Checklist Belgische e-facturatieparaatheid 2026
Operationele checklist om live te gaan met Belgische gestructureerde B2B e-facturatie: Peppol-identiteit, verzenden, ontvangen, validatie en archief.
Bijgewerkt
- België
Paraatheid, geen scope
Dit is een go-live checklist voor teams die al weten dat ze onder de Belgische B2B e-facturatieverplichting vallen. Ze herdefinieert niet wie in scope is. Gebruik ze vóór de overstap en opnieuw elk kwartaal.
Elke regel is binair: afgerond met bewijs, of open met een eigenaar.
1. Identiteit en bereikbaarheid
| Check | Klaar wanneer | Bewijs |
|---|---|---|
| Rechtspersoon en btw-nummer bevestigd | Gegevens sluiten aan op officiële registers | Ondernemingsfiche |
| Peppol-deelnemer geregistreerd | ID gepubliceerd via uw Access Point | Bevestiging registratie |
| Vindbaar in Directory | Kopers vinden u via btw / ondernemingsnummer | Geslaagde deelnemeropzoeking |
| Peppol-ID gedeeld inbound | Terugkerende leveranciers hebben uw ID | Bericht naar AP-contacten |
- Peppol-deelnemers-ID
Het netwerkadres (scheme + identifier) waarmee Access Points documenten naar uw organisatie routeren.
2. Verzendcapaciteit
| Check | Klaar wanneer |
|---|---|
| B2B-klanten in scope gemarkeerd | Facturatie filtert wie Peppol nodig heeft |
| Gestructureerde factuurcreatie live | EN 16931 / Peppol BIS vanuit productiedata |
| Pre-send validatie aan | Regels blokkeren foute zendingen (EN 16931 en UBL) |
| Afleverstatus gevolgd | Verzonden / geleverd / mislukt zichtbaar voor finance |
| Creditnota's op hetzelfde kanaal | Correcties zijn geen PDF-only workarounds |
| Geen stille PDF-fallback | PDF is alleen begeleidende kopie voor verplicht B2B (PDF versus gestructureerd) |
Pilot: stuur minstens drie echte facturen naar bereidwillige Peppol-klanten en los elke fout op vóór volledige rollout.
3. Ontvangstcapaciteit
| Check | Klaar wanneer |
|---|---|
| Inkomende inbox actief | Documenten landen in een Peppol-inbox |
| AP-routing vastgelegd | Wie boekt, wie weigert, wie escaleert |
| Testontvangst afgerond | Minstens één leveranciersfactuur geboekt zonder herinvoer |
| Franchise / vrijstelling afgehandeld | Aankoopzijde klaar ook als outbound anders is (franchise ontvangen) |
4. Validatie en uitzonderingen
- Benoem een eigenaar voor mislukte validaties (IT vs finance).
- Houd een kort rejection-playbook: data corrigeren, opnieuw sturen, of gestructureerde creditnota.
- Log kanaaluitzonderingen 90 dagen na go-live.
- Oefen een pad « koper niet op Peppol » zodat dat niet de standaard wordt voor B2B in scope.
5. Archief en audittrail
| Check | Klaar wanneer |
|---|---|
| Gestructureerd origineel bewaard | UBL/XML bewaard voor de wettelijke bewaartermijn |
| PDF alleen als kopie | Gerenderd uit dezelfde data, nooit een tweede waarheid |
| Afleverbewijs bewaard | Statussen en validatierapporten exporteerbaar |
| Toegang voor accountant | Adviseur haalt originelen op zonder mailbox-archeologie |
Cutoverdag
- Peppol-ID live en doorzoekbaar
- Eerste productieverzending geslaagd
- Eerste productieontvangst geboekt
- Sales/AP gebriefd over B2B vs buiten scope (B2B vs B2C)
- PDF-only fallback uitgeschakeld voor verplichte stromen
- Eigenaar genoemd voor wekelijkse exception review