Checklist e-facturatie België 2026: verzenden, ontvangen en archief

Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde onderneming die onder de e-facturatieverplichting valt, gestructureerde facturen sturen aan haar Belgische zakelijke klanten en zulke facturen kunnen ontvangen, standaard in Peppol BIS via het Peppol-netwerk. De tolerantieperiodes zijn voorbij: deze checklist dient dus niet meer om u voor te bereiden, maar om na te gaan of verzenden, ontvangen en bewaren echt werken en of u dat aan de FOD Financiën zou kunnen aantonen.

Ze is bedoeld voor gebruikers van OrdoGrid, van zelfstandige tot financieel team. Ze beslist niet of u onder de verplichting valt (de Belgische e-facturatieverplichting), wat een tekortkoming kost (boetes) of hoe u in detail archiveert (facturen archiveren). Elk controlepunt eindigt in een van deze twee toestanden: afgerond, met gedateerd bewijs, of open, met een verantwoordelijke en een datum.

Welke checklist doet u?

Ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen zijn geen art. 44-ondernemingen: ze moeten gestructureerde facturen sturen aan Belgische zakelijke klanten en moeten kunnen ontvangen, dus alle controlepunten gelden.

Deel A: de snelle controle van 15 minuten

Punten 1 tot 5, 7 en 8 toetsen wettelijke vereisten; het gedateerde bewijs bij punt 8 is onze aanbeveling. Punten 6 en 9 zijn de routine die wij aanraden om aan die vereisten te blijven voldoen.

Traité betekent afgeleverd op het Peppol-netwerk, niet aanvaard of betaald door de klant.

Voorbeeld: het kwartaal van een freelancevertaalster

Op donderdag 1 oktober 2026 doet Sofie Peeters, freelancevertaalster in Leuven onder de normale btw-regeling, deel A. Statut toont Envoi + réception, Autorisé en Enregistré. Haar septemberfactuur F-2026-0018 aan Vertaalbureau Lingua BV (12.500 woorden × € 0,12 = € 1.500,00 + 21% btw € 315,00 = € 1.815,00) toont Traité. De Inbox bevat één ongelezen factuur van haar coworkingruimte: ze kijkt die na, markeert ze als gelezen en downloadt de zips van het kwartaal voor haar accountant. Na ongeveer 15 minuten staat niets meer open.

Deel B: de volledige audit

Doe eerst deel A. Deel B voegt toe wat bij een team, een tweede dienstverlener of een koppeling vaak misloopt. In de kolom Grondslag staat "Wet" voor een wettelijke vereiste, "Aanbevolen" voor ons advies, "OrdoGrid" voor een vereiste van het product, en "FAQ FOD Financiën" of "Belgische Peppol-regels" voor de richtlijnen van de administratie.

Identiteit en bereikbaarheid

OrdoGrid registreert enkel 0208:, niet uw btw-nummer onder schema 9925: vindt de software van een leverancier niets op btw-nummer, vraag dan te zoeken op 0208:. Btw-eenheden vallen buiten deze gids; stem met uw accountant af onder welk btw-nummer u factureert, en de Peppol-registratie met de support van OrdoGrid.

Verzenden

OrdoGrid aanvaardt ook gif-, Word- en xls-bijlagen, die de Europese norm niet toelaat. Bijlagen gaan standaard mee met de Peppol-verzending, en de validatie van OrdoGrid weigert dan de verzending: voeg enkel de vijf formaten hierboven toe, of zet het bestand om naar pdf. Belgische Peppol-dienstverleners raden af om klanten die via Peppol ontvangen ook nog een pdf te mailen (aanbeveling van het Belgian Peppol Service Providers Forum van 8 september 2026, geen verbod). Is een factuur eenmaal via Peppol vertrokken, dan liggen de bedragen vast: corrigeer met een creditnota (factuur corrigeren of crediteren).

Terugvalfacturen: houd een logboek bij

Terugvalfactuur

Een gewone pdf- of papieren factuur aan een Belgische zakelijke klant die technisch geen gestructureerde facturen kan ontvangen (art. 53, § 2bis, zesde lid, Btw-Wetboek, toegepast sinds 1 januari 2026). Ze is juridisch geldig; de klant blijft in overtreding van zijn eigen ontvangstplicht.

OrdoGrid valt nooit vanzelf terug op e-mail. Toont het verzendvenster Peppol — ignoré (Peppol overgeslagen) met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol (de klant is niet geregistreerd op het Peppol-netwerk):

1. Zoek de klant op via lookup.peppol.org met 0208: en zijn ondernemingsnummer; kijk het btw-nummer in uw klantfiche na.
2. Vraag de klant welke dienstverlener voor hem ontvangt. Impossible de vérifier le statut Peppol du client is een mislukte controle, geen bewijs: probeer later opnieuw.
3. Kan hij echt niet ontvangen, stuur de pdf dan per Email als hij elektronische facturen aanvaardt, anders op papier.
4. Noteer datum, factuurnummer, zoekresultaat en het antwoord van de klant.
5. Zodra hij kan ontvangen, gaan nieuwe facturen via Peppol. Verstuur oude nooit opnieuw.

Ontvangen

OrdoGrid kan geen self-billingfacturen uitreiken, maar de ontvangstregistratie dekt Peppol-facturen, creditnota's, Invoice Responses en de self-billingdocumenttypes. Wil een klant via self-billing voor u factureren, spreek dan eerst een eerste document af en controleer of het in uw Inbox belandt. Volledige routine: leveranciersfacturen ontvangen.

Wie doet wat

Een accountant die enkel moet kunnen meekijken, nodigt u in Team uit met de rol Lezer, die alleen leesrechten heeft.

Archief en bewijs

Wat de wet oplegt. Bewaar verzonden en ontvangen facturen zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025, voor btw die vanaf 1 januari 2023 opeisbaar werd; de termijn van tien jaar die in 2022 was ingevoerd, werd teruggedraaid), langer voor sommige facturen die met onroerend goed verband houden, met gewaarborgde authenticiteit, integriteit, leesbaarheid en een back-up. De FOD Financiën keurt geen archiveringssystemen goed.

Wat wij aanraden. Bewaar naast de pdf ook de originele XML, zoals de FOD Financiën sterk aanraadt, en open elk kwartaal een oud bestand om na te gaan of het nog leesbaar is.

Wat OrdoGrid doet. Het archiveert de exacte XML en pdf van elke Peppol-verzending en herschrijft ze nooit, maar het is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn. Download vanuit een Outbox- of Inbox-regel (XML of PDF), als zip met de mappen xml en pdf na het selecteren van regels op de pagina Peppol (verzonden en ontvangen documenten in aparte zips), of via de API met GET /api/v1/peppol/documents/{id}/xml en de scope peppol:read.

Wanneer opnieuw controleren

Nieuwe vennootschap in 2026: eerste stappen

1. Eerst het btw-nummer. OrdoGrid verzendt via Peppol enkel voor vennootschappen met een Belgisch btw-nummer. Ondernemingsnummers die sinds 19 september 2023 zijn toegekend, beginnen met 1: kijk na of de software van uw klanten dat aanvaardt.
2. Maak de vennootschap aan. Klik in het profielmenu op Créer une nouvelle entreprise, vul het btw-nummer in en controleer de gegevens die uit het Belgische register komen.
3. Sta verzenden toe met de Autorisation Peppol: een getypte naam en een vinkje, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
4. Activeer ontvangst op Réception Peppol, dat normaal Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet gevonden op het Peppol-netwerk) toont. Staat er Déjà inscrit sur le réseau Peppol, dan heeft iemand u elders geregistreerd, bijvoorbeeld via de tool van een accountant: zoek eerst uit welke dienstverlener.
5. Zoek uzelf op op lookup.peppol.org.
6. Stuur uw eerste factuur aan een Belgische onderneming via Peppol en controleer dat ze Traité toont.

Start u onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen? Dan valt u in beide richtingen onder de verplichting, en de drempel van € 25.000 (€ 26.000 vanaf 1 januari 2027) wordt pro rata verlaagd als u in de loop van het jaar start. De wettelijke vermelding sinds 2025 is "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting" (in het Frans "Régime particulier de la franchise de taxe"); OrdoGrid drukt ze af op Nederlandstalige en Franstalige documenten wanneer u Régime de la franchise de taxe kiest; Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling, omdat er in die talen geen officiële formulering bestaat: factureren onder de vrijstellingsregeling.

Rekenvoorbeeld: de audit van het derde kwartaal bij Imprimerie Delvaux

Imprimerie Delvaux SRL, een drukkerij in Namen (ondernemingsnummer 0458.213.944, normale btw-regeling), factureert vanuit OrdoGrid. De zaakvoerder is Eigenaar, de officemanager Beheerder, de accountant Lezer. Op dinsdag 6 oktober 2026 doet de officemanager deel A en B voor 1 juli tot 30 september.

Controle: € 3.700,00 − € 740,00 = € 2.960,00 excl. btw, en € 2.960,00 × 1,21 = € 3.581,60. De 12 pdf's van Hautot blijven geldig en, omdat ze volledig zijn, aftrekbaar; ze worden niet opnieuw verstuurd. Tot 6 oktober liep Delvaux wel het risico op de boete voor het ontbreken van ontvangstmiddelen. Vier punten zijn dezelfde dag afgerond; de twee open punten hebben elk een verantwoordelijke en een datum.

Veelgemaakte fouten

Bewijsdossier om na elke controle te bewaren

• Het bewijs uit deel A: de gedateerde schermafbeelding van Statut (met Annuaire Peppol en Autorisations (n)), het zoekresultaat en de zips van het kwartaal.
• De ingevulde checklist, met een verantwoordelijke en een datum voor elk open punt, en het terugvallogboek.
• Schriftelijke akkoorden en bevestigingen: ander formaat dan Peppol BIS, self-billing, vestiging van klanten, en de bevestiging van de andere dienstverlener als die voor u ontvangt.
• De facturen van uw e-facturatieabonnement: kleine vennootschappen en zelfstandigen kunnen deze kosten voor 120% aftrekken in de belastbare tijdperken 2024 tot 2027; vraag het uw accountant.

Veelgestelde vragen

Is er nog een tolerantieperiode voor e-facturatie in België?

Nee. De algemene tolerantie liep van 1 januari tot 31 maart 2026 en de tolerantie voor self-billing eindigde op 30 juni 2026. De FOD Financiën scheldt een boete nu enkel nog in uitzonderlijke gevallen kwijt, na een individuele analyse.

Hoe vaak doe ik deze checklist?

Deel A elk kwartaal, de volledige audit na elke wijziging van btw-nummer, Peppol-dienstverlener, entiteit of facturatietool. Dat is onze aanbeveling: de wet legt geen auditfrequentie op.

Moet ik test- of pilotfacturen sturen?

Nee. Een echte factuur met Traité bewijst het verzenden, een geslaagde opzoeking toont uw ontvangstregistratie, en het eerste leveranciersdocument in uw Inbox bevestigt de ontvangst. OrdoGrid heeft geen Peppol-testmodus, dus een testfactuur komt bij de klant aan als een echte factuur.

Moet ik mijn leveranciers een Peppol-ID bezorgen?

Nee. In België bent u geregistreerd onder uw ondernemingsnummer met schema 0208, en leveranciers leveren daar standaard op af. Volgens de FOD Financiën vraagt u klanten niet om een Peppol-ID.

Volstaat een pdf-archief?

De wet laat een ander formaat toe als authenticiteit, integriteit en leesbaarheid zeven jaar gewaarborgd zijn, maar de FOD Financiën raadt sterk aan de XML te bewaren. OrdoGrid bewaart de uitgewisselde XML en pdf en laat u beide downloaden, maar het is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn: bewaar uw eigen kopieën.

Een Belgische klant zit niet op Peppol. Faalt mijn checklist dan?

Nee, als u een terugvalfactuur uitreikte en het bewijs noteerde: de klant is in overtreding. Zodra hij kan ontvangen, stuurt u hem nieuwe facturen via Peppol.

Zegt OrdoGrid mij of ik onder de verplichting val?

Nee. Het toont of u kunt verzenden en ontvangen en, bij het verzenden, of een klant via Peppol kan ontvangen, maar of u eronder valt, hangt af van btw-statuut en vestiging: lees het artikel over de verplichting of vraag het uw accountant.