Peppol of EDI in België: wat is conform sinds 2026

Sinds 1 januari 2026 moet een factuur tussen twee in België gevestigde ondernemingen een gestructureerde elektronische factuur zijn die de Europese norm EN 16931 volgt. Het wettelijke standaardformaat is Peppol BIS (UBL), verstuurd via het Peppol-netwerk. Een bestaande EDI-koppeling mag die facturen in plaats daarvan alleen overbrengen als beide partijen akkoord gaan en het bericht een EN 16931-factuur in UBL 2.1 of UN/CEFACT CII is; een klassiek EDIFACT-factuurbericht komt niet in aanmerking. Wat u ook afspreekt, uw onderneming moet Peppol BIS blijven kunnen verzenden en ontvangen.

Deze gids is bedoeld voor leveranciers van wie de grote klanten met EDI, een VAN of een portaal werken, en voor de financiële en IT-teams die die stromen beheren. U deelt er elke stroom mee in, kiest per klant het wettelijke kanaal en laat EDI en Peppol samenlopen zonder dubbele facturen. Wie onder de verplichting valt, leest u in de Belgische B2B-e-facturatieverplichting; de velden van een gestructureerde factuur in EN 16931 en UBL.

De regel: wat een EDI-koppeling sinds 2026 mag overbrengen

Wat de wet vereist. Een in België gevestigde btw-plichtige moet een gestructureerde elektronische factuur uitreiken voor leveringen en diensten aan een in België gevestigde btw-plichtige klant die de leverancier zijn Belgische btw-nummer moet meedelen (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek). Het koninklijk besluit nr. 1 legt het formaat en het kanaal vast:

De FOD Financiën raadt aan elk akkoord over een ander formaat of kanaal uitdrukkelijk en schriftelijk te sluiten, omdat een stilzwijgend akkoord alleen uit het gedrag van de partijen kan worden afgeleid en moeilijk te bewijzen is (FAQ over elektronische facturatie, vraag 13). Geen van beide partijen kan haar voorkeur opleggen: een klant kan u niet verplichten zijn portaal te gebruiken zonder uw duidelijke schriftelijke toestemming (B2B-FAQ, vraag 18), en een klant die op Peppol geregistreerd is, heeft daarmee aanvaard er gestructureerde facturen te ontvangen (vraag 9).

Europese syntaxlijst

De lijst, vastgesteld op grond van richtlijn 2014/55/EU, van de twee syntaxen waarin een EN 16931-factuur mag worden uitgedrukt: UBL 2.1-berichten voor facturen en creditnota's, en de Cross Industry Invoice (CII) D16B van UN/CEFACT. De Europese Commissie vermeldt dat UN/EDIFACT niet op de lijst staat.

De norm heeft wel een technische syntaxbinding voor EDIFACT (CEN/TS 16931-3-4, INVOIC D16B). Omdat EDIFACT niet op de syntaxlijst staat, aanvaardt het Belgische recht het niet, ook niet als het volledig op EN 16931 is afgestemd (Europese Commissie, vereiste syntaxen).

Klassieke EDI

Elektronische gegevensuitwisseling die per handelsrelatie wordt opgezet: een berichtformaat (vaak EDIFACT, zoals de EANCOM-subset in de retail, of de eigen XML van de afnemer) dat over een kanaal voor die partner loopt, bijvoorbeeld een VAN (value-added network), AS2, SFTP of een leveranciersportaal.

Welke stromen geldig zijn voor een Belgische B2B-factuur onder de verplichting

Buiten de Belgische verplichting (klanten die in het buitenland gevestigd zijn, particulieren) blijft een EDIFACT-factuur een gewone elektronische factuur waarvoor het akkoord van de klant nodig is. Berichten die geen facturen zijn, zoals bestellingen (ORDERS) en verzendberichten (DESADV), vallen niet onder de verplichting en kunnen via EDI blijven lopen.

Peppol en klassieke EDI vergeleken

Peppol is zelf een vorm van EDI: gestructureerde gegevens die tussen systemen worden uitgewisseld. Het verschil is dat het netwerk, de identificaties en de regels gedeeld zijn, zodat één aansluiting elke geregistreerde onderneming bereikt. De basis van het netwerk leest u in Peppol-toegangspunten.

Wat ‘gecertificeerd’ betekent voor een Peppol-toegangspunt

In België wordt een Peppol-dienstverlener lid van OpenPeppol, ondertekent hij de Peppol-dienstverlenersovereenkomst met de Belgische Peppol-autoriteit, slaagt hij voor conformiteitstests met testcertificaten, ontvangt hij productiecertificaten en wordt hij daarna opgenomen in de lijsten van gecertificeerde dienstverleners van OpenPeppol en van de autoriteit (Belgische Peppol-autoriteit). De FOD BOSA vervult die rol sinds 2016; de FOD Financiën neemt hem over vanaf 2027. Om een dienstverlener na te gaan, ook een EDI-dienstverlener die Peppol aanbiedt, zoekt u hem op in de lijst van gecertificeerde dienstverleners van OpenPeppol, die per dienstverlener de Peppol-autoriteit vermeldt. OpenPeppol eist bovendien dat zijn dienstverleners uiterlijk op 1 oktober 2027 over ISO/IEC 27001 of een goedgekeurd equivalent beschikken; die verplichting rust op de dienstverlener, niet op u.

Te vergelijken kosten

Vraag offertes per kostenpost op, want de prijzen verschillen per dienstverlener en volume. Kleine vennootschappen en zelfstandige natuurlijke personen kunnen 120 % van de kosten van facturatiesoftware aftrekken waarmee ze gestructureerde facturen uitreiken, verzenden en ontvangen, zoals abonnementen en implementatieadvies maar geen afschrijvingen, voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 (wet van 6 februari 2024); vraag uw accountant of bepaalde EDI- of VAN-kosten in aanmerking komen.

Een bestaande EDI-factuurstroom testen in zes vragen

Voer deze controle uit voor elke klant die uw facturen buiten Peppol ontvangt.

1. Welke syntax heeft het factuurbericht? EDIFACT, eigen XML of een flatfile: niet conform voor een klant onder de verplichting, ga naar de kanaalkeuze hieronder. UBL 2.1 of CII D16B: ga verder.
2. Vermeldt en volgt het bericht EN 16931? De specificatie-identificatie (BT-24) zou moeten beginnen met urn:cen.eu:en16931:2017, en uw dienstverlener zou een foutloos validatierapport volgens de officiële EN 16931-regels moeten kunnen tonen voor echte facturen en creditnota's.
3. Is er een schriftelijk akkoord dat het formaat, het kanaal, de documenttypes (facturen en creditnota's) en de begindatum vermeldt?
4. Kunnen beide partijen nog Peppol BIS uitreiken en ontvangen? Controleer uw eigen registratie en die van de klant op lookup.peppol.org door 0208: en daarna het ondernemingsnummer in te geven. De opzoeking toont of iemand kan ontvangen, niet of hij kan verzenden: vraag voor het verzenden een schriftelijke bevestiging aan de klant (of aan uw eigen dienstverlener).
5. Zitten de bijlagen in het bericht zelf? Bewijsstukken maken juridisch deel uit van de factuur en moeten via hetzelfde kanaal gaan, niet via een afzonderlijke e-mail (B2B-FAQ, vragen 19 tot 22).
6. Is dit het enige kanaal voor die facturen? Wij raden één kanaal aan: een tweede exemplaar als Peppol-factuur, als pdf of via een portaal is niet verboden (een pdf-kopie is facultatief), maar Peppol detecteert geen dubbels en het forum van de Belgische Peppol-dienstverleners raadt dubbele verzending af.

Een stroom die alle zes vragen doorstaat, mag blijven. De vragen 1, 2, 4 en 5 zijn wettelijke voorwaarden: elk ‘nee’ betekent dat u die klant naar Peppol overzet of de stroom vóór de volgende factuur in orde brengt. De vragen 3 en 6 zijn onze aanbevelingen: een akkoord mag wettelijk impliciet zijn, maar een schriftelijk akkoord maakt de stroom bewijsbaar, en één kanaal voorkomt dubbele boekingen.

Het kanaal per klant kiezen

EDI en Peppol samen laten lopen zonder dubbele facturen

Wat wij aanbevelen.

1. Leg per klant één wettelijk factuurkanaal vast en noteer het in de klantenfiche (in OrdoGrid, het veld Notes van de klant).
2. Verstuur dezelfde factuur nooit via twee kanalen. Peppol detecteert geen dubbels (specifieke FAQ van de FOD Financiën, vraag 4), en op 8 september 2026 raadde het forum van de Belgische Peppol-dienstverleners aan alleen via Peppol te verzenden wanneer de ontvanger daar ontvangt.
3. Verstuur een creditnota in hetzelfde formaat als de factuur die ze corrigeert, en via hetzelfde kanaal. Voor een gestructureerde factuur is hetzelfde formaat een wettelijke vereiste (art. 53, § 2bis, lid 3, Btw-Wetboek) en hetzelfde kanaal onze aanbeveling; voor een creditnota bij een factuur van vóór 2026 geldt geen formaatvereiste.
4. Houd de Peppol-ontvangst actief, ook als al uw klanten met EDI werken: uw Belgische leveranciers sturen hun facturen naar uw Peppol-registratie.
5. Als sommige facturen uit een ander systeem komen, geef ze dan een eigen nummerreeks. De nummering mag op één of meer reeksen gebaseerd zijn, elk opeenvolgend en uniek (art. 5, § 1, 1°, koninklijk besluit nr. 1).

In OrdoGrid: Peppol, geen EDI

Wat OrdoGrid doet. OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden. Het biedt geen EDIFACT, geen AS2, geen VAN-koppelingen en geen uploads naar portalen van afnemers: het maakt het UBL-bestand alleen aan voor een Peppol-verzending, en zijn e-mails bevatten de pdf zonder XML. Verzenden via Peppol vereist een onderneming met een BE-btw-nummer en een ondertekende Autorisation Peppol (Peppol-machtiging). Veel labels blijven in elke interfacetaal Frans. De volledige eerste verzending staat in uw eerste Peppol-factuur versturen.

Zo controleert u of een klant die EDI vraagt via Peppol kan ontvangen, en stuurt u hem de factuur:

1. Open of maak in Klanten de klant aan met zijn N° de TVA (btw-nummer). Eist de klant een bestelbon, vink dan Exiger un bon de commande pour les factures (bestelbon verplicht voor facturen) aan. Er is geen veld voor een Peppol-ID: OrdoGrid vindt de klant bij het verzenden aan de hand van zijn btw-nummer.
2. Maak de factuur aan met Nouvelle facture (nieuwe factuur) en vul het bestelnummer in bij N° bon de commande (bestelbonnummer). OrdoGrid verstuurt het als referentie van de koper (BT-10); Peppol BIS vereist op elke factuur een koperreferentie of een bestelreferentie (regel PEPPOL-EN16931-R003). OrdoGrid heeft geen apart veld voor de bestelreferentie (BT-13): koppelt de afnemer facturen alleen op basis van BT-13 aan bestellingen, spreek dan met hem af dat hij BT-10 leest.
3. Klik op Envoyer (verzenden). Tijdens Vérification de l'éligibilité... (geschiktheid controleren) zoekt OrdoGrid de klant op; wordt hij gevonden, dan is Envoi électronique via Peppol (elektronische verzending via Peppol) aangevinkt.
4. Vink Email uit, tenzij de klant om een kopie vroeg, en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden).
5. Volg de verzending in Peppol → Outbox. Traité (verwerkt) betekent levering op het netwerk, geen aanvaarding. Stuurt de klant een factuurantwoord (Invoice Response) en ligt uw ontvangst bij OrdoGrid, dan verschijnt dat bij de factuur.

Toont het venster Peppol — ignoré (overgeslagen) met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (klant niet geregistreerd op Peppol), controleer dan het btw-nummer bij de klant en zoek 0208: gevolgd door zijn ondernemingsnummer op via lookup.peppol.org voordat u de terugvaloplossing gebruikt.

Ontvangen als uw EDI-dienstverlener u al heeft geregistreerd. De ontvangst van een Peppol-documenttype kan maar bij één dienstverlener tegelijk liggen. Heeft uw EDI- of ERP-dienstverlener u geregistreerd, dan toont Réception Peppol (Peppol-ontvangst) Déjà inscrit sur le réseau Peppol (al geregistreerd op Peppol): kies Continuer en envoi seul (verder met alleen verzenden) en blijf daar ontvangen. Verzendt u alleen via OrdoGrid, dan komen ook de factuurantwoorden (Invoice Response) die klanten op uw OrdoGrid-facturen sturen bij die registratie aan: raadpleeg ze bij uw andere dienstverlener, want ze komen niet in OrdoGrid binnen. Om de ontvangst naar OrdoGrid over te brengen, moet de huidige dienstverlener u eerst uitschrijven, want OrdoGrid ondersteunt de Peppol-procedure met migratiesleutel niet. Klikt u op Activer la réception (ontvangst activeren), dan registreert OrdoGrid 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer, inclusief de documenttypes voor self-billing, en toont Peppol → Statut uw Identifiant Peppol (Peppol-identificatie).

Wat te doen bij een afgesproken EDI-kanaal. Spreekt u met een klant UBL of CII over zijn EDI-kanaal af, dan kan OrdoGrid die verzending niet verzorgen. Reik de facturen voor die klant uit vanuit de tool van uw EDI-dienstverlener, in een aparte nummerreeks, en verstuur ze niet ook vanuit OrdoGrid.

Rekenvoorbeeld: een retailer die EANCOM-facturen vraagt

Cartonnages Lemaire SRL, een verpakkingsproducent in Moeskroen, factureert 38 Belgische zakelijke klanten via Peppol vanuit OrdoGrid. In september 2026 haalt het bedrijf een contract binnen bij Bouwmarkt Verhaegen NV, een doe-het-zelfketen in Mechelen. Volgens het leveranciershandboek van Verhaegen, geschreven in 2019, komen bestellingen als EANCOM ORDERS-berichten binnen en moeten facturen als EANCOM INVOIC-berichten (EDIFACT, directory D96A) worden verstuurd, allebei via zijn VAN.

1. De afnemer controleren. De officemanager van Lemaire geeft 0208: en het ondernemingsnummer van Verhaegen in op lookup.peppol.org en ziet dat Verhaegen geregistreerd is om Peppol BIS Billing-facturen en -creditnota's te ontvangen. Ze bewaart een gedateerde schermafbeelding.
2. De stroom indelen. EANCOM INVOIC is EDIFACT en kan dus niet de wettelijke factuur zijn voor deze Belgische klant, met of zonder akkoord. De crediteurenadministratie van Verhaegen bevestigt per e-mail dat facturen en creditnota's alleen via Peppol komen, vanaf de eerste factuur, zonder pdf- of EDIFACT-kopie. De bestellingen blijven via de VAN binnenkomen; de verplichting geldt niet voor bestellingen.
3. De factuur versturen. De eerste levering wordt gefactureerd als F-2026-0318, gedateerd 5 oktober 2026, vervaldag 4 november 2026, met het bestelnummer van Verhaegen, 4500098812, bij N° bon de commande.

Het totaal inclusief btw, en dus het te betalen bedrag, is € 6.969,60. EN 16931 berekent de btw op het totaal van de categorie 21 %: 21 % × € 5.760,00 = € 1.209,60. OrdoGrid valideert het bestand vóór de levering, dus € 5.760,00 + € 1.209,60 moet exact € 6.969,60 zijn. Enkele minuten na Sauvegarder & Envoyer toont de regel in Peppol → Outbox de status Traité. OrdoGrid verstuurt 4500098812 als koperreferentie (BT-10); het heeft geen apart veld voor de bestelreferentie (BT-13). Vóór de eerste verzending bevestigde de crediteurenadministratie van Verhaegen aan de officemanager van Lemaire dat ze Peppol-facturen op basis van BT-10 aan bestellingen koppelt, zodat de factuur zonder overtypen aan de EDI-bestelling wordt gekoppeld.

4. Corrigeren met een creditnota. Op 9 oktober meldt Verhaegen dat 100 displaytrays tijdens het transport beschadigd zijn. Lemaire selecteert F-2026-0318 in de lijst Factures (facturen) en klikt op Note de crédit (creditnota). OrdoGrid vult alle regels van de factuur vooraf in: de regel met de verzenddozen wordt geschrapt en het aantal displaytrays wordt op 100 gezet. Creditnota NC-2026-0027 omvat 100 × € 4,20 = € 420,00 plus € 88,20 btw, samen € 508,20, en verwijst naar F-2026-0318. De boekhouder van Lemaire bevestigt dat artikel 79 van het Btw-Wetboek van toepassing is, en OrdoGrid voegt zelf de vermelding ‘T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite’ (koninklijk besluit nr. 4, art. 4, § 1) toe, omdat de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft. De creditnota gaat zoals de factuur via Peppol. Het openstaande saldo van F-2026-0318 daalt tot € 6.969,60 − € 508,20 = € 6.461,40.
5. De variant. Had Verhaegen vastgehouden aan zijn VAN, dan was de enige conforme optie een schriftelijk akkoord over een EN 16931-factuur in UBL 2.1 of CII D16B via die VAN, waarbij beide ondernemingen Peppol blijven kunnen gebruiken. Lemaire had de facturen voor Verhaegen dan uitgereikt vanuit de tool van zijn EDI-dienstverlener, in een aparte reeks, bijvoorbeeld V-2026-0001, en niet vanuit OrdoGrid.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

Wat de wet vereist. Bewaar de uitgereikte en ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), met gewaarborgde authenticiteit van de herkomst, integriteit en leesbaarheid gedurende de hele periode. Het oorspronkelijke XML-bestand bewaren is niet verplicht, maar de FOD Financiën raadt het sterk aan.

Wat wij aanbevelen.

Wat OrdoGrid doet. Voor elke Peppol-verzending archiveert OrdoGrid de exacte verstuurde XML en pdf, met hun hashes. Download ze via de regel in de Outbox (XML of PDF), of selecteer regels voor een ZIP-bestand. OrdoGrid is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn.

Veelgestelde vragen

Mijn retailer eist EDIFACT-facturen. Ben ik in orde?

Niet als de retailer een in België gevestigde onderneming is: EDIFACT staat niet op de Europese syntaxlijst en kan dus niet de wettelijke factuur dragen, ook niet met een akkoord. Verstuur Peppol BIS, of spreek schriftelijk een EN 16931-factuur in UBL of CII over zijn EDI-kanaal af.

Is Peppol gewoon een andere vorm van EDI?

Technisch gaat het om gestructureerde uitwisseling tussen systemen, maar over een open netwerk met gedeelde identificaties, transport (AS4) en regels, waarop u aansluit via één gecertificeerde dienstverlener naar keuze. In België is het bovendien het wettelijke standaardformaat voor B2B-facturen.

Kan mijn klant mij zijn EDI-netwerk of portaal opleggen?

Niet eenzijdig. De standaard is Peppol BIS; een ander formaat of kanaal vraagt het akkoord van beide partijen, en volgens de FOD Financiën vereist een portaal uw duidelijke schriftelijke toestemming. Een leverancierscontract kan wel commerciële druk zetten: onderhandel over de facturatieclausule.

Mogen we EDI houden voor bestellingen en verzendberichten?

Ja. De verplichting geldt voor facturen en voor de credit- en debetnota's die ze corrigeren. Bestellingen, verzendberichten en andere berichten kunnen via EDI blijven lopen.

Als we UBL via AS2 afspreken, hebben we Peppol dan nog nodig?

Ja. Artikel 13quater van het koninklijk besluit nr. 1 vereist de technische middelen om Peppol BIS uit te reiken en te ontvangen, ook als een ander formaat is afgesproken. Wie ze niet heeft, riskeert een boete van € 1.500 voor een eerste inbreuk, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende.

Kunnen mijn EDI-dienstverlener en OrdoGrid allebei ons Peppol-verkeer afhandelen?

Verzenden kan vanuit meerdere tools. De ontvangst van een documenttype kan maar bij één dienstverlener liggen; kies in OrdoGrid Continuer en envoi seul (verder met alleen verzenden) als een andere dienstverlener uw registratie beheert. De factuurantwoorden op uw facturen komen dan bij die dienstverlener aan.

Kan OrdoGrid EDIFACT versturen of opladen in een portaal van een afnemer?

Nee. OrdoGrid verstuurt Peppol BIS via een gecertificeerd toegangspunt en mailt pdf's. Het maakt geen EDIFACT-bestanden aan en heeft geen AS2-, VAN- of portaalkoppeling.

Betekent Traité in de Outbox dat de afnemer de factuur aanvaardde?

Nee. Het bevestigt de levering op het netwerk. Alleen een factuurantwoord (Invoice Response), facultatief in standaard Peppol, geeft de beslissing van de afnemer, zoals AP (aanvaard) of RE (geweigerd).