Vrijstellingsregeling, vrijgesteld of forfait: uw Peppol-plichten

De vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen haalt u niet uit de Belgische e-facturatieplicht. Sinds 1 januari 2026 moet een in België gevestigde onderneming onder de vrijstellingsregeling gestructureerde e-facturen sturen naar haar Belgische btw-plichtige zakelijke klanten en ze kunnen ontvangen van haar leveranciers, net als elke onderneming die btw aanrekent. Alleen de btw op de factuur verschilt. De echte uitzonderingen zijn beperkter: een onderneming waarvan alle handelingen vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek heeft geen van beide plichten, forfaitair belastingplichtigen moeten ontvangen maar niet uitreiken, en landbouwers onder de bijzondere regeling moeten ontvangen maar niet uitreiken voor handelingen binnen de regeling.

Deze gids zet de plichten per btw-regeling op een rij, met de bijbehorende instelling in OrdoGrid. De inhoud van een factuur onder de vrijstellingsregeling (drempel, vermelding, uitstappen) staat in vrijstellingsregeling kleine ondernemingen: factureren; de dagelijkse verwerking van leveranciersfacturen in leveranciersfacturen ontvangen via Peppol.

Uitreikings- en ontvangstplicht per btw-regeling

Wat de wet vereist. Artikel 53 §2bis van het Btw-Wetboek (wet van 6 februari 2024, gewijzigd bij de wet van 10 februari 2026) geldt voor in België gevestigde btw-plichtigen. Zij moeten een gestructureerde e-factuur uitreiken voor handelingen aan een in België gevestigde btw-plichtige die voor de aankoop zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen, en ze moeten gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen. Het standaardformaat is Peppol BIS via het Peppol-netwerk (koninklijk besluit nr. 1, art. 13ter). De FOD Financiën somt de uitzonderingen op in zijn pagina over het toepassingsgebied; de algemene regels staan in de Belgische e-facturatieverplichting.

Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen, riskeert een boete van € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende; een overtreding telt pas als herhaling als ze ten vroegste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld (koninklijk besluit nr. 44, gewijzigd bij het koninklijk besluit van 8 juli 2025). De tolerantieperiode van het eerste kwartaal 2026 liep af op 31 maart 2026.

Vrijstelling van artikel 44

Een vrijstelling die afhangt van de aard van de handeling, zoals bepaalde medische zorg, onderwijs of sociale diensten (artikel 44 van het Btw-Wetboek). Het is niet de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, die afhangt van de omzet van de onderneming zelf. Hoe elke regeling er op een factuur uitziet, leest u in btw-regelingen op Belgische facturen.

Vrijstellingsregeling: geen btw op de factuur, dezelfde Peppol-plichten

De B2B-FAQ van de FOD Financiën (V2) is duidelijk: de verplichting geldt als u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast. Het bericht van 7 april 2026 bevestigt dat btw-plichtigen onder de vrijstellingsregeling in principe onder de verplichting vallen. Concreet:

• Uitreiken. Facturen aan zakelijke klanten die in België gevestigd zijn en een Belgisch btw-nummer hebben, worden als gestructureerde e-facturen uitgereikt, normaal via Peppol. Die gestructureerde factuur is de wettelijke factuur; een pdf-kopie is optioneel.
• Inhoud. U rekent geen btw aan. In plaats daarvan vermeldt de factuur ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ of, in het Frans, ‘Régime particulier de la franchise de taxe’ (koninklijk besluit nr. 1, art. 5 §1, 10°quater, sinds 1 januari 2025).
• Ontvangen. U mag de btw die uw leveranciers aanrekenen niet aftrekken (art. 56bis §4 Btw-Wetboek), maar u moet hun gestructureerde facturen wel kunnen ontvangen.
• Klant niet op Peppol. U reikt de factuur toch uit, als pdf of op papier, en de klant schiet tekort in zijn eigen ontvangstplicht (art. 53 §2bis, zesde lid). Stuur ze achteraf niet opnieuw als gestructureerde factuur. Zie een factuur sturen naar een klant die niet op Peppol staat.
• Particulieren en buitenlandse klanten. Buiten de Belgische verplichting.

Als u de drempel overschrijdt

Uw Peppol-plichten blijven dezelfde; de btw op uw facturen verandert. De drempel bedraagt € 25.000 exclusief btw voor 2026 en € 26.000 voor 2027 (wet van 23 september 2026), met een tolerantie van 10% binnen het jaar. Start u uw activiteit in de loop van het jaar, dan wordt de drempel pro rata verminderd volgens uw dagen van activiteit (wet van 10 februari 2026, van kracht sinds 20 februari 2026); de bedragen hieronder gaan uit van een volledig jaar.

Zet vanaf de overstapdatum in OrdoGrid Traitement TVA (btw-behandeling) op Standard (bij documenten in het Nederlands Standaard), met het juiste tarief per regel. Verwijder een tekst van de vrijstellingsregeling die u zelf in de Notes typte, en zet ook facturen die u hergebruikt met Dupliquer (dupliceren) op Standard. Uw Peppol-registratie, uw Peppol-ID en uw factuurreeks blijven dezelfde.

Artikel 44, gemengde activiteiten, forfait en landbouwers

Alleen handelingen vrijgesteld door artikel 44. Sinds 1 januari 2026 geldt de factureringsplicht van artikel 53 §2 voor andere handelingen dan die vrijgesteld door artikel 44, en de FOD Financiën stelt ondernemingen die alleen zulke handelingen verrichten vrij van het uitreiken en ontvangen van gestructureerde facturen. Uw leveranciers sturen u dan pdf- of papieren facturen, tenzij u zich vrijwillig op Peppol registreert, wat geldt als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen. Eén belaste activiteit naast uw vrijgestelde handelingen maakt van u al een gemengde btw-plichtige.

Gemengde btw-plichtigen. U reikt gestructureerde facturen uit voor uw belaste handelingen aan Belgische btw-plichtige zakelijke klanten, en u moet kunnen ontvangen. Leg schriftelijk met uw boekhouder vast welke diensten vrijgesteld zijn. Zet belaste handelingen in OrdoGrid op aparte facturen onder Standard (bij documenten in het Nederlands Standaard): een Peppol-verzending die regels tegen 0% en belaste regels onder Standard mengt, wordt geweigerd. Vrijgestelde handelingen die u factureert, zet u op aparte facturen onder Exonération (art. 44 CTVA), die de vermelding van artikel 44 afdrukt (btw-categorie E); Régime de la franchise de taxe is alleen bedoeld voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

Forfaitair belastingplichtigen (art. 56). De wet stelt u vrij van het uitreiken van gestructureerde facturen, maar u moet ze kunnen ontvangen. Volgens de FOD Financiën eindigt die vrijstelling uiterlijk op 1 januari 2028: bereid u voor om vanaf dan uit te reiken.

Landbouwers onder de bijzondere regeling (art. 57). U moet sinds 1 januari 2026 kunnen ontvangen. Voor handelingen binnen de regeling reikt een koper die zelf onder de verplichting valt het aankoopborderel uit als gestructureerde e-factuur, uiterlijk op de 15de werkdag van de volgende maand, tenzij u zelf een gestructureerde factuur uitreikt (koninklijk besluit van 12 december 2025). Voor handelingen buiten de regeling geldt de volledige uitreikingsplicht.

Als uw klant onder de vrijstellingsregeling valt of vrijgesteld is

De btw-regeling van uw klant speelt alleen mee via het wettelijke criterium: is hij in België gevestigd en deelt hij u een Belgisch btw-nummer mee?

Vraag geen apart Peppol-ID: Belgische deelnemers zijn geregistreerd onder schema 0208 met hun ondernemingsnummer uit de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen), en de FOD Financiën zegt dat u er niet om hoeft te vragen (B2B-FAQ, V15).

OrdoGrid instellen volgens uw regeling

Ondernemingen onder de vrijstellingsregeling, de normale regeling, gemengde, forfaitaire en landbouwondernemingen moeten allemaal kunnen ontvangen, in OrdoGrid of bij een andere dienstverlener; ook forfaitair belastingplichtigen en landbouwers ondertekenen de machtiging (stap 2), zelfs wanneer ze niet hoeven uit te reiken, want de Peppol-pagina's openen pas daarna. Voor een onderneming met alleen handelingen van artikel 44 zijn alle stappen optioneel. De Peppol-pagina's van OrdoGrid vereisen een Belgisch btw-nummer. Bent u niet voor btw geïdentificeerd, laat dan Numéro de TVA (Optionnel) leeg: de pdf drukt dat veld af als uw btw-nummer, dus uw ondernemingsnummer daar invullen zou uw status verkeerd weergeven. De Peppol-pagina's tonen dan Numéro de TVA requis, wat geen probleem is zonder Peppol-plicht.

1. Vul in Profil entreprise (bedrijfsprofiel) BE en uw ondernemingsnummer van tien cijfers in bij Numéro de TVA (Optionnel). Alleen eigenaars en beheerders kunnen deze pagina wijzigen. Peppol werkt alleen voor ondernemingen met een Belgisch btw-nummer; zonder dat nummer toont OrdoGrid Numéro de TVA requis.
2. Open Peppol. Vul op Autorisation Peppol (Peppol-machtiging) de Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar) in, vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation. Dit is een getypte bevestiging, geen gekwalificeerde elektronische handtekening.
3. Toont Réception Peppol de melding Pas encore trouvé sur le réseau Peppol (nog niet op Peppol), klik dan op Activer la réception (ontvangst activeren): OrdoGrid registreert u als 0208: gevolgd door uw ondernemingsnummer. Toont de pagina Déjà inscrit sur le réseau Peppol (al geregistreerd), dan ontvangt een andere dienstverlener voor u: klik op Continuer en envoi seul (alleen verzenden), of laat die dienstverlener u eerst uitschrijven. Toont ze Référencé sur Peppol, access point non vérifié (op Peppol vermeld, toegangspunt niet geverifieerd), dan probeert Activer la réception u te registreren; dat wordt geweigerd als een andere dienstverlener uw Peppol-ID al beheert.
4. Controleer in Peppol → Statut dat Réception (Inbox) op Enregistré (geregistreerd) staat en noteer de Identifiant Peppol. U kunt die opzoeken op lookup.peppol.org, de tool die de FOD Financiën aanbeveelt: die toont dat u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden.

Meer details: Peppol instellen in OrdoGrid.

Een factuur onder de vrijstellingsregeling via Peppol versturen

1. Klik op Nouvelle facture (nieuwe factuur), kies de klant met Sélectionner un client en voeg regels toe met Ajouter un article.
2. Zet onder Options de TVA het veld Traitement TVA op Régime de la franchise de taxe (de namen van het veld en de optie volgen uw documenttaal: bij documenten in het Nederlands BTW-behandeling → Kleine ondernemingsregeling, in het Engels VAT treatment → Small business exemption, in het Duits MwSt.-Behandlung → Kleinunternehmerregelung; Standard heet in het Nederlands Standaard). Alle regels gaan naar 0%.
3. U hoeft de vermelding van de vrijstellingsregeling niet aan de Notes toe te voegen: op Nederlandstalige en Franstalige documenten drukt OrdoGrid zelf de officiële tekst af (zie de opmerking hieronder).
4. Klik op Envoyer, laat Envoi électronique via Peppol aangevinkt en vink Email uit, tenzij de klant ook een pdf-kopie wil. Klik op Sauvegarder & Envoyer (opslaan en versturen).
5. In Peppol → Outbox betekent Traité afgeleverd op het netwerk, niet aanvaard of betaald.

Leveranciersfacturen ontvangen

Documenten van uw leveranciers komen binnen in Peppol → Inbox, gemarkeerd met NOUVEAU (nieuw), en eigenaars en beheerders krijgen een e-mail. Controleer elk document, betaal het vanuit het blok Paiement en selecteer de documenten van de maand en download ze als zip (xml en pdf) voor uw boekhouder. Antwoorden met Répondre is optioneel, maar de FOD Financiën vraagt u een factuur die niet voor u bestemd is te weigeren (code RE). OrdoGrid boekt ontvangen facturen niet.

Rekenvoorbeeld: een webdesigner onder de vrijstellingsregeling in Luik

Julie Lambert, freelance webdesigner in Luik, past de vrijstellingsregeling toe: btw-nummer BE 1003.456.783, Peppol-ID 0208:1003456783, documenten in het Frans. Haar omzet in België voor 2026 bedraagt € 17.850,00. Op 28 september 2026 rondt ze de nieuwe website van Boulangerie Maes SRL in Luik (BE 0634.512.830) af, dus moet ze uiterlijk op 15 oktober 2026 factureren.

1. Controle van de drempel: € 17.850,00 + € 1.200,00 = € 19.050,00, dus € 5.950,00 onder € 25.000.
2. Als ze op Envoyer klikt, vindt OrdoGrid de bakkerij op Peppol. De gestructureerde factuur toont een btw-totaal van € 0,00 en € 1.200,00 te betalen, en Peppol → Outbox toont kort daarna Traité.
3. De hostingfactuur komt binnen in haar Inbox. Julie controleert ze en betaalt € 242,00 met de QR-code in het blok Paiement. Onder de vrijstellingsregeling is de € 42,00 btw niet aftrekbaar: haar kost bedraagt € 242,00.

Variant: stond de bakkerij niet op Peppol, dan zou OrdoGrid Peppol — ignoré tonen met Le client n'est pas enregistré sur le réseau Peppol. Julie zou de pdf, een geldige factuur, per e-mail sturen en een gedateerde schermafdruk als bewijs bewaren.

Een gemengde praktijk. Kiné Sambre SRL in Namen (BE 0543.210.985) is een kinesitherapiepraktijk. Haar boekhouder heeft schriftelijk bevestigd dat de behandelingen vrijgesteld zijn door artikel 44 en dat haar ergonomieworkshops voor bedrijven belast worden tegen 21%. Voor een workshop op 22 september 2026 factureert ze Transports Gillet SRL (BE 0765.432.146): 4 uur × € 95,00 = € 380,00 + € 79,80 btw = € 459,80, factuur F-2026-0058, via Peppol onder Standard. Voor de behandelingen van patiënten is geen gestructureerde factuur nodig. Omdat niet al haar handelingen vrijgesteld zijn, moet ze ook ontvangen: een factuur van € 2.238,50 voor een behandeltafel (€ 1.850,00 + € 388,50 btw) komt binnen in haar Inbox.

Fouten om te vermijden

Bewijsstukken om te bewaren

• Uw btw-status: de melding van de vrijstellingsregeling (e604), of de schriftelijke analyse van uw boekhouder over de handelingen vrijgesteld door artikel 44.
• Het bewijs dat u kunt ontvangen: Peppol → Statut met Réception (Inbox) op Enregistré en de datum ‘Depuis le’ (sinds), of de bevestiging van uw andere dienstverlener.
• Voor klanten die niet konden ontvangen: de datum, de reden bij Peppol — ignoré of het resultaat van de opzoeking, en de verstuurde pdf.
• Verstuurde facturen: de xml uit Peppol → Outbox en de pdf. Ontvangen facturen: een zip van de documenten van de maand in de Inbox (selecteer ze en download ze) en een overzicht van de antwoorden die u verstuurde.

Bewaar facturen 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd bij de wet van 18 december 2025). OrdoGrid bewaart de uitgewisselde documenten, maar is geen wettelijke archiveringsdienst.

Veelgestelde vragen

Moet ik als freelancer onder de vrijstellingsregeling mijn B2B-facturen via Peppol sturen?

Ja, aan zakelijke klanten die in België gevestigd zijn en u een Belgisch btw-nummer meedelen: de FOD Financiën zegt dat de verplichting geldt voor de vrijstellingsregeling. U moet ook kunnen ontvangen. Facturen aan particulieren en buitenlandse klanten vallen buiten de verplichting.

Heeft een arts of een ander vrijgesteld beroep Peppol nodig?

Niet als alle handelingen vrijgesteld zijn door artikel 44: de FOD Financiën stelt zulke ondernemingen vrij van uitreiken en ontvangen. Met belaste handelingen bent u een gemengde btw-plichtige: u ontvangt en reikt gestructureerde facturen uit voor de belaste handelingen.

Welke btw-code en vermelding bevat een factuur onder de vrijstellingsregeling op Peppol?

De wet vereist ‘Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting’ of ‘Régime particulier de la franchise de taxe’ in plaats van de btw. Op Nederlandstalige en Franstalige documenten drukt OrdoGrid die bewoording af op de pdf en stuurt het categorie E tegen 0% met die bewoording als vrijstellingsreden (zonder VATEX-code) en in de documentnota van de xml, waar de FOD Financiën (specifieke FAQ, V11) uitgebreide btw-clausules ook wil zien. Engelstalige en Duitstalige documenten krijgen een vertaling.

Wat gebeurt er met mijn Peppol-plichten als ik € 25.000 overschrijd?

Niets: u reikt al uit en ontvangt al. De btw verandert: tot € 27.500 in 2026 behoudt u de vrijstellingsregeling tot 31 december; daarboven rekent u btw aan vanaf de handeling die de grens overschrijdt.

Ik ben forfaitair belastingplichtige. Wat moet ik doen?

Nu al gestructureerde facturen kunnen ontvangen, bijvoorbeeld door de ontvangst in OrdoGrid te activeren. U hoeft ze niet uit te reiken zolang de forfaitaire regeling bestaat, volgens de FOD Financiën uiterlijk tot 1 januari 2028.

Mag een onderneming met alleen vrijgestelde handelingen zich toch op Peppol registreren?

Ja, via een Peppol-dienstverlener; de registratie geldt als akkoord om gestructureerde facturen te ontvangen. OrdoGrid biedt Peppol alleen aan ondernemingen met een Belgisch btw-nummer. Hebt u zich via OrdoGrid geregistreerd en wilt u stoppen, dan klikt de eigenaar of een beheerder op Libérer la réception onder Peppol → Statut.