Regels voor factuurnummering in België
Belgische doorlopende factuurnummering, aparte creditnota-reeksen, Peppol-onwijzigbaarheid na verzending, en de gaten die auditors doen struikelen.
Bijgewerkt
- België
Nummers zijn audittrail, geen decoratie
Belgische btw-praktijk verwacht unieke, doorlopende factuurnummers binnen een vastgelegde reeks. Het nummer identificeert het document voor de koper, uw grootboek en de FOD Financiën. Op Peppol reist hetzelfde ID gestructureerd mee en wordt het automatisch gematcht. Gaten, hergebruik en stille hernummering starten audits en AP-geschillen.
Voor documentrollen, zie Factuur, creditnota en offerte. Voor veldvolledigheid, zie Wettelijke vermeldingen op Belgische facturen.
Doorlopende factuurreeksen
Eén duidelijk schema per uitgevende entiteit (en per serie bij meerdere gerechtvaardigde boeken). Binnen een serie:
| Regel | Goede praktijk | Slechte praktijk |
|---|---|---|
| Uniciteit | Één nummer, één document | Geannuleerd nummer hergebruiken |
| Continuïteit | Volgend = vorig + 1 | Overslaan « om netjes te lijken » |
| Chronologie | Uitgifte volgt de reeks | Antedateren in een oud gat |
| Entiteitscope | Aparte tellers per KBO-vennootschap | Gedeelde teller over dochters |
Typische vormen: 2026/0042, F2026-0042. Prefixen mogen als de reeks doorlopend blijft. Offertes consumeren nooit factuurnummers; houd Q-2026-0042 (Offerte naar factuur).
Annuleert u een concept vóór legale uitgifte: ken het nummer pas toe bij uitgifte, of documenteer de annulatie zoals uw accountant aanvaardt.
Creditnota's: eigen reeks, duidelijke referentie
Creditnota's hebben hun eigen doorlopende reeks nodig (bijvoorbeeld CN-2026-0017). Ze nemen het volgende factuurnummer niet.
| Document | Nummering | Moet refereren |
|---|---|---|
| Factuur | Factuurreeks | Levering / commercieel spoor waar nodig |
| Creditnota | Creditnota-reeks | Oorspronkelijk factuurnummer (en datum waar vereist) |
| Offerte | Offerte-reeks | Nooit Peppol; nooit factuurteller |
Op Peppol: gestructureerde creditnota met billing reference. Gedeeltelijke credits krijgen nog steeds een nieuw creditnota-nummer.
- Doorlopende nummering
Gatvrije reeks unieke document-ID's binnen een serie, zodat elke uitgegeven factuur of creditnota traceerbaar is zonder onverklaarde sprongen of duplicaten.
Peppol-onwijzigbaarheid na verzending
Zodra een gestructureerde factuur op Peppol is afgeleverd, zijn nummer, partijen, lijnen en totalen bevroren.
| Verleiding | Waarom het breekt | Juiste zet |
|---|---|---|
| Typfout fixen en zelfde ID opnieuw sturen | Twee versies van één nummer | Creditnota, daarna nieuwe factuur indien nodig |
| Wissen en heruitgeven met nieuw nummer | Koper houdt nog het eerste Peppol-document | Eerste crediteren; vervanging uitgeven |
| Eindejaars hernummeren | Reekshistoriek vernietigd | Uitgegeven nummers laten; proces verbeteren |
Netwerkafwijzing vóór succesvolle aflevering verschilt van correctie erna. Geen factuur of record: heruitgifte van het draft. Koper heeft ontvangen: creditnota (Afgewezen Peppol-factuur herstellen).
Wat auditors doet struikelen
- Onverklaarde gaten zonder annulatiedocumentatie
- Dubbele nummers over PDF en Peppol of over entiteiten
- Factuurnummers op offertes, of creditnota's in de factuurteller
- Peppol vs PDF-mismatch na edit van één kanaal
- Ontbrekende creditnota-link naar de oorspronkelijke factuur
- Gedeelde nummering over meerdere KBO-entiteiten
Bewaar uitgiftelogboeken, Peppol-afleverbewijzen en creditnota-referenties. Onder de Belgische e-facturatieverplichting steunt men op de gestructureerde trail.