Factuur, creditnota of offerte: welk document in België
Wanneer u een factuur, creditnota of offerte uitreikt in België: rol, btw-effect, nummering, en of Peppol het document draagt. Geen correctieworkflow voor een al verzonden Peppol-factuur.
Bijgewerkt
- België
Belgische zelfstandigen en kmo’s gebruiken drie handelsdocumenten die op het scherm op elkaar lijken. Ze verwisselen breekt btw-bewijs, nummering en het juiste kanaal. Dit artikel is een beslissingskaart: welk document bij welk handelsmoment, wat het met btw doet, en of het over Peppol gaat.
De cyclus offerte → factuur staat in offerte naar factuur. Hoe u een al verzonden Peppol-factuur structureel corrigeert, staat in creditnota op Peppol. Die workflow hoort niet hier.
Beslissingstabel
| Document | Rol | Uitreiken wanneer | Typisch btw-effect | Peppol |
|---|---|---|---|---|
| Offerte | Handelsaanbod | Vóór aanvaarding; prijs en scope nog onderhandelbaar | Geen tot facturatie | Meestal niet (geen BIS Billing-document) |
| Factuur | Betalingsvordering + btw-bewijs | Na levering (of geldig voorschot) | Creëert / registreert btw | Ja wanneer het Belgische B2B-mandaat (of klantbeleid) geldt |
| Creditnota | Formele correctie van een factuur | Retour, prijisfout, gedeeltelijke annulering, overeengekomen korting na facturatie | Verlaagt btw wanneer geldig | Ja, zelfde gestructureerde pad als facturen |
- Handelsdocument (drie rollen)
Offerte = aanbod. Factuur = vordering en btw-bewijs. Creditnota = formele verlaging van een eerder uitgereikte factuur. Zelfde lijnen op het scherm betekenen niet hetzelfde document.
Offerte: aanbod, geen vordering
Een offerte vermeldt prijzen, scope en vaak een geldigheidsdatum. Ze nodigt uit tot aanvaarding. Ze opent geen debiteurenvordering en is geen btw-document.
- Aparte offertenummering (
O-2026-0042), nooit de factuurteller - Aanvaarding vastleggen (e-mail, getekende PDF, IO) vóór conversie
- Bij scopewijziging na aanvaarding: offerte of addendum herzien vóór facturatie
Offertes gaan via e-mail, PDF of portaal. « Peppol » geen offerte: converteer eerst, stuur daarna de factuur over het netwerk.
Factuur: het document waar Peppol en btw om geven
Een factuur documenteert een levering en is voor btw-plichtigen kernbewijs. Belgische facturen vereisen verplichte vermeldingen. Na uitgifte is het nummer onveranderlijk: factuurnummering.
Vanaf 1 januari 2026 moeten veel binnenlandse B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtigen als gestructureerde Peppol-berichten circuleren. Alleen PDF per e-mail volstaat niet wanneer de verplichting geldt. Zie de Belgische e-facturatieverplichting (2026).
Een voorschot bij ondertekening is een voorschotfactuur, geen hernoemde offerte.
Creditnota: welk document, niet hoe Peppol hem bouwt
Kies een creditnota wanneer een factuur al bestaat en het bedrag omlaag moet (retour, fout, overeengekomen korting). Kies geen creditnota om een offerte te « annuleren » die nooit factuur werd.
| Situatie | Juist document | Verkeerde gewoonte |
|---|---|---|
| Klant aanvaard, werk niet gestart | Offerte houden; nog niet factureren | Offerte te vroeg omzetten |
| Foute prijs op een verzonden factuur | Creditnota (+ nieuwe factuur indien nodig) | Verzonden factuur bewerken of alleen een mail « minder betalen » |
| Gedeeltelijke retour na levering | Gedeeltelijke creditnota gekoppeld aan die factuur | Stille lijnschraping alleen in de boeken |
| Voorschot bij ondertekening | Voorschotfactuur | Offerte hernoemen tot « factuur » |
| Klant wil een andere prijs vóór facturatie | Offerte herzien | Creditnota zonder bronfactuur |
De creditnota heeft een eigen nummerreeks en moet naar de oorspronkelijke factuur verwijzen. Informele e-mails (« negeren / we hebben gekort ») brengen AR, AP en btw uit sync.
Hoe u die verwijzing op Peppol zet (BillingReference, documenttype CreditNote) hoort in het artikel creditnota op Peppol, niet in deze beslissingskaart.
Nummering die een audit overleeft
Belgische praktijk verwacht gatvrije factuurreeksen, meestal een aparte creditnotareeks, en offertecodes die niet op definitieve factuurnummers lijken. Hernummer nooit een document dat al via Peppol is verzonden. Deel geen teller over meerdere KBO-entiteiten.
Werkvoorbeeld: Atelier Noord
Een klant vraagt een prijs voor twee ramen. Atelier Noord stuurt offerte O-2026-0018. Na schriftelijk akkoord en plaatsing volgt factuur 2026/0091 (Peppol naar de SRL). Eén raam blijkt beschadigd: creditnota CN-2026-0004 op 2026/0091, geen herschrijving van 2026/0091, geen « credit » op de offerte. Een particuliere tweede job blijft offerte + PDF-factuur (B2C).
FAQ
Wat is het verschil tussen factuur, creditnota en offerte?
De offerte is een aanbod. De factuur is de vordering en het btw-bewijs. De creditnota verlaagt of annuleert een eerder uitgereikte factuur. Ze delen geen nummerreeks.
Wanneer reik ik een creditnota uit in plaats van een nieuwe factuur?
Als er al een factuur bestaat en het bedrag omlaag moet. Een vervangende charge is een nieuwe factuur ná de credit, geen edit van het origineel.
Gaat een offerte over Peppol?
Meestal niet. Peppol BIS Billing draagt facturen en creditnota’s. Converteer eerst, verstuur dan de factuur.
Is een getekende offerte al een factuur?
Nee. Aanvaarding geeft het recht te factureren volgens de feiten. De factuur blijft een apart document.
Mag ik een verzonden factuur gewoon aanpassen?
Nee. Gebruik een creditnota. De Peppol-techniek van die correctie staat in het artikel creditnota op Peppol.
Welk document voor een voorschot?
Een voorschotfactuur, geen offerte met een ander label.
Moeten creditnota’s dezelfde wettelijke vermeldingen hebben?
Ja voor partijen, belasting en totalen, plus een duidelijke link naar de bronfactuur. Zie verplichte vermeldingen.
Kan ik één nummer gebruiken voor offerte en factuur?
Nee. Aparte reeksen houden audits en matching leesbaar.