Terugkerende facturen en Peppol in België
Belgische abonnementen en retainers op Peppol: nieuw factuurnummer per cyclus, lookup-drift controleren, en creditnota's bij planwijzigingen.
Bijgewerkt
- België
Terugkerende facturen in België zijn geen herbruikbare Peppol-documenten. Elke abonnements- of retainerperiode is een nieuwe gestructureerde factuur: nieuw nummer, actuele bedragen, verse lookup van de koper, en een nieuwe verzending. Bewerk een geleverde maandfactuur niet om ze opnieuw te sturen.
Voorbeeld
Atelier Nord factureert een onderhoudsretainer van 400,00 EUR per maand. Augustus is F2026-080. September wordt F2026-091 na een nieuwe lookup. Een planverlaging in oktober: creditnota op F2026-091, daarna F2026-104 tegen de nieuwe prijs. Het XML van augustus blijft onaangeroerd.
Eén taak: behandel elke cyclus als een nieuwe Peppol-factuur
Abonnementen, retainers en maandelijkse diensten voelen automatisch, maar Peppol factureert niet « dezelfde factuur opnieuw ». Elke periode is een nieuwe gestructureerde factuur: nieuw nummer, actuele bedragen, actuele koperidentiteit, en een verse verzending via uw toegangspunt.
Dit artikel dekt terugkerende operations onder Peppol. Documentrollen: factuur vs creditnota vs offerte. Nummerdiscipline: factuurnummering in België.
Wat elke cyclus nieuw moet zijn
| Veld / stap | Terugkerende regel | Waarom |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Altijd een nieuw nummer in sequentie | Verzonden Peppol-facturen zijn onveranderlijk; hergebruik breekt audits en AP |
| Uitgiftedatum / periode | Weerspiegel de facturatieperiode | Matching bij de koper en btw-timing |
| Bedragen en btw | Herbouw vanuit het huidige plan | Prijswijzigingen en regime moeten kloppen |
| Peppol-ID koper | Resolveer bij verzending | Toegangspunt of entiteit kan wijzigen |
| Betalingsreferentie | Behouden of roteren volgens uw cashproces | OGM mag stabiel blijven als dat uw regel is (OGM-gids) |
Bewerk een geleverde maandfactuur niet om ze opnieuw te sturen. Was augustus fout, laat augustus staan en corrigeer met een Peppol-creditnota; stuur daarna een nieuwe factuur als er nog een bedrag verschuldigd is.
Lookup-drift bij langlopende contracten
Een klant die in januari bereikbaar was, kan in juli falen na een toegangspuntmigratie, KBO-wijziging of ingetrokken SMP. Bouw lookup in de terugkerende job, niet alleen in onboarding.
Praktische cadans:
- Eerste verzending - volledige deelnemeropzoeking (schema 0208, BIS Billing).
- Elke cyclus - laat het toegangspunt opnieuw resolven; « niet gevonden » is een harde stop.
- Bij falen - herverifieer het ondernemingsnummer met de klant; verbrand het volgende factuurnummer niet met blinde retries.
- Na entiteitswijziging - masterdata bijwerken vóór de volgende geplande verzending (klant niet op Peppol als tijdelijk onbereikbaar).
- Lookup-drift
Wanneer een eerder geldig Peppol-deelnemers-ID niet meer resolved (of BIS Billing-capaciteit verliest) terwijl uw abonnementsschema nog uitgaat van de routing van vorige maand.
Planwijzigingen: upgrade, downgrade, opzegging
| Wijziging | Peppol-beweging |
|---|---|
| Prijsverhoging vanaf volgende periode | Volgende cyclusfactuur met nieuw bedrag; geen credit voor reeds aanvaarde periodes |
| Downgrade mid-periode met terugbetaling | Creditnota voor het verschil (billing reference naar de betaalde factuur), daarna volgende cyclus tegen nieuwe prijs |
| Volledige opzegging na verzonden factuur | Volledige of gedeeltelijke creditnota; stop het schema; niet « annuleren » door XML te editen |
| Verkeerde btw of verkeerd koper-ID op een run | Crediteer de foute factuur; fix masterdata; stuur een correcte nieuwe factuur |
Automatisering moet CreditNote-documenten even serieus genereren als facturen. Informele mails « betaal volgende maand minder » laten het Peppol-open item fout.
Terugkerende Peppol-checklist
- Planning maakt elke periode een nieuwe factuur (nooit een kloon van een verzonden document-ID).
- Nummering blijft doorlopend en uniek (nummerregels).
- Lookup / routing vóór elke verzending.
- Planwijzigingen via gereferenteerde creditnota's, geen stille bedragtweaks.
- Archiveer elk gestructureerd origineel met afleverstatus.
- Herbekijk de btw-categorie als de dienstenmix wijzigt (btw-regimes).
FAQ
Mag ik dezelfde Peppol-factuur elke maand hergebruiken?
Nee. Elke cyclus is een nieuwe factuur met een nieuw nummer. Verzonden Peppol-documenten zijn onveranderlijk.
Wat is lookup-drift?
Wanneer een eerder geldig deelnemers-ID niet meer resolved terwijl uw schema nog uitgaat van de routing van vorige maand.
Hoe corrigeer ik een foute maandfactuur?
Laat de verzonden factuur staan. Crediteer met een Peppol-creditnota, stuur daarna een nieuwe factuur als er nog een bedrag verschuldigd is.
Moet ik elke cyclus opnieuw opzoeken?
Ja. Laat het toegangspunt opnieuw resolven. Niet gevonden is een harde stop, geen blinde retry.
Mag de OGM-mededeling stabiel blijven?
Ja, als dat uw cashproces is. Nummer, datum en bedragen moeten wél per cyclus nieuw zijn.