Zelfstandigen en freelancers op Peppol in België: plichten en opstart

Werkt u voor eigen rekening in België, als zelfstandige, freelancer of zelfstandige in bijberoep, dan gelden de regels voor e-facturatie voor u net zoals voor vennootschappen. Factureert u een onderneming die in België gevestigd is en hier voor btw is geïdentificeerd, dan is de wettelijke factuur een gestructureerde e-factuur, standaard verstuurd via Peppol, en moet u zulke facturen ook van uw eigen leveranciers kunnen ontvangen. Geen personeel, een kleine omzet of de vrijstellingsregeling verandert daar niets aan.

Deze gids helpt u te bepalen wat voor u geldt en zowel verzenden als ontvangen in OrdoGrid in te stellen. De gedetailleerde instelling staat in Peppol instellen in OrdoGrid, uw eerste verzending in uw eerste Peppol-factuur versturen en facturen onder de vrijstellingsregeling in Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen: factureren in België. De Peppol-labels blijven Frans in elke interfacetaal; vertalingen staan tussen haakjes.

Geldt de verplichting voor u?

Wat de wet vereist. Sinds 1 januari 2026 verplicht artikel 53, § 2bis, Btw-Wetboek (wet van 6 februari 2024, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026) een in België gevestigde btw-plichtige om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken voor handelingen onder zijn Belgische btw-nummer aan een in België gevestigde btw-plichtige die zijn Belgische btw-nummer moet meedelen. Die klant moet de factuur kunnen ontvangen. Standaard is dat Peppol BIS via het Peppol-netwerk (art. 13ter koninklijk besluit nr. 1); een ander EN 16931-formaat vraagt een akkoord. Rechtsvorm, omvang en omzet spelen geen rol.

Een zelfstandige met een eenmanszaak is als natuurlijke persoon ingeschreven in de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen); het btw-nummer is BE gevolgd door het ondernemingsnummer van tien cijfers. Uw plichten hangen af van uw btw-regeling:

Bronnen: de pagina van de FOD Financiën over het toepassingsgebied (Franstalig) en de B2B-FAQ (Engelstalig), waarvan vraag 2 bevestigt dat de verplichting geldt als u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast. De tabel geldt ook voor een bijberoep. Twijfelt u over uw rij? Vraag het eerst aan uw accountant.

Welke klanten krijgen een Peppol-factuur?

De terugvaloptie staat in artikel 53, § 2bis, zesde lid, toegepast door de FOD Financiën sinds 1 januari 2026 en wettelijk verankerd sinds 20 februari 2026. Details en bewijzen: klant niet op Peppol.

Wat u nodig hebt: één Peppol-ID, verzenden en ontvangen

Peppol-ID

Uw adres op het Peppol-netwerk. Voor een Belgische zelfstandige is dat 0208, een dubbele punt en de tien cijfers van het ondernemingsnummer, bijvoorbeeld 0208:1023458777 voor btw-nummer BE 1023.458.777. Het is nooit uw rijksregisternummer.

• De ID. De FOD Financiën eist dat elke Belgische onderneming op Peppol minstens onder schema 0208 met haar ondernemingsnummer geregistreerd is; providers zijn daar contractueel toe verplicht. Een provider kan uw btw-nummer onder schema 9925 toevoegen als extra identificatie. Leveranciers kunnen hun facturen naar uw ondernemingsnummer sturen zonder u om een Peppol-ID te vragen, en u hoeft uw klanten er evenmin om te vragen (B2B-FAQ, vraag 15).
• Verzenden. Facturatiesoftware die Peppol BIS-facturen aanmaakt en aan een gecertificeerd toegangspunt doorgeeft. OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden.
• Ontvangen. Er ontvangt telkens maar één provider voor uw ID. Heeft de software van uw accountant of uw bank u al geregistreerd, houd dat dan zo en verstuur vanuit OrdoGrid in de modus alleen verzenden.
• Controleren. Op lookup.peppol.org, de tool waarnaar de FOD Financiën verwijst, typt u 0208: en het ondernemingsnummer: u ziet of een ID kan ontvangen, niet of die kan verzenden. De Peppol Directory (directory.peppol.eu), een aparte openbare lijst, is vrijwillig en wordt met vertraging bijgewerkt: een ontbrekende vermelding daarin betekent niet dat u onbereikbaar bent.

Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen, riskeert een geldboete van € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende (bijlage bij koninklijk besluit nr. 44, aangevuld door het koninklijk besluit van 8 juli 2025). De tolerantie van het eerste kwartaal van 2026 liep af op 31 maart 2026.

OrdoGrid instellen in zes stappen

1. Controleer uw ondernemingsprofiel. Vul in Profil entreprise (ondernemingsprofiel; alleen eigenaars en beheerders kunnen het wijzigen) uw btw-nummer in bij Numéro de TVA (Optionnel). Het moet met BE beginnen: OrdoGrid verstuurt via Peppol alleen voor Belgische btw-nummers. Bij Nom de l'entreprise (naam van de onderneming) raden we uw naam aan zoals ingeschreven in de KBO: OrdoGrid publiceert die op Peppol wanneer u de ontvangst activeert.
2. Onderteken de machtiging. Open Facturatie → Peppol: zolang u niet ondertekend hebt, toont de pagina Autorisation Peppol (Peppol-machtiging). Controleer Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). Dit is een getypte naam en een aangevinkt vakje, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
3. Kies de ontvangst. Op Réception Peppol zoekt OrdoGrid uw nummer op. Bij Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet gevonden) klikt u op Activer la réception (ontvangst activeren): OrdoGrid registreert 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer. Bij Déjà inscrit sur le réseau Peppol (al geregistreerd) ontvangt een andere provider voor u: klik op Continuer en envoi seul (alleen verzenden) of zet uw ontvangst over zoals Peppol instellen in OrdoGrid uitlegt.
4. Controleer het resultaat. Op Peppol → Statut: Envoi (Outbox) toont Autorisé (gemachtigd); Réception (Inbox) toont Enregistré (geregistreerd), of Non enregistré in de modus alleen verzenden; de modusbadge toont Envoi + réception of Envoi seul. Annuaire Peppol toont uw Identifiant Peppol (Peppol-ID).
5. Bereid uw klanten voor. Klik in Base Clients op Ajouter un client (klant toevoegen), kies onder Type de client voor Assujetti à la TVA (btw-plichtig) of Particulier en typ het N° de TVA; voor Belgische nummers vult OrdoGrid naam en adres in vanuit het Registre belge (BCE). Peppol wordt bij het verzenden gecontroleerd, niet hier.
6. Verstuur. Maak de factuur met Nouvelle facture (nieuwe factuur), klik op Envoyer (versturen), laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen). In Peppol → Outbox betekent Traité afgeleverd op het netwerk, niet aanvaard of betaald. De levering duurt meestal enkele minuten tot een paar uur; de FOD Financiën raadt aan uw provider te contacteren als de levering langer dan één werkdag duurt.

OrdoGrid heeft geen Peppol-testmodus: uw eerste verzending komt bij uw klant aan, dus controleer de factuur eerst met Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld). In oktober 2026 vermeldt de tarievenpagina voor het gratis abonnement onbeperkte ontvangst en één Peppol-verzending per maand; een extra verzending die maand toont Limite du plan gratuit atteinte (limiet van het gratis abonnement bereikt). Abonnementen: Facturatie & Abonnement in het profielmenu.

Rekenvoorbeeld: Léa Dumont, grafisch ontwerpster in Luik

Léa Dumont is zelfstandige met een eenmanszaak in Luik: ondernemingsnummer 1023.458.777, btw-nummer BE 1023.458.777, normale btw-regeling, documenten in het Frans. Haar Peppol-ID is 0208:1023458777. Ze werkt voor een evenementenbureau, particulieren en af en toe een Nederlands bureau.

Léa is vindbaar, heeft één gestructureerde factuur verstuurd en er één ontvangen. Zat ze op het gratis abonnement, dan zou F-2026-0042 de Peppol-verzending van oktober opgebruiken en zou OrdoGrid bij het versturen van F-2026-0044 via Peppol Limite du plan gratuit atteinte tonen.

Varianten. Onder de vrijstellingsregeling zou F-2026-0042 € 1.200,00 zonder btw tonen met de vermelding ‘Régime particulier de la franchise de taxe’ (in het Nederlands ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’), en zou ze nog altijd via Peppol vertrekken. De optie Régime de la franchise de taxe in OrdoGrid drukt die vermelding af op haar Franstalige documenten, ook op de pdf in de Peppol-factuur, en verstuurt ze in de gestructureerde gegevens: in de opmerking op documentniveau (BT-22) en, bij btw-categorie E, als vrijstellingsreden (BT-120) (facturatie onder de vrijstellingsregeling). Had de software van haar accountant haar al geregistreerd, dan had OrdoGrid op maandag Déjà inscrit sur le réseau Peppol getoond: ze was in de modus alleen verzenden verdergegaan en de factuur van de drukker was in die software aangekomen.

Fouten die zelfstandigen maken, en wat u beter doet

Uw zaak omvormen tot een vennootschap. Een nieuwe bv krijgt een eigen ondernemingsnummer en dus een eigen Peppol-ID. Maak ze in OrdoGrid aan met Créer une nouvelle entreprise (nieuwe onderneming aanmaken), onderteken daar de machtiging en activeer er de ontvangst. Geef de ontvangst voor uw nummer als zelfstandige (Libérer la réception onder Statut) pas vrij als geen enkele leverancier nog facturen naar dat nummer moet sturen, op een datum die u met uw accountant afspreekt.

Verhoogde aftrek van 120 % voor e-facturatiekosten

Wat de wet bepaalt. Zelfstandigen en kleine vennootschappen mogen 120 % van hun rechtstreekse kosten voor e-facturatie aftrekken voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027: abonnementen op facturatiesoftware, adviesvergoedingen om aan de nieuwe verplichting te voldoen, en een meerprijs voor e-facturatie op een bestaand abonnement als die apart op de factuur staat. Afschrijvingen komen nooit in aanmerking (wet van 6 februari 2024; pagina van de FOD Financiën over fiscale stimuli, Franstalig).

Voorbeeld: een abonnement van € 15,00 per maand exclusief btw, € 180,00 voor 2026, geeft een aftrek van € 216,00 in plaats van € 180,00. Houd die facturen apart en vraag uw accountant de aftrek toe te passen.

Welke bewijzen u bewaart

Wat de wet vereist. Bewaar verstuurde en ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun datum (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025): F-2026-0042 tot 31 december 2033, met gewaarborgde authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gedurende die hele periode.

Wat OrdoGrid bewaart. Uw machtiging (ondertekenaar, verklaring, btw-nummer, datum) en, voor elke Peppol-verzending, de exacte XML en pdf. OrdoGrid is geen wettelijke archiefdienst.

Wat wij aanraden:

1. Een gedateerde schermafbeelding van lookup.peppol.org en van Peppol → Statut na de instelling en na elke wissel van provider.
2. In de modus alleen verzenden: een schriftelijke bevestiging van de provider die voor u ontvangt.
3. Voor elke factuur via de terugvaloptie: een gedateerd spoor dat de klant niet kon ontvangen (de melding Peppol — ignoré of een schermafbeelding van de opzoeking), de verstuurde e-mail en het akkoord van de klant om pdf's per e-mail te ontvangen.
4. Elke maand een zip van uw Peppol-documenten (selecteer de rijen op de pagina Peppol en download): daarin zit de originele XML, die we u sterk aanraden te bewaren.
5. De facturen van uw e-facturatiekosten, voor de aftrek van 120 %.

Veelgestelde vragen

Moeten zelfstandigen en freelancers Peppol gebruiken in België?

Ja, als u in België gevestigd bent, voor btw geïdentificeerd bent en ondernemingen factureert die in België gevestigd en voor btw geïdentificeerd zijn: sinds 1 januari 2026 moeten die facturen gestructureerd zijn, standaard via Peppol. U moet ook kunnen ontvangen. Rechtsvorm, omvang en omzet maken geen verschil. Uitzonderingen: onder de forfaitaire regeling hoeft u niet uit te reiken, maar moet u wel kunnen ontvangen; onder de bijzondere landbouwregeling moet u kunnen ontvangen en reikt u geen facturen uit voor de handelingen onder die regeling (de koper documenteert ze met een aankoopborderel), maar handelingen buiten de regeling blijven onder de uitreikingsplicht vallen; met uitsluitend door art. 44 vrijgestelde handelingen geldt geen van beide plichten.

Ik val onder de vrijstellingsregeling: moet ik Peppol-facturen versturen?

Ja. De FOD Financiën stelt dat de verplichting geldt voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Uw facturen aan Belgische btw-plichtige ondernemingen vertrekken via Peppol, zonder btw en met de vermelding van de vrijstellingsregeling, en u moet kunnen ontvangen.

Is mijn btw-nummer of mijn rijksregisternummer mijn Peppol-ID?

Uw Belgische Peppol-ID is 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers, dus de cijfers van uw btw-nummer zonder BE. Uw rijksregisternummer wordt nooit gebruikt. Een provider kan uw btw-nummer onder schema 9925 toevoegen als extra identificatie.

De meeste van mijn klanten zijn particulieren: heb ik Peppol dan nog nodig?

Niet voor die klanten: facturen aan particulieren vallen buiten de verplichting. Koopt u bij Belgische ondernemingen, dan moet u wel hun gestructureerde facturen kunnen ontvangen.

Mijn leverancier mailt me nog pdf-facturen: wat doe ik?

Vraag hem via Peppol naar uw ondernemingsnummer te versturen. Een leverancier die niet kan versturen, riskeert boetes en u mag zijn factuur in principe weigeren, maar u behoudt uw recht op aftrek op een factuur die in een andere vorm is uitgereikt (B2B-FAQ, vraag 7).

Een Belgische btw-plichtige klant staat niet op Peppol: mag ik een pdf sturen?

Ja, als hij technisch niet kan ontvangen: u reikt de factuur dan uit op papier of, als de klant instemt met elektronische verzending via een veilig kanaal, als pdf per e-mail, en die is geldig. Bewaar het bewijs van de mislukte controle en stuur de factuur niet opnieuw via Peppol zodra de klant aangesloten is.

Kan ik Peppol in OrdoGrid testen voordat ik een echte factuur verstuur?

Nee. OrdoGrid heeft geen Peppol-testmodus of sandbox: elke verzending komt bij de echte ontvanger aan. Controleer het pdf-voorbeeld en verstuur dan een echte factuur; om de ontvangst te testen, vraagt u een vaste leverancier zijn volgende factuur via Peppol te sturen.

Stuurt Peppol mijn facturen door naar de belastingadministratie?

Vandaag niet: volgens de FOD Financiën gaan er in de huidige fase geen factuurgegevens naar de administratie. Op 18 juli 2026 keurde de Ministerraad een voorontwerp van wet over bijna-realtime e-rapportering goed; het is nog geen wet en er is geen officiële startdatum.