers niet: controleer ze dus eerst, en houd de referentie uniek.

Vereist Peppol een gestructureerde mededeling?

Nee. BT-83 is een facultatief veld van Peppol BIS. OrdoGrid vult het met de mededeling in wanneer de factuur uw IBAN vermeldt en er nog iets te betalen is, zodat de software van de klant de overschrijving met de juiste referentie kan voorbereiden.

Er kwam een betaling binnen zonder referentie: wat nu?

Vergelijk bedrag, datum en klant met uw openstaande facturen, en rechtvaardig de transactie in Boekhouding → Transacties of registreer ze met Betaling registreren. Vraag de klant om de volgende keer de referentie te gebruiken; pas de factuur niet aan de betaling aan.

Kan een buitenlandse klant betalen met een gestructureerde mededeling?

Meestal wel, als vrije mededeling: buitenlandse banken zijn niet gebonden aan de standaard van Febelfin en hebben niet altijd een apart veld. Vraag de klant om de referentie letterlijk te plakken. Eist zijn systeem een internationale referentie, dan is een RF-referentie volgens ISO 11649 het alternatief.