Klant niet op Peppol: wat u wel en niet mag doen
Beslisboom wanneer een Belgische B2B-klant onbereikbaar is op Peppol. Opzoekfouten, grenzen van de verplichting en remediëring zonder valse omwegen.
Bijgewerkt
- België
Eén taak: de volgende conforme stap kiezen
Levering mislukt omdat de koper niet in het Peppol-register staat, of omdat geen toegangspunt zijn participant-ID aanvaardt. Dat is een routeringsfout, geen slecht UBL-bestand. Voor Belgische B2B in scope van de gestructureerde e-facturatieverplichting wist onbereikbaarheid de plicht tot gestructureerde uitwisseling via Peppol niet weg.
Beslisboom
Opzoeking mislukt?
├─ Verkeerd KBO/BCE of schema 0208? → ID corrigeren, opnieuw opzoeken
├─ Recent geregistreerd (uren/dagen)? → Wachten op Directory-zichtbaarheid, opnieuw proberen
├─ Vestiging vs hoofdzetel? → Juiste rechtspersoon bevestigen
├─ Echt niet geregistreerd? → Klant vragen te registreren; gestructureerde zending klaarhouden; pogingen loggen
└─ Wel geregistreerd, blijft falen? → Controleren of ontvangst BIS Billing is gepubliceerd
Controleer altijd via een bewuste deelnemeropzoeking vóór u « niet op Peppol » concludeert.
| U mag | U mag niet (als de verplichting geldt) |
|---|---|
| Opnieuw opzoeken met het juiste ondernemingsnummer | Pdf-per-e-mail als conforme uitwisseling behandelen |
| De klant vragen Peppol-registratie af te ronden | De klant zelf registreren alsof u hun toegangspunt bent |
| Een pdf sturen als tijdelijke commerciële communicatie | Beweren dat de verplichting pauzeert na één mislukte levering |
| De gestructureerde factuur opnieuw indienen zodra bereikbaar | Een permanente vrijstelling « klant niet klaar » verzinnen |
| Tijdstempels, geprobeerde ID's en contacten loggen | Oneindig wachten gelijkstellen aan gestructureerd verzenden |
Wat « onbereikbaar » meestal betekent
| Uitkomst | Waarschijnlijke oorzaak | Actie |
|---|---|---|
| Geen participant | Nooit geregistreerd | Peppol-onboarding bij de koper |
| Misser op bekend btw-nummer | Typfout, oude zetel, verkeerd schema | Stamgegevens corrigeren |
| Participant zonder factuurprofiel | Alleen verzenden of onvolledige publicatie | Ontvangst BIS Billing publiceren |
| Intermittent na inschrijving | Propagatievertraging register | Gepland opnieuw proberen; niet permanent overschakelen op alleen-pdf |
Praktische volgorde
- Bevestig ondernemingsnummer (schema 0208) en rechtspersoon.
- Voer deelnemeropzoeking uit; bewaar de fout.
- Contacteer de koper: registratie + ontvangstcapaciteit vereist.
- Houd de gestructureerde factuur klaar; verzend opnieuw bij succesvolle opzoeking.
- Bij commerciële urgentie: deel een pdf én houd de Peppol-gap open tot gestructureerde levering lukt. Pdf sluit compliance niet. Zie pdf versus gestructureerde factuur.
- Mislukte deelnemeropzoeking
Registermisser die Peppol-routering blokkeert vóór enige overdracht van factuurinhoud.
FAQ
Wat als mijn Belgische B2B-klant niet op Peppol staat?
Hercontroleer het ondernemingsnummer, vraag hen dan ontvangst te publiceren. Onbereikbaarheid wist de gestructureerde plicht niet.
Is een PDF genoeg als opzoeking faalt?
PDF kan cashflow redden. Het sluit compliance voor B2B in scope niet. Houd de Peppol-gap open.
Is dit een validatiefout?
Nee. Opzoekfalen blokkeert routing vóór enige overdracht van factuurinhoud.
Kan ik mijn klant voor hen registreren?
Nee. Zij moeten vindbaar worden via hun eigen software of provider.
Wat is de eerste fix?
Bevestig schema 0208 en tien cijfers. Een verkeerd ID is frequenter dan een klant die nooit registreerde.