Wat is Peppol? Zo werkt het e-facturatienetwerk in België

Peppol is een open netwerk met gemeenschappelijke regels waarlangs gecertificeerde dienstverleners gestructureerde zakelijke documenten, zoals facturen en creditnota's, uitwisselen voor hun klanten. Het is geen bestandsformaat, geen portaal waarop u inlogt en geen pdf per e-mail. U sluit aan via een dienstverlener, meestal toegangspunt genoemd, en anderen bereiken u op uw deelnemers-ID: in België 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer.

Sinds 1 januari 2026 is een factuur in Peppol BIS-formaat, verstuurd via Peppol, de wettelijke standaard tussen in België gevestigde ondernemingen. Dit naslagartikel legt uit hoe het netwerk werkt, wat de wet vraagt en waar elk begrip in OrdoGrid verschijnt. Wie precies onder de verplichting valt, leest u in de Belgische e-facturatieverplichting; de instelschermen in Peppol instellen in OrdoGrid.

Vier dingen die mensen 'Peppol' noemen

'Wij zitten op Peppol' kan op vier verschillende lagen slaan. De meeste misverstanden ontstaan doordat ze door elkaar worden gehaald.

Toegangspunt

Een gecertificeerde Peppol-dienstverlener. In België moet hij lid worden van OpenPeppol, een overeenkomst sluiten met de Belgische Peppol-autoriteit, conformiteitstests doorstaan en Peppol-certificaten hebben. Als onderneming heeft u normaal alleen met uw software of dienstverlener te maken.

Peppol is niet Belgisch en ook niet beperkt tot facturen: er bestaan schema's voor identificatienummers uit veel landen (9930 voor Duitse, 9944 voor Nederlandse btw-nummers) en het netwerk vervoert ook bestellingen en verzendberichten (Peppol BIS 3).

De weg van één factuur: het vierhoekenmodel

1. Aanmaken. De software van de leverancier maakt Peppol BIS-XML met de deelnemers-ID's van beide partijen.
2. Lokaliseren. C2 bevraagt via DNS de SML (Service Metadata Locator) om te weten welke SMP het ID van de klant beheert. Elk ID is bij één en slechts één SMP geregistreerd (SML 1.3.0, §2.1).
3. Capaciteit nagaan. De SMP (Service Metadata Publisher) zegt of de klant dit documenttype aanvaardt (facturen en creditnota's zijn aparte types) en geeft het adres en certificaat van C3.
4. Verzenden. C2 verstuurt via AS4, sinds 2023 het enige Peppol-transportprotocol, beveiligd met certificaten van OpenPeppol. C3 stuurt een technische ontvangstbevestiging terug.
5. Afleveren. C3 geeft de factuur door aan de software van de klant, die langs dezelfde weg zakelijke antwoorden kan terugsturen.

De Network Policy van OpenPeppol spreekt van drie lagen: protocol (opzoeking, transport, certificaten), berichten (documenten maken en valideren) en zakelijk (C1 tot C4). Aflevering is een netwerkvraag; juiste lijnen en btw zijn een documentvraag.

Peppol belooft geen realtime levering. Volgens de FOD Financiën komen de meeste facturen binnen enkele minuten tot een paar uur aan; contacteer uw softwareleverancier als de vertraging meer dan één werkdag bedraagt (Peppol-FAQ, vraag 9).

Een deelnemer vinden: SML, SMP, Directory en opzoektools

Verzenden vraagt geen registratie; alleen ontvangen wordt gepubliceerd. Daarom kan de ene dienstverlener voor u verzenden en een andere voor u ontvangen.

Meer dan de factuur: correcties, antwoorden en statusberichten

Een ontvangstbevestiging zegt dat het netwerk heeft geleverd, een Invoice Response zegt wat de klant besliste, en alleen uw rekeninguittreksel toont de betaling. Peppol herkent ook geen dubbels: dat is de taak van uw software en uw accountant (FOD Financiën, specifieke vragen, vraag 4).

Belgische Peppol-ID's: eerst het ondernemingsnummer

• 0208 is verplicht. Elke Belgische deelnemer is geregistreerd onder 0208 en zijn ondernemingsnummer; dienstverleners zijn daartoe contractueel verplicht (vereisten van de Belgische Peppol-autoriteit; Peppol-FAQ van de FOD Financiën, vraag 4).
• Extra ID's zijn facultatief. Het btw-nummer (schema 9925) of een GLN mag erbij, nooit in de plaats van 0208. Schema 9956 is in 2023 geschrapt en 0193 is verouderd.
• Vraag klanten niet om een Peppol-ID. Verstuur naar hun ondernemingsnummer (B2B-FAQ, vraag 15).

Een ondernemingsnummer telt tien cijfers, begint met 0 of 1 en eindigt op een modulo-97-controle: 97 min de rest van de deling van de eerste acht cijfers door 97. Voor 01234567 is de rest 48, dus het controlegetal is 49 en het nummer 0123.456.749. De Peppol-validatie weigert een factuur waarvan de 0208-ID's deze controle niet doorstaan (regel PEPPOL-COMMON-R043). Meer in Peppol-ID uitgelegd.

Wat de Belgische wet sinds 2026 eist

De wet, onze aanbevelingen en het product zijn drie verschillende dingen. Deze tabel geeft de wet en de officiële standpunten van de FOD Financiën weer, stand oktober 2026.

Wat wij aanraden, buiten de wettelijke plicht: controleer elke zakelijke klant op lookup.peppol.org vóór zijn eerste factuur, leg elk akkoord over een ander formaat schriftelijk vast (zoals de FOD Financiën aanraadt) en verstuur elke factuur één keer, enkel via Peppol, naar klanten die daar ontvangen. Belgische Peppol-dienstverleners namen dat laatste op 8 september 2026 aan als aanbeveling. Vraag uw accountant naar bijzondere gevallen.

Peppol, pdf, EDI en Mercurius

In OrdoGrid: waar elk begrip verschijnt

OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden; dat toegangspunt treedt op als C2 wanneer u verzendt en als C3 wanneer u ontvangt. De Peppol-schermen zijn in elke interfacetaal in het Frans.

Wat OrdoGrid niet doet:

• Peppol aanbieden aan ondernemingen zonder BE-btw-nummer;
• klanten zonder btw-nummer via Peppol bereiken (mail hen in plaats daarvan);
• automatisch overschakelen op e-mail;
• een Peppol-testmodus bieden (elke verzending is echt);
• een inbox overnemen met een migratiesleutel (uw vorige dienstverlener moet u eerst uitschrijven);
• een specifieke Mercurius-functie bieden.

Van nul naar een eerste Peppol-factuur

1. Vul in Profil entreprise (bedrijfsprofiel, te wijzigen door eigenaars en beheerders) uw BE-btw-nummer in bij Numéro de TVA (Optionnel).
2. Open Peppol, controleer Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen).
3. Klik op de pagina Réception Peppol op Activer la réception, of op Continuer en envoi seul als een andere dienstverlener voor u ontvangt.
4. Maak de factuur met Nouvelle facture (nieuwe factuur), klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt, vink Email uit (standaard aangevinkt als de klant een e-mailadres heeft; de pdf zit al in de Peppol-factuur) en klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden).
5. Wacht in Peppol → Outbox op Traité.

Rekenvoorbeeld: één factuur langs de vier hoeken

Atelier Nord SRL, een schrijnwerkerij in Namen (ondernemingsnummer 0123.456.749, Peppol-ID 0208:0123456749), ontvangt via OrdoGrid. Klant Studio Berg BV, een ontwerpbureau in Gent (ondernemingsnummer 0456.789.034), ontvangt via Peppol met zijn boekhoudsoftware. Op 5 oktober 2026 reikt Atelier Nord factuur F-2026-0187 uit, vervaldag 4 november, met bestelreferentie PO-2026-311 van Studio Berg:

1. C1. In Envoyer vindt OrdoGrid 0208:0456789034 op basis van het btw-nummer van Studio Berg en vinkt Envoi électronique via Peppol aan; Atelier Nord vinkt Email uit, zodat de factuur maar één keer vertrekt. In de klantfiche van Studio Berg is Exiger un bon de commande pour les factures (bestelbon verplicht voor facturen) aangevinkt, dus toont de editor N° bon de commande (bestelbonnummer). PO-2026-311, daar ingevuld, wordt de kopersreferentie. Peppol BIS vereist een kopers- of bestelreferentie; zonder bestelbon gebruikt OrdoGrid de mededeling of het factuurnummer.
2. C2. OrdoGrid valideert de factuur, voegt de pdf in en geeft ze door aan zijn toegangspunt, dat de SML bevraagt, de SMP van Studio Berg bereikt en bevestigt dat facturen aanvaard worden.
3. C3 en C4. De factuur reist via AS4 naar het toegangspunt van Studio Berg; de Outbox gaat binnen enkele minuten van En file naar Traité, en de software van Studio Berg importeert € 2.390,00 excl. btw, € 501,90 btw en € 2.891,90 incl. btw.
4. Antwoord. Op 7 oktober antwoordt Studio Berg met UQ (vraag om verduidelijking) en reden QTY: er werden maar 5 uur gepresteerd. Het antwoord verschijnt op de regel van F-2026-0187 in Peppol → Outbox.
5. Correctie. Op 8 oktober selecteert Atelier Nord de factuur in Factures en klikt op Note de crédit (creditnota): creditnota NC-2026-0019 voor 1 uur, € 65,00 + € 13,65 btw = € 78,65, via Peppol verstuurd met een verwijzing naar F-2026-0187, zoals een correctie van een gestructureerde factuur moet.
6. Resultaat. Studio Berg antwoordt AP (goedgekeurd) op 9 oktober. Het paneel Afrekening toont Creditnota's € 78,65 en Openstaand € 2.813,25 (€ 2.891,90 − € 78,65). De betaling wordt geregistreerd met Betaling registreren zodra het geld binnenkomt.

Dezelfde week:

Veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

Bewaar facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, hersteld door de wet van 18 december 2025), langer in sommige gevallen met onroerend goed. Wij raden aan het volgende te bewaren:

• de XML van elke verzonden en ontvangen factuur en creditnota (de FOD Financiën raadt sterk aan het oorspronkelijke formaat te bewaren);
• leveringsstatussen, datums en Invoice Responses;
• voor elke factuur volgens de terugvalregel: de datum, het opzoekresultaat en de reden bij Peppol — ignoré;
• schriftelijke akkoorden over een ander formaat of kanaal;
• uw machtiging (Peppol → Statut → Autorisations) en de startdatum van de ontvangst ('Depuis le').

Selecteer in OrdoGrid regels in de lijst Peppol en download een zip met de mappen xml/ en pdf/. OrdoGrid bewaart de exacte XML, pdf en hashes van elke verzending, maar is geen wettelijk archief en vermeldt geen bewaartermijn: bewaar dus uw eigen kopie. Zie facturen archiveren in België.

Veelgestelde vragen

Wat is Peppol in eenvoudige woorden?

Een open netwerk waarlangs gecertificeerde dienstverleners gestructureerde documenten zoals facturen uitwisselen voor hun klanten. U sluit aan via een dienstverlener en bent bereikbaar op uw deelnemers-ID, in België 0208 gevolgd door uw ondernemingsnummer.

Is Peppol verplicht in België?

Sinds 1 januari 2026 moeten in België gevestigde ondernemingen gestructureerde facturen uitwisselen, en Peppol BIS via Peppol is de wettelijke standaard. Een ander EN 16931-kanaal vraagt een akkoord, en u moet via Peppol blijven kunnen verzenden en ontvangen. Facturen aan particulieren en grensoverschrijdende facturen vallen erbuiten.

Is een pdf-factuur nog geldig?

Niet voor zakelijke facturen binnen het toepassingsgebied: de gestructureerde factuur is de wettelijke en een pdf een facultatieve kopie. Een pdf blijft de factuur wanneer de klant niet via Peppol kan ontvangen, voor particulieren en bij grensoverschrijdende verkoop.

Hoe controleer ik of een klant op Peppol zit?

Geef 0208, een dubbelepunt en zijn ondernemingsnummer in op lookup.peppol.org en zoek de types factuur en creditnota. De tool toont of de klant kan ontvangen, niet of hij verzendt. OrdoGrid controleert ook wanneer u op Envoyer klikt.

Hoe lang duurt een Peppol-levering?

Meestal enkele minuten tot een paar uur, volgens de FOD Financiën; realtime levering is niet gegarandeerd. Na één werkdag contacteert u uw softwareleverancier. In OrdoGrid verschijnt de levering als Traité.

Kan ik via de ene dienstverlener verzenden en via een andere ontvangen?

Ja. Verzenden vraagt geen registratie, maar slechts één dienstverlener ontvangt voor uw Peppol-ID, en de Invoice Responses van uw klanten komen bij hem terecht. Kies in OrdoGrid dan Continuer en envoi seul.

Wat is het verschil tussen Peppol en Mercurius?

Peppol is het netwerk; Mercurius is de postkamer van de overheid die via dat netwerk ontvangt. U verstuurt via uw toegangspunt naar het Peppol-ID van de overheidsdienst, of tikt de factuur in op het Mercurius-portaal als u geen Peppol-software heeft.

Stuurt Peppol mijn factuurgegevens naar de fiscus?

Vandaag niet. E-reporting is gepland voor 2028; een voorontwerp van wet werd op 18 juli 2026 goedgekeurd maar is nog geen wet. Zie e-reporting 2028.