Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk voor het uitwisselen van gestructureerde zakelijke documenten zoals facturen. Zo werkt het voor Belgische ondernemingen.
Bijgewerkt
Een netwerk, geen bestandsformaat
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een open netwerk waarmee organisaties gestructureerde elektronische documenten betrouwbaar en gestandaardiseerd uitwisselen. Het wordt vaak gekoppeld aan e-facturatie, maar dezelfde infrastructuur kan andere zakelijke documenten dragen wanneer beide partijen die ondersteunen.
Peppol is geen enkel softwareproduct. Het is een set technische specificaties, bestuursregels en een federatie van gecertificeerde dienstverleners die onderling verbonden zijn.
Hoe een Peppol-uitwisseling werkt
Op hoofdlijnen volgt het versturen van een document via Peppol dit pad:
- De afzender maakt een gestructureerd document (voor facturen in België typisch UBL conform EN 16931 / Peppol BIS Billing).
- Het document wordt overgedragen aan het toegangspunt van de afzender.
- Het toegangspunt zoekt de ontvanger op in de Peppol-directory en levert het document bij het toegangspunt van de ontvanger.
- Het systeem van de ontvanger krijgt een machineleesbare factuur, niet alleen een PDF als e-mailbijlage.
Dit model vermindert ambiguïteit: levering wordt op netwerkniveau gevolgd, en de payload bevat de velden die boekhoudsoftware nodig heeft zonder herintypen.
Peppol-identificatoren
Deelnemers worden aangesproken via Peppol-participantidentifiers. In België registreren ondernemingen zich doorgaans met hun ondernemingsnummer (KBO / BCE) volgens een gestandaardiseerd schema. «Op Peppol staan» betekent dat uw organisatie vindbaar is en kan ontvangen (en meestal ook verzenden) via een gecertificeerd toegangspunt.
Waarom Peppol ertoe doet in België
De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturatie voor B2B-transacties steunt op Peppol als uitwisselingskanaal. Een PDF per e-mail kan nuttig blijven als leesbare kopie, maar vervangt geen gestructureerde Peppol-factuur wanneer de wet dat vereist tussen btw-plichtigen.
Peppol versus «elektronische factuur» in spreektaal
In spreektaal betekent «elektronische factuur» vaak elke factuur die per e-mail wordt gestuurd. In de regelgevende zin van de Belgische verplichting is een elektronische factuur een gestructureerd document dat software automatisch kan verwerken. Peppol is het publieke netwerk dat de meeste Belgische kmo’s daarvoor gebruiken.