Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen: factureren in België

Onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, ook wel kleineondernemingsregeling genoemd (artikelen 56bis tot 56undecies van het Btw-Wetboek) rekent een Belgische onderneming met een jaaromzet in België van hoogstens € 25.000 exclusief btw geen btw aan, dient ze geen periodieke btw-aangiften in en kan ze geen btw op haar aankopen aftrekken. Ze behoudt haar btw-nummer en blijft facturen uitreiken, met een verplichte vermelding in plaats van de btw. Sinds 1 januari 2026 moet ze ook gestructureerde e-facturen sturen naar Belgische btw-plichtige zakelijke klanten en zulke facturen kunnen ontvangen.

Deze gids is bedoeld voor freelancers, zelfstandigen in bijberoep, zeer kleine vennootschappen en vzw's, en hun boekhouders. De andere regelingen worden vergeleken in btw-regelingen op Belgische facturen, alle algemene vermeldingen staan in wettelijke vermeldingen op een Belgische factuur, en het ontvangen van leveranciersfacturen staat in btw-vrijstelling en Peppol-ontvangst.

Wie de vrijstellingsregeling mag toepassen in 2026

Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen

Een bijzondere btw-regeling die afhangt van de omzet en de activiteit van de onderneming zelf. De onderneming is een btw-plichtige met een btw-nummer, maar rekent geen btw aan op haar handelingen in België en kan geen btw op haar kosten aftrekken. Het statuut van de klant speelt geen rol.

Sinds de wet van 10 februari 2026 staat uitdrukkelijk in het Btw-Wetboek dat een vrijgestelde kleine onderneming geen btw mag aftrekken op de goederen en diensten die ze gebruikt voor haar vrijgestelde handelingen (art. 56bis §4).

Drempels vanaf 2027

De wet van 23 september 2026 (Belgisch Staatsblad van 7 oktober 2026) verhoogt de drempel elk jaar vanaf 1 januari 2027. De tolerantie van 10 %, uitgelegd onder ‘Wanneer en hoe u de regeling verlaat’, komt bovenop de drempel van elk jaar.

Wat een factuur onder de vrijstellingsregeling moet vermelden

De wet. Sinds 1 januari 2025 vereist het koninklijk besluit nr. 1 (art. 5 §1 10°quater) de vermelding ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ in het Nederlands of ‘Régime particulier de la franchise de taxe’ in het Frans, ‘in plaats van de belasting’. Er wordt geen btw aangerekend. De formulering die tot 31 december 2024 gold, ‘Régime particulier de franchise des petites entreprises’, is achterhaald. Een officiële Duitse formulering hebben we niet gevonden: vraag raad aan uw boekhouder als u in het Duits factureert.

Alle andere vermeldingen van een volledige factuur blijven verplicht: datum en volgnummer; uw naam, adres van de zetel en btw-nummer; naam, adres en, als hij er een heeft, btw-nummer van de klant; de datum van de handeling als die verschilt; wat u geleverd hebt; de eenheidsprijs exclusief btw, de maatstaf van heffing en eventuele kortingen. Vennootschappen en vzw's voegen hun vennootschapsrechtelijke vermeldingen toe, zoals rechtsvorm en ondernemingsnummer.

Een vrijgestelde kleine onderneming mag ook een vereenvoudigde factuur met minder vermeldingen uitreiken (art. 13 KB nr. 1); binnen de B2B-verplichting moet die toch als gestructureerde Peppol-factuur worden verstuurd (FAQ van de FOD Financiën). Ligt uw zetel in het Nederlandse taalgebied, dan moeten de wettelijk verplichte delen van de factuur in het Nederlands zijn.

Wat OrdoGrid afdrukt. De naam van de optie en de afgedrukte tekst hangen af van Profil entreprise → Langue des documents (bedrijfsprofiel → documenttaal):

De regels gaan naar 0 % en de pdf toont een btw-totaal van € 0,00. In de Peppol-XML stuurt OrdoGrid de regels en de btw-uitsplitsing in categorie E (vrijgesteld) aan 0 %, met de afgedrukte tekst in de documenttaal als de vrijstellingsreden die regel BR-E-10 vereist (zonder VATEX-code), en voegt de pdf in. Dezelfde tekst opent de documentnota (BT-22), gevolgd door uw Notes.

De vrijstellingsregeling is geen nultarief, geen vrijstelling van artikel 44 en geen verlegging van heffing

Het statuut van uw klant beslist nooit over de vrijstellingsregeling: een onderneming buiten de regeling rekent ook btw aan particulieren aan, en een vrijgestelde kleine onderneming rekent evenmin btw aan vennootschappen aan. OrdoGrid stelt de vrijstellingsregeling nooit voor, want die hangt af van uw eigen status: u kiest ze zelf. Voor een Belgische klant met een btw-nummer kan het conformiteitsvenster Régime cocontractant voorstellen, en dat hoort niet op een factuur onder de vrijstellingsregeling.

Peppol sinds 1 januari 2026: verzenden en ontvangen

De wet. Volgens de FAQ van de FOD Financiën (V2) geldt de verplichting ook als u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast. Een in België gevestigde vrijgestelde kleine onderneming moet dus gestructureerde e-facturen uitreiken aan Belgische btw-plichtige ondernemingen en gestructureerde e-facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen. Voor die facturen is de gestructureerde factuur de wettelijke factuur; een pdf-kopie is facultatief.

De tolerantieperiode liep af op 31 maart 2026. Wie niet over de technische middelen beschikt om te verzenden of te ontvangen, riskeert een boete van € 1.500 voor een eerste inbreuk, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende (koninklijk besluit nr. 44). Ontvangen wordt uitgelegd in btw-vrijstelling en Peppol-ontvangst.

OrdoGrid eenmalig instellen

1. Vul in Profil entreprise (bedrijfsprofiel) uw btw-nummer (BE gevolgd door uw ondernemingsnummer) in bij Numéro de TVA (Optionnel) (btw-nummer, optioneel). Zonder btw-nummer kunt u niet via Peppol verzenden.
2. Kies de Langue des documents (documenttaal): die bepaalt de taal van de pdf en van de afgedrukte tekst over de vrijstellingsregeling.
3. Open Peppol. Vul op Autorisation Peppol het veld Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar) in, vink het bevestigingsvak aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation. Dat is een getypte bevestiging, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
4. Klik bij Réception Peppol op Activer la réception (ontvangst activeren) om geregistreerd te worden als 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer, of op Continuer en envoi seul (alleen verzenden) als een andere aanbieder uw Peppol-facturen al ontvangt.

Elke stap staat uitgelegd in Peppol instellen in OrdoGrid.

Een factuur onder de vrijstellingsregeling opmaken in OrdoGrid

1. Open Facturen (pagina Factures), klik op Nouvelle facture (nieuwe factuur) en kies de klant met Sélectionner un client.
2. Klik op Ajouter un article (artikel toevoegen) en vul Description, Quantité (aantal) en Prix Unitaire (eenheidsprijs) in. Voeg eerst alle regels toe.
3. Open in de zijbalk Récapitulatif (overzicht) het onderdeel Options de TVA en zet Traitement TVA (btw-behandeling) op Régime de la franchise de taxe (de namen van het veld en de optie hangen af van uw documenttaal: met Nederlandstalige documenten BTW-behandeling → Kleine ondernemingsregeling, met Engelstalige VAT treatment → Small business exemption, met Duitstalige MwSt.-Behandlung → Kleinunternehmerregelung). Alle bestaande regels gaan naar 0 %.
4. Controleer of de kolom TVA van elke regel 0 % toont en of de totalen TVA € 0,00 tonen. Een nieuwe regel neemt het tarief van de regel erboven over; een eerste regel die u na het kiezen van de optie toevoegt, start op 21 %.
5. U hoeft de vermelding van de vrijstellingsregeling niet aan de Notes toe te voegen: op Nederlandstalige en Franstalige documenten drukt OrdoGrid zelf de officiële tekst af.
6. Klik op Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld) en controleer de vermelding en beide btw-nummers.
7. Klik op Envoyer (verzenden). Laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt voor een Belgische btw-plichtige klant die op Peppol gevonden wordt. Email is vooraf aangevinkt als de klant een adres heeft: vink het uit, tenzij de klant een pdf-kopie wil. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en verzenden).
8. Volg de levering op in Peppol → Outbox. Traité (verwerkt) betekent afgeleverd op het netwerk, niet aanvaard of betaald.

Het nummer ligt vast bij de eerste opslag, ook als concept (standaardformaat F-{YYYY}-{####}); een ononderbroken reeks blijft uw verantwoordelijkheid. Zodra een factuur via Peppol verzonden is of een betaling geregistreerd is, zijn de bedragen vergrendeld: corrigeer ze met een creditnota die u vanuit de factuur aanmaakt en die de optie overneemt, en daarmee de afgedrukte vermelding van de vrijstellingsregeling, en de Notes vervangt door ‘Note de crédit pour la facture …’ (een factuur corrigeren of crediteren).

Rekenvoorbeeld: een ontwerpfactuur van € 800, voor en na de regeling

Camille Dubois is zelfstandig grafisch ontwerpster in Namen, btw-nummer BE 1012.345.646, onder de vrijstellingsregeling, met documenten in het Frans. Vóór deze factuur bedraagt haar omzet in België in 2026 € 19.400. Ze ontwerpt een bieretiket voor Brasserie du Confluent SRL in Namen, btw-nummer BE 0456.789.034, die op Peppol staat.

Na F-2026-0017 bedraagt haar omzet € 20.200: € 4.800 onder de drempel en € 7.300 onder de grens van € 27.500. Op 31 december 2026 bereikt hij € 26.300, dat is 5,2 % boven € 25.000. Ze behoudt de vrijstellingsregeling voor heel 2026, maar valt vanaf 1 januari 2027 onder de normale regeling, ook al is de drempel voor 2027 € 26.000: wat telt, is dat ze de drempel van 2026 overschreden heeft. Ze kan ten vroegste op 1 januari 2028 terugkeren, als ze aan de voorwaarden voldoet.

Variant: had ze op 20 november 2026 al € 26.900 bereikt, dan zou een opdracht van € 1.200 haar op € 28.100 brengen, boven € 27.500. De vrijstellingsregeling eindigt met die handeling: € 1.200,00 + € 252,00 btw = € 1.452,00, en btw op elke latere factuur van 2026. Spreek het precieze omslagpunt af met uw boekhouder.

Wanneer en hoe u de regeling verlaat

Regel van de FOD Financiën: er moet een volledig kalenderjaar onder de normale regeling verstrijken voor u de vrijstellingsregeling opnieuw kunt toepassen, en alleen als de voorwaarden vervuld zijn.

Vanaf de overstapdatum:

1. Meld de wijziging met een aangifte e604, of vraag uw boekhouder dat te doen.
2. Zet in OrdoGrid Traitement TVA op Standard (met Nederlandstalige documenten BTW-behandeling → Standaard, met Engelstalige VAT treatment → Standard, met Duitstalige MwSt.-Behandlung → Standard) en geef elke regel zijn tarief (standaard 21 %).
3. Zet op facturen die u hergebruikt met Dupliquer (dupliceren) de optie van de vrijstellingsregeling op Standard, en haal een vermelding van de vrijstellingsregeling weg die u zelf in de Notes typte.
4. Behoud hetzelfde btw-nummer, dezelfde factuurreeks en dezelfde Peppol-instellingen.
5. Start met uw boekhouder de periodieke btw-aangiften en bekijk hoe de btw die u betaald hebt op aankopen, voorraad en uitrusting behandeld wordt.

Jaarlijkse verplichtingen die blijven

• Jaarlijkse klantenlisting en omzet: uiterlijk op 31 maart dient u in Intervat de jaarlijkse klantenlisting over het vorige jaar in; daarin deelt u ook uw totale omzet in België mee, of ‘0,00’ (nihil-listing) als u geen handelingen verrichtte (art. 56quinquies §2 Btw-Wetboek; FOD Financiën). De listing over 2026 moet uiterlijk op 31 maart 2027 binnen zijn.
• Intracommunautaire opgave: vereist door de FOD Financiën wanneer u goederen levert of diensten verricht aan ondernemingen in andere EU-landen.
• Aangiften e604: bij de aanvang, wijziging of stopzetting van uw activiteit.
• Boeken voor inkomende en uitgaande facturen: niet verplicht als u uw facturen in een ononderbroken nummerreeks klasseert en het register van art. 14 §5 bijhoudt, waarin u de facturen en stukken inschrijft van de handelingen waarvoor u zelf de btw verschuldigd bent, zoals diensten die u in het buitenland koopt (KB nr. 1, art. 14 §4–§5).
• Bijzondere btw-aangifte: bent u zelf de Belgische btw verschuldigd, bijvoorbeeld op diensten van een onderneming in een ander EU-land (softwareabonnementen, onlineadvertenties) of op intracommunautaire verwervingen, dan dient u een bijzondere btw-aangifte in en betaalt u die btw; u kunt ze niet aftrekken (FOD Financiën).
• Geen periodieke btw-aangiften zolang de vrijstellingsregeling geldt (behalve bijzondere aangiften).

Een voorontwerp van wet dat de ministerraad op 18 juli 2026 goedkeurde, zou e-rapportering invoeren en de jaarlijkse klantenlisting afschaffen voor wie eronder valt; in oktober 2026 is het nog geen wet. OrdoGrid dient geen listings of aangiften in: filter Factures op datum, of selecteer de regels en klik op Downloaden (tooltip: Downloaden als ZIP), om de facturen van het jaar aan uw boekhouder te bezorgen.

Klanten in het buitenland en de grensoverschrijdende kmo-regeling

• Zakelijke klant in een ander EU-land. Diensten zijn in de regel belastbaar in het land van de klant (art. 21 §2 Btw-Wetboek), waar de klant de btw voldoet, en de factuur moet zijn btw-nummer vermelden. De Belgische vermelding van de vrijstellingsregeling is dan niet noodzakelijk de juiste: vraag uw boekhouder welke regeling en vermelding gelden. OrdoGrid biedt Autoliquidation aan wanneer het land van het btw-nummer van de klant verschilt van het uwe. Zie buitenlandse klanten factureren.
• Vrijstellingsregeling in een ander EU-land (sinds 1 januari 2025). Uw jaaromzet in de Unie mag niet boven € 100.000 uitkomen, en de eigen drempel en voorwaarden van dat land gelden. U doet vooraf een melding bij de Belgische administratie, met de betrokken landen en uw omzet per land; voor deze regeling krijgt uw btw-nummer het achtervoegsel ‘EX’. Daarna meldt u uw omzet binnen een maand na elk kwartaal, en binnen 15 werkdagen als u € 100.000 overschrijdt, wat de regeling beëindigt (art. 56quater tot 56decies Btw-Wetboek). OrdoGrid heeft geen EX-instelling: spreek met uw boekhouder af hoe u dat nummer vermeldt.

Veelgemaakte fouten

Welke bewijsstukken u bewaart

• De aangifte e604 of de bevestiging van de start van de vrijstellingsregeling en van elke wijziging.
• Uw jaarlijkse omzetberekening en het bewijs van de mededeling van 31 maart.
• Elke factuur en creditnota: de pdf en, voor Peppol, de XML (Peppol → Outbox, download XML, of selecteer regels voor een zip met XML en pdf).
• Aankoopfacturen en het register van art. 14 §5 voor handelingen waarvoor u zelf de btw verschuldigd bent.

Bewaar facturen 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025). OrdoGrid archiveert de exacte XML die via Peppol verstuurd is, maar is geen wettelijke archiveringsdienst: bewaar uw eigen kopieën.

Veelgestelde vragen

Moet ik Peppol-facturen versturen als ik de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepas?

Ja, aan Belgische ondernemingen met een Belgisch btw-nummer: volgens de FOD Financiën geldt de verplichting ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. U moet ook gestructureerde facturen kunnen ontvangen. Facturen aan particulieren en aan klanten in het buitenland vallen buiten de verplichting.

Welke zin moet precies op mijn factuur staan?

‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ in het Nederlands of ‘Régime particulier de la franchise de taxe’ in het Frans, in plaats van de btw. OrdoGrid drukt die formulering af op Nederlandstalige en Franstalige documenten; Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling.

Mag ik de vrijstellingsregeling toepassen omdat mijn klanten particulieren zijn?

Nee. De vrijstellingsregeling hangt af van uw eigen omzet, activiteit en melding, niet van uw klanten.

Mag ik de btw op mijn laptop of software aftrekken?

Nee, niet zolang u de vrijstellingsregeling toepast. Aftrek wordt weer mogelijk volgens de normale regels zodra u de regeling verlaat.

Wat gebeurt er als ik dit jaar boven € 25.000 uitkom?

Tot € 27.500 behoudt u de vrijstellingsregeling tot 31 december en stapt u op 1 januari over. Boven € 27.500 geldt de normale regeling vanaf de handeling waarmee u die grens overschrijdt. Na een overschrijding in 2026 kunt u ten vroegste op 1 januari 2028 terugkeren.

Moet ik nog iets indienen bij de btw-administratie?

Geen periodieke aangiften, maar elk jaar uiterlijk op 31 maart deelt u de omzet van het vorige jaar in België mee via de klantenlisting in Intervat, ook als die nul is. Intracommunautaire leveringen en wijzigingen van uw activiteit hebben hun eigen aangiften. Bent u btw verschuldigd op diensten uit een ander EU-land of op intracommunautaire verwervingen, dan dient u ook een bijzondere btw-aangifte in en betaalt u die btw.

Is de vrijstellingsregeling hetzelfde als een btw-tarief van 0 %?

Nee. Het nultarief geldt voor enkele specifieke goederen en artikel 44 stelt bepaalde diensten vrij. De vrijstellingsregeling geldt voor al uw handelingen in België, behalve de handelingen die art. 56bis §3 uitsluit; ze heeft haar eigen vermelding en wordt nooit op dezelfde factuur gecombineerd met een vermelding van verlegging.