Een eenvoudige routine voor een incidentele zakelijke factuur

Voor enkele zakelijke facturen volstaat een korte checklist. Ze voorkomt vergeten referenties, gemiste betaalopvolging en een tweede factuur voor dezelfde verkoop. Gebruik dezelfde controles bij elke koper, ook als u hem maar één keer factureert.

Deze gids betreft een Belgisch bedrijf dat in OrdoGrid af en toe een B2B-factuur via Peppol verstuurt. Begin bij uw eerste verzending met het eerste-factuurpad.

Vraag de koper naar de juiste gegevens

Vraag vóór het openen van de factuur welke juridische organisatie de koper is. Verzamel juridische naam, btw-/ondernemingsidentiteit, volledig adres en factuurcontact. Vraag naar vereist bestelnummer of kopersreferentie.

Een bedrijf kan bijvoorbeeld een workshop op één locatie bestellen terwijl een andere groepsmaatschappij de koper is. Gebruik de bevestigde rechtspersoon, niet de gebouwnaam of persoonlijke naam van uw contact.

Spreek omschrijving, aantal, prijs, valuta en betalingstermijn af. Is er een voorschot, bewaar bewijs van het werkelijk betaalde bedrag. Een toezegging voor volgende week is geen ontvangen betaling.

Controleer uw inrichting en houd haar actueel

Controleer actief bedrijf, profiel, btw-nummer, adres en bank-/betaalgegevens. Bekijk verzendgereedheid in Peppol → Statut. Voltooi gevraagde toestemming alleen wanneer u voor het bedrijf mag tekenen.

Ontvangst is een aparte keuze. Verwerkt een andere dienst uw inkomende facturen, controleer de afspraak vóór wijziging. De huidige uitgaande stroom ondersteunt Belgische leveranciersbedrijven.

Na deze eerste controle bekijkt u de inrichting opnieuw bij gewijzigde bedrijfs- of betaalgegevens. Een correct ingerichte klant en Peppol-toegang hoeven niet bij elke volgende factuur opnieuw aangemaakt te worden.

Maak één begrijpelijke factuur

Open Factures → Nouvelle facture. Selecteer de opgeslagen klant of voeg hem in de klantselectie toe. Btw-opzoeking helpt, maar vergelijk het resultaat met de bevestigde informatie.

Kies een herkenbare beschrijving, bijvoorbeeld “Workshop op locatie — 24 september 2026” in plaats van “Diensten”. Vul hoeveelheid, prijs, valuta, data en bestelreferentie in. Controleer het voorgestelde nummer.

Gebruik de btw-behandeling die uw accountant voor uw bedrijf en verkoop heeft bevestigd. Het tarief van een andere verkoper is geen betrouwbare verkorting. Bekijk of prijzen btw bevatten en controleer subtotaal, belasting en totaal in Totaux. Bekijk de PDF en sla op.

Verstuur, controleer en volg betaling

Heropen de opgeslagen factuur indien nodig en kies Envoyer. Controleer het vinkje Peppol. Email is afzonderlijk en kan met een bestaand adres al geselecteerd zijn. Bevestig eenmaal met Sauvegarder & Envoyer.

Zoek in Peppol → Outbox en controleer aflevering met Actualiser of Vérifier. Wacht wanneer verwerking loopt. Bewaar bij onzeker resultaat of onbegrijpelijke fout het nummer en vraag support vóór een volgende poging.

Aflevering en betaling zijn verschillend. Zet de vervaldatum in uw gewone herinneringslijst en controleer bank-/geldbewijs. Bevestig ontvangen bedrag voordat u een betaling registreert. Een factuur op Peppol betekent niet dat geld aangekomen is.

Bewaar een klein bruikbaar dossier

Bewaar nummer, klant, verkoopafspraak, vervaldatum, aflevering, geldbewijs en bestandenlocatie. Download XML en beschikbare PDF via het documentmenu.

Het gestructureerde origineel bewaren is sterk aanbevolen. Belgische bewaarinformatie staat ook andere vormen toe als authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gewaarborgd zijn. Volg de met uw accountant afgesproken bewaarinstructies.

Bewaar het factuurnummer en de exacte fout. U kunt een concept corrigeren zolang het bewerkbaar en nog niet uitgegeven is. Overschrijf de oorspronkelijke bedragen of btw van een uitgegeven factuur niet; vraag uw accountant hoe u een correctie aan die factuur koppelt. Probeer de verzending alleen opnieuw na een bevestigde afwijzing, met hetzelfde ongewijzigde origineel wanneer toegestaan. Is de uitkomst onzeker, vraag support eerst om hulp. Een transportfout alleen vereist geen creditnota.

Zoek vóór uw volgende factuur naar dezelfde verkoop in de lijst. Dit voorkomt dubbel factureren wanneer u een eerder opgeslagen factuur vergeten bent.