Peppol in Belgische groepen: één ID per bedrijf, btw-eenheden, fusies

Een groep kan één financeteam en één Peppol-dienstverlener delen, maar Peppol kent de groep niet. Elke Belgische vennootschap die facturen binnen de B2B-verplichting uitreikt of ontvangt, wordt geadresseerd onder haar eigen ondernemingsnummer (0208: gevolgd door tien cijfers), en elke factuur wordt verzonden onder de identiteit van de vennootschap die de levering of dienst verrichtte of afnam. Leden van een btw-eenheid vormen geen uitzondering: elk lid factureert onder zijn eigen sub-btw-identificatienummer.

In OrdoGrid kan één gebruikersaccount toegang hebben tot alle groepsbedrijven en ertussen wisselen, maar elk bedrijf heeft een eigen abonnement en plan onder Facturatie & Abonnement.

Dit draaiboek is bedoeld voor financeteams, controllers en adviseurs die meerdere Belgische vennootschappen beheren: welke structuur welke identiteit vraagt, de inrichting in OrdoGrid, intragroeps- en verkeerd geadresseerde facturen, en fusies. Voor één enkel bedrijf volgt u Peppol instellen in OrdoGrid; voor de opbouw van een ID en de modulo-97-controle, zie Peppol-ID uitgelegd.

De regel: één btw-plichtige vennootschap, één Peppol-identiteit

Wat de wet vereist. Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde btw-plichtige een gestructureerde elektronische factuur uitreiken, of laten uitreiken in zijn naam, voor handelingen verricht onder zijn Belgische btw-nummer (of onder het subnummer van een lid van een btw-eenheid) aan een in België gevestigde btw-plichtige of aan een btw-eenheid (art. 53, §2bis Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026). Handelingen vrijgesteld door artikel 44 vallen erbuiten. Elke betrokken vennootschap moet ook kunnen ontvangen, met Peppol BIS via het Peppol-netwerk als standaard. Elke groepsvennootschap is een aparte btw-plichtige, tenzij ze deel uitmaakt van een btw-eenheid.

Wat Peppol vereist. De FOD Financiën stelt dat elk Belgisch bedrijf op Peppol minstens geregistreerd moet zijn onder zijn ondernemingsnummer, schema 0208, en dat dienstverleners daartoe contractueel verplicht zijn. Een 0208-waarde telt tien cijfers die met 0 of 1 beginnen, met een modulo-97-controle; regel PEPPOL-COMMON-R043 weigert een factuur waarvan de 0208-waarde die controle niet doorstaat.

Wat OrdoGrid doet. Elk OrdoGrid-bedrijf heeft één btw-nummer, één Peppol-machtiging, één ontvangstregistratie en één Inbox. OrdoGrid weigert een Peppol-verzending wanneer het btw-nummer van de leverancier op de factuur verschilt van dat van het actieve bedrijf, en deelt elke ontvangen factuur in bij het bedrijf waarvan het btw-nummer als koper op de factuur staat.

Btw-eenheid (unité TVA)

In België gevestigde personen die juridisch zelfstandig zijn maar financieel, economisch en organisatorisch nauw verbonden, en die voor de btw als één btw-plichtige gelden (art. 4, §2 Btw-Wetboek). De eenheid dient één aangifte in onder haar eigen nummer; elk lid heeft een sub-btw-identificatienummer, het enige nummer dat het vermeldt op de facturen en bestelbonnen die het uitreikt.

Beslissingstabel: welke structuur, welke identiteit

Btw-eenheden: wat verandert er op Peppol

Wat de wet vereist.

• Op de facturen van een lid staan de leveranciersgegevens van dat lid zelf (koninklijk besluit nr. 1, art. 5, §1, 2°). Op de contracten, facturen, bestelbonnen en verzendingsnota's die het uitreikt, mag een lid enkel zijn eigen sub-btw-identificatienummer vermelden (art. 30).
• Een handeling aan een btw-eenheid, waarbij het kopende lid zijn subnummer moet meedelen, valt onder de verplichting tot gestructureerde e-facturatie (art. 53, §2bis, 1°, b).
• Handelingen tussen leden vallen buiten het toepassingsgebied van de btw. Wordt er geen factuur uitgereikt, dan reikt het leverende lid een bijzonder stuk uit, en gelden daarvoor de vormvoorwaarden van §2bis wanneer anders een gestructureerde factuur vereist was (art. 53, §3).
• Het vertegenwoordigende lid dient de gemeenschappelijke btw-aangifte van de eenheid in onder het eigen nummer van de eenheid (CBN-advies 2010/13).

Wat wij aanbevelen. Omdat elk lid zijn eigen ondernemingsnummer behoudt en leveranciers alleen zijn subnummer meedeelt, registreert u elk lid dat facturen uitreikt of ontvangt onder 0208 + zijn eigen ondernemingsnummer, en vraagt u leveranciers het lid en zijn subnummer als koper te vermelden, nooit het nummer van de eenheid.

Wat OrdoGrid doet. Maak één bedrijf per lid aan, met zijn eigen subnummer in Numéro de TVA; Activer la réception (ontvangst activeren) leidt het Peppol-ID af uit die tien cijfers. Laat het subnummer van elk lid bevestigen door uw adviseur voordat u de ontvangst activeert. Een factuur met het nummer van de eenheid als koper komt bij geen enkel lidbedrijf terecht. OrdoGrid heeft geen documenttype voor het bijzonder stuk tussen leden.

Eén dienstverlener voor alle vennootschappen, of meerdere?

Een dienstverlener kan veel deelnemers-ID's hosten: de hele groep kan dus dezelfde dienstverlener gebruiken; in OrdoGrid heeft elk bedrijf wel een eigen abonnement en plan. Elk ID kan maar bij één dienstverlener tegelijk ontvangen: een nieuwe dienstverlener kan het pas registreren nadat de vorige het heeft uitgeschreven, tenzij beide de Peppol-procedure met migratiesleutel gebruiken. Verzenden vereist geen ontvangstregistratie.

De groep inrichten in OrdoGrid

1. Stel het entiteitenregister op. Eén rij per rechtspersoon: naam, ondernemingsnummer (modulo 97 gecontroleerd), btw-nummer of subnummer, btw-status, al dan niet onder de verplichting, huidige ontvangende dienstverlener.
2. Maak één bedrijf per btw-nummer aan. In het profielmenu opent Créer une nouvelle entreprise (nieuw bedrijf aanmaken) het bedrijfsformulier (Créez une entreprise supplémentaire). Kies Entreprise, vul het Numéro de TVA in (naam en adres worden ingevuld vanuit het Belgische register), doorloop de stappen en klik op Créer l'entreprise (bedrijf aanmaken). Wie het bedrijf aanmaakt, wordt eigenaar. Maak nooit een tweede bedrijf aan voor een btw-nummer dat al in OrdoGrid staat.
3. Geef toegang per bedrijf. In elk bedrijf nodigt de eigenaar collega's uit onder Team als Beheerder (maakt aan, verzendt, registreert betalingen) of Lezer (alleen lezen). Beheerder zijn van de moeder geeft geen toegang tot een dochter. Eigenaars en beheerders krijgen de Peppol-meldingen van het bedrijf per e-mail.
4. Wissel vóór elke handeling met Changer d'entreprise (van bedrijf wisselen) in het profielmenu. Documenten, klanten, de machtiging en API-sleutels horen bij het actieve bedrijf.
5. Onderteken de machtiging. Peppol → Autorisation Peppol: vul Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar) in, vink de verklaring aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen). Het is een getypte naam en een vinkje, geen gekwalificeerde elektronische handtekening; laat iemand tekenen die de vennootschap mag verbinden.
6. Kies de ontvangst. Op Réception Peppol registreert Activer la réception 0208: + het ondernemingsnummer; Continuer en envoi seul laat de ontvangst elders. Réception déjà liée sur la plateforme (ontvangst al gekoppeld op het platform) betekent dat een ander OrdoGrid-bedrijf met dit btw-nummer de ontvangst heeft; Ouvrir … (openen) brengt u erheen als u er lid van bent.
7. Controleer het tabblad Statut. Envoi (Outbox) toont Autorisé, Réception (Inbox) Enregistré, en Annuaire Peppol → Identifiant Peppol toont het ID voor leveranciers; Access point de réception (ontvangend toegangspunt) hoort er Notre access point (ons toegangspunt) te tonen voor een onderneming die via OrdoGrid ontvangt, terwijl Autre prestataire (andere dienstverlener) betekent dat de facturen van die onderneming elders binnenkomen. Controleer het op lookup.peppol.org met 0208: + het nummer; de opzoeking bewijst alleen de ontvangstcapaciteit.
8. Maak zustervennootschappen aan als klant in elk bedrijf dat hen factureert, met Assujetti à la TVA (btw-plichtige) en N° de TVA (btw-nummer). Klantfiches zijn per bedrijf.
9. Verwittig leveranciers per vennootschap, elk met de eigen naam, het btw-nummer en het Peppol-ID: uw Peppol-ID delen met leveranciers.

Rekenvoorbeeld: de Nord-groep

Nord Holding SA bezit Atelier Nord SRL (schrijnwerkerij) en Nord Logistics SRL (opslag); ze vormen geen btw-eenheid. Nord Holding factureert managementvergoedingen met btw aan beide dochters, dus alle drie vallen onder de verplichting. Groepscontroller Sofie Peeters is beheerder in de drie OrdoGrid-bedrijven.

De drie nummers doorstaan de modulo-97-controle: voor Atelier Nord laten de eerste acht cijfers (07123456, dus 7.123.456) gedeeld door 97 een rest van 67, en 97 − 67 = 30, de laatste twee cijfers.

Intragroepsfactuur: Atelier Nord levert verpakkingskisten aan Nord Logistics

Op 28 september 2026 levert Atelier Nord 40 houten verpakkingskisten op maat aan Nord Logistics. Het zijn roerende goederen, geen werk in onroerende staat: Atelier Nord rekent 21% btw aan. Beide vennootschappen zijn aparte Belgische btw-plichtigen: de factuur moet een gestructureerde e-factuur zijn (Peppol BIS via Peppol, tenzij ze een ander gestructureerd formaat afspreken) en uiterlijk op de 15de van de volgende maand uitgereikt zijn, dus op 15 oktober 2026.

1. Changer d'entreprise → Atelier Nord SRL.
2. Factures (Facturen) → Nouvelle facture (nieuwe factuur). N° stelt F-2026-0187 voor; Date 5 oktober 2026; Échéance (vervaldag) staat standaard op 4 november 2026. Klant Nord Logistics SRL, BE 0798.765.405; één regel aan 21%, btw-optie Standard, met als Description (omschrijving) "Houten verpakkingskisten, geleverd op 28 september 2026", zodat de factuur de leveringsdatum vermeldt.
3. Envoyer (verzenden): Envoi électronique via Peppol is aangevinkt omdat Nord Logistics op het netwerk gevonden wordt. Sofie vinkt Email uit en klikt op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden).
4. Peppol → Outbox: de rij krijgt Traité (verwerkt), wat netwerklevering betekent, geen aanvaarding of betaling.
5. Changer d'entreprise → Nord Logistics SRL, dan Peppol → Actualiser (vernieuwen). F-2026-0187 verschijnt in de Inbox met € 5.000,00 excl. btw. Sofie toetst ze aan de leveringsbon: Répondre (antwoorden) → AP Acceptée (aanvaard).

Verkeerd geadresseerde leveranciersfactuur

Op 8 oktober 2026 factureert Scierie Lemaire SRL (BE 0734.567.835) eikenhouten planken die Atelier Nord bestelde met bestelbon AN-2026-044: € 2.400,00 + € 504,00 btw = € 2.904,00, factuur SL-2026-311. De bediende koos de verkeerde klant, dus de factuur vermeldt Nord Logistics als koper en komt in de Inbox van Nord Logistics terecht.

1. Nord Logistics betaalt ze niet, boekt ze niet en trekt de btw niet af. De FOD Financiën stelt dat een factuur die niet voor u bestemd is, afgewezen moet worden, bijvoorbeeld met code RE (specifieke FAQ Q28).
2. In de Inbox van Nord Logistics: Répondre → RE Rejetée (afgewezen), redencode REC (ontvanger onbekend), met de notitie "Besteld door Atelier Nord SRL, BE 0712.345.630, bestelbon AN-2026-044."
3. Scierie Lemaire corrigeert SL-2026-311 met een creditnota aan Nord Logistics (Q29) en factureert opnieuw aan Atelier Nord. De creditnota komt in de Inbox van Nord Logistics, de nieuwe factuur in die van Atelier Nord.
4. Sofie bewaart de factuur, het antwoord en de creditnota samen.

Variant: als de Nord-vennootschappen een btw-eenheid vormden

De levering van de kisten zou buiten de btw vallen: geen € 1.050,00 btw. Atelier Nord zou een bijzonder stuk uitreiken (of een factuur zonder btw), dat toch moet voldoen aan de voorwaarden voor de gestructureerde e-factuur van §2bis (art. 53, §3 Btw-Wetboek). OrdoGrid kan geen bijzonder stuk opmaken; Sofie zou de werkwijze afspreken met de adviseur van de groep. Scierie Lemaire zou nog steeds het eigen subnummer van Atelier Nord als koper vermelden, en Atelier Nord zou nog steeds ontvangen op 0208:0712345630. Het eigen nummer van de eenheid zou dienen voor haar btw-aangifte, niet voor leveranciersfacturen.

Fusies, nieuwe vennootschappen en andere identiteitswijzigingen

Behandel elke wijziging als een nieuwe identiteitsbeslissing en laat de ingangsdata en btw-gevolgen bevestigen door uw adviseur.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Integraties: één API-sleutel per bedrijf

OrdoGrid-API-sleutels zijn gebonden aan één bedrijf: een sleutel handelt voor één bedrijf, en geen enkele header schakelt hem naar een ander. In elk bedrijf:

1. Maak een sleutel aan onder API-sleutels.
2. Roep GET /api/v1/me aan om te bevestigen voor welk bedrijf hij werkt.
3. Noteer de sleutelnaam (nooit het geheim) in het entiteitenregister.
4. Test met één echte factuur, want er is geen testomgeving.

Zie integratie met de publieke API.

Te bewaren bewijsstukken

• Het entiteitenregister, gedateerd en goedgekeurd door de groepscontroller.
• Per bedrijf: een schermafdruk van Statut (machtiging met "Signé par …", ontvangst, Identifiant Peppol) en het resultaat van lookup.peppol.org.
• Het bericht van elke vennootschap aan haar leveranciers, met datum, en de stukken van uw adviseur over de btw-eenheid en fusies.
• Elke verkeerd geadresseerde factuur, met uw RE-antwoord en de creditnota van de leverancier.
• Per bedrijf de uitgewisselde XML en pdf (selecteer rijen op Peppol en download de ZIP), bewaard gedurende zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025).

Veelgestelde vragen

Heeft elke Belgische vennootschap in een groep een eigen Peppol-ID nodig?

Ja, als ze facturen binnen de B2B-verplichting uitreikt of ontvangt: elke vennootschap is een aparte btw-plichtige, behalve in een btw-eenheid, en moet minstens geregistreerd zijn onder 0208 gevolgd door haar eigen ondernemingsnummer.

Kan één toegangspunt alle vennootschappen van de groep bedienen?

Ja. Elk ID ontvangt maar bij één dienstverlener tegelijk: een vennootschap die een andere dienstverlener houdt, gebruikt OrdoGrid alleen om te verzenden.

Kunnen twee OrdoGrid-bedrijven één btw-nummer delen voor de ontvangst?

Nee. Slechts één OrdoGrid-bedrijf per btw-nummer kan de ontvangst hebben; het tweede krijgt de melding Réception déjà liée sur la plateforme.

Hoe registreert een btw-eenheid zich op Peppol?

Wij raden aan elk lid dat facturen uitreikt of ontvangt te registreren onder 0208 gevolgd door zijn eigen ondernemingsnummer. De FOD Financiën heeft geen specifieke regel: overleg met uw adviseur.

Moeten facturen tussen onze groepsvennootschappen via Peppol?

Tussen aparte in België gevestigde btw-plichtigen, voor handelingen die niet door artikel 44 vrijgesteld zijn, moet de factuur een gestructureerde e-factuur zijn: standaard Peppol BIS via Peppol, tenzij beide vennootschappen een ander gestructureerd formaat afspreken. Binnen een btw-eenheid vallen de handelingen buiten de btw. Wordt er geen factuur uitgereikt, dan reikt het leverende lid een bijzonder stuk uit, dat aan dezelfde voorwaarden voor het gestructureerde formaat moet voldoen (art. 53, §3 Btw-Wetboek).

Mag de moedervennootschap facturen uitreiken voor een dochter?

Ze mag ze in naam van de dochter uitreiken, maar de dochter blijft de leverancier, met haar eigen naam, btw-nummer en Peppol-ID. In OrdoGrid werken medewerkers van de moeder als beheerder in het bedrijf van de dochter.

Wat doen we met een factuur aan de verkeerde groepsvennootschap?

Boek ze niet en trek de btw niet af. Wijs ze af met Répondre → RE en vermeld de juiste vennootschap; de leverancier maakt een creditnota en een nieuwe factuur op.

Wat gebeurt er met het Peppol-ID van de overgenomen vennootschap na een fusie?

Laat het ontvangen tijdens een afgesproken overgangsperiode, wijs verkeerd geadresseerde facturen af en geef daarna de ontvangst vrij, waardoor het ID wordt uitgeschreven.