Belgische e-reporting 2028 en EU-ViDA 2030: stand van zaken en aanpak

Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische ondernemingen onderling gestructureerde facturen uit, standaard via Peppol, maar er gaan geen factuurgegevens naar de belastingadministratie. De volgende stap, e-reporting, zou zowel de leverancier als de klant verplichten om bepaalde factuurgegevens bijna in realtime aan de FOD Financiën te rapporteren. Op 13 oktober 2026 is dat een voorontwerp van wet zonder startdatum in een officiële tekst; de timing “2028” komt uit het federale regeerakkoord. De Europese richtlijn over btw in het digitale tijdperk (ViDA) is wel aangenomen recht: vanaf 1 juli 2030 gaan intra-EU-B2B-facturen over op e-facturen met rapportering per transactie.

Deze referentiepagina is bedoeld voor zaakvoerders, boekhouders en financiële of IT-teams die verder plannen dan 2026. Ze maakt het onderscheid tussen wet, plannen en wat OrdoGrid vandaag doet. Wie in 2026 onder de verplichting valt, leest u in de Belgische e-facturatieverplichting; de stappen voor de opstart staan in de checklist 2026.

Stand van zaken op 13 oktober 2026: wet, ontwerp of plan?

Tijdlijn van 2024 tot 2035

Wat Belgische e-reporting in de praktijk zou betekenen

Wat de regering heeft aangekondigd

Het persbericht van de Ministerraad van 18 juli 2026 en de FAQ van de FOD Financiën vermelden:

• Bilaterale rapportering. De leverancier en zijn klant zouden elk bepaalde verplichte factuurgegevens aan de administratie rapporteren.
• Bijna realtime. Gegevens zouden per handeling doorstromen, niet in een jaaroverzicht.
• Binnenlandse B2B. De FOD omschrijft de maatregel als gericht op handelingen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen; voor intra-EU-handelingen geldt ViDA.
• Geen jaarlijkse klantenlisting meer voor btw-plichtigen die onder e-reporting vallen.
• Doelen: betere naleving, en snellere, gedetailleerdere gegevens voor risicoanalyse en fraudebestrijding.

De gestructureerde factuur die u al verstuurt, moet de gegevensbron worden. Het Verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 8 juli 2025 noemt Peppol als beoogd netwerk voor de overdracht van gegevens uit gestructureerde facturen in het kader van toekomstige nationale en Europese “near real time”-rapporteringsverplichtingen.

Wat nog niet bekend is

Op 13 oktober 2026 legt nog geen officiële tekst vast:

• de startdatum en een eventuele fasering;
• de te rapporteren gegevens en de termijn;
• of btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling, btw-plichtigen met enkel vrijgestelde handelingen van artikel 44 en niet-gevestigde btw-plichtigen eronder vallen;
• hoe creditnota's en facturen onder de terugvalmaatregel gerapporteerd worden;
• of uw Peppol-provider de gegevens voor u doorstuurt;
• welke sancties gelden.

ViDA regelt ook binnenlandse rapporteringssystemen (art. 271 bis en 271 ter btw-richtlijn, vanaf 1 juli 2030): de leverancier stuurt de gegevens door wanneer de factuur wordt uitgereikt of had moeten worden uitgereikt en, als de lidstaat dat ook oplegt, de klant binnen 5 dagen na ontvangst. België had vóór 2024 noch zo'n systeem, noch de wettelijke basis ervoor, dus het uitstel tot 2035 geldt niet voor België: vanaf 1 juli 2030 moet de Belgische e-reporting aan die regels voldoen. Tot dan, en daarna voor het toepassingsgebied en de gegevens, komen de Belgische keuzes in de Belgische wet en het koninklijk besluit.

Vijfhoekenmodel

Peppol heeft vandaag vier hoeken: de leverancier (C1), zijn toegangspunt (C2), het toegangspunt van de klant (C3) en de klant (C4). In een vijfhoekenmodel is de belastingadministratie een vijfde hoek die factuurgegevens uit het netwerk ontvangt. Adviseurs gebruiken die term voor het Belgische plan, en de Network Policy van OpenPeppol behandelt zo'n opzet als meerdere uitwisselingen met vier hoeken. Het officiële persbericht beschrijft de architectuur niet.

Wat hetzelfde blijft

Niets van wat tot nu toe is gepubliceerd, wijzigt de factureringsregels die u vandaag toepast.

Uw situatie: wat nu geldt en wat u opvolgt

ViDA: intra-EU-facturen vanaf 1 juli 2030

Richtlijn (EU) 2025/516 herschrijft de factuur- en rapporteringsregels van de btw-richtlijn. België moet de rapporteringsmaatregelen uiterlijk op 30 juni 2030 aannemen en bekendmaken en ze vanaf 1 juli 2030 toepassen. De aangenomen tekst bepaalt:

• E-factuur als standaard. Facturen moeten elektronisch zijn en de norm EN 16931 volgen. Lidstaten mogen papier of pdf nog aanvaarden voor handelingen buiten de nieuwe rapportering.
• Geen aanvaarding meer nodig. Voor intra-EU-B2B-handelingen hangt het uitreiken van een EN 16931-e-factuur aan een onderneming niet langer af van het akkoord van de klant.
• Termijn van 10 dagen. Voor intracommunautaire leveringen van goederen en grensoverschrijdende handelingen waarbij de klant de btw voldoet (verlegging van heffing), moet de factuur uiterlijk 10 dagen na het belastbaar feit uitgereikt zijn. De huidige Belgische regel is de 15e van de volgende maand.
• Rapportering per transactie. De leverancier stuurt de gegevens door wanneer de factuur wordt uitgereikt of had moeten worden uitgereikt. De klant rapporteert binnen 5 dagen na ontvangst, tenzij zijn lidstaat klanten vrijstelt.
• Geen recapitulatieve opgave meer. Deze rapportering vervangt wat Belgische ondernemingen vandaag als intracommunautaire opgave indienen.
• Twee nieuwe vermeldingen op elke factuur, ook binnenlandse. Een verbeterende factuur vermeldt het nummer van de gecorrigeerde factuur, en facturen vermelden de bankrekening van de leverancier of een andere identificatie van de betaalrekening (art. 226, punten 16 en 17).

Wacht op de Belgische omzetting voor u procedures aanpast. De huidige regels voor buitenlandse klanten vindt u in buitenlandse wederpartij en Peppol.

Wat wij nu aanraden

Dit zijn aanbevelingen, geen wettelijke verplichtingen. Elk ervan loont al onder de regels van 2026.

1. Verstuur elke factuur en creditnota in het toepassingsgebied gestructureerd. Gebruik pdf of papier alleen als de klant echt niet kan ontvangen, en bewaar het bewijs. De memorie van toelichting bij de wet van 10 februari 2026 stelt dat een leverancier die de terugvalmaatregel gebruikt, toch in staat moet zijn de gegevens voor de toekomstige elektronische rapportering te genereren.
2. Houd de ontvangst actief. In een bilateraal model zou uw rapportering steunen op wat u ontvangt: weiger verkeerd geadresseerde facturen in plaats van ze te boeken.
3. Zuiver uw klantgegevens op. Controleer btw-nummers en vestiging in België (een Belgisch btw-nummer alleen bewijst dat niet meer), en scheid zakelijke klanten van particulieren.
4. Kies de btw-regeling bewust. Verlegging van heffing, vrijstellingen en de vrijstellingsregeling zitten als btw-categorie met een vrijstellingscode of -reden in de gestructureerde gegevens. Als reden stuurt OrdoGrid de vermelding die het op de pdf afdrukt, bijvoorbeeld de vermelding van de vrijstellingsregeling onder categorie E, en het voegt die vermeldingen en uw Notes samen in de opmerking op documentniveau van de XML (BT-22). Op Nederlandstalige en Franstalige documenten zijn dat de officiële formuleringen; Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling, omdat er in die talen geen officiële formulering bestaat.
5. Reik tijdig uit en corrigeer met creditnota's, nooit door een verstuurde factuur te wijzigen of haar nummer te hergebruiken.
6. Bewaar de XML 7 jaar. Zie facturen archiveren.
7. Blijf de jaarlijkse klantenlisting en de intracommunautaire opgave indienen zolang de wet ze niet wijzigt.
8. Vraag providers om schriftelijke engagementen. Zolang de te rapporteren gegevens niet gepubliceerd zijn, kan geen enkel pakket volledig “klaar voor e-reporting” zijn. Zie e-facturatiesoftware kiezen.

In OrdoGrid vandaag

OrdoGrid stuurt geen gegevens naar de belastingadministratie, maakt geen jaarlijkse klantenlisting, intracommunautaire opgave of btw-aangifte op, en heeft geen e-reportingfuncties aangekondigd. OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden en controleert elke factuur die het via Peppol verstuurt op de regels van EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0 vóór de verzending.

Zo past u de aanbevelingen toe:

1. Onderneming. In Profil entreprise (bedrijfsprofiel) moet Numéro de TVA (Optionnel) uw BE-nummer bevatten: OrdoGrid verstuurt via Peppol alleen voor Belgische btw-nummers. Vul IBAN in onder Informations bancaires (bankgegevens); de editor neemt het over op elke factuur, wat ook de vermelding van de bankrekening dekt die ViDA vanaf 2030 toevoegt.
2. Peppol-status. In Peppol → Statut controleert u of Envoi (Outbox) op Autorisé (toegelaten) staat en Réception (Inbox) op Enregistré (geregistreerd), tenzij een andere provider voor u ontvangt, en noteert u uw Identifiant Peppol onder Annuaire Peppol. Staat er Mode : Envoi seul en ontvangt geen andere provider voor u, klik dan op Activer la réception (ontvangst activeren); zie Peppol instellen in OrdoGrid.
3. Klanten. Bij elke zakelijke klant hoort Type de client op Assujetti à la TVA (btw-plichtig) te staan, met een ingevuld N° de TVA. De badge Registre belge (BCE) of VIES (UE) toont waar de gegevens vandaan komen; hij bevestigt geen vestiging in België.
4. Btw-regeling. Kies de regeling zelf onder Options de TVA. OrdoGrid past alleen zelf een regeling toe als alle regels al op 0% staan en de vestigingsplaats van de klant de regeling bepaalt (Export buiten de EU, Autoliquidation voor een zakelijke klant in een ander EU-land). Régime cocontractant (verlegging van heffing voor werk in onroerende staat) stelt het alleen voor samen met de voorwaarde ervan, een klant die periodieke btw-aangiften indient, en het past die regeling nooit zelf toe: controleer of de wettelijke voorwaarden vervuld zijn.
5. Verzenden. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden). In Peppol → Outbox betekent Traité levering op het netwerk, geen aanvaarding. Erreur (fout) betekent niet afgeleverd of uitkomst onbekend: klik op Vérifier (controleren), los de oorzaak op en verstuur dezelfde factuur één keer opnieuw; toont de badge nog altijd Erreur, of weigert OrdoGrid omdat een eerdere uitkomst eerst moet worden opgehelderd, contacteer dan OrdoGrid-support vóór u ze op een andere manier verstuurt. Pas sur Peppol (niet op Peppol) betekent dat bij de aflevering geen registratie werd gevonden die de factuur aanvaardt: vraag de klant of hij kan ontvangen en verstuur dezelfde factuur, als hij echt niet kan ontvangen, op een andere manier en bewaar een gedateerd bewijs (aanbeveling 1).
6. Corrigeren. Selecteer in Factures de factuur en klik op Note de crédit (creditnota); die verwijst in haar gestructureerde gegevens naar het origineel.
7. Weigeren. In Peppol → Inbox gebruikt u Répondre → RE Rejetée (geweigerd) met een redencode.
8. Archiveren. Selecteer documenten op de pagina Peppol en download een zip met de mappen xml en pdf. Integraties kunnen GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml gebruiken.

Rekenvoorbeeld: één leverancier, twee regelingen

Binnenlandse B2B. Atelier Verbeke BV uit Gent onderhoudt op 1 oktober 2026 de bottellijn van Brasserie Lemaire SRL uit Namen. Beide zijn in België gevestigd en btw-plichtig.

Intra-EU-verkoop. Verbeke verkoopt een gereviseerde vulmachine aan Van Dijk Dranken BV in Eindhoven voor € 8.400,00, als vrijgestelde intracommunautaire levering (btw € 0,00).

Veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

• XML en pdf van elke verstuurde of ontvangen factuur en creditnota, 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking.
• Voor elke factuur onder de terugvalmaatregel: gedateerd bewijs dat de klant niet kon ontvangen, en de factuurgegevens.
• Schriftelijke akkoorden over elk ander formaat of kanaal dan Peppol BIS.
• Uw klantcontroles: btw-nummer, vestiging in België, zakelijk of particulier.
• Verstuurde of ontvangen Invoice Responses, zoals weigeringen.
• Kopieën van de klantenlistings en intracommunautaire opgaven die uw boekhouder indiende.

Veelgestelde vragen

Gaan mijn factuurgegevens al naar de belastingadministratie?

Nee. De FAQ van de FOD Financiën stelt dat in de fase die op 1 januari 2026 begon, geen informatie uit de elektronische factuur naar de administratie gaat.

Wanneer start de Belgische e-reporting?

Op 13 oktober 2026 legt geen officiële tekst een datum vast. Het regeerakkoord vermeldt 2028, en op 18 juli 2026 werd een voorontwerp van wet goedgekeurd. De datum komt in de wet en het koninklijk besluit.

Vervangt e-reporting de btw-aangifte?

Niets van wat gepubliceerd is, zegt dat. Het voorontwerp schaft de jaarlijkse listing van btw-plichtige afnemers af voor wie onder e-reporting valt; de periodieke btw-aangifte wordt niet vermeld.

Geldt e-reporting voor ondernemingen onder de vrijstellingsregeling of voor verkopen aan consumenten?

De FOD Financiën omschrijft de maatregel als gericht op handelingen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen, dus verkopen aan consumenten vallen niet onder het aangekondigde toepassingsgebied. Btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling worden nog niet behandeld; zij vallen wel al onder de e-facturatieverplichting van 2026.

Heb ik een nieuwe provider of een aparte verbinding met de FOD Financiën nodig?

Vandaag verplicht niets dat. De regering wil Peppol gebruiken, maar wie de gegevens doorstuurt en hoe, is nog niet gepubliceerd. Vraag uw provider wat hij toezegt zodra de regels bekend zijn.

Wat verandert er voor facturen aan klanten in andere EU-landen?

Vanaf 1 juli 2030 zijn facturen voor intracommunautaire leveringen van goederen en grensoverschrijdende handelingen met verlegging van heffing onder ViDA EN 16931-e-facturen, uitgereikt binnen 10 dagen na het belastbaar feit, en worden hun gegevens per transactie gerapporteerd in plaats van in de intracommunautaire opgave.

Ondersteunt OrdoGrid al e-reporting?

Nee. OrdoGrid verstuurt en ontvangt gestructureerde facturen via Peppol en laat u de uitgewisselde XML downloaden, maar stuurt geen gegevens naar de belastingadministratie en heeft geen e-reportingfuncties aangekondigd.