Een maand freelancewerk aan uw klant factureren

Als u een organisatie maandelijks enkele dagen of uren factureert, volstaat een kleine routine: bevestig het werk, zet de juiste referentie op de factuur, verstuur en volg betaling. Uw klant is de organisatie in uw afspraak. Controleer haar facturatie-entiteit, ook wanneer uw dagelijkse contact elders in de groep werkt.

Deze gids betreft een Belgische leverancier die OrdoGrid's Peppol-stroom gebruikt. Voor de eerste inrichting begint u met uw eerste Peppol-factuur.

Bevestig de maand vóór facturatie

Bekijk opdracht of overeenkomst en het voor die periode aanvaarde werk. Bewaar bevestigde dagen/uren of de andere afgesproken facturatiebasis. Controleer wie de urenstaat bevestigt en of die bevestiging nodig is voor verwerking.

Vraag facturatiecontact naar juridische naam, btw-identiteit, adres en bestelnummer of kopersreferentie. Een projectnaam of contactnaam is niet automatisch de referentie die de crediteurenadministratie verwacht. Controleer factuurdatum, betaalafspraak en valuta uit de overeenkomst.

Betwiste tijd bespreekt u eerst, in plaats van het bedrag stilzwijgend in een andere regel of afronding te verwerken.

Maak duidelijke factuurregels

Bijvoorbeeld: u spreekt 8 dagen tegen €600 per dag in EUR af voor september. Het bedrag vóór belasting is €4.800. Een bruikbare omschrijving is “Adviesdiensten — september 2026 — 8 afgesproken dagen”.

Dit voorbeeld bepaalt geen btw-behandeling. Gebruik wat uw accountant voor uw bedrijf en deze transactie bevestigde. Bij uren gebruikt u bevestigd aantal en afgesproken uurtarief. Bij een vaste prijs beschrijft u periode of resultaat met dat bedrag, zonder een verzonnen aantal dagen.

Houd kosten apart wanneer de afspraak afzonderlijke vergoeding vraagt. Controleer bonnetjes en de beschrijving/btw-behandeling vóór toevoeging. Een bewaarde urenstaat of klantbevestiging helpt bij latere vragen. Voeg alleen stukken toe die de ontvanger nodig heeft.

Bereid de factuur in OrdoGrid voor

Open Factures → Nouvelle facture en selecteer de klant. Controleer opnieuw als bedrijf, adres of referentie is gewijzigd.

Vul datum, vervaldatum, valuta en aankoopreferentie in. Bekijk het voorgestelde nummer. Voeg omschrijvingen, aantallen, eenheidsprijzen en bevestigde btw-behandeling toe. Controleer of prijzen btw bevatten en lees subtotaal, belasting en totaal in Totaux.

Bekijk de PDF. Herkent de klant maand, werk en referentie zonder u te bellen? Sla op en noteer het nummer. Komt u terug in de lijst, heropen hetzelfde document.

Verstuur eenmaal en controleer

Kies Envoyer, controleer Peppol en eventuele Email-kopie en bevestig met Sauvegarder & Envoyer. Het paneel controleert klantbereikbaarheid en kan u naar de toestemmingsstap sturen.

Zoek de factuur in Peppol → Outbox en actualiseer. Maak geen vervangingsfactuur omdat het antwoord traag is of de verwerking loopt. Een onzekere uitkomst vraagt opheldering vóór opnieuw verzenden.

Netwerkaflevering bewijst geen goedkeuring of betaling; de OpenPeppol-antwoordspecificatie verklaart dit onderscheid. Volg de betaaltermijn en registreer betaling pas nadat geldontvangst is bevestigd.

Gebruik volgende maand de afspraak als checklist

Maak een nieuwe factuur voor de nieuwe periode. Selecteer opnieuw de opgeslagen klant en vul huidig werk, referentie, data en bedragen in. Maak van de uitgegeven factuur van vorige maand geen factuur voor deze maand.

Controleer of het bestelnummer nog geldt en dagen/uren of tarief zijn veranderd. Zoek vóór creatie in de lijst of die periode al gefactureerd is. Een eerder opgeslagen maar vergeten factuur is geen reden voor een tweede.

Bij vragen over werk of prijs vergelijkt u overeenkomst en bevestiging. Bewaar het factuurnummer en de exacte fout. U kunt een concept corrigeren zolang het bewerkbaar en nog niet uitgegeven is. Overschrijf de oorspronkelijke bedragen of btw van een uitgegeven factuur niet; vraag uw accountant hoe u een correctie aan die factuur koppelt. Probeer de verzending alleen opnieuw na een bevestigde afwijzing, met hetzelfde ongewijzigde origineel wanneer toegestaan. Is de uitkomst onzeker, vraag support eerst om hulp. Een transportfout alleen vereist geen creditnota.

Bewaar factuur, werkbevestiging, afleveringsresultaat en oorspronkelijke bestanden samen. Dan kunt u eenvoudig beantwoorden wat u factureerde, of het aankwam en of het betaald is.