Checklist Belgische e-facturatieparaatheid 2026
Operationele checklist om live te gaan met Belgische gestructureerde B2B e-facturatie: Peppol-identiteit, verzenden, ontvangen, validatie en archief.
Bijgewerkt
- België
De Belgische e-facturatiechecklist 2026 is een operationele go-live-lijst: Peppol-identiteit, verzenden, ontvangen, validatie en archief. Ze herdefinieert niet wie in scope is. Gebruik ze vóór de overstap en opnieuw elk kwartaal. Elke regel is binair: afgerond met bewijs, of open met een eigenaar.
Voorbeeld
Atelier Nord vinkt identiteit live, drie pilotfacturen geleverd, één leveranciersfactuur geboekt vanuit de inbox, en PDF-only fallback uit voor verplicht B2B. De open rij is XML-export voor de accountant, eigenaar finance, vóór kwartaaleinde.
Paraatheid, geen scope
Dit is een go-live checklist voor teams die al weten dat ze onder de Belgische B2B e-facturatieverplichting vallen. Ze herdefinieert niet wie in scope is. Gebruik ze vóór de overstap en opnieuw elk kwartaal.
Elke regel is binair: afgerond met bewijs, of open met een eigenaar.
1. Identiteit en bereikbaarheid
| Check | Klaar wanneer | Bewijs |
|---|---|---|
| Rechtspersoon en btw-nummer bevestigd | Gegevens sluiten aan op officiële registers | Ondernemingsfiche |
| Peppol-deelnemer geregistreerd | ID gepubliceerd via uw Access Point | Bevestiging registratie |
| Vindbaar in Directory | Kopers vinden u via btw / ondernemingsnummer | Geslaagde deelnemeropzoeking |
| Peppol-ID gedeeld inbound | Terugkerende leveranciers hebben uw ID | Bericht naar AP-contacten |
- Peppol-deelnemers-ID
Het netwerkadres (scheme + identifier) waarmee Access Points documenten naar uw organisatie routeren.
2. Verzendcapaciteit
| Check | Klaar wanneer |
|---|---|
| B2B-klanten in scope gemarkeerd | Facturatie filtert wie Peppol nodig heeft |
| Gestructureerde factuurcreatie live | EN 16931 / Peppol BIS vanuit productiedata |
| Pre-send validatie aan | Regels blokkeren foute zendingen (EN 16931 en UBL) |
| Afleverstatus gevolgd | Verzonden / geleverd / mislukt zichtbaar voor finance |
| Creditnota's op hetzelfde kanaal | Correcties zijn geen PDF-only workarounds |
| Geen stille PDF-fallback | PDF is alleen begeleidende kopie voor verplicht B2B (PDF versus gestructureerd) |
Pilot: stuur minstens drie echte facturen naar bereidwillige Peppol-klanten en los elke fout op vóór volledige rollout.
3. Ontvangstcapaciteit
| Check | Klaar wanneer |
|---|---|
| Inkomende inbox actief | Documenten landen in een Peppol-inbox |
| AP-routing vastgelegd | Wie boekt, wie weigert, wie escaleert |
| Testontvangst afgerond | Minstens één leveranciersfactuur geboekt zonder herinvoer |
| Franchise / vrijstelling afgehandeld | Aankoopzijde klaar ook als outbound anders is (franchise ontvangen) |
4. Validatie en uitzonderingen
- Benoem een eigenaar voor mislukte validaties (IT vs finance).
- Houd een kort rejection-playbook: data corrigeren, opnieuw sturen, of gestructureerde creditnota.
- Log kanaaluitzonderingen 90 dagen na go-live.
- Oefen een pad « koper niet op Peppol » zodat dat niet de standaard wordt voor B2B in scope.
5. Archief en audittrail
| Check | Klaar wanneer |
|---|---|
| Gestructureerd origineel bewaard | UBL/XML bewaard voor de wettelijke bewaartermijn |
| PDF alleen als kopie | Gerenderd uit dezelfde data, nooit een tweede waarheid |
| Afleverbewijs bewaard | Statussen en validatierapporten exporteerbaar |
| Toegang voor accountant | Adviseur haalt originelen op zonder mailbox-archeologie |
Cutoverdag
- Peppol-ID live en doorzoekbaar
- Eerste productieverzending geslaagd
- Eerste productieontvangst geboekt
- Sales/AP gebriefd over B2B vs buiten scope (B2B vs B2C)
- PDF-only fallback uitgeschakeld voor verplichte stromen
- Eigenaar genoemd voor wekelijkse exception review
FAQ
Wat is de e-facturatiechecklist 2026?
Een operationele go-live-lijst voor identiteit, verzenden, ontvangen, validatie en archief. Ze herdefinieert de scope niet.
Wanneer is verzendcapaciteit klaar?
Wanneer gestructureerde facturen uit productiedata vertrekken, pre-send validatie aanstaat, statussen zichtbaar zijn, en creditnota's hetzelfde kanaal gebruiken.
Wanneer is ontvangstcapaciteit klaar?
Wanneer de inkomende inbox actief is, routing is benoemd, en minstens één leveranciersfactuur is geboekt zonder herinvoer.
Is een mooie PDF genoeg voor het archief?
Nee. Bewaar het gestructureerde origineel voor de wettelijke bewaartermijn. PDF is een kopie uit dezelfde data.
Hoe vaak de checklist herhalen?
Na softwarewijzigingen, Access Point-wissel of een nieuwe entiteit, en minstens elk kwartaal.