Peppol-registratie in België: aansluiten en uw registratie controleren

Een Peppol-registratie maakt uw onderneming bereikbaar op het Peppol-netwerk: een gecertificeerde dienstverlener publiceert onder uw ondernemingsnummer welke documenten u aanvaardt en waar ze moeten worden afgeleverd. U kunt zich niet zelf registreren, er bestaat geen overheidsformulier, en een registratie is alleen nodig om te ontvangen, niet om te verzenden. Sinds 1 januari 2026 moeten de meeste btw-plichtigen die in België gevestigd zijn gestructureerde facturen kunnen ontvangen: voor hen is het geen keuze meer.

Dit stappenplan is bedoeld voor zaakvoerders, zelfstandigen en accountants die een Belgische onderneming willen laten registreren, een bestaande registratie willen controleren of een registratie bij een andere provider willen verhuizen. De schermen van OrdoGrid staan stap voor stap in Peppol instellen in OrdoGrid; de identificatie zelf wordt uitgelegd in Peppol-ID uitgelegd.

Wat registratie is, en wat niet

Peppol-registratie

De vermelding die een gecertificeerde dienstverlener aanmaakt voor uw Peppol-ID. De centrale locator van het netwerk (SML) legt vast welke publicatiedienst (SMP) uw gegevens beheert, en die dienst vermeldt welke documenttypes u aanvaardt en via welk toegangspunt u ze ontvangt. Eén provider tegelijk beheert ze.

Wie bereikbaar moet zijn op Peppol

Sinds 1 januari 2026 moet een btw-plichtige die in België gevestigd is en er voor btw is geïdentificeerd, gestructureerde e-facturen kunnen ontvangen, zelf of via een derde (art. 53, § 2bis, Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 10 februari 2026). Op Peppol betekent dat een registratie: volgens de FOD Financiën moeten deelnemers aan het netwerk minstens het documenttype Peppol BIS kunnen ontvangen.

Bron: FOD Financiën, voor wie e-facturatie verplicht is (Franstalig). Een onderneming met zowel door art. 44 vrijgestelde als belaste handelingen moet kunnen ontvangen. Een vrijwillige registratie geldt ook als instemming om gestructureerde facturen te ontvangen.

Het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen, wordt beboet met € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 voor een tweede en € 5.000 voor elke volgende (bijlage bij koninklijk besluit nr. 44, afdeling 2, rubriek I, punt C, ingevoegd door het koninklijk besluit van 8 juli 2025). Een overtreding telt alleen als tweede of volgende overtreding als ze ten minste drie maanden na de vorige beboete overtreding wordt vastgesteld. De tolerantie van het eerste kwartaal liep af op 31 maart 2026; de FOD Financiën ziet nu alleen uitzonderlijk af van een boete, na een individuele analyse. Alle regels: de Belgische e-facturatieverplichting.

De Belgische regels die uw registratie bepalen

Stap 1: nagaan of u al geregistreerd bent

Veel ondernemingen werden in 2025 geregistreerd door een boekhoudtool, het platform van hun accountant, een bankdienst of een proefversie die ze niet meer gebruiken. Controleer dat voordat u zich ergens anders aanmeldt.

1. Voer op lookup.peppol.org, de tool waarnaar de FOD Financiën verwijst, 0208: in gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers, bijvoorbeeld 0208:0712345630. De tool toont of u kunt ontvangen, niet of u kunt verzenden. Probeer ook 9925:BE gevolgd door dezelfde tien cijfers (bijvoorbeeld 9925:BE0712345630): sommige providers hebben dat schema geregistreerd, en OrdoGrid maakt de activering doorgaans grijs zolang een van beide bestaat, maar niet altijd: activeer pas als beide verwijderd zijn.
2. Als het resultaat documenttypes vermeldt, controleer dan of zowel facturen als creditnota's erbij staan.
3. Vraag uw accountant, de leverancier van uw boekhoudsoftware en uw bank of zij u hebben geregistreerd, en bewaar het antwoord schriftelijk.
4. Vertrouw niet op de Peppol Directory: vermelding is vrijwillig en wordt asynchroon geïndexeerd (Directory-specificatie 1.1.1), dus een ontbrekende vermelding betekent niet dat u onbereikbaar bent.

Stap 2: registreren via OrdoGrid

OrdoGrid is via een gecertificeerd toegangspunt met Peppol verbonden. De Peppol-functies werken alleen voor ondernemingen met een btw-nummer dat met BE begint, en de Peppol-schermen zijn in elke interfacetaal Franstalig.

1. Controleer de onderneming. Activeer de juiste onderneming (Changer d'entreprise in het profielmenu). In Profil entreprise (ondernemingsprofiel, aanpasbaar door eigenaars en beheerders) hoort Nom de l'entreprise de officiële naam te zijn, want OrdoGrid publiceert die als geregistreerde naam, en moet Numéro de TVA (Optionnel) met BE beginnen.
2. Onderteken de machtiging. Open Peppol in de zijbalk: zolang uw btw-nummer niet gemachtigd is, opent het Autorisation Peppol. Controleer Nom complet du signataire (volledige naam van de ondertekenaar), lees de Déclaration d'autorisation, vink de bevestiging aan en klik op Signer et confirmer l'autorisation (ondertekenen en bevestigen).
3. Kies op Réception Peppol. Na het ondertekenen opent OrdoGrid Réception Peppol (Peppol-ontvangst). Klik op Activer la réception (ontvangst activeren) of Continuer en envoi seul (verdergaan met alleen verzenden), afhankelijk van wat het scherm toont (tabel hieronder).
4. Controleer Peppol → Statut (tabblad status) en verifieer daarna buiten OrdoGrid (stap 4).

Bij het activeren van de ontvangst registreert OrdoGrid 0208: gevolgd door de tien cijfers van uw btw-nummer, onder de naam uit Profil entreprise, voor Peppol BIS Billing 3.0-facturen en -creditnota's, Invoice Responses, oudere statusberichten (MLR) en self-billingdocumenten. OrdoGrid registreert geen 9925-ID en heeft geen testmodus: de activering werkt op het echte netwerk.

Lees daarna het tabblad Statut.

Op hetzelfde tabblad meldt het paneel Annuaire Peppol of de opzoeking van OrdoGrid uw onderneming vond: "Votre entreprise est référencée dans l'annuaire Peppol" (opgenomen in de Peppol-directory) of "Votre entreprise n'est pas encore dans l'annuaire Peppol" (nog niet opgenomen). Bent u opgenomen, dan toont het uw Identifiant Peppol (Peppol-ID) en, als dat bekend is, het Access point de réception (ontvangend toegangspunt): Notre access point (ons toegangspunt) of Autre prestataire (andere provider). Voor een Belgische onderneming die onder 0208 geregistreerd is, komen daar Nom enregistré (geregistreerde naam), Pays (land) en Documents supportés (ondersteunde documenten, zoals Facture, Note de crédit en Réponse (IMR/MLR)) bij. Controleer dat facturen en creditnota's er allebei bij staan; een gedateerd resultaat van lookup.peppol.org blijft uw bewijs buiten OrdoGrid (stap 4).

Wie ondertekent, en wat een accountant kan doen

Wij kennen geen wettelijke regel over wie een verklaring aan een Peppol-provider ondertekent. In de verklaring van OrdoGrid bevestigt de ondertekenaar dat hij of zij mag optreden voor de vermelde onderneming en het vermelde btw-nummer; ze wordt bewaard met de ingetypte naam, de gebruikersaccount, het btw-nummer en de datum, en is geen gekwalificeerde elektronische handtekening. De tekst hangt af van de netwerkcontrole van OrdoGrid: vindt OrdoGrid u al geregistreerd bij een andere provider, dan ondertekent u een versie voor alleen verzenden, en later de ontvangst activeren vraagt geen nieuwe handtekening. Verhuist u daarna de ontvangst naar OrdoGrid, bewaar dan een schriftelijk mandaat dat ook de registratie dekt. Wij raden aan dat de zelfstandige, een bestuurder of zaakvoerder ondertekent, of iemand met een schriftelijk mandaat. Een accountant kan het doen zodra hij of zij lid is van de onderneming onder Team (Équipe), want OrdoGrid beperkt het ondertekenen niet per rol; bewaar het mandaat van de klant.

Stap 3: elders geregistreerd, behouden of verhuizen

1. Achterhaal de houder. Noteer de id die OrdoGrid vond en het adres bij Access point :. Dat hoort bij de publicatiedienst die uw registratie beheert, en de domeinnaam verraadt vaak de provider. Vergelijk met wat uw accountant, bank en softwareleveranciers u hebben verteld.
2. Haal op wat daar is afgeleverd. Omdat de FOD Financiën een registratie als instemming om te ontvangen beschouwt, mochten leveranciers daar afleveren, ook als niemand de facturen opende. Download de XML en de pdf van elk ontvangen document en controleer de vervaldagen.
3. Beslis. Behoud de huidige provider als uw accountant er uw aankoopfacturen al verwerkt, en kies Continuer en envoi seul; de Invoice Responses van uw klanten (aanvaardings-, weigerings- of vraagberichten) komen dan daar terecht, niet in OrdoGrid. Verhuis als u alles op één plek wilt.
4. Om te verhuizen, eerst laten uitschrijven. OrdoGrid ondersteunt de Peppol-migratiesleutel niet, dus de oude provider moet uw registratie (0208 en elke 9925-vermelding) eerst verwijderen. Spreek schriftelijk een datum en uur af, en verwittig vaste leveranciers: mislukt een Peppol-aflevering in dat venster, dan sturen ze dezelfde factuur na de overstap opnieuw via Peppol; reiken ze ze in plaats daarvan op papier of als pdf uit, dan mogen ze ze niet opnieuw via Peppol sturen (B2B-FAQ van de FOD Financiën, vraag 8).
5. Activeer zodra de vrijgave bevestigd is. Wacht op de schriftelijke bevestiging van de oude provider en controleer dat lookup.peppol.org 0208: of 9925:BE gevolgd door uw nummer niet meer vindt. Open daarna Réception Peppol opnieuw: klik op de Peppol-pagina op Activer la réception in de balk Mode : Envoi seul (of op het tabblad Statut) en herlaad de pagina in uw browser, zodat OrdoGrid het netwerk opnieuw controleert. Zodra die Pas encore trouvé sur le réseau Peppol of Référencé sur Peppol, access point non vérifié toont, klikt u op Activer la réception: OrdoGrid weigert de activering zolang een andere provider uw id nog houdt. Tot dan ontvangt niemand voor u.
6. Kunt u de houder niet achterhalen of bereiken, neem dan contact op met de support van OrdoGrid met de getoonde id en het adres. De Belgische Peppol-autoriteit (FOD BOSA) coördineert de Belgische dienstverleners.

Geen officiële regel bepaalt hoe snel een provider u moet uitschrijven: vraag een schriftelijke termijn. Voor een gedateerd overstapplan, een bericht aan leveranciers en een terugvalplan, zie Peppol-toegangspunt of -provider wisselen zonder facturen te verliezen; het vertrek bij OrdoGrid met Libérer la réception (ontvangst vrijgeven) komt daar aan bod, en ook in Peppol instellen in OrdoGrid.

Stap 4: bewijzen dat u kunt ontvangen

1. Tabblad Statut: Envoi (Outbox) toont Autorisé en Réception (Inbox) toont Enregistré met een datum, zonder waarschuwing dat een andere provider uw Peppol-ID beheert, of u hebt een schriftelijke bevestiging dat een andere provider voor u ontvangt. Toonde Réception Peppol ooit Déjà inscrit sur le réseau Peppol, dan is Enregistré alleen geen bewijs: bewaar de schriftelijke uitschrijving door de oude provider en wacht op een eerste document in Inbox (punt 3).
2. lookup.peppol.org: een opzoeking van 0208: plus uw ondernemingsnummer toont dat u geregistreerd bent, voor facturen en creditnota's. Bewaar een gedateerde schermafbeelding.
3. Een echt document: vraag een vaste leverancier om zijn volgende factuur via Peppol te sturen. Ze verschijnt in Peppol → Inbox met de vermelding NOUVEAU (elk uur opgehaald, of meteen met Actualiser (vernieuwen)), en eigenaars en beheerders krijgen een e-mailmelding.
4. Termijnen: volgens de FOD Financiën komen de meeste facturen binnen enkele minuten tot een paar uur aan; meld vertraging van meer dan één werkdag aan uw softwareleverancier. Voor het publiceren van een registratie bestaat geen officieel cijfer: toont lookup.peppol.org de volgende werkdag nog niets, contacteer dan de support.

Leveranciers kunnen op uw ondernemingsnummer afleveren zonder een Peppol-ID te vragen; vraagt een leverancier er toch naar, zie uw Peppol-ID delen met leveranciers.

Rekenvoorbeeld: Brasserie Dumont ontdekt een vergeten registratie

Brasserie Dumont SRL, een microbrouwerij in Namen, heeft ondernemingsnummer 0712.345.630, btw-nummer BE 0712.345.630 en Peppol-ID 0208:0712345630. In 2025 probeerde bestuurder Sophie Dumont een maand lang een e-facturatieportaal uit en vergat het daarna.

De vergeten registratie telde wel degelijk: de FOD Financiën beschouwt een gepubliceerde registratie als instemming om te ontvangen, dus mocht Lambert Maintenance de factuur van € 1.633,50 in augustus daar afleveren, ook al opende niemand ze. Zonder enige registratie had de brouwerij geen middelen gehad om te ontvangen en riskeerde ze bij een controle een boete van € 1.500. Log dus in op elke e-facturatietool en elk bank- of accountantsplatform dat u sinds 2025 gebruikte, voordat u ergens de ontvangst activeert.

Bijzondere gevallen en veelgemaakte fouten

Bewijsstukken om te bewaren

Wat de wet vereist. U moet gestructureerde facturen kunnen ontvangen. Uitgereikte en ontvangen facturen worden zeven jaar bewaard vanaf 1 januari van het jaar na hun datum (art. 60 Btw-Wetboek, gewijzigd door de wet van 18 december 2025), ook die welke u ontving bij een provider die u verlaat.

Wat OrdoGrid bewaart. De machtiging (ingetypte naam, verklaring, gebruikersaccount, btw-nummer, datum), vermeld onder Autorisations op Statut met "Signé par" (ondertekend door), en de ontvangstdatum ("Depuis le"). OrdoGrid is geen wettelijk archief.

Wat wij aanraden:

1. Een schermafbeelding van de Déclaration d'autorisation voordat u ondertekent: Statut toont achteraf alleen ondertekenaar en datum.
2. Een gedateerd resultaat van lookup.peppol.org na de registratie en na elke wissel van provider.
3. Als een andere provider voor u ontvangt: diens schriftelijke bevestiging voor 0208: plus uw nummer, voor facturen en creditnota's.
4. Bij een verhuizing: de bevestiging van uitschrijving door de oude provider en een volledige export van de ontvangen documenten.
5. Het mandaat van de ondertekenaar, als een accountant of werknemer ondertekende.

Veelgestelde vragen

Hoe registreer ik mijn onderneming op Peppol in België?

Via een gecertificeerde Peppol-dienstverlener, meestal ingebouwd in uw facturatie- of boekhoudsoftware; de FOD Financiën bevestigt dat rechtstreeks registreren niet kan. Onderteken in OrdoGrid de Autorisation Peppol, klik op Activer la réception en controleer daarna lookup.peppol.org.

Bestaat er een overheidsformulier of -loket voor Peppol-registratie?

Nee. U dient niets in bij de FOD Financiën. De FOD BOSA, de Belgische Peppol-autoriteit, ziet toe op de dienstverleners maar registreert geen ondernemingen; de FOD Financiën neemt die rol vanaf 2027 over. Mercurius, het postkantoor en portaal voor facturen aan Belgische overheden, registreert u niet om B2B-facturen te ontvangen.

Hoe weet ik of ik al geregistreerd ben, en door wie?

Voer 0208: en uw ondernemingsnummer in op lookup.peppol.org. In OrdoGrid toont Réception Peppol de melding Déjà inscrit sur le réseau Peppol met de id en, indien beschikbaar, het adres van de dienst die ze beheert. Vraag het daarna aan uw accountant, softwareleveranciers en bank.

Een andere provider heeft mij al geregistreerd. Kan ik OrdoGrid toch gebruiken?

Ja. Kies Continuer en envoi seul om vanuit OrdoGrid te verzenden terwijl de andere provider blijft ontvangen. Wilt u in OrdoGrid ontvangen, dan moet die provider u eerst uitschrijven, want OrdoGrid ondersteunt geen Peppol-migratiesleutels.

Hoe lang duurt een registratie?

Er bestaat geen officieel cijfer. OrdoGrid toont het resultaat zodra de activering lukt, terwijl de Directory kan achterlopen omdat de indexering asynchroon verloopt. Toont lookup.peppol.org de volgende werkdag nog niets, contacteer dan de support.

Moeten zelfstandigen en ondernemingen onder de vrijstellingsregeling zich registreren?

Ja, als ze btw-plichtig zijn en in België gevestigd: beide moeten gestructureerde facturen kunnen ontvangen. Zie zelfstandige en Peppol in België.

Moet ik ook geregistreerd zijn onder mijn btw-nummer (schema 9925)?

Dat is facultatief. Belgische deelnemers moeten minstens onder 0208 geregistreerd zijn, en de FOD Financiën laat andere identificaties toe als aanvulling, in onderling akkoord. OrdoGrid registreert alleen 0208.