Klant niet op Peppol: zo verstuurt u een geldige factuur

Kan een Belgische zakelijke klant geen gestructureerde facturen ontvangen op Peppol, dan wacht u niet en stopt u niet met factureren. U reikt de factuur tijdig uit op papier of als pdf, en die factuur is juridisch geldig; de klant, niet u, schiet tekort in zijn ontvangstplicht. Twee voorwaarden beschermen u: de klant moet echt niet kunnen ontvangen, en voor een pdf per e-mail is zijn akkoord nodig.

Deze gids is voor iedereen die vanuit OrdoGrid Belgische ondernemingen factureert en Peppol — ignoré (Peppol overgeslagen) ziet in het verzendvenster. Hoe u een niet-gevonden klant onderzoekt, leest u in nagaan of een klant op Peppol kan ontvangen. Wie precies onder de verplichting valt, staat in de Belgische e-facturatieverplichting, en waarom een pdf alleen niet volstaat als de klant kan ontvangen, in pdf of gestructureerde factuur.

Wat de wet zegt als uw klant niet kan ontvangen

De terugvalregel staat in art. 53, §2bis, zesde lid, van het Btw-Wetboek. Dat lid werd ingevoegd door de wet van 10 februari 2026, en de FOD Financiën (de federale belastingadministratie) past het toe sinds 1 januari 2026, zoals aangekondigd op 19 december 2025. Kan de ontvanger om technische redenen geen gestructureerde factuur ontvangen, zelf of via een derde, dan hoeft u er geen uit te reiken. U moet wel een factuur uitreiken op papier of als ongestructureerd elektronisch bestand, zoals een pdf. De memorie van toelichting heeft het zowel over een klant zonder geschikte software als over een klant die op het netwerk niet bereikbaar is.

De B2B-FAQ van de FOD Financiën, vraag 8, voegt toe:

• u kiest de verzendwijze, maar een elektronische factuur vereist het akkoord van de klant over een veilig alternatief;
• de zo verstuurde factuur is juridisch geldig en u voldoet aan uw factureringsplicht;
• zodra de klant kan ontvangen, stuurt u niet met terugwerkende kracht gestructureerde facturen; u mag op de factuur een clausule zetten die de klant aanspoort zich in orde te stellen.

Een overtreding geldt pas als herhaling wanneer ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld; zie boetes voor e-facturatie.

De terugvalregel verschuift uw termijn niet: een factuur moet uiterlijk de 15de van de maand na het belastbare feit worden uitgereikt (art. 4, §1, koninklijk besluit nr. 1). „Volgende maand staan we op Peppol” is geen reden om ze achter te houden.

Terugvalfactuur

Een gewone factuur, op papier of als pdf, uitgereikt omdat de klant technisch geen gestructureerde factuur kan ontvangen. Het is de enige wettelijke factuur voor die verrichting, geen voorlopige kopie.

Stap 1: bevestigen dat de klant echt niet kan ontvangen

De terugvalregel steunt op een feit dat u later moet kunnen aantonen. OrdoGrid controleert het btw-nummer van de klant op het Peppol-netwerk telkens u op Envoyer (verzenden) klikt. Vindt het de klant, dan is Envoi électronique via Peppol aangevinkt en geldt de terugvalregel niet. Zo niet, lees dan de reden.

Voor u besluit:

1. Open in Base Clients (klantenlijst) de klant en typ in het formulier Modifier le client (klant bewerken) het N° de TVA (btw-nummer) opnieuw: na ongeveer een seconde toont een vak met de titel Registre belge (BCE) de naam die bij dat nummer geregistreerd is. Is dat de officiële naam van de klant, dan klopt het nummer; sluit het formulier zonder op Pré-remplir (vooraf invullen) te klikken, tenzij u de gegevens van de klant wilt overschrijven. Een tikfout geeft ook „niet geregistreerd” en zou een fout btw-nummer op uw terugvalfactuur zetten.
2. Zoek op lookup.peppol.org, de tool die de FOD Financiën in zijn Peppol-FAQ noemt (vraag 6), naar 0208: gevolgd door het ondernemingsnummer van tien cijfers van de klant (zijn nummer in de KBO, de Kruispuntbank van Ondernemingen). Bewaar een gedateerde schermafbeelding.
3. Vraag de klant of hij een Peppol-dienstverlener heeft en wanneer zijn ontvangst actief wordt. Een schriftelijk antwoord is uw beste bewijs.

Als het probleem aan uw kant ligt. Kunt u niet verzenden, bijvoorbeeld omdat de Autorisation Peppol (Peppol-machtiging) niet ondertekend is, dan beschermt de terugvalregel u niet. U bent dan in overtreding, en uw klant mag uw factuur in principe weigeren; aanvaardt hij de factuur in een andere vorm, dan behoudt hij zijn recht op aftrek (B2B-FAQ, vraag 7).

Stap 2: het terugvalkanaal kiezen

Stap 3: het akkoord van de klant schriftelijk vastleggen

Wat de regels vereisen. Voor elektronische verzending het akkoord van de klant en, volgens de FOD Financiën (B2B-FAQ, vraag 8), een veilige methode die u samen afspreekt. Er is geen vorm of formulering voorgeschreven, en de FOD Financiën omschrijft „veilig” niet.

Wat wij aanraden. Leg het akkoord vast per e-mail, zodat u het later kunt aantonen, met het formaat (pdf), het adres en de duur (tot de klant op Peppol kan ontvangen). In de praktijk betekent „veilig”: een adres dat de klant zelf opgaf, zoals de mailbox van zijn boekhouding, een pdf in plaats van een bewerkbaar bestand, en een ontvangstbevestiging voor de eerste factuur. De Engelse, Franse en Duitse versie van dit artikel geven het sjabloon hieronder in die talen.

Onderwerp: onze facturen zolang u nog niet op Peppol staat

Geachte [naam],

Op [datum] vonden wij [officiële naam], ondernemingsnummer [0000.000.000], niet terug op het Peppol-netwerk. Zoals artikel 53, §2bis, van het Btw-Wetboek toelaat, sturen wij u onze facturen als pdf tot u gestructureerde facturen op Peppol kunt ontvangen.

Wilt u per kerende e-mail bevestigen:

1. dat u akkoord gaat om onze facturen als pdf per e-mail te ontvangen;
2. welk adres wij moeten gebruiken;
3. wanneer u verwacht bereikbaar te zijn op Peppol onder 0208:[ondernemingsnummer].

Facturen die als pdf zijn verstuurd, worden niet opnieuw via Peppol verstuurd; vanaf uw registratie gaan nieuwe facturen uitsluitend via Peppol.

Met vriendelijke groeten, [naam, onderneming]

De facultatieve clausule op de factuur kan één zin zijn in het veld Notes, bijvoorbeeld: „Uitgereikt als pdf omdat uw onderneming op [datum] geen gestructureerde facturen via Peppol kon ontvangen. Gelieve u te registreren om via Peppol te ontvangen.” De FOD Financiën legt geen formulering op.

Stap 4: de terugvalfactuur versturen vanuit OrdoGrid

OrdoGrid schakelt niet automatisch over op e-mail: u kiest zelf het kanaal.

1. Open de factuur en voeg, als u de clausule gebruikt, die toe in het veld Notes, dat op de pdf wordt afgedrukt.
2. Klik op Envoyer. Het venster Envoyer la facture (de factuur verzenden) toont Peppol — ignoré met de reden.
3. Controleer of Email aangevinkt is en of het adres het door de klant bevestigde adres is; pas het zo nodig aan in het veld. Zonder opgeslagen e-mailadres van de klant toont het venster Aucun email configuré (geen e-mail ingesteld): typ het adres in.
4. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). OrdoGrid slaat op, mailt de factuur met de pdf als bijlage en toont het resultaat per kanaal. De status gaat van Brouillon (ontwerp) naar Envoyée (verzonden).
5. Alternatief voor stap 2 tot 4, als u een eigen onderwerp of bericht wilt: gebruik in de facturenlijst de actie Per e-mail verzenden (in het factuurpaneel heet dezelfde actie Envoyer): vul Onderwerp van de e-mail en Persoonlijk bericht (optioneel) in, laat Document-PDF bijvoegen aangevinkt en klik op E-mail verzenden.
6. Alternatief op papier, in plaats van stap 2 tot 4: klik op PDF, druk de factuur af en post ze, en zet daarna de status met de actie Statut op Envoyée.
7. Noteer in Base Clients, in de Notes van de klant, de datum en het resultaat van de controle, het afgesproken kanaal en het adres.

De e-mail vertrekt van contact@ordogrid.com op naam van uw onderneming, en antwoorden komen op het e-mailadres van uw onderneming terecht; verwittig de klant zodat zijn spamfilter hem niet tegenhoudt. De e-mail bevat nooit UBL-XML en heeft geen leesbevestiging: vraag dus om een bevestiging. De historiek staat onder Envoi et Paiement (verzending en betaling) in de zijbalk van de factuur.

Stap 5: wanneer de klant op Peppol komt

1. Bevestig het. Zoek de klant op lookup.peppol.org, of klik bij de volgende factuur op Envoyer: Envoi électronique via Peppol is dan automatisch aangevinkt.
2. Stuur nieuwe facturen alleen via Peppol. Vink Email uit in het verzendvenster. In september 2026 beval het Belgische forum van Peppol-dienstverleners aan uitsluitend via Peppol te verzenden als de ontvanger daar kan ontvangen; een aanbeveling, geen regel. Peppol zelf herkent geen dubbels (FAQ over specifieke vragen, vraag 4).
3. Laat terugvalfacturen ongemoeid. De wereldbolknop Envoyer à Peppol (naar Peppol verzenden) in de facturenlijst blijft voor die facturen beschikbaar, omdat ze nooit via Peppol gingen; wie hem gebruikt, levert dezelfde factuur twee keer af. De blokkering Déjà envoyé sur Peppol (al op Peppol verzonden) op de wereldbolknop, in het verzendvenster Déjà envoyé via Peppol, blokkeert alleen een tweede Peppol-verzending.
4. Correcties. De regel dat een creditnota het formaat van de oorspronkelijke factuur volgt (art. 53, §2bis, Btw-Wetboek), geldt alleen als het origineel een gestructureerde factuur is (FAQ over specifieke vragen, vragen 5 en 23). Voor een pdf-origineel geldt geen formaatvereiste, en een creditnota als pdf blijft mogelijk als de klant ze aanvaardt. Spreek het kanaal van zo'n creditnota af met de klant en uw accountant. In OrdoGrid maakt u een creditnota aan vanuit de factuur met Note de crédit (creditnota) en verstuurt u ze zoals een factuur.

Rekenvoorbeeld: een klant die laat op Peppol komt

Graphisme Renard SRL, een ontwerpstudio in Namen, vernieuwde de website van Ferronnerie Dumont SRL, een smeedwerkbedrijf in Luik. Beide zijn btw-plichtig en in België gevestigd. De site ging online op 30 september 2026, dus de factuur moet uiterlijk op 15 oktober 2026 worden uitgereikt.

1. Maandag 12 oktober. Envoyer toont Peppol — ignoré met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Renard typt het nummer opnieuw in de klantfiche: het vak Registre belge (BCE) toont Ferronnerie Dumont SRL, dus het nummer klopt. lookup.peppol.org vindt niets voor 0208:0987654394, 9925:BE0987654394 of de naam; Renard bewaart de schermafbeeldingen.
2. Dezelfde dag. Aan de telefoon legt de zaakvoerster van Dumont uit dat het bedrijf net een contract met een Peppol-dienstverlener heeft getekend en verwacht begin november via Peppol te kunnen ontvangen. Renard stuurt de e-mail uit stap 3 om akkoord te vragen.
3. Woensdag 14 oktober. Dumont bevestigt per e-mail: pdf's naar het adres van zijn boekhouding.
4. Donderdag 15 oktober. Renard dateert F-2026-0118 op die dag, zet de clausule in Notes, laat alleen Email aangevinkt met het bevestigde adres en klikt op Sauvegarder & Envoyer. De Notes van de klant vermelden: „12/10/2026: niet op Peppol (0208, 9925, naam). 14/10: pdf per e-mail aanvaard. F-2026-0118 gemaild op 15/10.”
5. Dinsdag 3 november. Dumont meldt zijn registratie; lookup.peppol.org toont 0208:0987654394 met Peppol BIS-facturen en -creditnota's.
6. Donderdag 5 november. F-2026-0131 voor hosting en onderhoud in oktober: € 250,00 + € 52,50 btw (21%) = € 302,50. Envoi électronique via Peppol is aangevinkt; Renard vinkt Email uit en verzendt. In Peppol → Outbox gaat de rij van En file (in wachtrij) naar Traité (afgeleverd op het netwerk; dit betekent niet dat de klant ze aanvaard heeft).
7. Vrijdag 13 november. Dumont betaalt € 4.840,00; Renard registreert dat met Betaling registreren in het paneel Afrekening, en de factuur toont Payée (betaald). F-2026-0118 werd nooit opnieuw verstuurd.

Wachten op de registratie had F-2026-0118 laattijdig gemaakt; op 3 november op Envoyer à Peppol klikken voor die factuur had dezelfde factuur van € 4.840,00 twee keer afgeleverd.

Klanten buiten deze procedure

Veelgemaakte fouten

Bewijzen om bij te houden

Wat de wet vereist. Bewaar facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60, §3, Btw-Wetboek, zoals gewijzigd door de wet van 18 december 2025, die de termijn van tien naar zeven jaar terugbracht). Geen enkele tekst schrijft voor hoe u een opzoeking documenteert.

Wat wij aanraden. Kunnen aantonen waarom elke terugvalfactuur niet via Peppol ging.

Wat OrdoGrid doet. Het bewaart uw documenten maar geeft geen archiveringsgarantie: exporteer geregeld uw eigen kopieën, bijvoorbeeld door rijen in de facturenlijst te selecteren en op Downloaden (tooltip: Downloaden als ZIP) te klikken.

Veelgestelde vragen

Is een factuur per e-mail geldig in 2026 als mijn klant niet op Peppol staat?

Ja, als de klant technisch geen gestructureerde facturen kan ontvangen. De FOD Financiën stelt dat de factuur die op een andere manier is verstuurd juridisch geldig is en uw factureringsplicht vervult. Voor verzending per e-mail is het akkoord van de klant over een veilig alternatief nodig; voor een papieren factuur niet.

Kan ik een boete krijgen als ik een pdf stuur omdat mijn klant niet op Peppol staat?

Niet voor het gebruik van de terugvalregel. De klant riskeert € 1.500, dan € 3.000, dan € 5.000 omdat hij de middelen om te ontvangen mist. U blijft blootgesteld aan de gewone boetes als de factuur laattijdig of onvolledig is, of als de klant in werkelijkheid kon ontvangen, bijvoorbeeld wanneer de klant alleen door een fout nummer niet werd gevonden.

Moet ik de factuur opnieuw via Peppol sturen zodra mijn klant zich registreert?

Nee. De FOD Financiën stelt dat leveranciers geen gestructureerde facturen met terugwerkende kracht moeten sturen. Stuur alleen nieuwe facturen via Peppol en gebruik Envoyer à Peppol niet voor de eerdere.

Mijn klant staat op Peppol maar vraagt een pdf. Mag ik die in plaats daarvan mailen?

Nee. Tussen in België gevestigde ondernemingen is de gestructureerde factuur de enige wettelijke factuur als de klant kan ontvangen. Stuur ze via Peppol; een pdf-kopie is facultatief en vervangt ze niet.

Hoelang mag ik dezelfde klant pdf-facturen blijven sturen?

Zolang hij technisch niet kan ontvangen. De wet legt u geen einddatum op, maar controleer opnieuw vóór elke factuur; OrdoGrid doet dat bij elke klik op Envoyer. De klant blijft intussen blootgesteld aan boetes.

Schakelt OrdoGrid automatisch over op e-mail als de klant niet op Peppol staat?

Nee. Het verzendvenster toont Peppol — ignoré met de reden, en u beslist: Email aanvinken, of de pdf downloaden voor verzending op papier.

Kan ik mijn klant zelf op Peppol registreren?

Nee. Alleen de klant kan zich registreren, via een Peppol-dienstverlener naar keuze. Reik tot dan terugvalfacturen uit.