Uw Peppol-ID delen met leveranciers: wat u stuurt en controleert

In België is uw Peppol-ID 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:0123456749. Elke Belgische deelnemer moet onder die identificatie ingeschreven zijn, dus een leverancier wiens software via Peppol verstuurt, vindt u zonder iets te vragen; de FOD Financiën raadt ondernemingen zelfs af hun klanten om een Peppol-ID te vragen. Wat leveranciers niet weten tenzij u het hen meldt, is vanaf wanneer u via Peppol ontvangt, welke vennootschap van uw groep ze moeten factureren en welke referentie ze vermelden. Dit draaiboek helpt u dat te melden.

Het is bedoeld voor Belgische ondernemingen die leveranciersfacturen ontvangen, in OrdoGrid of elders. De regels voor de identificatie staan in Peppol-ID uitgelegd, het controleren van de inschrijving van een ander in Peppol-deelnemer opzoeken, en de verwerking van binnengekomen facturen in Leveranciersfacturen ontvangen.

De regels achter het bericht

Wat de regels zeggen.

Wat wij aanraden. Stuur één kort bericht per juridische entiteit zodra uw ontvangst werkt, ook al verplicht geen enkele regel dat. Het zet leveranciers die nog pdf's mailen in beweging, voorkomt facturen aan de verkeerde vennootschap van een groep en geeft u een referentie om elke factuur aan een bestelling te koppelen.

Wat OrdoGrid doet. Wanneer u de ontvangst activeert, schrijft OrdoGrid uw onderneming in onder 0208: en de tien cijfers van uw BE-btw-nummer, voor facturen en creditnota's. Het schrijft geen identificatie op basis van het btw-nummer (9925) in en mailt uw leveranciers niet: u verstuurt het bericht vanuit uw eigen mailbox.

Peppol-ID (deelnemer-ID)

Het adres waarop het Peppol-netwerk documenten aan u bezorgt. In België is dat schema 0208 met uw ondernemingsnummer, geschreven als 0208:0123456749. Het identificeert de juridische entiteit, niet uw software, en verandert dus niet als u van provider wisselt.

Wie welk bericht nodig heeft

Stap 1: controleer waar leveranciersfacturen binnenkomen

1. Open in OrdoGrid Peppol en het tabblad Statut (status).

2. Lees de badge naast Statut d'inscription Peppol (inschrijvingsstatus). Envoi + réception (verzenden en ontvangen) betekent dat leveranciersfacturen in de Inbox van OrdoGrid binnenkomen; Envoi seul (alleen verzenden) betekent dat dat niet zo is.

3. Controleer of Réception (Inbox) op Enregistré (ingeschreven) staat, met "Depuis le" (sinds) en een datum, en of geen waarschuwing meldt dat uw Peppol-ID "est géré par un autre prestataire" (door een andere provider beheerd wordt): facturen gaan dan naar die provider. Staat er Non enregistré (niet ingeschreven), klik dan op Activer la réception (ontvangst activeren). De pagina Réception Peppol toont dan een van vier toestanden:

   • Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet gevonden): activeren schrijft u in.
   • Déjà inscrit sur le réseau Peppol (al ingeschreven): een andere provider ontvangt voor u en facturen komen daar binnen. OrdoGrid kan pas overnemen nadat die provider u heeft uitgeschreven, want het ondersteunt geen migratiesleutels. Kies Continuer en envoi seul (verder met alleen verzenden) om die provider te houden.
   • Déjà présent sur Peppol via notre access point (al op Peppol via ons toegangspunt): klik op Activer la réception om inkomende documenten aan deze onderneming te koppelen.
   • Référencé sur Peppol, access point non vérifié (vermeld op Peppol, toegangspunt niet geverifieerd): OrdoGrid vond u, maar kon niet nagaan welke provider voor u ontvangt. Controleer eerst lookup.peppol.org; activeren probeert u via het toegangspunt van OrdoGrid in te schrijven en wordt geweigerd als een andere provider uw ID beheert.

   Verschijnt daarnaast de waarschuwing Réception déjà liée sur la plateforme (al gekoppeld op het platform), dan ontvangt een andere OrdoGrid-onderneming voor dit btw-nummer. Klik in het tabblad Statut van die onderneming op Libérer la réception (ontvangst vrijgeven; alleen eigenaar of beheerder) en activeer de ontvangst daarna hier. Bent u lid van die onderneming, dan brengt Ouvrir … (openen) u daar.

4. Noteer uw ID: toont het blok Annuaire Peppol op hetzelfde tabblad een Identifiant Peppol (Peppol-ID), neem het dan daar over; anders is het 0208: en de tien cijfers van uw ondernemingsnummer, zonder punten, spaties of "BE". Het zijn de cijfers van uw Belgische btw-nummer.

5. Controleer van buitenaf op lookup.peppol.org, de tool waarnaar de FOD Financiën verwijst: geef 0208: en uw tien cijfers in. U moet als ingeschreven verschijnen, met facturen en creditnota's als de documenttypes getoond worden. De tool toont wie kan ontvangen, niet wie kan versturen.

Het blok Annuaire Peppol (Peppol-directory) op hetzelfde tabblad is de eigen controle van OrdoGrid of uw onderneming gevonden wordt; als dat bekend is, toont de regel Access point de réception (ontvangend toegangspunt) waar uw ID ingeschreven is: Notre access point (het toegangspunt van OrdoGrid) of Autre prestataire (andere provider). Stuur leveranciers niet naar de openbare zoekfunctie van de Peppol Directory: een vermelding daar is vrijwillig en wordt met vertraging geïndexeerd, dus geen vermelding betekent niet dat u onbereikbaar bent.

Stap 2: bepaal wat u doorgeeft

Laat weg: de naam van uw toegangspunt (het netwerk vindt die via uw ID), een vestigingseenheidsnummer en elk e-mailadres dat als ander kanaal voor facturen wordt aangeboden.

Stap 3: verstuur het bericht

Gebruik de versie in de taal van de leverancier en vul de gegevens tussen vierkante haken in: één bericht per juridische entiteit.

Onderwerp: [Naam] ontvangt facturen voortaan via Peppol

Geachte mevrouw, geachte heer,

Vanaf [datum] ontvangt [naam] facturen en creditnota's via het
Peppol-netwerk. Gelieve vanaf die datum al uw facturen via Peppol
te sturen en niet langer per e-mail, zodat geen enkele factuur
twee keer geboekt wordt.

Naam: [naam zoals ingeschreven in de KBO]
Ondernemingsnummer: [0000.000.000]
Peppol-ID: 0208:[tien cijfers]
Btw-nummer: BE [0000.000.000]
Facturatieadres: [straat en nummer, postcode, gemeente]
Te vermelden referentie: ons bestelbonnummer, anders de naam van
wie de bestelling plaatste
Vragen over een factuur: [e-mail of telefoon van de boekhouding]

Stuur ook uw creditnota's via Peppol en voeg bijlagen toe aan de
Peppol-factuur. Stuur facturen die u al per e-mail bezorgde niet
opnieuw. Vindt uw software ons niet, laat het ons dan weten voor u
terugvalt op e-mail.

Met vriendelijke groeten,

Objet : [Dénomination] reçoit désormais ses factures via Peppol

Madame, Monsieur,

À partir du [date], [dénomination] reçoit ses factures et notes de
crédit via le réseau Peppol. Merci de nous adresser toutes vos
factures via Peppol à partir de cette date et non plus par e-mail,
afin qu'aucune facture ne soit comptabilisée deux fois.

Dénomination : [dénomination inscrite à la BCE]
Numéro d'entreprise : [0000.000.000]
Identifiant Peppol : 0208:[dix chiffres]
Numéro de TVA : BE [0000.000.000]
Adresse de facturation : [rue et numéro, code postal, commune]
Référence à mentionner : notre numéro de bon de commande, à défaut
le nom de la personne qui a commandé
Questions sur une facture : [e-mail ou téléphone de la comptabilité]

Merci d'envoyer aussi vos notes de crédit via Peppol et de joindre les
annexes à la facture Peppol. Ne renvoyez pas les factures déjà
envoyées par e-mail. Si votre logiciel ne nous trouve pas,
prévenez-nous avant de passer par l'e-mail.

Avec nos salutations distinguées,

Subject: [Legal name] now receives invoices on Peppol

Dear Sir or Madam,

From [date], [legal name] receives invoices and credit notes on the
Peppol network. Please send all your invoices to us on Peppol from
that date and no longer by email, so that no invoice is booked twice.

Legal name: [name as registered in the KBO/BCE]
Enterprise number: [0000.000.000]
Peppol ID: 0208:[ten digits]
VAT number: BE [0000.000.000]
Invoicing address: [street and number, postcode, municipality]
Reference to quote: our purchase order number, otherwise the name
of the person who ordered
Questions about an invoice: [accounts payable email or phone]

Please send credit notes on Peppol too, and attach supporting documents
to the Peppol invoice. Do not resend invoices already emailed.
If your software cannot find us, please let us know before falling
back on email.

Kind regards,

Stap 4: volg de overstap op

Houd in een rekenblad één rij per leverancier bij: leverancier en taal, datum van het bericht, laatste pdf-factuur (nummer en datum), eerste Peppol-factuur (nummer en datum), status (overgestapt, niet klaar, stuurt dubbel, verkeerde entiteit of geen antwoord) en volgende actie met een datum.

Een leverancier is overgestapt zodra zijn eerste factuur in Peppol → Inbox verschijnt; eigenaars en beheerders krijgen ook een e-mail met als onderwerp "[Peppol] 1 nieuw document ontvangen". Open het document, controleer of de getoonde Client (klant) uw juridische entiteit is en werk de rij bij. Stuur een herinnering naar leveranciers die na twee of drie weken nog niet hebben geantwoord.

Uitgewerkt voorbeeld: Atelier Nord BV laat zijn leveranciers overstappen

Atelier Nord BV is een schrijnwerkerij in Gent, ondernemingsnummer 0123.456.749 (btw BE 0123.456.749, Peppol-ID 0208:0123456749). De zustervennootschap Atelier Nord Services BV, opgericht na september 2023, heeft een eigen ondernemingsnummer 1987.654.318 en een eigen OrdoGrid-onderneming met actieve ontvangst (0208:1987654318).

Op 28 augustus 2026 opent de officemanager Peppol → Statut: Envoi + réception, en Réception (Inbox) staat op Enregistré; lookup.peppol.org vindt 0208:0123456749. Op 31 augustus stuurt ze het Nederlandstalige bericht naar drie Vlaamse leveranciers en het Franstalige naar een drukkerij in Namen, met 1 september als startdatum.

De officemanager mailt de notitie ook naar Elektro Claes, voor het geval die leverancier niet ingeschreven is voor factuurantwoorden (Invoice Responses). Op 14 september stuurt Elektro Claes aan Atelier Nord BV een creditnota van € 1.452,00 met verwijzing naar 2026/554, en een nieuwe factuur van € 1.452,00 aan Atelier Nord Services BV. Atelier Nord bewaart de afgewezen factuur, het antwoord en de creditnota samen voor zijn accountant. Eind september factureren drie van de vier leveranciers via Peppol; Imprimerie Ledoux moet nog een herinnering krijgen, en de volgende factuur van De Smet toont of de e-mailkopie gestopt is.

Verwarring over de identificatie bij leveranciers

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken die u bewaart

• Het gedateerde bericht aan elke leverancier en hun antwoorden, zeker de antwoorden "niet klaar".
• Uw opvolglijst, tot al uw vaste leveranciers overgestapt zijn.
• Bij de start en na elke wissel van provider: een gedateerde schermafbeelding van Peppol → Statut met Réception (Inbox): Enregistré en de datum bij "Depuis le", en een gedateerd resultaat van lookup.peppol.org. Ze tonen vanaf wanneer u kon ontvangen, en daar draait de boete van € 1.500 om.
• De eerste Peppol-factuur van elke leverancier: selecteer de rijen in de Inbox en download ze als ZIP, met een map xml/ en een map pdf/. Het ZIP-bestand bevat uw antwoorden niet; bewaar voor elk RE-antwoord dat u stuurde een gedateerde schermafbeelding van Réponses envoyées (verzonden antwoorden) bij dat document.

Bewaar ontvangen facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na hun uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025); facturen die verband houden met de herziening van btw op onroerende goederen moet u mogelijk 15 of 25 jaar bewaren. OrdoGrid is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn: bewaar de ZIP-bestanden in uw eigen archief.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn Peppol-ID aan mijn leveranciers bezorgen?

Geen enkele regel verplicht dat. Elke Belgische deelnemer moet onder 0208 en zijn ondernemingsnummer ingeschreven zijn, dus leveranciers op Peppol vinden u, en de FOD Financiën zegt dat ze er niet om zouden moeten vragen. Een bericht blijft nuttig om te melden vanaf wanneer u ontvangt, welke entiteit ze factureren en welke referentie ze vermelden.

Is mijn btw-nummer mijn Peppol-ID?

Niet in OrdoGrid. Schema 9925 met het btw-nummer is een geldige, vrijwillige identificatie, maar de identificatie die elke Belgische deelnemer moet hebben is 0208 met het ondernemingsnummer, en dat is de enige die OrdoGrid inschrijft.

Mijn ondernemingsnummer begint met 1. Wat is mijn Peppol-ID?

0208, een dubbelpunt en uw tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:1987654318. Zet er geen nul voor: een waarde die niet precies tien cijfers telt, wordt bij de formaatcontrole geweigerd.

We ontvangen in de tool van onze accountant en gebruiken OrdoGrid alleen om te versturen. Wat zeggen we leveranciers?

Niets nieuws. Uw Peppol-ID blijft hetzelfde en leveranciersfacturen komen verder in die tool binnen. Laat OrdoGrid op alleen verzenden staan; de Inbox blijft leeg.

Een leverancier blijft pdf-facturen mailen. Mag ik ze weigeren?

In principe wel, als hij gestructureerde facturen zou moeten sturen. Aanvaardt u de pdf, dan behoudt u uw btw-aftrek. Boek hem één keer, en nooit opnieuw als dezelfde factuur later via Peppol binnenkomt.