Uitgereikte factuur corrigeren, annuleren of crediteren in België

Zodra de klant een factuur heeft ontvangen, wijzigt u ze niet meer: u corrigeert ze met een creditnota die ernaar verwijst en, als iets anders gefactureerd moet worden, reikt u een nieuwe factuur uit met een nieuw nummer. Alleen een ontwerp dat OrdoGrid nooit heeft verlaten, mag u gewoon aanpassen. Deze gids helpt u de juiste correctie te kiezen, de Belgische regels toe te passen en alles in OrdoGrid uit te voeren, inclusief het saldo en de terugbetaling die volgen.

Deze gids is bedoeld voor Belgische btw-plichtigen die met OrdoGrid factureren en voor de boekhouders die hun correcties controleren. Is een Peppol-verzending mislukt, maar is de factuur zelf juist, volg dan Mislukte Peppol-verzending of afgewezen Peppol-factuur herstellen. De XML-kant van een Peppol-creditnota leest u in Een Peppol-factuur corrigeren met een gestructureerde creditnota.

Aanpassen, crediteren of crediteren en opnieuw factureren: kies op basis van de status van de factuur

Klik op de factuur in Facturen (pagina Factures): het zijpaneel toont de status en het paneel Afrekening met betalingen, creditnota's en saldo. OrdoGrid zet een factuur op Envoyée (verstuurd) wanneer ze gemaild wordt of wanneer het Peppol-netwerk de verzending aanvaardt (nog niet de klant), en een Peppol-verzending verschijnt ook in Peppol → Outbox.

Gedeeltelijk crediteren, volledig crediteren of een nieuwe factuur: kies op basis van de fout

Volledig crediteren en opnieuw factureren wanneer de btw, de regeling, de klant, het adres of de omschrijving verandert, is onze aanbeveling, geen wettelijke verplichting: OrdoGrid kent geen ander verbeterend stuk dan de creditnota, en elk document vermeldt dan één consistente klant, maatstaf van heffing, tarief en totaal. Uw boekhouder kan een andere methode verkiezen en bij een gewone tikfout een lichtere correctie aanvaarden.

Wat de Belgische wet van een creditnota vraagt

Verbeterend stuk

De wettelijke naam (document rectificatif in het Frans) van een document dat een factuur na uitreiking corrigeert. In de praktijk, en in OrdoGrid, is dat een creditnota.

• Wanneer. Een verbeterend stuk moet worden uitgereikt wanneer een factuur na uitreiking verbeterd moet worden. Het verwijst naar de factuur die het verbetert, en u bewaart een kopie (koninklijk besluit nr. 1, art. 12).
• Inhoud. Een creditnota mag de vorm van een vereenvoudigde factuur hebben (art. 13), behalve wanneer ze een handeling verbetert bedoeld in artikel 14, §3, 15, §§1 en 2, 25ter of 39bis Btw-Wetboek (bijvoorbeeld een afstandsverkoop of een vrijgestelde intracommunautaire levering) of een handeling waarvoor de medecontractant de btw verschuldigd is op grond van artikel 51, §2 of §4 (bijvoorbeeld de medecontractantregeling in de bouw): dan moet ze alle vermeldingen van een volledige factuur bevatten (art. 5). Een vereenvoudigde creditnota vermeldt minstens haar datum en volgnummer; uw naam, adres van de zetel en btw-nummer; het btw-nummer van de klant of, bij gebrek daaraan, zijn naam en volledig adres; de aard van de goederen of diensten; de maatstaf van heffing en het totale btw-bedrag per tarief; en een specifieke, ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, met de vermeldingen die gewijzigd worden.
• Nummering en boeken. Het nummer moet opeenvolgend en uniek zijn, "volgens één of meer reeksen" (art. 5, §1, 1°), en creditnota's komen in hetzelfde dagboek van uitgaande facturen als de facturen (art. 14, §2). Een aparte reeks voor creditnota's is gangbare praktijk, geen wettelijke verplichting; zie Factuurnummering in België.
• Formaat. Sinds 1 januari 2026 is elk document dat een gestructureerde e-factuur wijzigt en ernaar verwijst zelf een gestructureerde e-factuur, uitgereikt in hetzelfde formaat (art. 53, §2bis Btw-Wetboek, wet van 6 februari 2024). Concreet: een Peppol-factuur corrigeert u met een Peppol-creditnota (FAQ van de FOD Financiën, V5). Voor een creditnota van 2026 op een pdf-factuur van 2025 geldt geen formaatvereiste: een pdf volstaat als de klant ze aanvaardt (V23).
• Verkeerde bestemmeling. Een factuur die naar de verkeerde vennootschap ging, blijft in uw dagboek van uitgaande facturen, de btw ervan komt in uw btw-aangifte als die verschuldigd is, en ze wordt gecorrigeerd met een creditnota (V29). De ontvanger hoort ze te weigeren, bijvoorbeeld met een Peppol-antwoord RE, en mag ze niet boeken (V28).

De vermelding over terug te storten btw op het exemplaar van de klant

Krijgt u via een creditnota btw terug die u had aangerekend (een teruggaaf), dan verplicht koninklijk besluit nr. 4, art. 4, §1, u om het verbeterend stuk op te maken met het terug te geven bedrag, het in te schrijven in een daartoe gehouden register en, in de gevallen bedoeld in artikel 79 van het Btw-Wetboek, de klant een exemplaar te bezorgen met deze vermelding:

"T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite"

Vrij vertaald: btw die aan de Staat moet worden teruggestort voor zover ze oorspronkelijk werd afgetrokken. Een klant die de btw had afgetrokken, stort ze terug via rooster 63 van zijn btw-aangifte. U recupereert de btw in de aangifte over het tijdvak waarin de oorzaak van de teruggaaf zich voordeed, niet door de oorspronkelijke aangifte te wijzigen (KB nr. 4, art. 5, §1, zoals vervangen door het koninklijk besluit van 20 februari 2004).

Welke creditnota's onder artikel 79 vallen, hangt af van de reden van de teruggaaf: laat dat bevestigen door uw boekhouder. OrdoGrid zet de vermelding op elke creditnota met Belgische btw aan een klant met een btw-nummer. We citeren alleen de Franse tekst van het besluit, zoals opgenomen in de geconsolideerde verzameling van btw-besluiten van de FOD Financiën; laat voor een creditnota in een andere taal uw boekhouder de tekst nakijken die OrdoGrid in die taal afdrukt.

Wat OrdoGrid vergrendelt en bewaart zodra een factuur uitgereikt is

• Vergrendelde bedragen. Zodra een factuur een geregistreerde betaling heeft, of via Peppol is voorbereid of verstuurd, kunnen lijnen, prijzen, btw, kortingen, klant en nummer niet meer gewijzigd worden (fout DOCUMENT_FINANCIAL_CONTENTS_LOCKED). Notities en andere niet-financiële velden blijven aanpasbaar. Elke creditnota wordt op dezelfde manier vergrendeld vanaf de eerste keer opslaan.
• Facturen die alleen gemaild werden zijn niet vergrendeld. Bij het openen toont OrdoGrid Éditer ce document ?, en Éditer quand même (toch bewerken) maakt bij het opslaan een nieuwe pdf. De klant houdt de oude pdf onder hetzelfde nummer, dus gebruik dit alleen als u zeker weet dat hij de factuur nooit ontving. Wijzigt u lijnen, bedragen of de klant, dan toont Origineel document daarna de nieuwe versie: OrdoGrid bewaart de pdf die de klant ontving niet meer.
• Het origineel blijft beschikbaar. Afrekening linkt naar Origineel document (de pdf zoals uitgereikt) en Actueel overzicht (een gedateerd overzicht van betalingen en creditnota's). Voor Peppol-verzendingen archiveert OrdoGrid de exacte XML en pdf die verstuurd werden, te downloaden via Peppol → Outbox.
• Verwijderen. Alleen een ontwerp zonder betaling, Peppol-verzending, gekoppeld document of betaallink kan worden verwijderd. Een creditnota die aan een factuur gekoppeld is, kan nooit worden verwijderd.

Een creditnota aanmaken en versturen in OrdoGrid

U hebt de rol van eigenaar of beheerder nodig.

1. Begin bij de factuur. Vink in Facturen (Factures) precies één factuur aan en klik op Note de crédit (creditnota). U kunt ook Creditnota's (Notes de Crédit) openen, op Nouvelle note de crédit (nieuwe creditnota) klikken en de factuur kiezen in Sélectionner une facture (factuur selecteren). Beide wegen beginnen bij een factuur die al in OrdoGrid bestaat.
2. Controleer wat vooraf ingevuld is. De creditnota neemt klant, lijnen en btw-regeling van de factuur over. Facture d'origine (oorspronkelijke factuur) toont het oorspronkelijke Numéro en de Date, en Notes vermeldt "Note de crédit pour la facture" gevolgd door het factuurnummer. N° stelt het volgende creditnotanummer voor (standaard NC-2026-0001, NC-2026-0002…) en Date is vandaag.
3. Bepaal het bedrag. Voor een volledige creditering houdt u alle lijnen. Voor een gedeeltelijke verwijdert u de lijnen die u niet crediteert, of verlaagt u Quantité of Prix Unitaire. Houd de bedragen positief: het documenttype maakt er een creditering van. Laat Options de TVA zoals op het origineel; was de regeling zelf fout, crediteer dan volledig en factureer opnieuw.
4. Noteer de reden in Notes na de vooraf ingevulde tekst, bijvoorbeeld "taux de TVA erroné (21 % au lieu de 12 %)" voor een Franstalig document. De vermelding over terug te storten btw typt u niet: OrdoGrid voegt ze toe wanneer die geldt.
5. Controleer met Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld): oorspronkelijk nummer en datum, lijnen, totalen. De creditnota kan niet hoger zijn dan wat nog te crediteren valt; anders mislukt het opslaan met de melding "Het bedrag van de creditnota overschrijdt het resterende saldo van de factuur."
6. Sla op (Opslaan). Vanaf nu liggen de bedragen van de creditnota vast, kan ze niet meer verwijderd worden en telt ze al mee in het saldo van de factuur.
7. Verstuur ze zoals het origineel. Klik op Envoyer, kies het kanaal en klik daarna op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen):
   • Origineel via Peppol: laat Envoi électronique via Peppol (elektronische verzending via Peppol) aangevinkt (OrdoGrid vinkt het aan als het de klant op het netwerk vindt) en vink Email uit, dat vooraf aangevinkt is als de klant een e-mailadres heeft. Vanuit de lijst verstuurt de wereldbolknop Envoyer à Peppol alleen via Peppol. Sinds 8 september 2026 raadt het forum van Belgische Peppol-dienstverleners aan een klant die via Peppol ontvangt geen extra kopie per e-mail te sturen, omdat die dubbel geboekt kan worden (een aanbeveling, geen verbod).
   • Origineel per e-mail: gebruik alleen Email.
8. Controleer de aflevering in Peppol → Outbox met Vérifier. Traité betekent afgeleverd via het netwerk, niet aanvaard door de klant.
9. Werk de status bij als u die opvolgt. Wordt de creditnota aanvaard voor aflevering via Peppol, dan zet OrdoGrid ze automatisch van Brouillon op Envoyée. Mailen verandert haar status niet, en de andere statussen (Traitée…) veranderen alleen als u ze instelt met Statut.

Via Peppol verstuurt OrdoGrid een UBL-CreditNote (typecode 381) met het nummer van de oorspronkelijke factuur als verwijzing naar de vorige factuur (BG-3, BT-25). Een creditnota betaalt zelf niets terug: het blok Remboursement (terugbetaling) in de zijbalk herinnert daaraan en biedt voor een OrdoGrid-factuur Ouvrir la facture d'origine (oorspronkelijke factuur openen) aan, waar u het terugbetaalde geld registreert, zoals hieronder beschreven.

Hoe een creditnota het saldo en de terugbetalingen verandert

Open de oorspronkelijke factuur opnieuw: het paneel Afrekening toont nu de creditering.

Terugbetaling registreren verschijnt alleen zolang Terug te betalen groter is dan nul, en de terugbetaling kan dat bedrag niet overschrijden. Vul Bedrag, Methode (bijvoorbeeld Bankoverschrijving), Tijdstip (UTC) en Referentie in en vink Ik bevestig dat dit bedrag al is ontvangen of terugbetaald. aan. Registreer de terugbetaling pas nadat het geld uw rekening heeft verlaten. Een terugbetaling of betaling die per vergissing werd geregistreerd, draait u terug met Terugbetaling terugdraaien of Betaling terugdraaien: OrdoGrid past een mutatie nooit aan, het voegt een terugdraaiing toe die zichtbaar blijft in de Mutatiegeschiedenis.

OrdoGrid verrekent een creditering niet met een andere factuur. Wil de klant het gecrediteerde bedrag liever aftrekken van een latere factuur dan terugbetaald worden, spreek dat dan schriftelijk af en vraag uw boekhouder hoe u het registreert; registreer nooit een terugbetaling die niet gebeurd is.

De vervangende factuur uitreiken

1. Maak ze aan met Nouvelle facture, of gebruik Dupliquer op het origineel en corrigeer de kopie. Een nieuwe factuur kan ook lijnen overnemen via Importer depuis une facture.
2. Controleer dat N° een nieuw nummer in de factuurreeks toont. Hergebruik nooit het gecrediteerde nummer: elk nummer moet één enkele factuur identificeren, en OrdoGrid weigert een nummer dat al bestaat.
3. Neem de referenties van de klant over: het N° bon de commande (bestelbonnummer) als hij er een gebruikt, de afgesproken vervaldag en een nieuwe gestructureerde mededeling in plaats van die van de gecrediteerde factuur.
4. We raden een regel in Notes aan zoals "Remplace la facture F-2026-0042, créditée par la note de crédit NC-2026-0005", zodat de klant de documenten aan elkaar kan koppelen.
5. Verstuur ze langs hetzelfde kanaal als de creditnota.

Voorbeeld 1: verkeerd btw-tarief op een Peppol-factuur

Domaine des Hêtres SRL in Durbuy ontvangt van 20 tot 22 april 2026 een seminarie van Peeters Consultancy BV (Leuven): 20 overnachtingen aan € 50,00. Sinds 1 maart 2026 valt gemeubeld logies onder 12 % (voordien 6 %), maar de factuurlijn hield het standaardtarief van OrdoGrid, 21 %. De documenttaal van het hotel is Frans.

1. De boekhouder van Peeters wijst op 28 april op het tarief; er is nog niets betaald.
2. In Facturen (Factures) vinkt de boekhoudster van Domaine des Hêtres F-2026-0042 aan en klikt op Note de crédit. Lijn, tarief van 21 % en klant zijn vooraf ingevuld; ze houdt alles.
3. In Notes schrijft ze: "Note de crédit pour la facture F-2026-0042 – taux de TVA erroné (21 % au lieu de 12 %)." OrdoGrid voegt "T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite" zelf toe, omdat de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft.
4. Ze controleert het voorbeeld en slaat op, laat in Envoyer het vakje Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vinkt Email uit en klikt op Sauvegarder & Envoyer. De Outbox toont Traité.
5. F-2026-0042 toont nu Creditnota's € 1.210,00 en Openstaand € 0,00, en Annulée in de lijst.
6. Ze dupliceert F-2026-0042, zet de lijn op 12 %, controleert het nieuwe nummer F-2026-0047, voegt "Remplace la facture F-2026-0042" toe en verstuurt via Peppol. Peeters betaalt € 1.120,00.

Effect op de btw: Domaine des Hêtres recupereert € 210,00 via de creditnota en is € 120,00 verschuldigd op de nieuwe factuur, in totaal € 90,00 minder. Het deel van de € 210,00 dat Peeters heeft afgetrokken, stort Peeters terug via rooster 63 van zijn btw-aangifte.

Voorbeeld 2: gedeeltelijke creditering nadat de klant betaalde

Studio Lambert SRL (Namen) factureert Atelier Claes BV (Gent) 10 dagen webontwikkeling aan € 650,00: factuur F-2026-0051 van 30 april 2026, € 6.500,00 + 21 % btw € 1.365,00 = € 7.865,00. Claes betaalt alles op 12 mei, geregistreerd met Betaling registreren. Op 18 mei stellen beide partijen vast dat één dag niet gepresteerd werd.

1. Creditnota NC-2026-0006 wordt aangemaakt vanuit F-2026-0051 met Quantité verlaagd van 10 naar 1: € 650,00 excl. btw, € 136,50 btw, € 786,50 in totaal. Notes: "Note de crédit pour la facture F-2026-0051 – une journée non prestée"; OrdoGrid voegt de vermelding over terug te storten btw zelf toe.
2. Na opslaan en versturen toont Afrekening op F-2026-0051 Factuurtotaal € 7.865,00, Betalingen (inclusief vooruitbetalingen) € 7.865,00, Creditnota's € 786,50, Openstaand € 0,00 en Terug te betalen € 786,50.
3. Studio Lambert schrijft op 20 mei € 786,50 over en klikt op Terugbetaling registreren: bedrag 786,50, methode Bankoverschrijving, referentie "Remboursement NC-2026-0006", bevestiging aangevinkt. Uitgevoerde terugbetalingen toont € 786,50, en de regel Terug te betalen verdwijnt: de klant heeft niets meer tegoed.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Geen creditnota: onbetaalde en afgeschreven facturen

Een klant die niet betaalt, is geen reden voor een creditnota: de factuur was juist. Volg het saldo op zoals beschreven in Een factuur opvolgen en een gedeeltelijke betaling registreren.

• De herinneringsstatussen (1er rappel, 2e rappel, Dernier rappel, Recouvrement) en Abandonnée (afgeschreven) dienen voor uw eigen opvolging. Ze versturen niets, maken geen creditnota en veranderen niets aan de btw.
• Btw terugkrijgen op een factuur die nooit betaald zal worden, valt onder aparte teruggaafregels voor het verlies van een schuldvordering, met eigen voorwaarden. Vraag raad aan uw boekhouder voordat u daarvoor enig document uitreikt.
• Betaalt de klant toch, zet de factuur Abandonnée dan terug op Brouillon. OrdoGrid vraagt u te bevestigen in Afgeschreven factuur heractiveren, na controle van gekoppelde creditnota's en boekingen. Registreer daarna de betaling.

Welke bewijsstukken u bewaart

Bewaar deze stukken 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), en langer voor stukken die verband houden met de herziening van btw op onroerende goederen:

• de oorspronkelijke factuur: de pdf Origineel document en, voor Peppol, de XML uit Peppol → Outbox (de oorspronkelijke XML bewaren wordt sterk aanbevolen);
• de pdf en XML van de creditnota, met de verwijzing naar het origineel;
• de reden: de e-mail van de klant, zijn Peppol-antwoord of uw schriftelijk akkoord over de vermindering;
• voor terugbetalingen: de lijn op het rekeninguittreksel die overeenstemt met de geregistreerde terugbetaling;
• de vervangende factuur.

Bezorg de stukken samen aan uw boekhouder en vermeld bij welk aangiftetijdvak de creditnota hoort. Voor een gebundelde export selecteert u lijnen in Factures of Notes de Crédit en klikt u op Downloaden (tooltip: Downloaden als ZIP); op de pagina Peppol selecteert u lijnen en downloadt u een zip met de mappen xml/ en pdf/. OrdoGrid is geen wettelijke archiveringsdienst en geeft geen bewaringsgarantie.

Veelgestelde vragen

Mag ik een factuur die de klant nog niet betaalde gewoon aanpassen?

Alleen als ze nooit verstuurd werd. Zodra de klant ze per e-mail of via Peppol ontving, vereist de Belgische wet een verbeterend stuk dat ernaar verwijst (koninklijk besluit nr. 1, art. 12). OrdoGrid vergrendelt de bedragen na een Peppol-verzending of een geregistreerde betaling; een factuur die alleen gemaild werd, blijft aanpasbaar, maar de klant zou een andere versie onder hetzelfde nummer houden.

Hebben creditnota's een eigen nummerreeks nodig?

Nee. De wet laat één of meer reeksen toe en schrijft voor dat creditnota's in hetzelfde dagboek van uitgaande facturen worden ingeschreven als de facturen. OrdoGrid gebruikt standaard een aparte NC-reeks. U kunt het formaat ervan wijzigen onder Profil entreprise → Formats de numérotation, maar elk documenttype houdt een eigen teller bij, dus houd een ander voorvoegsel aan dan voor uw facturen.

Moet de creditnota voor een Peppol-factuur naar het origineel verwijzen?

Ja. Ze moet via Peppol verstuurd worden, in hetzelfde formaat als het origineel, en de Belgische wet vraagt een specifieke, ondubbelzinnige verwijzing naar de gecorrigeerde factuur. Peppol BIS Billing maakt de verwijzing naar de vorige factuur (BG-3) facultatief, maar OrdoGrid vult ze altijd in met het oorspronkelijke nummer, en de pdf toont het oorspronkelijke nummer en de datum.

Moet de vermelding over terug te storten btw op mijn creditnota staan?

Koninklijk besluit nr. 4 vereist ze op het exemplaar van de klant in de gevallen bedoeld in artikel 79 van het Btw-Wetboek, wanneer u via de creditnota btw recupereert. Laat uw boekhouder bevestigen voor welke creditnota's dat geldt. OrdoGrid voegt ze automatisch toe op een creditnota met Belgische btw aan een klant met een btw-nummer, op de pdf en in de Peppol-XML: u hoeft ze niet te typen.

De klant heeft al betaald. Hoe regel ik de terugbetaling?

Na de creditnota toont de Afrekening van de factuur Terug te betalen. Betaal de klant terug en klik dan op Terugbetaling registreren met bedrag, methode, datum en bankreferentie. Registreer niets zolang het geld uw rekening niet echt verlaten heeft.

Kan ik een per vergissing aangemaakte creditnota verwijderen?

Nee. Een creditnota die aan een factuur gekoppeld is, kan nooit verwijderd worden en de bedragen liggen vast vanaf de eerste keer opslaan. Vraag uw boekhouder hoe u het effect ongedaan maakt, bijvoorbeeld met een nieuwe factuur voor het per vergissing gecrediteerde bedrag.

Annuleert een Peppol-weigering mijn factuur?

Nee. Een antwoord RE zegt dat de koper de factuur niet verder verwerkt, maar ze blijft in uw dagboek van uitgaande facturen. Zoek de reden: is ze fout of naar de verkeerde vennootschap gestuurd, corrigeer ze dan met een volledige creditnota en zo nodig een nieuwe factuur.