Terugkerende facturen in België: abonnementen, forfaits en Peppol

Een abonnement, een onderhoudscontract of een vaste maandvergoeding factureert u met een nieuwe factuur per periode: een nieuw nummer, de gefactureerde periode, de geldende prijs en een nieuwe verzending. De factuur moet uiterlijk de 15de van de maand na het einde van de periode uitgereikt zijn. Sinds 1 januari 2026 moet ze een gestructureerde e-factuur zijn, in principe via Peppol, wanneer u in België gevestigd bent en uw klant een in België gevestigde onderneming met een Belgisch btw-nummer is (een buitenlandse onderneming met alleen een Belgische btw-identificatie valt erbuiten). Een vermindering voor een reeds gefactureerde periode verloopt via een creditnota die naar die factuur verwijst; een verhoging verloopt via een bijkomende factuur.

Deze gids is bedoeld voor Belgische ondernemingen en zelfstandigen die klanten op vaste tijdstippen factureren, en voor hun accountants. Hoe u een maand gepresteerde dagen factureert, leest u in Een maand freelancewerk aan uw klant factureren; de nummering komt aan bod in Factuurnummering in België.

Wat de wet per periode vereist

Vervaldag, IBAN, gestructureerde mededeling en bestelbon zijn geen btw-vermeldingen. Peppol vereist een kopersreferentie of een bestelreferentie: OrdoGrid vult de kopersreferentie met het bestelbonnummer, anders met de gestructureerde mededeling, anders met het factuurnummer.

Wanneer de btw opeisbaar wordt: vooraf, achteraf, vooraf betaald

Diensten die aanleiding geven tot opeenvolgende afrekeningen of betalingen worden geacht te zijn verricht bij het verstrijken van elke periode waarop ze betrekking hebben (art. 22, § 2 Btw-Wetboek). Sinds 1 januari 2016 wordt de btw voor diensten die u moet factureren opeisbaar bij de uitreiking van de factuur, ongeacht of die vóór of na de periode valt; bij de ontvangst van de betaling, ten belope van het ontvangen bedrag, als de klant betaalt voordat de dienst verricht is; en uiterlijk de 15de van de maand na de periode (art. 22bis, § 1, wet van 6 december 2015).

Opeisbaarheid (exigibilité)

Het tijdstip waarop de btw verschuldigd wordt aan de Staat en in een btw-aangifte terechtkomt. Het kan verschillen van zowel de datum van de dienst als die van de betaling.

In de praktijk valt de btw op een periodefactuur aan een Belgische onderneming in de aangifte die de factuurdatum dekt, tenzij de klant vooraf betaalde. Wij raden aan elke factuur te verzenden op de datum die ze draagt; vraag uw accountant hoe vooruitbetalingen worden aangegeven.

Formulewijzigingen, opzeggingen en indexering

Een verzonden factuur wordt nooit gewijzigd; OrdoGrid vergrendelt de bedragen zodra ze via Peppol verzonden of betaald is. Toekomstige wijzigingen komen op de volgende factuur; wijzigingen aan een reeds gefactureerde periode vragen een creditnota, of een bijkomende factuur als de klant meer verschuldigd is.

Pro rata berekenen. Volg uw contract; een gangbare methode rekent per dag: het prijsverschil, maal het aantal resterende dagen, gedeeld door het aantal dagen van de periode. Zet de berekening in de lijn van de creditnota. Wij raden een creditnota aan in plaats van een negatieve lijn op de factuur van volgende maand: zo verwijst de correctie ondubbelzinnig naar de factuur die ze verbetert.

De klant elke periode op Peppol controleren

OrdoGrid heeft geen veld voor een Peppol-ID bij klanten: telkens u Envoyer (verzenden) opent, zoekt het de klant opnieuw op via het btw-nummer op de factuur, onder 0208 (ondernemingsnummer) en 9925 (btw-nummer). Een klant die in juli bereikbaar was, kan in oktober ontbreken: hij stapt over naar een andere Peppol-dienstverlener en de nieuwe registratie is nog niet actief, hij heeft zijn registratie beëindigd, het btw-nummer op de klantfiche bevat nu een tikfout, of u factureert na een herstructurering een andere juridische entiteit (een ondernemingsnummer verandert nooit; een nieuwe entiteit is een nieuwe klant).

Oorzaken en controles: Een klant op Peppol opzoeken.

Elke periode in OrdoGrid

Een terugkerende factuur maakt de factuur van elke periode aan op de geplande dag en verzendt ze standaard naar de klant: via Peppol als die ingeschreven is, anders per e-mail. U kunt ze ook concepten laten aanmaken, die u zelf controleert en verzendt. Ze is inbegrepen in de formules Starter en Business. Zonder terugkerende factuur dupliceert u de factuur van de vorige periode.

Een terugkerende factuur instellen

1. Open in Facturatie de pagina Terugkerende facturen en klik op Nieuwe terugkerende factuur: de factuureditor opent met Terugkerend maken al aangevinkt in de groep Terugkerend van het paneel Overzicht. U kunt Terugkerend maken ook aanvinken op een nieuwe factuur, of vertrekken van een bestaande factuur: open ze vanuit Facturen en klik op Terugkerend maken in het zijpaneel; klant, regels en notities worden overgenomen.
2. Kies de klant met Een klant selecteren en voeg de regels toe zoals op een factuur. Schrijf {periode}, {maand} of {jaar} in een regel of in de Notities: ze worden vervangen door de gefactureerde periode. Support Pro, {periode} wordt zo "Support Pro, 01/10/2026 – 31/10/2026", en Support Pro, {maand} wordt "Support Pro, oktober 2026" op Nederlandstalige documenten. Elke factuur neemt de gegevens van de klantenfiche en van uw bedrijf over: op een terugkerende factuur worden ze niet in het document aangepast.
3. Vul in Terugkerend een Naam van het model in (die staat niet op de factuur), kies de frequentie bij Om de (bijvoorbeeld 1 maand, 3 maanden, 1 week, 1 jaar of 10 dagen), de datum bij Eerste factuur op, wat Elke factuur dekt: De periode die begint (vooraf gefactureerd) of De verstreken periode (achteraf), en de Betalingstermijn (dagen). Een eerste factuur op de 31e valt op de laatste dag van kortere maanden en keert daarna terug naar de 31e.
4. Houd onder Einde de keuze Zonder einde, of stop Op een datum of Na een aantal facturen.
5. Kies onder Bij aanmaak voor Automatisch verzenden of Een concept aanmaken om te controleren. Het verzenden volgt de regel van de knop Envoyer (Verzenden): via Peppol als uw bedrijf de Peppol-machtiging ondertekend heeft en de klant ingeschreven is, anders per e-mail naar het adres op de klantenfiche.
6. Als de klantenfiche een bestelbon vereist, vul dan het Bestelbonnr. in onder Documenten en referenties: het staat op elke factuur. Verandert het elke periode, pas het dan vóór de vervaldag aan op de terugkerende factuur, of op het concept.
7. Het document toont de volgende factuur: de datum en de vervaldatum volgen de planning en worden niet ingevuld; het nummer (het document en het voorbeeld tonen "Toegekend bij aanmaak") en de gestructureerde mededeling worden toegekend wanneer elke factuur wordt aangemaakt. Er wordt hier ook geen betaling geregistreerd: elke factuur wordt apart betaald. De naam van uw bedrijf kan voor dit model worden gewijzigd; uw andere gegevens (adres, btw, IBAN…) worden bij elke factuur uit de bedrijfsinstellingen overgenomen en zijn dus altijd actueel. Voorbeeld van de volgende factuur toont de pdf, met de variabelen ingevuld. Klik daarna op Terugkerende factuur aanmaken: de eerste factuur wordt op haar datum aangemaakt, tenzij u Eerste factuur nu aanmaken aangevinkt hebt: dan wordt ze meteen aangemaakt, met de datum van vandaag.

Op de geplande dag, rond 6 uur Belgische tijd, maakt OrdoGrid de factuur aan: het volgende nummer, de datum van vandaag, de vervaldatum volgens de Betalingstermijn (dagen) en een nieuwe gestructureerde mededeling. De dienst krijgt de datum van de factuur; kiest u De laatste dag van de periode bij Datum levering / dienst in Terugkerend, dan wordt die dag in Date de livraison / prestation (leverings- of prestatiedatum) toegevoegd als hij verschilt van de factuurdatum. Verzendt de terugkerende factuur automatisch, dan vertrekt de factuur meteen, in één poging. De eigenaars en beheerders van het bedrijf krijgen een samenvattende e-mail: verzonden via Peppol, verzonden per e-mail, of een concept om te verzenden. Een gemiste vervaldag, bijvoorbeeld tijdens een storing, wordt bij de volgende run aangemaakt, met de datum van die dag; elke periode blijft een aparte factuur.

Een verzending die niet kan vertrekken, wordt nooit opnieuw geprobeerd: de factuur blijft een concept, de pagina van de terugkerende factuur toont de reden en de volgende facturen lopen gewoon door. Dat gebeurt bij een klant zonder e-mailadres, een bereikt maandelijks Peppol-quotum, een geweigerde of onzekere Peppol-verzending, of een klant met een Belgisch btw-nummer dat niet op Peppol gevonden wordt: een Belgische onderneming moet een gestructureerde factuur krijgen, dus stuurt OrdoGrid haar geen e-mail in de plaats. Open het concept, controleer het en verzend het met Envoyer (Verzenden). De kolom Status van de aangemaakte facturen toont welke vertrokken zijn.

Een terugkerende factuur pauzeert zichzelf als ze de factuur niet kan aanmaken: klant verwijderd, IBAN van het bedrijf ontbreekt, de klant vereist nu een bestelbon, of een formule zonder terugkerende facturen. De pagina toont de reden; los ze op en klik op Hervatten. De periodes van een pauze worden niet ingehaald: de volgende factuur is de eerste vervaldag vanaf vandaag. Volgende nu aanmaken maakt meteen de factuur van de volgende vervaldag aan, met de datum van vandaag; Beëindigen stopt de terugkerende factuur. Om ze te wijzigen, opent u ze in Terugkerende facturen: dezelfde editor toont de volgende factuur, met deze acties bovenaan de pagina en de reeds aangemaakte facturen eronder; klik op Opslaan. Een wijziging aan de terugkerende factuur verandert nooit reeds aangemaakte facturen; een nieuwe planning begint opnieuw vanaf haar eerste factuurdatum.

De periodefactuur controleren en verzenden

1. Maakt de terugkerende factuur concepten aan, of kon een verzending niet vertrekken, open dan het Brouillon (concept) vanuit de samenvattende e-mail of vanuit de lijst van aangemaakte facturen op de pagina van de terugkerende factuur. Zonder terugkerende factuur: open in Factures (Facturen) de factuur van de vorige periode en klik in het zijpaneel op Dupliquer (dupliceren). Op de lijn in de lijst volgt de actie de taal van uw interface: Dupliceren.
2. Er opent een Brouillon (concept), gedateerd op vandaag, met het volgende nummer voorgesteld in N°. Het neemt de klant, de lijnen, de Options de TVA (btw-opties), de kortingen en de Notes over; het veld N° bon de commande (bestelbonnummer), de bijlagen en de oude gestructureerde mededeling niet (Communication wordt opnieuw ingevuld op basis van het nieuwe nummer). Gebruikt de klant bestelbonnen, dan blijft de regel met het bestelbonnummer van de vorige periode (standaard PO: …) in de Notes staan tot u het nieuwe nummer invult, dat hem vervangt. Het nummer ligt vast bij de eerste opslag.
3. Zet Échéance (vervaldag) volgens uw contract; OrdoGrid stelt 30 dagen voor.
4. Werk elke lijn bij: Description (omschrijving) met de nieuwe periode ("Support Basic, 1–31 oktober 2026"), Quantité (aantal) voor posten of gebruikers, Prix Unitaire na een wijziging. Er is geen veld voor de dienstperiode, en de Peppol-factuur van OrdoGrid bevat er geen: de omschrijving vermeldt de periode. Voeg ook de laatste dag van de periode toe met Datum levering / dienst (Date de livraison / prestation op Franstalige documenten), onder Échéance in het paneel Récapitulatif, tenzij dat de factuurdatum is: OrdoGrid drukt die datum af op de pdf en verstuurt hem via Peppol als leveringsdatum.
5. Vul onder Documents et Références het N° bon de commande (bestelbonnummer) van de periode in; het veld staat klaar wanneer op de klantfiche Exiger un bon de commande pour les factures aangevinkt is; anders opent u het met Ajouter un N° bon de commande (bestelbonnummer toevoegen). Voeg een eventueel verbruiksrapport toe als PDF, PNG, JPEG, CSV of XLSX, binnen de limiet van OrdoGrid van 2 MB in totaal per document: bijlagen gaan standaard mee in het Peppol-bericht, en Peppol aanvaardt geen DOC, DOCX, XLS of GIF (Peppol-bijlagetypes).
6. Behoud de Communication (mededeling) die OrdoGrid invult op basis van het voorgestelde nummer. Wijzigt u het nummer in N°, maak Communication dan leeg: bij het opslaan bouwt OrdoGrid de mededeling opnieuw op uit het definitieve nummer. Eén referentie per factuur, nooit één per klant (gestructureerde mededeling).
7. Controleer Aperçu du PDF (pdf-voorbeeld) en klik op Enregistrer (opslaan).
8. Klik op Envoyer, lees het Peppol-blok, vink Email uit tenzij de klant een kopie wil, en klik één keer op Sauvegarder & Envoyer.
9. Klik in Peppol → Outbox op Vérifier (controleren): Traité betekent levering via het netwerk, geen aanvaarding of betaling. Is er betaald, gebruik dan Betaling registreren in Afrekening. Vanaf het begin van de vervaldag gaat een onbetaalde factuur van Envoyée (verzonden) naar En retard (achterstallig), al is een betaling op die dag nog op tijd; herinneringen stuurt u zelf.

Een wijziging tijdens een periode crediteren

1. Vink in Factures de periodefactuur aan en klik op Note de crédit.
2. De creditnota neemt klant, lijnen en btw-regeling over, toont het origineel onder Facture d'origine (oorspronkelijke factuur) en stelt het volgende nummer voor (NC-2026-0001 enzovoort).
3. Vervang vóór het opslaan de lijn door het verschil pro rata, als positief bedrag (vanaf de eerste opslag liggen de bedragen van een creditnota vast, en een creditnota die aan een factuur gekoppeld is, kan nooit worden verwijderd). Zet de reden in de Notes: die worden op de pdf afgedrukt en gaan in de Peppol-XML mee als opmerking op documentniveau (BT-22). De vermelding over de terug te storten btw, uitgelegd in Een factuur corrigeren of crediteren, voegt OrdoGrid zelf toe wanneer de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft.
4. Sla op en verzend zoals de factuur: Envoyer, Peppol aangevinkt, Sauvegarder & Envoyer.
5. De creditnota vermindert het saldo van die factuur, niet dat van de factuur van volgende maand. Was ze al betaald, dan toont Afrekening Terug te betalen: betaal de klant terug en klik daarna op Terugbetaling registreren.

Terugkerende Stripe-betaallinks zijn geen facturen

Onder Betaallinks (pagina Liens de paiement) zet een Nouveau lien (nieuwe link) van het type Récurrent (terugkerend) een maandelijks of jaarlijks kaartabonnement op via uw eigen Stripe-account. Zo'n link hangt aan geen enkele factuur: hij maakt er geen, verstuurt niets via Peppol en registreert geen betaling op een factuur. Zakelijke klanten hebben nog altijd een factuur per periode nodig.

Als uw eigen systeem de planning beheert

Uw facturatiesoftware kan de factuur van elke periode via de publieke API aanmaken. Geef elke contractperiode een eigen external_id, zoals sub-1042-2026-10, zodat een nieuwe poging nooit een tweede factuur maakt; laat number weg om het volgende nummer te krijgen. Controleer de klant met GET /api/v1/peppol/participants/{vat_number}, verzend met POST /api/v1/peppol/invoices/{invoice_id}/send, en gebruik na een time-out GET /api/v1/invoices/lookup?external_id=… voor u opnieuw probeert. Er is geen testmodus (integratie met de publieke API).

Rekenvoorbeeld: maandformule met overstap naar een lagere formule halverwege de maand

Hexalink SRL, een IT-supportbedrijf in Luik, reikt zijn documenten in het Frans uit. Fiduciaire Lemaire SRL in Namen (ondernemingsnummer 0563.847.241, op Peppol als 0208:0563847241) betaalt € 120,00 per maand exclusief btw voor "Support Pro", vooraf gefactureerd op de 1ste van de maand en betaalbaar binnen 30 dagen. Het contract rekent formulewijzigingen per dag pro rata en crediteert een overstap naar een lagere formule op de factuur van de lopende maand. De factuurreeks van Hexalink wordt gedeeld met andere klanten, vandaar de sprongen in de nummers.

1. Elke factuur vertrekt via Peppol op de datum die ze draagt; de btw op elke factuur wordt dus op die datum opeisbaar.
2. Op 15 september vraagt de klant schriftelijk om over te stappen naar "Support Basic" (€ 80,00) vanaf 16 september: € 40,00 minder per maand, voor 15 van de 30 dagen, geeft € 20,00 plus € 4,20 btw.
3. Hexalink maakt NC-2026-0020 vanuit F-2026-0150 met Note de crédit, zet de reden in de Notes en de berekening in de lijn, en verzendt ze via Peppol. OrdoGrid voegt de vermelding "T.V.A. à reverser à l'Etat dans la mesure où elle a été initialement déduite" zelf toe, omdat de creditnota Belgische btw bevat en de klant een btw-nummer heeft. De accountant regulariseert de € 4,20 in de lopende aangifte, zonder een eerdere aangifte te wijzigen.
4. F-2026-0150 toont nu € 121,00 Openstaand (€ 145,20 − € 24,20, of € 100,00 plus 21 %). De klant betaalt dat op 28 september met de mededeling +++002/0260/15051+++; met Betaling registreren wordt de factuur Payée (betaald).
5. Op 1 oktober dupliceert Hexalink F-2026-0150, niet de creditnota, vervangt de lijn door Support Basic aan € 80,00, vult 31 oktober 2026, de laatste dag van de periode, in bij Date de livraison / prestation en verzendt F-2026-0160 (mededeling +++002/0260/16061+++).

Variant: jaarformule vooraf gefactureerd

De klant koopt ook een back-uplicentie van € 1.440,00 voor de periode van 1 oktober 2026 tot en met 30 september 2027, gefactureerd op 25 september 2026 als F-2026-0158: € 1.440,00 plus € 302,40 btw, samen € 1.742,40. De btw op het hele jaar wordt opeisbaar op 25 september, de factuurdatum (of op de betalingsdatum, als de klant eerst had betaald). Het contract betaalt ongebruikte volle maanden terug: een opzegging vanaf 1 april 2027 leidt tot een creditnota voor zes maanden, € 720,00 plus € 151,20 btw, samen € 871,20, met verwijzing naar F-2026-0158.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Te bewaren bewijsstukken

Wat de wet vereist. Bewaar elke factuur en creditnota zeven jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, wet van 18 december 2025), met gewaarborgde echtheid, integriteit en leesbaarheid.

Wat wij aanraden. Per klant: het contract en de aanhangsels, met de regels voor indexering en pro-rataberekening; elke schriftelijke wijzigingsaanvraag met de ingangsdatum; de bestelbonnen; de pdf en de XML van elke factuur en creditnota, gedownload uit Peppol → Outbox, met de datum van de status Traité; en de schriftelijke bevestiging van de klant telkens hij niet via Peppol kon ontvangen.

Wat OrdoGrid doet. Het archiveert de exacte XML en pdf van elke Peppol-verzending, en Afrekening bewaart het Origineel document. Het is geen wettelijk archief en garandeert geen bewaartermijn: download de ZIP van de Outbox regelmatig naar uw eigen opslag.

Veelgestelde vragen

Kan OrdoGrid mijn terugkerende facturen automatisch maken?

Ja, in de formules Starter en Business: een terugkerende factuur maakt de factuur van elke periode aan op de geplande dag, met de periode in de regels, en verzendt ze via Peppol als de klant ingeschreven is, anders per e-mail. Wilt u eerst controleren, kies dan Een concept aanmaken om te controleren en verzend elke factuur met Envoyer (Verzenden). U kunt ook de vorige factuur dupliceren, of facturen aanmaken vanuit uw eigen systeem via de publieke API.

Tegen wanneer moet ik een maandelijkse abonnementsfactuur uitreiken?

Uiterlijk de 15de van de maand na de periode, dus 15 oktober voor september. Betaalde de klant vooraf, dan uiterlijk de 15de van de maand na de betaling (koninklijk besluit nr. 1, art. 4).

Wanneer is de btw verschuldigd op een abonnement dat vooraf gefactureerd wordt?

Voor een Belgische zakelijke klant bij de uitreiking van de factuur, of eerder als de klant vooraf betaalt (art. 22bis Btw-Wetboek, sinds 1 januari 2016). Voor een zakelijke klant in een andere EU-lidstaat bij het einde van elke periode of bij een eerdere betaling.

Hoe verwerk ik een overstap naar een lagere formule halverwege de maand?

Crediteer de factuur van die maand voor het verschil pro rata, bijvoorbeeld € 40,00 × 15 ÷ 30 = € 20,00 plus € 4,20 btw, verzend de creditnota via Peppol en factureer de nieuwe prijs vanaf de volgende periode.

Moet de gestructureerde mededeling elke maand dezelfde blijven?

Nee. Elke factuur krijgt haar eigen referentie, zodat elke betaling bij één factuur hoort. Gebruik een referentie alleen opnieuw in herinneringen voor diezelfde factuur.

Mijn klant stond vorige maand op Peppol, nu niet meer. Wat doe ik?

Controleer zijn ondernemingsnummer op lookup.peppol.org en vraag het de klant. Kan hij technisch niet ontvangen, mail dan dezelfde factuur binnen de termijn; maak nooit een tweede factuur.