B2B of B2C in België: welk factuurkanaal voor welke klant?

Of een factuur een gestructureerde Peppol-factuur moet zijn, hangt af van wie de klant is en in welke hoedanigheid hij koopt, nooit van het bedrag; een Belgische overheid valt onder aparte B2G-regels (business-to-government).

Dit referentieartikel geeft de routeringstabel per klant, de gebruikelijke randgevallen en de stappen in OrdoGrid. Uw eigen statuut (vrijstellingsregeling, forfait, vrijstelling, buitenlandse onderneming) en het wettelijk kader staan in het artikel over de verplichting van 2026.

De toets: één vraag per klant en per aankoop

Sinds 1 januari 2026 vereist artikel 53, § 2bis, van het Btw-Wetboek een gestructureerde elektronische factuur als aan alle vier deze voorwaarden is voldaan:

1. U bent een btw-plichtige die in België gevestigd is en factureert onder uw Belgische btw-nummer, zonder onder de forfaitaire regeling van artikel 56 te vallen of failliet verklaard te zijn (voor de activiteit waarop het faillissement betrekking heeft).
2. De handeling is niet vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek (bepaalde medische, onderwijs-, sociale en financiële diensten).
3. De klant is een btw-plichtige die in België gevestigd is en u voor deze aankoop zijn Belgische btw-nummer moet meedelen, of een btw-eenheid.
4. De factuur, voorschotfactuur inbegrepen, wordt uitgereikt vanaf 1 januari 2026.

Voorwaarde 3 bepaalt het kanaal, en ze geldt per aankoop: een zelfstandige die voor zijn zaak koopt, is een zakelijke klant, en een consument als hij privé koopt. Er is geen bedragsdrempel: ook een vereenvoudigde factuur van € 100 excl. btw of minder is gestructureerd als ze onder de verplichting valt (FOD Financiën, FAQ over specifieke vragen, Q18). Het standaardformaat is Peppol BIS (UBL) via het Peppol-netwerk (art. 13ter koninklijk besluit nr. 1); een ander formaat volgens de norm EN 16931 vereist een akkoord, en een pdf komt daar nooit voor in aanmerking.

In België gevestigd

Een zetel of een vaste inrichting in België hebben. Sinds de wet van 10 februari 2026 bewijst een Belgisch btw-nummer dat alleen niet: een buitenlandse onderneming kan er een hebben zonder hier gevestigd te zijn, en valt dan in beide richtingen buiten de verplichting.

Routeringstabel: welk kanaal voor welke klant

“Peppol als ze geregistreerd is” betekent vrijwillig gebruik: buiten de verplichting vereist een gestructureerde factuur het akkoord van de ontvanger, en de FOD Financiën beschouwt registratie op Peppol als dat akkoord (FAQ B2B, Q9).

Terugvalregel. Als een klant die gestructureerde facturen zou moeten ontvangen dat technisch niet kan, reikt u toch een gewone factuur uit, op papier of als pdf (art. 53, § 2bis, zesde lid). Die is geldig; de klant blijft in overtreding van zijn eigen ontvangstplicht. Werkwijze: klant niet op Peppol.

Particulieren: wanneer moet u eigenlijk een factuur uitreiken?

De verplichting tot gestructureerde facturatie geldt niet voor particulieren (specifieke FAQ van de FOD, Q15). Daarnaast vereist het gewone btw-recht alleen een factuur aan een particulier voor de handelingen die in artikel 1 van koninklijk besluit nr. 1 staan, bijvoorbeeld:

• nieuwe of tweedehands voertuigen, boten en luchtvaartuigen;
• nieuwe gebouwen, bouwwerken en andere werken in onroerende staat;
• onderdelen en herstellingen van voertuigen boven € 125 inclusief btw;
• verhuizingen en huurkoop;
• beleggingsgoud boven € 2.500.

Een voorschot op zo'n handeling verplicht eveneens tot een factuur. Voor andere verkopen aan particulieren is geen btw-factuur vereist, al mag u er een uitreiken. Een factuur aan een particulier vermeldt naam en adres, zonder btw-nummer. Ze als pdf per e-mail sturen vereist het akkoord van de klant; zo niet, geeft u ze op papier.

Overheden: B2G-regels, geen B2B

Facturen aan een Belgische aanbestedende overheid volgen het koninklijk besluit van 9 maart 2022, gewijzigd in 2023. Volgens de FOD Financiën is de e-factuur verplicht voor overheidsopdrachten die sinds 1 maart 2024 zijn bekendgemaakt, in principe vanaf € 3.000 excl. btw; grotere opdrachten vielen er al eerder onder. Een aanbestedende overheid mag in haar opdrachtdocumenten strenger zijn, en federale aanbestedende overheden eisen de e-factuur ook onder € 3.000.

1. Controleer de overheid in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen): bij een B2G-klant staat er de hoedanigheid “Aanbestedende overheid” met een begindatum.
2. Zoek in de opdracht of de bestelbon de referentie die u moet vermelden. Peppol BIS eist bovendien op elke factuur een kopersreferentie of een bestelreferentie (regel PEPPOL-EN16931-R003).
3. Verstuur via Peppol naar het ondernemingsnummer van de overheid. Mercurius, beheerd door de FOD BOSA, is de postkamer van de overheidssector: het ontvangt via Peppol en geeft de facturen door.
4. Zonder Peppol-software kunnen facturen met een eID op het Mercurius-portaal worden ingevoerd. De FOD BOSA heeft een nieuw Mercurius-platform aangekondigd voor eind 2026: raadpleeg de pagina van BOSA voordat u op details van het portaal vertrouwt.

De FOD Financiën heeft niet verduidelijkt of een btw-plichtige openbare instelling ook een B2B-ontvanger is; een Peppol-factuur voldoet aan beide regels. Meer: Mercurius en B2G-facturatie.

Gemengde ondernemingen: één regel aan toonbank, werkplaats en kantoor

Onze aanbevelingen voor ondernemingen met particuliere en zakelijke klanten:

• Vraag het bij de bestelling: “Is dit voor uw zaak? Wat is uw btw-nummer?” Noteer het antwoord in de klantfiche voordat u factureert.
• Routeer volgens type klant, niet volgens omvang. “Peppol voor grote klanten, pdf voor de rest” maakt facturen die onder de verplichting vallen niet-conform.
• Vraag geen Peppol-ID. Elke Belgische deelnemer moet minstens geregistreerd zijn onder 0208: gevolgd door zijn ondernemingsnummer, en de FOD Financiën raadt af om klanten naar hun Peppol-ID te vragen (FAQ B2B, Q15).
• De creditnota volgt het origineel. Een creditnota die een gestructureerde factuur rechtzet, moet gestructureerd zijn; een creditnota bij een pdf aan een particulier mag een pdf blijven.

Ontvangen: verplicht, ook als u alleen aan particulieren verkoopt

Uw klanten bepalen hoe u verstuurt, niet of u moet ontvangen. Een onderneming die alleen aan particulieren verkoopt maar bij Belgische leveranciers aankoopt, moet gestructureerde facturen kunnen ontvangen (FOD Financiën, 7 april 2026). Van de in België gevestigde ondernemingen die bij Belgische leveranciers aankopen, zijn alleen die met uitsluitend door artikel 44 vrijgestelde handelingen van ontvangst vrijgesteld.

In OrdoGrid: de klantfiche bepaalt het voorgestelde kanaal

Wat OrdoGrid doet. Bij het verzenden zoekt OrdoGrid het N° de TVA (btw-nummer) van de klant op in Peppol en vinkt het Peppol alleen aan als de klant gevonden wordt. Het type klant alleen routeert niets, en OrdoGrid controleert niet of een klant in België gevestigd is of privé koopt: die beslissingen blijven bij u.

Elke klant instellen

1. Open Klanten in de zijbalk (pagina Base Clients) en klik op Ajouter un client (klant toevoegen), of bewerk een bestaande klant.
2. Kies het Type de client (type klant): Particulier (privépersoon) voor consumenten, Assujetti à la TVA (btw-plichtige) voor zakelijke klanten. Gebruik Assujetti à la TVA ook voor elke organisatie: alleen dat type heeft een veld voor de bedrijfsnaam.
3. Vul voor een zakelijke klant het N° de TVA in. OrdoGrid toont de registergegevens met hun bron, Registre belge (BCE) of VIES (UE); klik op Pré-remplir (vooraf invullen) om naam en adres in de klantfiche over te nemen. Een BE-nummer met een buitenlands adres vraagt om de vestigingscontrole.
4. Laat voor een vereniging of overheid zonder btw-nummer het N° de TVA leeg: OrdoGrid verstuurt dan alleen een pdf, want het heeft geen apart veld voor het ondernemingsnummer. Met BE gevolgd door het ondernemingsnummer bereikt u de instelling wel via Peppol, maar OrdoGrid drukt dat nummer dan als btw-nummer af op de pdf en verstuurt het als btw-nummer van de koper in de Peppol-XML, hoewel de instelling er geen heeft. Spreek dat eerst af met de koper of gebruik voor een openbare koper het Mercurius-portaal.
5. Vink voor een openbare koper die bestelbonnen uitgeeft Exiger un bon de commande pour les factures (bestelbon vereisen) aan. De editor vraagt dan het N° bon de commande, dat als Peppol-kopersreferentie meegaat.

Elke factuur versturen

1. Maak de factuur aan met Nouvelle facture (nieuwe factuur), selecteer de klant en voeg de regels toe.
2. Klik op Envoyer (verzenden). Het verzendvenster controleert de klant:

3. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). OrdoGrid schakelt nooit zelf over op e-mail als Peppol wordt overgeslagen: controleer dat Email aangevinkt is.
4. Volg Peppol-verzendingen in Peppol → Outbox. Traité betekent afgeleverd op het netwerk, niet aanvaard of betaald.

Volledige werkwijze: eerste Peppol-factuur.

Toonbankverkoop en ontvangst

Reçus (ontvangstbewijzen) registreren betalingen die al ontvangen zijn; het zijn geen facturen en ze gaan nooit via Peppol. Heeft een zakelijke klant een factuur nodig, gebruik dan Facturer (factureren) op het ontvangstbewijs en verstuur de factuur zoals hierboven. Ontvangstbewijzen van klanten zonder btw-nummer kunnen in één factuur worden gegroepeerd; die van btw-plichtige klanten vragen elk een eigen factuur, wat OrdoGrid aangeeft met Reçus avec n° de TVA.

Om te ontvangen klikt u op Activer la réception (ontvangst activeren) in de banner Mode : Envoi seul (modus: alleen verzenden) op de pagina Peppol; klik op de pagina Réception Peppol die dan opent nogmaals op Activer la réception: OrdoGrid registreert u onder 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer. Ontvangt een andere provider al voor u, kies dan Continuer en envoi seul (alleen verzenden). Leveranciersfacturen komen binnen in Peppol → Inbox.

Rekenvoorbeeld: Garage Mertens SRL, week van 28 september 2026

Garage Mertens SRL herstelt auto's in Waver onder de normale btw-regeling, tegen 21 %, en verstuurt en ontvangt zijn facturen via OrdoGrid.

• Mevrouw Lambert: de herstelling van haar remmen kost meer dan € 125 inclusief btw, dus is een factuur verplicht (art. 1 KB nr. 1), maar geen gestructureerde. Type klant Particulier; het venster toont Pas de numéro de TVA client; ze ging akkoord met facturen per e-mail.
• Bureau Verlinden SRL wordt op Peppol gevonden. De garage vinkt Email uit, en de Outbox toont daarna Traité.
• Tom Lejeune past de vrijstellingsregeling toe maar koopt voor zijn bedrijfsbestelwagen: hij valt onder de verplichting. Het venster toont Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol, en lookup.peppol.org vindt niets onder 0208: gevolgd door zijn ondernemingsnummer. De garage past de terugvalregel toe (pdf per e-mail, met zijn akkoord), bewaart een gedateerde schermafbeelding van de opzoeking en wijst hem erop dat hij moet kunnen ontvangen. Volgende facturen gaan via Peppol zodra hij geregistreerd is; F-2026-0313 wordt niet opnieuw verstuurd.
• Gemeente Mont-Saint-Rémy gunde een onderhoudsopdracht voor haar wagenpark, bekendgemaakt in 2025, boven € 3.000 excl. btw: B2G-e-facturatie is van toepassing. De gemeente is btw-plichtig; haar klantfiche bevat haar btw-nummer (BE gevolgd door haar ondernemingsnummer) en vereist een bestelbon; de garage vult BC-2026-0318 in bij N° bon de commande en de factuur bereikt de gemeente via Peppol, langs Mercurius.
• Patro Saint-Joseph ASBL heeft geen btw-nummer: als rechtspersoon heeft ze recht op een factuur, maar niet op een gestructureerde. Aangemaakt als Assujetti à la TVA met een leeg N° de TVA, krijgt ze een pdf.
• Autoparts Wallonie SA moet gestructureerd versturen. Haar factuur komt binnen in Peppol → Inbox, waar de garage ze vóór betaling met de leveringsbon vergelijkt.

Controle: de verkopen bedragen € 12.800,00 excl. btw plus € 2.688,00 btw (precies 21 %), samen € 15.488,00. Twee facturen voor € 13.068,00 gingen via Peppol en drie voor € 2.420,00 als pdf, elk uitgereikt op de dag van de herstelling, ruim vóór de 15e van de volgende maand (art. 4 KB nr. 1).

Randgevallen en veelgemaakte fouten

Bewijzen om te bewaren

Wat de wet vereist. Bewaar uitgereikte facturen en creditnota's, ongeacht het kanaal, zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), met gewaarborgde authenticiteit, integriteit en leesbaarheid.

Wat wij aanraden. Bewaar de grondslag van elke kanaalkeuze: het btw- of ondernemingsnummer van de klant met het getoonde register en de datum van controle; de schriftelijke verklaring van de klant als zijn hoedanigheid of vestiging onduidelijk is; het resultaat van de Peppol-opzoeking en het bericht dat u de klant bij elke terugvalfactuur stuurde; de opdracht of bestelbon van elke openbare koper; en het akkoord van elke particulier voor facturen per e-mail.

Wat OrdoGrid doet. Het archiveert de exacte XML en pdf van elke Peppol-verzending, te downloaden via Peppol → Outbox, en toont de e-mail- en Peppol-geschiedenis van elke factuur onder Envoi et Paiement. Het is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn: berg deze documenten op in uw eigen archief.

Veelgestelde vragen

Is Peppol verplicht voor facturen aan particulieren in België?

Nee. De verplichting tot gestructureerde facturatie geldt voor handelingen, andere dan die vrijgesteld door artikel 44, tussen in België gevestigde btw-plichtigen. Een factuur aan een particulier gaat als pdf, met zijn akkoord, of op papier.

Moet ik een particuliere klant wel een factuur geven?

Alleen voor de handelingen in artikel 1 van koninklijk besluit nr. 1, zoals de verkoop van voertuigen, bouwwerken en herstellingen van voertuigen boven € 125 inclusief btw. Anders is geen btw-factuur vereist, al mag u er een uitreiken.

Mijn klant is zelfstandige. Is dat B2B of B2C?

Dat hangt af van de aankoop. Koopt hij voor zijn zaak met een Belgisch btw-nummer, dan is het B2B en is een gestructureerde factuur nodig, ook onder de vrijstellingsregeling. Koopt hij privé, dan is hij consument.

Is een vzw een zakelijke klant?

Alleen als ze btw-plichtig is en voor haar belaste activiteit koopt. Een vereniging zonder btw-nummer heeft als rechtspersoon recht op een factuur, maar niet op een gestructureerde, tenzij ze op Peppol geregistreerd is en u ervoor kiest daarheen te versturen.

Hoe factureer ik aan een gemeente of een andere overheid?

Volgens de B2G-regels: de e-factuur is verplicht voor opdrachten bekendgemaakt sinds 1 maart 2024, in principe vanaf € 3.000 excl. btw, en federale overheden eisen ze ook daaronder. Verstuur via Peppol naar het ondernemingsnummer van de overheid en vermeld haar bestelreferentie.

Mijn klant gaf zijn btw-nummer nadat ik hem als particulier factureerde. Wat nu?

Wij raden een volledige creditnota aan voor de eerste factuur, verstuurd zoals het origineel. Zet daarna het Type de client op Assujetti à la TVA, vul het N° de TVA in en reik een nieuwe factuur uit via Peppol. Overleg de aanpak met uw boekhouder.

Mag ik dezelfde factuur via Peppol en per e-mail versturen?

Het is niet verboden, en in OrdoGrid kunt u beide aanvinken. De Peppol-factuur is de wettelijke factuur; de Belgische Peppol-providers raden dubbele verzending af als de klant via Peppol ontvangt, dus mail alleen een kopie op verzoek.

Ik verkoop alleen aan particulieren. Heb ik Peppol nodig?

Niet om te versturen, maar u moet gestructureerde facturen van uw Belgische leveranciers kunnen ontvangen, tenzij u uitsluitend door artikel 44 vrijgestelde handelingen verricht.