Terugkerende facturen en Peppol in België
Belgische abonnementen en retainers op Peppol: nieuw factuurnummer per cyclus, lookup-drift controleren, en creditnota's bij planwijzigingen.
Bijgewerkt
- België
Eén taak: behandel elke cyclus als een nieuwe Peppol-factuur
Abonnementen, retainers en maandelijkse diensten voelen automatisch, maar Peppol factureert niet « dezelfde factuur opnieuw ». Elke periode is een nieuwe gestructureerde factuur: nieuw nummer, actuele bedragen, actuele koperidentiteit, en een verse verzending via uw toegangspunt.
Dit artikel dekt terugkerende operations onder Peppol. Documentrollen: factuur vs creditnota vs offerte. Nummerdiscipline: factuurnummering in België.
Wat elke cyclus nieuw moet zijn
| Veld / stap | Terugkerende regel | Waarom |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Altijd een nieuw nummer in sequentie | Verzonden Peppol-facturen zijn onveranderlijk; hergebruik breekt audits en AP |
| Uitgiftedatum / periode | Weerspiegel de facturatieperiode | Matching bij de koper en btw-timing |
| Bedragen en btw | Herbouw vanuit het huidige plan | Prijswijzigingen en regime moeten kloppen |
| Peppol-ID koper | Resolveer bij verzending | Toegangspunt of entiteit kan wijzigen |
| Betalingsreferentie | Behouden of roteren volgens uw cashproces | OGM mag stabiel blijven als dat uw regel is (OGM-gids) |
Bewerk een geleverde maandfactuur niet om ze opnieuw te sturen. Was augustus fout, laat augustus staan en corrigeer met een Peppol-creditnota; stuur daarna een nieuwe factuur als er nog een bedrag verschuldigd is.
Lookup-drift bij langlopende contracten
Een klant die in januari bereikbaar was, kan in juli falen na een toegangspuntmigratie, KBO-wijziging of ingetrokken SMP. Bouw lookup in de terugkerende job, niet alleen in onboarding.
Praktische cadans:
- Eerste verzending - volledige deelnemeropzoeking (schema 0208, BIS Billing).
- Elke cyclus - laat het toegangspunt opnieuw resolven; « niet gevonden » is een harde stop.
- Bij falen - herverifieer het ondernemingsnummer met de klant; verbrand het volgende factuurnummer niet met blinde retries.
- Na entiteitswijziging - masterdata bijwerken vóór de volgende geplande verzending (klant niet op Peppol als tijdelijk onbereikbaar).
- Lookup-drift
Wanneer een eerder geldig Peppol-deelnemers-ID niet meer resolved (of BIS Billing-capaciteit verliest) terwijl uw abonnementsschema nog uitgaat van de routing van vorige maand.
Planwijzigingen: upgrade, downgrade, opzegging
| Wijziging | Peppol-beweging |
|---|---|
| Prijsverhoging vanaf volgende periode | Volgende cyclusfactuur met nieuw bedrag; geen credit voor reeds aanvaarde periodes |
| Downgrade mid-periode met terugbetaling | Creditnota voor het verschil (billing reference naar de betaalde factuur), daarna volgende cyclus tegen nieuwe prijs |
| Volledige opzegging na verzonden factuur | Volledige of gedeeltelijke creditnota; stop het schema; niet « annuleren » door XML te editen |
| Verkeerde btw of verkeerd koper-ID op een run | Crediteer de foute factuur; fix masterdata; stuur een correcte nieuwe factuur |
Automatisering moet CreditNote-documenten even serieus genereren als facturen. Informele mails « betaal volgende maand minder » laten het Peppol-open item fout.
Terugkerende Peppol-checklist
- Planning maakt elke periode een nieuwe factuur (nooit een kloon van een verzonden document-ID).
- Nummering blijft doorlopend en uniek (nummerregels).
- Lookup / routing vóór elke verzending.
- Planwijzigingen via gereferenteerde creditnota's, geen stille bedragtweaks.
- Archiveer elk gestructureerd origineel met afleverstatus.
- Herbekijk de btw-categorie als de dienstenmix wijzigt (btw-regimes).