Voorschotfactuur in België: maken, btw en afronden
Voorschotfactuur maken in België: met of zonder btw, verschil met voorschotnota, en afronden op de eindfactuur (facture de solde).
Bijgewerkt
- België
Een voorschotfactuur is een echte btw-factuur voor een depot of termijn, geen hernoemde offerte. Ze krijgt een nummer in uw factuurreeks, opent een vordering, en draagt dezelfde wettelijke vermeldingen als elke andere factuur.
Een offerte als « voorschot » labelen zonder factuur laat beide partijen zonder btw-bewijs. Rollen van de stukken: factuur, creditnota en offerte.
- Voorschotfactuur
Formele btw-factuur voor een voorschot of termijn vóór (of tijdens) de volledige prestatie. Geen offerte, geen pro forma, geen losse betalingsherinnering.
Wat is een voorschotfactuur
U factureert een deel van de prijs (vast bedrag of percentage) wanneer het contract of de offerte een depot vraagt, of wanneer u per mijlpaal factureert. Het voorschot is verschuldigd. De rest volgt op de eindfactuur.
| Situatie | Voorschotfactuur? |
|---|---|
| Depot bij aanvaarding of ondertekening | Ja |
| Getekende mijlpaal (zelfde discipline) | Ja, als mijlpaalfactuur |
| Cash ontvangen zonder stuk | Ja: inhalen met een factuur |
| Alleen pro forma of betalingsverzoek | Nee: dat is geen btw-factuur |
Voorschotfactuur maken
- Nieuw nummer in de factuurreeks (nooit het offertenummer hergebruiken).
- Omschrijving: Voorschot X % op [project / offerte …] plus een korte aanduiding van de werken.
- Maatstaf, btw-behandeling en totaal: dezelfde kwaliteit als een gewone factuur.
- Partijen, btw-nummers, data: zie wettelijke vermeldingen.
- Verwijs naar offerte of project, zodat de eindafrekening een spoor heeft.
Op Peppol (wanneer B2B-structuurplicht geldt) is het een gewone factuur, geen apart documenttype. Nummering: factuurnummering.
Voorschotfactuur met of zonder btw
De btw op het voorschot volgt de onderliggende prestatie, niet een aparte « voorschotregel ».
| Onderliggende werken | Voorschot |
|---|---|
| Normaal 21 % (of 6 % / 12 %) | Met btw, zelfde tarief |
| Medecontractant / btw verlegd | Zonder btw, met verleggingstekst |
| Vrijgesteld of franchise | Zonder btw, met de juiste vrijstellingstekst (geen verleggingstekst) |
« Btw voorschotfactuur » is dus geen extra tarief. Rekent de eindfactuur 21 %, dan ook het voorschot. Geldt medecontractant, dan is het voorschot verlegd. Zie btw-regimes.
Voorschotnota versus voorschotfactuur
Een voorschotnota is in de praktijk vaak een betalingsverzoek of interne nota. Dat is geen btw-factuur zolang ze geen factuurnummer, vermeldingen en (indien verschuldigd) btw draagt.
| Stuk | Wat het doet |
|---|---|
| Voorschotfactuur | Btw-bewijs, vordering, nummer in de reeks |
| Voorschotnota (alleen verzoek) | Vraagt betaling; vervangt de factuur niet |
| Pro forma | Geen btw-stuk, geen Peppol Billing-document |
Hebt u een depot nodig dat btw raakt? Maak een voorschotfactuur. Een nota alleen volstaat niet.
Afronden: eindfactuur en facture de solde
De eindfactuur (in het Frans vaak facture de solde) factureert het restant. Ze mag het contract niet opnieuw voor 100 % factureren alsof er geen voorschotten waren.
| Patroon | Correct |
|---|---|
| Saldo | Eindtotaal minus al gefactureerde voorschotten, zichtbaar op het stuk |
| Referenties | Offerte / project plus nummers van de voorschotfacturen |
| Open saldo | Wat de koper nog verschuldigd is |
Hoe u de aftrek toont (negatieve afrekeningslijnen of netto restlijnen) moet kloppen op pdf én in de gestructureerde data, met dezelfde btw-categorie per bedrag.
Voorbeeld: voorschot en afronding
Offerte 10.000,00 EUR excl., werken aan 21 %.
Voorschotfactuur F2026-010
Omschrijving: Voorschot 30 % op offerte Q-2026-88, keukenrenovatie
Maatstaf: 3.000,00 EUR
Btw 21 %: 630,00 EUR
Totaal: 3.630,00 EUR
Eindfactuur F2026-041 (facture de solde)
Werken volgens offerte Q-2026-88 10.000,00 EUR
Min voorschot F2026-010 -3.000,00 EUR
Maatstaf saldo 7.000,00 EUR
Btw 21 % 1.470,00 EUR
Nog te betalen 8.470,00 EUR
Was het voorschot al via Peppol verzonden en blijkt het bedrag fout, bewerk het niet. Creditnota op dat nummer, daarna een gecorrigeerd voorschot of een aangepaste eindfactuur. Zie creditnota op Peppol.
FAQ
Wat is een voorschotfactuur?
Een btw-factuur voor een depot of termijn vóór de volledige prestatie. Ze gebruikt de factuurreeks, geen offertenummer.
Hoe maak ik een voorschotfactuur?
Nieuw factuurnummer, omschrijving « voorschot op … », maatstaf en btw zoals de werken, plus de gewone vermeldingen. Verwijs naar offerte of project.
Voorschotfactuur met of zonder btw?
Zelfde behandeling als de onderliggende prestatie: 21 % als de werken 21 % zijn, verlegd als medecontractant geldt, zonder btw bij vrijstelling of franchise.
Wat is het verschil met een voorschotnota?
Een voorschotnota is vaak alleen een betalingsverzoek. Voor btw en de vordering hebt u een voorschotfactuur nodig.
Hoe rond ik af op de eindfactuur of facture de solde?
Factureer het restant: totaal minus al gefactureerde voorschotten, met verwijzing naar die nummers. Niet opnieuw 100 % factureren.
Is een voorschot op de factuur hetzelfde?
« Voorschot op factuur » is het bedrag. De voorschotfactuur is het stuk dat dat bedrag formeel factureert, vóór de facture de solde.